Toegang tot aanbevolen Power BI-tabellen in organisatiegegevenstypen van Excel

Aanbevolen tabellen bieden een manier om uw gegevens in Excel aan gegevens in Power BI te koppelen. Hiermee kunt u gemakkelijker zakelijke gegevens toevoegen aan uw Excel-werkbladen. In de galerie Gegevenstypen in Excel vindt u gegevens uit aanbevolen tabellen in Power BI-gegevenssets. In dit artikel wordt dit uitgelegd.

Maakt u gegevenssets in Power BI? Lees meer over Aanbevolen tabellen instellen in Power BI Desktop.

De galerie Gegevenstypen van Excel

Aanbevolen tabellen in Power BI-gegevenssets worden weergegeven als gegevenstypen op het lint Gegevens in de galerie Gegevenstypen van Excel.

Wanneer de galerie is uitgevouwen, worden hierin de generieke gegevenstypen weergegeven, zoals Voorraden en Geografie, plus de bekendste 10 Organisatie-gegevenstypen die voor u beschikbaar zijn - aanbevolen tabellen uit Power BI-gegevenssets.

Zoeken naar Power BI-gegevens in de galerie Gegevenstypen

Als u naar gegevens in een aanbevolen Power BI-tabel wilt zoeken, selecteert u een cel of een reeks in uw Excel-werkblad met een waarde die overeenkomt met de waarde in een aanbevolen tabel. Selecteer de pijl Meer naast de galerie met gegevenstypen.

Zodra u de tabel ziet die u zoekt, selecteert u deze. Selecteer anders Meer van uw organisatie. In Excel worden alle geselecteerde tabellen weergegeven waartoe u toegang hebt in het deelvenster.

In Excel worden alle geselecteerde tabellen weergegeven waartoe u toegang hebt. Typ in het deelvenster Gegevenskiezer in het vak Filteren om uw opties te beperken. Selecteer de tabel die u wilt gebruiken.

Als in Excel overeenkomende rijen met hoge betrouwbaarheid worden gevonden, worden de cellen direct aan die rijen gekoppeld. Het pictogram van het gekoppeld item geeft aan dat de cellen zijn gekoppeld aan de rijen in Power BI.

Als een cel meer dan één mogelijke overeenkomende rij bevat, wordt in de cel een pictogram met een vraagteken weergegeven en wordt het deelvenster Gegevenskiezer geopend. In het volgende voorbeeld is een reeks geselecteerd in B3:B9 en is de aanbevolen Power BI-tabel Store geselecteerd. Alle rijen hebben overeenkomsten behalve cel B9, '508 - Pasadena Lindseys'. In de Gegevenskiezer ziet u twee mogelijke overeenkomsten, dezelfde waarde in twee verschillende tabellen.

Met de optie Organisatiegegevens kunnen rijen uit verschillende aanbevolen tabellen worden geretourneerd. Excel groepeert de mogelijk overeenkomende rijen op basis van het gegevenstype waaruit ze afkomstig zijn. Excel sorteert de gegevenstypen op basis van de rij die mogelijk het meest overeenkomt. Gebruik de naar rechts wijzende pijlen om de gegevenstypen voor overeenkomende rijen samen en uit te vouwen.

Selecteer voor elke suggestie de rijnaam in het deelvenster Gegevenskiezer om meer details weer te geven binnen de rij om u te helpen de juiste rij te kiezen. Als u deze hebt gevonden, klikt u op Selecteren om de rij aan de cel in Excel te koppelen.

Gerelateerde gegevens verkennen

Nu u de verbinding tussen de waarden in uw Excel-werkblad en de gegevens in de aanbevolen Power BI-tabel hebt gemaakt, kunt u die gegevens gaan verkennen. Gebruik de gegevens om uw Excel-rapporten te verbeteren.

Gerelateerde gegevens in een kaart weergeven

Als u het pictogram Kaart selecteert, ziet u een kaart met gegevens uit alle velden en berekende velden in de aanbevolen tabel. De titel van de kaart toont de waarde van het veld Rijlabel in de aanbevolen tabel.

Gerelateerde gegevens van Power BI invoegen

Selecteer het pictogram Gegevens invoegen en selecteer daarna een veldnaam in de lijst met velden om de waarde ervan toe te voegen aan het raster.

De veldwaarde of -waarden wordt/worden in aangrenzende cellen geplaatst. De celformule verwijst naar de gekoppelde cel en de veldnaam, zodat u de gegevens kunt gebruiken in Excel-functies.

Celformules gebruiken

In een Excel-tabel kunt u verwijzen naar de gekoppelde tabelkolom en vervolgens gegevensvelden toevoegen met behulp van de verwijzing . (punt).

Op dezelfde manier kunt u naar de cel verwijzen en de verwijzing . (punt) gebruiken om velden op te halen.

Een kaart weergeven, wijzigen of converteren naar tekst

Gekoppelde cellen hebben extra opties die u kunt weergeven door met de rechtermuisknop te klikken. Klik met de rechtermuisknop op een cel. Naast de gebruikelijke opties ziet u ook:

• Kaart-gegevenstype weergeven.
• Gegevenstype > Converteren naar tekst.
• Gegevenstype > Wijzigen.
• Vernieuwen.

Met Converteren naar tekst wordt de koppeling naar de rij in de aanbevolen tabel van Power BI verwijderd. Belangrijk: de tekst in de cel is de waarde voor het rijlabel van de gekoppelde cel. Als u per ongeluk een cel hebt gekoppeld aan een rij, selecteert u Ongedaan maken in Excel om de oorspronkelijke celwaarden te herstellen.

Gegevens in cache opslaan en vernieuwen

Als Excel een cel koppelt aan een rij in een aanbevolen tabel van Power BI, worden alle veldwaarden opgehaald en opgeslagen in het Excel-bestand. Iedereen met wie u het bestand deelt, kan verwijzen naar een van de velden, zonder dat er gegevens worden aangevraagd bij Power BI.

Gebruik de knop Alles vernieuwen op het lint Gegevens om gegevens in gekoppelde cellen te vernieuwen.

U kunt ook afzonderlijke cellen vernieuwen. Klik met de rechtermuisknop op de cel en selecteer Gegevenstypen > Vernieuwen.

Licentieverlening

De galerie Gegevenstypen van Excel en verbonden ervaringen voor aanbevolen Power BI-tabellen zijn beschikbaar voor abonnees van Excel met een Power BI Pro-serviceplan.

Beveiliging

U ziet alleen aanbevolen tabellen uit gegevenssets waarvoor u gemachtigd bent in Power BI. Bij het vernieuwen van gegevens moet u toegang hebben tot de gegevensset in Power BI om de rijen op te halen. Hiervoor hebt u de machtiging voor samenstellen of schrijven voor de gegevensset in Power BI nodig.

De gegevens die voor de hele rij worden geretourneerd, worden door Excel opgeslagen in de cache. Iedereen met wie u het Excel-bestand deelt, kan de gegevens voor alle velden in alle gekoppelde cellen zien.

Beheer

Power BI-beheerders kunnen bepalen wie in de organisatie aanbevolen tabellen kan gebruiken in de galerie Gegevenstypen van Excel. Zie Verbindingen met aanbevolen tabellen toestaan in het artikel over de beheerportal voor meer informatie.

Controleren

Controlelogboeken voor beheerders bevatten deze gebeurtenissen voor aanbevolen tabellen:

• AnalyzedByExternalApplication: geeft beheerders inzicht in welke gebruikers welke aanbevolen tabellen gebruiken.
• UpdateFeaturedTables: geeft beheerders inzicht in welke gebruikers aanbevolen tabellen publiceren en bijwerken.

Zie Activiteiten van gebruikers bijhouden in Power BI voor een volledige lijst met gebeurtenissen in het controlelogboek.

Overwegingen en beperkingen

Dit zijn de huidige beperkingen:

• De integratie is beschikbaar in Excel in het huidige kanaal.

• Aanbevolen tabellen in Power BI-gegevenssets die gebruikmaken van de volgende mogelijkheden, worden niet weergegeven in Excel:

  • DirectQuery-gegevenssets
  • Gegevenssets met een liveverbinding

• In Excel worden alleen gegevens in kolommen, berekende kolommen en in de aanbevolen tabel gedefinieerde metingen weergegeven. De volgende opties zijn niet beschikbaar:

  • Metingen die zijn gedefinieerd in gerelateerde tabellen.
  • Impliciete metingen berekend op basis van relaties.

• In Excel worden alleen aanbevolen tabellen (gegevenstypen) weergegeven die zijn opgeslagen in de nieuwe Power BI-werkruimten. Aanbevolen tabellen die zijn opgeslagen in de klassieke werkruimten, worden niet als gegevenstypen in Excel weergegeven. U kunt klassieke werkruimten bijwerken naar de nieuwe werkruimten in Power BI.

• Wanneer u Power BI aanbevolen tabellen in Excel gebruikt, kunnen uw Power BI-gegevens worden verwerkt in een regio of geografie die anders is dan waar uw Power BI-tenantgegevens at-rest worden opgeslagen.

De ervaring van gegevenstypen in Excel is vergelijkbaar met een opzoekfunctie. Er wordt een celwaarde aangeboden door het Excel-werkblad, waarna er wordt gezocht naar overeenkomende rijen in aanbevolen tabellen van Power BI. De zoekervaring heeft de volgende gedragskenmerken:

• Overeenkomende rijen worden gebaseerd op tekstkolommen in de aanbevolen tabel. De ervaring maakt gebruik van dezelfde indexering als de functie Power BI Q&A, die is geoptimaliseerd voor het zoeken in de Engelse taal. Zoeken in andere talen levert mogelijk geen nauwkeurige overeenkomsten op.

• De meeste numerieke kolommen worden niet meegenomen bij het zoeken naar overeenkomsten. Als het rijlabel of de sleutelkolom numeriek is, worden deze opgenomen bij het zoeken naar overeenkomsten.

• Vergelijken is gebaseerd op exacte en voorvoegselovereenkomsten voor afzonderlijke zoektermen. De waarde van een cel wordt gesplitst op basis van spaties of andere witruimtetekens, zoals tabs. Vervolgens wordt elk woord beschouwd als zoekterm. De tekstveldwaarden van een rij worden vergeleken met de zoektermen voor exacte en voorvoegselovereenkomsten. Er wordt een voorvoegselovereenkomst geretourneerd als het tekstveld van de rij begint met de zoekterm. Als een cel bijvoorbeeld 'Geldersch Landschap' bevat, zijn 'Geldersch' en 'Landschap' unieke zoektermen.

  • Rijen met tekstkolommen waarvan de waarden exact overeenkomt met 'Geldersch' of 'Landschap' worden geretourneerd.
  • Rijen met tekstkolommen waarvan de waarden beginnen met 'Geldersch' of 'Landschap' worden geretourneerd.
  • Belangrijk: rijen die 'Geldersch' of 'Landschap' bevatten, maar niet beginnen met deze termen worden niet geretourneerd.

• Power BI retourneert maximaal 100 rijsuggesties voor elke cel.

• Sommige symbolen worden niet ondersteund.

• Het instellen of bijwerken van de aanbevolen tabel wordt niet ondersteund in het XMLA-eindpunt

• Excel-bestanden met een gegevensmodel kunnen worden gebruikt voor het publiceren van aanbevolen tabellen. Laad de gegevens in Power BI Desktop en publiceer vervolgens de aanbevolen tabel.

• Als u de tabelnaam, het rijlabel of de sleutelkolom wijzigt van de aanbevolen tabel, kan dit gevolgen hebben voor Excel-gebruikers met cellen die zijn gekoppeld aan rijen in de tabel.

• Excel geeft aan wanneer de gegevens zijn opgehaald uit de Power BI-gegevensset. Dit hoeft niet de tijd te zijn dat de gegevens zijn vernieuwd in Power BI, of de tijd van het meest recente gegevenspunt in een gegevensset. Stel bijvoorbeeld dat een gegevensset in Power BI een week geleden is vernieuwd, maar dat de onderliggende brongegevens een week oud waren op het moment van vernieuwen. De gegevens zijn dan in werkelijkheid twee weken oud, maar in Excel wordt dan de datum/tijd weergegeven waarop de gegevens zijn opgehaald in Excel.

Volgende stappen

• Aanbevolen tabellen in Power BI Desktop instellen
• Lees meer over het gebruik van Excel-gegevenstypen vanuit Power BI in de Excel-documentatie.
• Vragen? Misschien dat de Power BI-community het antwoord weet