Leren van Power BI-migraties van klanten

  • Artikel
  • 11 minuten om te lezen

In dit artikel, waarmee de serie over migratie naar Power BI wordt afgesloten, vindt u belangrijke lessen die zijn gedeeld door twee klanten die zijn gemigreerd naar Power BI.

Internationaal bedrijf voor consumentenartikelen

Een internationaal bedrijf voor consumentenartikelen, dat honderden producten verkoopt, heeft in 2017 de beslissing genomen om een cloud-first strategie te implementeren. Een van de belangrijkste factoren voor het selecteren van Power BI als BI-platform (business intelligence) is de diepgaande integratie met Azure en Microsoft 365.

Een gefaseerde migratie uitvoeren

In 2017 begon het bedrijf Power BI te gebruiken. Het oorspronkelijke doel van de organisatie was de introductie van Power BI als een extra BI-hulpprogramma. De beslissing bood contentmakers, consumenten en IT de tijd om zich aan te passen aan nieuwe manieren om BI te leveren. Het bood hen ook de gelegenheid om expertise te bouwen in Power BI.

In de tweede helft van 2018 werd formeel aangekondigd dat Power BI het goedgekeurde BI-hulpprogramma voor de organisatie was. Daarom moest al het nieuwe BI-ontwikkelwerk worden uitgevoerd in Power BI. De beschikbaarheid van Power BI Premium is een belangrijke factor voor het nemen van deze beslissing. Op dit moment heeft de organisatie het gebruik van het voormalige BI-platform afgeraden en is men gestart met de planning van de overgang gestart.

Eind 2019 zijn de werkzaamheden voor de migratie van bestaande inhoud van het oudere BI-platform naar Power BI begonnen. Sommige early adopters hadden hun inhoud snel gemigreerd. Dat heeft bijgedragen tot nog meer momentum met Power BI binnen de organisatie. De eigenaren en makers van content werd vervolgens gevraagd om te beginnen met de voorbereidingen om aan het eind van 2020 volledig te migreren naar Power BI. De organisatie heeft nog steeds problemen met betrekking tot vaardigheden, tijd en financiering, maar geen enkele uitdaging heeft te maken met het technologieplatform zelf.

Belangrijk

Power BI was al succesvol en geïntroduceerd in de organisatie voordat de bedrijfseenheden werd verzocht een formele migratie-inspanning ten opzichte van het voormalige BI-platform te ondergaan.

Het inspelen op verschillende reacties voorbereiden

In deze grote gedecentraliseerde organisatie zijn er verschillende niveaus van ontvankelijk en bereidheid om over te stappen op Power BI. Afgezien van bezorgdheid om tijd en budget waren er medewerkers die aanzienlijke investeringen hadden gedaan in het uitbreiden van hun vaardigheden in het voormalige BI-platform. De aankondiging over het standaardiseren van Power BI werd dus geen door iedereen verwelkomd. Omdat elke bedrijfseenheid een eigen budget heeft, is het nemen van dergelijke beslissing niet voor elke bedrijfseenheid gemakkelijk. Omdat beslissingen over IT-hulpprogramma's centraal worden genomen, heeft dit geleid tot een aantal uitdagingen voor hoofdsponsor en BI-leiders.

Belangrijk

De communicatie met leiderschapsteams in de bedrijfseenheden is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat iedereen de belangrijkste organisatorische voordelen van standaardisering naar Power BI begrijpt. Effectieve communicatie werd nog belangrijker naarmate de migratie vorderde en de datum van buitengebruikstelling van het oudere BI-platform naderde.

Richt u op het grotere plaatje

Het bedrijf stelde vast dat niet elk afzonderlijk rapport kon worden gerepliceerd in Power BI, hoewel enkele gemigreerde rapporten het oorspronkelijke ontwerp vrij nauwkeurig konden repliceren. Dit was natuurlijk ook wel te verwachten, omdat alle BI-platforms verschillend zijn. Dit bracht aan het licht dat het nodig was om anders te gaan denken over rapportontwerpen.

Er werden richtlijnen verstrekt aan contentmakers: focus op het maken van doelgerichte rapporten in Power BI, en niet op een poging om een exacte replica van het oudere rapport te maken. Daarom moeten inhoudsdeskundigen tijdens het migratieproces beschikbaar zijn voor advies en validatie. Er werden inspanningen gedaan om het doel van het rapportontwerp te bestuderen en waar nodig te verbeteren.

Belangrijk

Soms is het beter om tijdens de migratie verbeteringen aan te brengen. Op andere momenten is het beter om precies dezelfde waarde te leveren als voorheen, zonder aanzienlijke verbeteringen, zodat de migratietijdlijn niet in gevaar komt.

Voorzichtig prioriteiten stellen

Er werd een analyse van het voormalige BI-platform uitgevoerd om het gebruik ervan volledig te begrijpen. Het voormalige BI-platform had duizenden gepubliceerde rapporten, waarvan ongeveer de helft vorig jaar werd geopend. Dit aantal kon worden gehalveerd nadat werd vastgesteld welke rapporten zeer waardevol waren voor de organisatie. Deze rapporten kregen prioriteit bij de migratie.

Belangrijk

Het werkelijke belang van een rapport wordt al gauw overschat. Voor rapporten die niet vaak worden gebruikt, moet u evalueren of ze volledig buiten gebruik kunnen worden gesteld. Soms is het goedkoper en gemakkelijker om niets te doen.

Voorzichtig complexiteit beoordelen

Van de eerste rapporten met prioriteit werden tijdschattingen gedaan op basis van de geschatte inspanningsniveaus: eenvoudig, gemiddeld of complex. Hoewel dit een relatief eenvoudig proces lijkt, mag u niet verwachten dat de geschatte tijd voor een afzonderlijk rapport erg nauwkeurig is. Mogelijk is een schatting ronduit onnauwkeurig. Het bedrijf had bijvoorbeeld een rapport dat als zeer complex werd beschouwd. De consultants hadden de conversie ingeschat op 50 dagen. Het opnieuw ontworpen rapport in Power BI was echter binnen ongeveer 50 uur voltooid.

Belangrijk

Hoewel tijdschattingen vaak nodig zijn voor de toewijzing van fondsen en mankracht, zijn ze waarschijnlijk het meest waardevol in de aggregatie.

Bepalen hoe wijzigingsbeheer wordt afgehandeld

Met een dergelijk groot volume aan BI-assets betekende wijzigingsbeheer voor de rapporten van het bedrijf een uitdaging. Door IT-beheerde rapporten werden verwerkt volgens de standaardprocedures voor wijzigingsbeheer. Vanwege het grote volume was het echter niet mogelijk om wijzigingen in bedrijfscontent centraal af te handelen.

Belangrijk

Een extra verantwoordelijkheid ligt bij de bedrijfseenheden wanneer het niet praktisch is om veranderingen vanuit één centraal team te beheren.

Een interne community maken

Het bedrijf stelde een COE (Center of Excellence) in voor het verstrekken van interne trainingsklassen en resources. Het COE fungeert ook als een interne adviesgroep die contentmakers kan helpen met technische problemen, obstakels kan oplossen en best practice richtlijnen kan geven.

Er is ook een interne Power BI-community, wat een enorm succes is gebleken met meer dan 1600 leden. De community wordt beheerd in Yammer. Leden kunnen intern relevante vragen stellen en antwoorden ontvangen die voldoen aan best practices en zijn afgestemd op de beperkingen van de organisatie. Dit type interactie tussen gebruikers verlaagt de belasting van vraag naar ondersteuning voor het COE. Het COE controleert de vragen en antwoorden echter wel en mengt zich in de discussie als dat van toepassing is.

Een uitbreiding van de interne community is het nieuwere Power BI-expertnetwerk. Het bevat een klein aantal vooraf geselecteerde Power BI-deskundigen van binnen de organisatie. Het zijn zeer bekwame Power BI-ers uit de bedrijfseenheden, enthousiaste deskundigen die actief willen helpen om uitdagingen voor het bedrijf op te lossen. Leden van het Power BI-expertnetwerk worden geacht zich te houden aan de best practices en richtlijnen die zijn vastgesteld door het COE, en helpen de bredere interne Power BI-community deze te begrijpen en te implementeren. Hoewel het Power BI-expertnetwerk samenwerkt met het COE en speciale training kan krijgen, werken Power BI-experts onafhankelijk van het COE. Elke Power BI-expert kan de parameters definiëren voor hoe ze werken, rekening houdend met het feit dat ze nog andere verantwoordelijkheden en prioriteiten in hun officiële rol hebben.

Belangrijk

Zorg dat u een goed gedefinieerde scope hebt voor wat het COE doet, zoals: adoptie, governance, richtlijnen, best practices, training, ondersteuning en misschien zelfs hands-on ontwikkeling. Hoewel een COE zeer waardevol is, kan het moeilijk zijn om het investeringsrendement te meten.

Voortgang en succes van migratie bewaken

KPI's (Key Performance Indicators) worden tijdens de migratie naar Power BI voortdurend bewaakt. Ze geven het bedrijf inzicht in trends van metrische gegevens, zoals het aantal rapportbezoeken, het aantal actieve rapporten en afzonderlijke gebruikers per maand. Toenemend gebruik van Power BI wordt gemeten, naast het afnemend gebruik van het voormalige BI-platform, met als doel een inverse relatie te bereiken. Doelen worden elke maand aan wijzigingen aangepast. Als het gebruik niet in het gewenste tempo plaatsvindt, worden knelpunten geïdentificeerd zodat de juiste actie kan worden ondernomen.

Belangrijk

Maak een migratie-scorecard met praktische business intelligence om het succes van de migratie-inspanning te controleren.

Groot transport- en logistiekbedrijf

Een groot Noord-Amerikaans transport- en logistiekbedrijf investeert actief in de modernisering van zijn gegevensinfrastructuur en -analysesystemen.

Sta een periode van geleidelijke groei toe

Het bedrijf begon in 2018 gebruik te maken van Power BI. Medio 2019 werd Power BI het voorkeursplatform voor alle nieuwe BI-toepassingen. In 2020 richtte het bedrijf zich op de gefaseerde buitengebruikstelling van hun bestaande BI-platform, naast een aantal aangepaste, ontwikkelde ASP.NET BI-oplossingen.

Belangrijk

Power BI had veel actieve gebruikers in de hele organisatie voordat ze begonnen met de gefaseerde buitengebruikstelling van hun oudere BI-platform en oplossingen.

Balans tussen gecentraliseerde en gedistribueerde groepen

In het bedrijf zijn er twee soorten BI-teams: een centraal BI-team en analysegroepen, verspreid over de hele organisatie. Het centrale BI-team heeft als eigenaar verantwoordelijkheid voor Power BI als platform, maar is geen eigenaar van de content. Het centrale BI-team is dus een technische activeringshub die de gedistribueerde analysegroepen ondersteunt.

Aan elk van de analysegroepen is een specifieke bedrijfseenheid of een functie met gedeelde services toegewezen. Een kleine groep kan één analist bevatten, terwijl een grotere groep 10-15 analisten kan hebben.

Belangrijk

De gedistribueerde analysegroepen bevatten onderwerpdeskundigen die bekend zijn met de dagelijkse bedrijfsbehoeften. Door deze scheiding kan het centrale BI-team zich voornamelijk richten op de technische activering en ondersteuning van de BI-services en -hulpprogramma's.

Focus op herbruikbaarheid van gegevensset

Het vertrouwen op aangepaste ASP.NET BI-oplossingen was een belemmering voor het ontwikkelen van nieuwe BI-oplossingen. De vereiste reeks vaardigheden betekende dat er maar een klein aantal makers van selfservice content was. Omdat Power BI een veel flexibeler hulpprogramma is, dat speciaal is ontworpen voor selfservice BI, wordt deze snel over de hele organisatie verspreid zodra deze is uitgebracht.

De bevoegdheid van gegevensanalisten binnen het bedrijf resulteerde in onmiddellijke positieve resultaten. De oorspronkelijke focus van Power BI-ontwikkeling lag echter op visualisatie. Hoewel het in waardevolle BI-oplossingen resulteerde, leidde deze focus in een groot aantal Power BI Desktop-bestanden, elk met een een-op-een-relatie tussen het rapport en de bijbehorende gegevensset. Het leidde tot veel gegevenssets en duplicatie van gegevens- bedrijfslogica. Om duplicatie van gegevens, logica en inspanningen te verminderen, bood het bedrijf trainingen en ondersteuning aan contentmakers aan.

Belangrijk

Neem in uw interne trainingsinspanningen informatie op over het belang van herbruikbaarheid van gegevens. Bespreek belangrijke concepten zo snel mogelijk.

Toegang tot gegevens op meerdere manieren testen

Het datawarehouseplatform van het bedrijf is DB2. Op basis van het huidige ontwerp van het datawarehouse constateerde het bedrijf dat DirectQuery-modellen meer geschikt waren voor hun vereisten dan importmodellen.

Belangrijk

Voer een technisch werkconcept uit om de modelopslagmodus te evalueren die het beste werkt. Informeer gegevensmodelleerders ook over modelopslagmodi en hoe ze de juiste modus voor hun project kunnen kiezen.

Auteurs informeren over Premium-licenties

Omdat het eenvoudiger was om aan de slag te gaan met Power BI (eenvoudiger dan met hun oudere BI-platform), hadden veel early adopters personen geen licentie voor het vorige BI-hulpprogramma. Zoals verwacht groeide het aantal contentmakers aanzienlijk. Deze contentmakers wilden uiteraard hun content met anderen delen, wat leidde tot een voortdurende behoefte aan meer Power BI Pro-licenties.

Het bedrijf investeerde daarom aanzienlijk in Premium-werkruimten, met name om Power BI-content te distribueren naar veel gebruikers met gratis Power BI-licenties. Het ondersteuningsteam werkt met contentmakers om ervoor te zorgen dat ze Premium-werkruimten gebruiken wanneer dat nodig is. Zo wordt voorkomen dat Power BI Pro-licenties worden toegewezen wanneer een gebruiker alleen inhoud hoeft te gebruiken.

Belangrijk

Er worden dikwijls vragen gesteld over licenties. Bereid u voor om content makers te informeren en te helpen bij het beantwoorden van vragen over licenties. Controleer of gebruikersaanvragen voor Power BI Pro-licenties gerechtvaardigd zijn.

Informatie over de gegevensgateways

In het begin had het bedrijf veel persoonlijke gateways. Door gebruik te maken van een on-premises gegevensgatewaycluster verschuift de beheerinspanning naar het centrale BI-team, zodat de community van contentmakers zich kan focussen op het produceren van content. Het centrale BI-team werkte samen met de community van interne Power BI-gebruikers om het aantal persoonlijke gateways te verminderen.

Belangrijk

Zorg dat u een plan hebt voor het maken en beheren van on-premises gegevensgateways. Bepaal wie een persoonlijke gateway mag installeren en gebruiken en dwing dit af met een gatewaybeleid.

Uw ondersteuningsplan formeel maken

Naarmate de acceptatie van Power BI binnen de organisatie toenam, constateerde het bedrijf dat een ondersteuningsbenadering met meerdere lagen prima werkte:

  • Laag 1: tussen teams: Mensen leren van elkaar, iedereen en elke dag.
  • Laag 2: Power BI-community: Mensen stellen vragen aan de community van interne teams om van elkaar te leren en communiceren belangrijke informatie.
  • Laag 3: Centrale BI-team en COE: Mensen dienen e-mailaanvragen in voor hulp. Tweemaal per week werden er kantooruur sessies gehouden om gezamenlijk problemen te bespreken en ideeën te delen.

Belangrijk

Hoewel de eerste twee lagen minder formeel zijn, zijn ze net zo belangrijk als de derde ondersteuningslaag. Ervaren gebruikers vertrouwen doorgaans vooral op mensen die ze kennen, terwijl nieuwere gebruikers (of degenen die de enige gegevensanalist voor een bedrijfseenheid of gedeelde service zijn) vaak meer vertrouwen op formele ondersteuning.

Investeren in training en governance

Het afgelopen jaar heeft het bedrijf de interne trainingsaanbiedingen verbeterd en het gegevensgovernance-programma verbeterd. De governancecommissie bevat belangrijke leden uit elk van de gedistribueerde analysegroepen, plus het COE.

De interne catalogus bevat nu zes interne Power BI-cursussen. De cursus Dashboard in een dag is een populaire cursus voor beginners. Om gebruikers te helpen hun vaardigheden te verbeteren, wordt er een reeks van drie Power BI-cursussen en twee DAX-cursussen gegeven.

Een van de belangrijkste beslissingen op het gebied van gegevensgovernance met betrekking tot het beheer van Premium-capaciteit. Het bedrijf heeft ervoor gekozen om de capaciteit af te stemmen op de belangrijke analysegebieden in bedrijfseenheden en gedeelde services. Dus, als er sprake is van inefficiëntie, is de impact ervan alleen voelbaar op dat ene gebied. De gedecentraliseerde capaciteitsbeheerders kunnen de capaciteit naar eigen inzicht beheren.

Belangrijk

Let op hoe Premium-capaciteiten worden gebruikt en hoe werkruimten eraan worden toegewezen.

Volgende stappen

Andere nuttige informatiebronnen zijn o.a.:

Ervaren Power BI-partners zijn beschikbaar om uw organisatie te helpen het migratieproces te laten slagen. Als u een Power BI-partner wilt inschakelen, gaat u naar de Power BI-partnerportal.