Zelfstudie: gegevens exporteren van een visual naar Excel

VAN TOEPASSING OP: Power BI service voor zakelijke gebruikers is Power BI service voor ontwerpers & ontwikkelaars Vereist Pro- of Premium licentie

Als u de gegevens wilt zien die worden gebruikt om een visual te maken, kunt u die gegevens weergeven in Power BI of exporteren naar Excel. In dit artikel wordt beschreven hoe u exporteert naar Excel. Gegevens kunnen worden geëxporteerd naar Excel van een Power BI dashboardtegel en vanuit een rapportvisu visual.

Voor het exporteren van gegevens Excel hebt u Power BI betaalde licentie nodig, of moet het dashboard of rapport met u worden gedeeld met behulp van Premium capaciteit. Zie Welke licentie heb ik? voor meer informatie.

Vereisten

• Power BI licentie, gratis of betaald.
• Voorbeeld van verkoop en marketing. Als u een betaalde licentie hebt, kunt u deze app downloaden van AppSource.com. Als u een gratis licentie hebt, kunt u het voorbeeld van verkoop en marketing openen vanuit Power BI gegevens op te halen. Afhankelijk van de bron die u gebruikt, komen uw visuals mogelijk niet exact overeen met wat u in deze zelfstudie ziet.

Gegevens exporteren uit een visual op een dashboard

1. Begin in een Power BI-dashboard. Hier gebruiken we het dashboard uit de voorbeeld-app Verkoop en marketing.

   

2. Beweeg met de muis over een visual om Meer opties (...) weer te geven en klik erop om het actiemenu weer te geven.

   

3. Selecteer Exporteren naar .csv.

4. Wat er nu gebeurt, hangt af van de browser die u gebruikt. U wordt mogelijk gevraagd om het bestand op te slaan, of u ziet mogelijk onderaan de browser een koppeling naar het geëxporteerde bestand. De export wordt standaard opgeslagen in de lokale map Downloads.

   

5. Open het bestand in Excel.

   

   Notitie

   Als u geen machtigingen voor de gegevens hebt, kunt u deze niet exporteren of openen in Excel. Neem contact op met de eigenaar van het dashboard of Power BI beheerder om exportmachtigingen aan te vragen. Als u de eigenaar wilt zoeken, selecteert u de vervolgkeuze naast de rapporttitel.

Gegevens exporteren uit een visual in een rapport

U kunt gegevens exporteren uit een visual in een rapport als .csv of .xlsx (Excel).

1. Selecteer een tegel in een dashboard om het onderliggende rapport te openen. In dit voorbeeld selecteren we dezelfde visual als hierboven, Totaalaantal eenheden jaar tot nu, variabel percentage.

   

   Aangezien deze tegel is gemaakt vanuit het voorbeeldrapport Verkoop en marketing, wordt dat rapport geopend. De pagina die de visual van de geselecteerde tegel bevat, wordt ook geopend.

2. Selecteer de visual in het rapport. Bekijk het venster Filters aan de rechterzijde. Er zijn filters toegepast op de visual. Voor meer informatie over filters raadpleegt u Filters gebruiken in een rapport.

   

3. Selecteer Meer opties (...) in de rechterbovenhoek van de visualisatie. Kies Gegevens exporteren.

   

4. U ziet opties voor het exporteren van samengevatte of onderliggende gegevens. Als u gebruikmaakt van de voorbeeldapp Verkoop en marketing, wordt Onderliggende gegevens uitgeschakeld. Er zijn extra machtigingen vereist om meer gegevens te zien dan wordt weergegeven in de visual (onderliggende gegevens). Deze machtigingen beschermen de gegevens tegen ongepaste weergave, opnieuw gebruikt of gedeeld met iemand anders dan de beoogde doelgroep.

   Samengevatte gegevens: selecteer deze optie als u gegevens wilt exporteren voor wat u momenteel ziet in de visual. Dit type export geeft alleen de gegevens weer die werden gebruikt om de huidige staat van de visual te maken. Als er filters zijn toegepast op de visual, worden de gegevens die u exporteert ook gefilterd. Voor deze visual bevat uw export bijvoorbeeld alleen gegevens voor 2014 en de centrale regio en alleen gegevens voor vier van de fabrikanten: VanArsdel, Natura, Aliqui en Pirum. Als uw visual aggregaties (som, gemiddelde, enzovoort) bevat, wordt de export ook geaggregeerd.

   Onderliggende gegevens: selecteer deze optie als u gegevens wilt exporteren voor wat u in de visual ziet en aanvullende gegevens uit de onderliggende gegevensset. Dit zijn mogelijk gegevens die zijn opgenomen in de gegevensset, maar die niet worden gebruikt in de visual. Als er filters zijn toegepast op de visual, worden de gegevens die u exporteert ook gefilterd. Als uw visuals aggregaties (som, gemiddelde, enzovoort) bevat, wordt de aggregatie door de export verwijderd, waardoor de gegevens in feite worden afgevlakt.

   

5. Wat er nu gebeurt, hangt af van de browser die u gebruikt. U wordt mogelijk gevraagd om het bestand op te slaan, of u ziet mogelijk onderaan de browser een link naar het geëxporteerde bestand. Als u de Power BI-app gebruikt in Microsoft Teams, wordt het geëxporteerde bestand opgeslagen in de lokale map Downloads.

   

   Notitie

   Als u geen machtigingen voor de gegevens hebt, kunt u deze niet exporteren of openen in Excel. Neem contact op met de eigenaar van het rapport of Power BI om exportmachtigingen aan te vragen.

6. Open het bestand in Excel. Vergelijk de hoeveelheid geëxporteerde gegevens met wat we hebben geëxporteerd uit dezelfde visual op het dashboard. Het verschil is dat deze export ook Onderliggende gegevens omvat.

   

Aandachtspunten en probleemoplossing

Er zijn veel overwegingen met betrekking tot het exporteren naar Excel. Dit is een van de functies die rapportontwerpers en Power BI kunnen uitschakelen voor personen of zelfs voor een hele organisatie. Ze doen dit om ervoor te zorgen dat persoonlijke gegevens niet zichtbaar zijn voor de verkeerde doelgroep.

Als u deze functie niet kunt gebruiken, kunt u contact op met de eigenaar van het rapport en uw beheerder om te begrijpen waarom u geen gegevens kunt exporteren vanuit een bepaalde visual of vanuit alle visuals. Het kan zijn dat deze functie met opzet is uitgeschakeld en dat ze deze mogelijk voor u kunnen inschakelen. In andere tijden kunnen er bepaalde redenen zijn waarom een export niet werkt. Het kan betrekking hebben op machtigingen, gegevensinhoud, gegevenstype, type visual, hoe de ontwerper de velden heeft benoemd en meer. Als u contact op wilt nemen met de eigenaar of beheerder van het rapport, raadpleegt u deze artikelen:Tenantinstellingen voor beheerders, Beveiligingop rijniveau en Gegevensbeveiliging.

• Er geldt een limiet voor het aantal rijen dat kan worden geëxporteerd naar Excel. Voor .xlsx bestanden is de limiet 150.000 rijen. Voor .csv bestanden is de limiet 30.000 rijen.

• Op de gegevensset kan RLS (beveiliging op rolniveau) zijn toegepast op de gegevens. Dit betekent dat sommige gegevens voor u verborgen kunnen zijn, omdat het niet geschikt is om ze te zien. Als u bijvoorbeeld een people manager bent, kan RLS zijn toegepast op de HR-gegevensset, zodat u alleen gegevens kunt zien voor werknemers die rechtstreeks aan u rapporteren.

• Bepaalde typen visuals worden niet ondersteund. Dit zijn onder andere aangepaste visuals, R-visuals en meer.

Volgende stappen

De gegevens weergeven die worden gebruikt om een visual te maken