Manieren voor samenwerken en delen in Power BI

U hebt rapporten of dashboards gemaakt. Misschien wilt u er ook wel mee samenwerken met uw collega's. Of misschien wilt u ze bij meer personen onder de aandacht brengen. Wat is de beste manier om samen te werken en ze te delen? In dit artikel worden uw opties vergeleken.

Apps in de Power BI-service

Samenwerken

• Werk samen met collega's in werkruimten om zinvolle rapporten en dashboards te maken.
• Samenwerken in Microsoft Teams.

Dashboards en rapporten distribueren en delen

• Deel rapporten of dashboards vanuit mijn werkruimte of een andere werkruimte.
• Maak aantekeningen en deel ze vanuit de mobiele Power BI-app.
• Bundel rapporten en dashboards in werkruimten in apps en distribueren uw apps naar een grotere groep of uw hele organisatie.
• Sluit rapporten in in beveiligde portals of openbare websites.
• Druk rapporten af.
• Maak een sjabloon-app die u via Microsoft AppSource kunt distribueren naar externe Power BI-gebruikers.

Gegevens delen

• Maak gedeelde gegevenssets die uw collega's kunnen gebruiken als basis voor hun eigen rapporten, in hun eigen werkruimten.
• Maak gegevensstromen als een manier om een algemene gegevensbron te delen.

Bij alle opties moet u voor het delen van de inhoud een licentie voor Power BI Pro hebben of moet de inhoud zich in een Premium-capaciteit bevinden. De licentievereisten verschillen voor de collega's die uw inhoud bekijken, afhankelijk van welke optie u kiest. In de volgende secties gaan we in op de details.

Samenwerken in een werkruimte

Wanneer teams samenwerken, hebben de teamleden toegang tot dezelfde documenten nodig zodat ze makkelijk kunnen samenwerken. In Power BI-werkruimten delen teams het eigendom en beheer van hun dashboards, rapporten, gegevenssets en werkmappen. Soms organiseren Power BI-gebruikers hun werkruimten op basis van organisatorische structuren of maken ze werkruimten voor specifieke projecten. Ook kunnen organisaties diverse werkruimten gebruiken om verschillende versies van de door hun gebruikte rapporten of dashboards op te slaan.

Werkruimten bevatten rollen waarmee wordt bepaald welke machtigingen uw collega's hebben. Gebruik deze rollen om te bepalen wie de werkruimte mag beheren, bewerken of distribueren of wie alleen inhoud mag bekijken. Lees hier meer over rollen in de nieuwe werkruimten.

Werkruimten zijn geschikte om in samen te werken dan Mijn werkruimte, omdat personen hiermee samen eigenaar van de inhoud kunnen zijn. U en uw hele team kunnen eenvoudig wijzigingen aanbrengen of anderen toegang geven. Mijn werkruimte kan het beste door personen worden gebruikt voor eenmalige of persoonlijke inhoud.

Stel nu dat u een voltooid rapport hebt dat u wilt delen met uw collega's. Wat is de beste manier om hen toegang te geven tot het rapport? Het antwoord is afhankelijk van een aantal factoren.

• Als collega's het rapport up-to-date moeten houden of toegang moeten hebben tot alle inhoud in de werkruimte, voegt u ze als leden of inzenders toe aan de werkruimte.
• Als collega's alleen de inhoud in de werkruimte hoeven te bekijken, voegt u ze toe als kijkers.
• Als collega's alleen dat rapport en niet alle inhoud in de werkruimte hoeven te zien, kunt u het rapport delen via een koppeling of hen directe toegang verlenen.
• Als het rapport beter wordt gebruikt met gerelateerde rapporten of dashboards die u naar veel collega's wilt distribueren, is het publiceren van een app waarschijnlijk de beste keuze.

Lees meer over het maken van de nieuwe werkruimten.

Samenwerken in Microsoft Teams

Vergroot de gegevensgestuurde samenwerking in uw organisatie door uw Power BI-rapporten en gepagineerde rapporten in Power BI in te sluiten in Microsoft Teams. De Power BI-service bevat een knop Chatten in Teams voor rapporten. U kunt afzonderlijke Power BI-tabbladen voor elk afzonderlijk rapport toevoegen en elk tabblad de naam van het rapport of een andere naam geven.

Wanneer u een tabblad voor een Power BI-rapport toevoegt aan Microsoft Teams, wordt er automatisch een tabgesprek voor het rapport gemaakt. Iedereen in dat Microsft Teams-kanaal kan het rapport in het gesprek bekijken en bespreken.

Lees meer over samenwerken in Microsoft Teams met Power BI.

Rapporten of dashboards delen

Stel dat uw rapport in Power BI Desktop klaar is u wilt dat anderen er toegang toe hebben. U kunt dit onder andere doen door het te delen in de Power BI-service. U publiceert het naar Mijn werkruimte of een andere werkruimte. Misschien maakt u er een dashboard bij en u bent klaar.

U hebt een Power BI Pro-licentie nodig om inhoud te delen. De personen met wie u inhoud deelt, doen dat ook of de inhoud moet zich in een Premium-capaciteit in een werkruimte bevinden. Wanneer u een dashboard of rapport deelt, kunnen ontvangers het bekijken en ermee werken. Als u hen toestemming geeft, kunnen ze het bewerken, er een kopie van maken en delen met hun collega's. Ze zien dezelfde gegevens die u in het dashboard of rapport ziet. Ze hebben toegang tot alle gegevens in de onderliggende gegevensset, tenzij beveiliging op rijniveau wordt toegepast.

U kunt rapporten delen via koppelingen die toegang geven:

Daarnaast kunt u rapporten delen door gebruikers directe toegang te verlenen:

U kunt dashboards ook delen door gebruikers directe toegang te verlenen, maar niet via koppelingen die toegang verlenen:

Als u een dashboard deelt met personen buiten uw organisatie, kunnen ze het dashboard bekijken en gebruiken, maar niet met anderen.

Meer informatie over het delen van rapporten en dashboards vanuit de Power BI service. Of lees over hoe u een filter kunt toevoegen aan een koppeling en een gefilterde weergave van uw rapport kunt delen.

Aantekeningen toevoegen en delen vanuit de mobiele Power BI-apps

In de mobiele Power BI-apps voor iOS en Android kunt u aantekeningen toevoegen aan een tegel, rapport of visueel element en het onderdeel vervolgens via e-mail delen met anderen.

U deelt een momentopname van de tegel, het rapport of de visual. Uw ontvangers zien de momentopname precies zoals deze was toen u het e-mailbericht verzond. Het e-mailbericht bevat ook een koppeling naar het dashboard of rapport. Als ze een licentie voor Power BI Pro hebben, of als de inhoud zich bevindt in een Premium-capaciteit en u het object al met ze hebt gedeeld, kunnen ze het openen. U kunt momentopnamen van tegels naar iedereen verzenden, niet alleen naar collega's in hetzelfde e-maildomein.

Lees meer over het toevoegen van aantekeningen en delen van tegels, rapporten en visuals vanuit de mobiele apps voor iOS en Android.

U kunt ook een momentopname van een tegel delen vanuit de Power BI-app voor Windows 10-apparaten, maar u er hier geen aantekening aan toevoegen.

Inzichten in een app distribueren

Stel dat u uw dashboard wilt distribueren naar een brede doelgroep in uw organisatie. Uw collega's en u hebben een werkruimte gemaakt en daarna dashboards, rapporten en gegevenssets gemaakt en verfijnd in de werkruimte. Nu gaat u de gewenste dashboards en rapporten selecteren en als een app publiceren - voor een groep of voor de hele organisatie.

Apps zijn gemakkelijk te vinden en installeren in de Power BI-service (https://app.powerbi.com). U kunt gebruikers in uw bedrijf een directe koppeling sturen naar de app of ze kunnen ernaar zoeken in AppSource. Als de Power BI-beheerder u hiervoor toestemming geeft, kunt u een app automatisch installeren in de Power BI-accounts van uw collega's. Meer informatie over het publiceren van apps.

Nadat ze de app hebben geïnstalleerd, kunnen ze deze bekijken in een browser of op een mobiel apparaat.

Gebruikers die de app willen bekijken, moeten ook beschikken over een Power BI Pro-licentie, of de app moet worden opgeslagen in een Power BI Premium-capaciteit. Lees Wat is Power BI Premium? voor meer informatie.

U kunt ook apps publiceren voor personen buiten uw organisatie. Deze personen kunnen de app-inhoud bekijken en op verschillende manieren weergeven, maar niet delen met anderen. U kunt nu sjabloon-apps maken en deze implementeren voor klanten met Power BI.

Rapporten insluiten in beveiligde portals of openbare websites

Insluiten in beveiligde portals

U kunt Power BI-rapporten insluiten in portals of websites waar uw gebruikers ze verwachten te zien.
Met Insluiten in SharePoint Online en de optie Insluiten in de Power BI-service kunt u veilig rapporten insluiten voor uw interne gebruikers. Ongeacht welke optie u kiest, Power BI dwingt alle machtigingen en beveiliging van gegevens af voordat gebruikers inhoud zien. De persoon die het rapport weergeeft, moet over de juiste licentie beschikken.

• Insluiten in SharePoint Online werkt met het Power BI-webonderdeel voor SharePoint Online. Er wordt hiermee een ervaring geboden voor eenmalige aanmelding met controle over hoe het rapport wordt ingesloten. Lees meer over insluiten in SharePoint Online.
• De optie Insluiten werkt met elke portal of website die ondersteuning biedt voor ingesloten inhoud met een URL of een iFrame. Meer informatie over de optie Insluiten.

Publiceren naar openbare websites

U kunt met Publiceren op internet Power BI-rapporten publiceren op internet door visualisaties in te sluiten in blogposts, op websites, op sociale media en via andere middelen voor onlinecommunicatie. Iedereen op internet kan uw rapporten dan weergeven en u hebt geen controle over wie kan zien wat u hebt gepubliceerd. Er is ook geen licentie voor Power BI nodig. Publiceren op internet is alleen beschikbaar voor rapporten die u kunt bewerken. U kunt geen rapporten op internet publiceren als deze met u zijn gedeeld of als ze zijn opgenomen in een app. Meer informatie over publiceren op internet.

Afdrukken of opslaan als PDF of een ander statisch bestand

Vanuit de Power BI-service kunt u de volgende items afdrukken, opslaan als PDF of opslaan als een andere statische bestandsindeling:

• Een volledig dashboard
• Een dashboardtegel
• Een rapportpagina
• Een gepagineerd rapport
• Een visualisatie van de Power BI-service.

U kunt Power BI-rapporten slechts met één pagina tegelijk afdrukken. U kunt niet het hele rapport in één keer afdrukken. Meer informatie over het afdrukken of opslaan van een rapport of dashboard als een statisch bestand.

Anderzijds zijn gepagineerde rapporten bedoeld om te worden afgedrukt. Lees een vergelijking tussen Power BI-rapporten en gepagineerde rapporten voor meer informatie.

Sjabloon-apps maken en implementeren

Sjabloon-apps zijn ontworpen om openbaar te worden gedistribueerd, vaak in Microsoft AppSource. U bouwt een app die u door weinig of geen code te schrijven voor elke klant met Power BI kunt implementeren. Uw klanten maken verbinding met hun eigen gegevens en instantiëren hun eigen accounts. Meer informatie over Power BI-sjabloon-apps.

Een gegevensset delen

Sommige mensen zijn beter in het maken van goed ontworpen gegevensmodellen van hoge kwaliteit in hun rapporten dan anderen. Misschien bent u zo iemand. De hele organisatie kan profiteren van dezelfde goed ontworpen gegevensmodellen. Gebruik voor dergelijke situaties gedeelde gegevenssets. Wanneer u een rapport met een gegevensmodel voor iedereen maakt, kunt u het rapport opslaan in de Power BI-service en de juiste mensen toestemming geven het te gebruiken. Vervolgens kunnen ze uw gegevensset voor hun eigen rapporten gebruiken. Op die manier baseren alle mensen hun rapporten op dezelfde gegevens en zien ze dezelfde 'versie van de waarheid'.

Meer informatie over het maken en gebruiken van gedeelde gegevenssets.

Gegevensstromen maken

Met gegevensstromen kunt u zelfstandig gegevens uit verschillende bronnen samenvoegen en voorbereiden voor modellering. Analisten maken gegevensstromen om big data op te nemen, te transformeren, te integreren en te verrijken. In de Power BI-service maken en beheren ze gegevensstromen in werkruimten. Meer informatie over selfservice voor gegevensvoorbereiding met gegevensstromen.

Overwegingen en beperkingen

• U kunt geen rapporten delen vanuit Power BI Report Server. In plaats daarvan kunt u abonnementen maken voor uzelf of anderen.

Volgende stappen

• Dashboards delen met collega's en anderen
• Een app opslaan en publiceren in PowerApps
• Rapport insluiten in een beveiligde portal of website

Wilt u feedback geven? Dit kan op de site van de Power BI-community.

Hebt u nog vragen? Misschien dat de Power BI-community het antwoord weet