Zelfstudie: Aan de slag met taak-mining in Process Advisor

Met deze zelfstudie met voorbeeldgegevens kunt u taak-mining ervaren in de functie process advisor. In deze zelfstudie leert u het volgende:

Download voor de zelfstudie over taak-mining Demogegevens van de gebruiker opnemen. Ga voor de zelfstudie over proces-mining naar Zelfstudie: Aan de slag met proces-mining (preview).

Voorbereiding van process advisor

  1. Meld u aan bij Power Automate.

  2. Selecteer uw omgeving.

  3. Selecteer in het navigatievenster links Process advisor > Processen.

    U ziet misschien een bericht Bezig met voorbereiden. Laat dit proces voltooien. Dit kan enkele minuten duren.

    Schermafbeelding van het scherm Processen.

    Zodra dit proces is voltooid, zou u het volgende scherm moeten zien:

    Schermopname van het scherm wanneer processen gereed zijn.

Een oplossing importeren

  1. Selecteer in het linkernavigatiedeelvenster de optie Oplossingen.

    Schermafbeelding van het scherm Oplossingen.

  2. Selecteer Importeren op de werkbalk bovenaan.

    Schermafbeelding van het scherm Importeren.

  3. Selecteer Bladeren.

    Schermafbeelding van het scherm Een oplossing importeren - Bladeren.

  4. Download het zip-bestand voor de oplossing RPAinaDayProcessAdvisor_1_0_0_7 en open het.

    Schermopname van de gedownloade bestandsmap.

  5. Selecteer Volgende.

    Schermafbeelding van het scherm Een oplossing importeren.

  6. Selecteer Importeren en wacht tot de oplossing is geïmporteerd.

    Schermopname van het scherm Oplossingen met de melding dat de import is gelukt.

Voorbeeldopnamen weergeven

  1. Nadat u het zipbestand met succes hebt geïmporteerd, selecteert u in het navigatievenster aan de linkerkant Process advisor > Processen.

    Schermopname van het startscherm van de process advisor.

  2. Selecteer Proces factuur indienen.

    Schermopname van Proces factuur indienen.

    Note

    Als dit de eerste keer is dat u process advisor gebruikt, zorg er dan voor dat u Processen minstens één keer hebt geselecteerd en hebt gewacht tot het laadsymbool voor Bezig met voorbereiden is verdwenen voordat u importeert. Als u de oplossing RPAinaDayProcessAdvisor_1_0_0_7.zip probeert te importeren zonder eerst de sectie Processen van process advisor te initialiseren, ziet u slechts een paar opnames in de geïmporteerde oplossing.

    U kunt enkele van de bestaande opnames bekijken onder Opnamen.

  3. Om er zeker van te zijn dat u de volledige lijst met bestaande opnamen ziet, selecteert u Alles weergeven.

    Schermafbeelding van het scherm Opnamen.

  4. Ga terug naar het proces voor het indienen van facturen door Proces factuur indienen te selecteren.

    Schermopname van het scherm Proces factuur indienen.

De functies verkennen

U ziet de volgende functies:

Schermopname van de functies van de werkbalk.

  • Nieuwe opname: maak een nieuwe opname.

  • Analyse: zie het procesoverzicht en inzichten.

  • Delen: Deel uw processen met uw teamleden.

    Proceseigenaren kunnen twee rolopties kiezen bij het delen met andere gebruikers: inzender en mede-eigenaar. De rol inzender geeft de gebruiker de mogelijkheid om zijn eigen opname naar het proces te uploaden. De rol van mede-eigenaar geeft de gebruiker de mogelijkheid om opnamen te uploaden en andere opnamen te bewerken.

    Schermopname van rolopties.

  • Analyseren: Analyseer een proces.

  • Activiteitsnamen maken: maak activiteitsnamen voor uw proces.

  • Proces verwijderen: uw proces verwijderen.

Een proces analyseren

  1. Selecteer Analyseren om een proces te analyseren. Wanneer u deze actie uitvoert, analyseert process advisor bestaande opnames om eventuele knelpunten binnen het bedrijfsproces te identificeren.

    Schermopname van de analyseknop.

  2. Selecteer Bevestigen.

    Schermopname van scherm Dit proces analyseren?

  3. De analyse duurt enkele minuten. Tijdens dit proces wordt een statusbericht weergegeven onder de knop Nieuwe opname. Als u tijdens de analysefase een fout tegenkomt, selecteert u Analyseren om deze actie opnieuw te activeren.

    Schermopname van het scherm met de analysestatus van het proces.

  4. Als het klaar is, ziet u dat Status procesanalyse verandert in Geanalyseerd. Selecteer Analyse om het procesoverzicht en inzichten te zien. Deze stap kan enkele minuten duren nadat de analyse is uitgevoerd.

    Schermopname van de knop Analyse.

Pagina-indeling van analyse

In dit gedeelte wordt uitgelegd wat u kunt doen op het scherm Analyse.

Schermopname van het scherm Analyse.

  • Activiteiten automatiseren (preview): als een gebruiker tijdens het opnameproces een toepassing heeft uitgevoerd met Power Automate acties (bijvoorbeeld Microsoft Outlook of Excel), wordt na het selecteren van Activiteiten automatiseren (preview) een concept van een Power Automate-proces geopend met daarin de acties met betrekking tot de gebruikte toepassingen die geautomatiseerd kunnen worden. De gebruiker zou dan kunnen beginnen met het bouwen van het uiteindelijke proces met behulp van het voorgestelde concept.

  • Legende: hier wordt informatie over het rapport weergegeven zodat gebruikers beter begrijpen wat ze zien.

  • Proces: hier wordt gedetailleerde informatie weergegeven over het geanalyseerde proces. Hier kunnen gebruikers het procesoverzicht en algemene informatie over het proces vinden (tijdanalyse per variant en per auteur van de opname).

  • Toepassing (voorbeeld): biedt informatie over de apps die in opnamen zijn gebruikt. Dit omvat welke apps door auteurs zijn gebruikt, hoe vaak ze zijn gebruikt en wat de overgangen tussen de apps waren. In dit rapport wordt uitgelegd welke connectoren moeten worden gebruikt bij het implementeren van automatisering voor het proces en waar mogelijk Power Automate voor desktop moet worden gebruikt omdat er geen bestaande connector is.

Relaties van bedrijfsprocesstappen

In het vorige voorbeeld ziet u de verschillende stappen in het bedrijfsproces en de bijbehorende duur. Hieronder vallen de volgende stappen:

  • Factuurbijlage downloaden vanuit e-mail (48 seconden)

  • Excel-factuurlijst openen (11,5 seconden)

  • Factuur openen vanuit OneDrive (21 seconden)

  • Factuurgegevens invoeren (53,6 seconden)

  • Opslaan en verzenden (9 seconden)

  • Team van inzending op de hoogte stellen (26,67 seconden)

Inzichten verzamelen met een procesoverzicht

Het procesoverzicht maakt het mogelijk om processen te visualiseren en te analyseren. Door te kijken naar een grafische weergave van hoe uw bedrijfsprocessen worden uitgevoerd, kunt u inzichten krijgen in waar kansen voor verbetering liggen.

Ga naar het procesoverzicht door Analyse > Procesoverzicht te selecteren.

Schermafbeelding van het procesoverzicht.

Metrische gegevens bekijken met combinaties en varianten van activiteiten

In dit gedeelte worden de balken Varianten op frequentie aan de rechterkant uitgelegd.

Schermopname van de balken Varianten op tijd in seconden.

Verschillende activiteitencombinaties en varianten worden afzonderlijk weergegeven in het procesoverzicht. Een procesvariant is een uniek pad van het begin tot het einde van het proces. Een procesvariant is een specifieke opeenvolging van activiteiten, zoals een "spoor" door het proces, van begin tot einde. Elke variant verschilt van de andere door minimaal één activiteit. U kunt extra metrische gegevens, frequentie van de activiteiten en doorvoertijd zien in het procesoverzicht. De frequentie toont u het totale aantal opnamen/cases dat erdoorheen gaat. Doorvoertijd is de tijd tussen de eerste gebeurtenis van de case en de laatste.

Schermopname van de balken Varianten op tijd in minuten.

U ziet dat de factuur die via e-mail binnenkomt de meest voorkomende procesvariant is.

Het kan even duren voordat u de wijzigingen in de grafiek ziet.

Schermopname van variant waarbij factuur via e-mail komt.

Automatiseringsmogelijkheden ontdekken

U ziet dat mensen veel tijd besteden aan het invoeren van de informatie in de toepassing. Dit helpt bij het identificeren van een mogelijkheid om het proces te automatiseren.

Schermopname van het invoeren van factuurgegevens.

Analysegegevens weergeven

  1. Deselecteer Var 1 door een lege ruimte in het gebied Variant op frequentie te selecteren.

    Schermopname van het selecteren van een lege ruimte.

  2. Kijk naar de belangrijkste analytische gegevens. De gemiddelde procestijd is 1,78 minuten van de vijf opnamen.

    Schermopname van analytische gegevens.

  3. Analyseer andere op tijd gebaseerde metrische dashboards:

    • Activiteit per gemiddelde tijd in sec: zoals u ziet kosten Factuurgegevens invoeren en Factuur downloaden de meeste tijd.

      Schermopname van activiteit op gemiddelde tijd in seconden.

    • Opname op gemiddelde tijd in min: zoals u ziet gebruiken sommige mensen (Preston Morales en Shakti Menon) meer tijd dan anderen.

      Schermopname van opname op gemiddelde tijd in minuten.

  4. Selecteer het tabblad Toepassing (preview) om details te zien over welke toepassingen zijn gebruikt.

    Schermopname van Toepassing (preview).

    Het laden van de rapporten kan even duren.

    • Dit rapport is belangrijk omdat het u inzicht geeft in de verschillende toepassingen die in een bedrijfsproces worden gebruikt, de frequentie waarmee ze worden geopend en hoeveel tijd er aan de toepassing wordt besteed.

    • Het dashboard laat bijvoorbeeld zien dat een verouderde factureringsapp, Outlook en Excel een significante bijdrage leveren aan de bestede tijde en acties van toepassingen.

    • Neem de tijd om vertrouwd te raken met de verschillende rapporten.

    Schermopname van scherm Toepassing (preview).

  5. Ga terug naar het procesoverzicht door Proces te selecteren.

    Schermafbeelding van het tabblad Proces.

  6. Kijk naar de functie voor het automatiseren van activiteiten. In het procesoverzicht kunt u zien dat process advisor verschillende activiteiten heeft gemarkeerd als potentiële kandidaten voor automatisering op basis van de betrokken toepassingen binnen de kleine blauwe cirkels.

    Schermopname van procesoverzicht met blauwe cirkels.

  7. Begin met het maken van een stroom voor automatisering door Activiteiten automatiseren (preview) bovenaan te selecteren.

    Schermopname van Activiteiten automatiseren (preview).

    Er wordt een tabblad geopend in de browser en de stroomontwerper wordt weergegeven. De aanbevolen acties die overeenkomen met de activiteiten uit het procesoverzicht verschijnen automatisch in het rechterpaneel. Er worden bijvoorbeeld verschillende e-mailconnectors voorgesteld die u kunt gebruiken om de activiteit Factuurbijlage downloaden vanuit e-mail te automatiseren.

    Schermopname van aanbevolen e-mailconnectors.