Migratie naar Power BI voorbereiden

In dit artikel worden de acties beschreven die u kunt overwegen voordat u naar Power BI migreert.

De stappen voorafgaand aan de migratie benadrukken de voorafgaande planning, welke een belangrijke voorbereiding is voordat u de vijf migratiefasen gaat doorlopen. De meeste stappen voorafgaand aan de migratie worden één keer uitgevoerd, maar voor grotere organisaties kunnen bepaalde gedeelten voor elke bedrijfseenheid of elke afdeling worden herhaald.

De uitvoer van de stappen voorafgaand aan de migratie omvat een eerste governancemodel, een eerste globale implementatieplanning, naast een inventarisatie van de rapporten en gegevens die moeten worden gemigreerd. Meer informatie over activiteiten in fase 1, 2 en 3 is nodig om het inspanningsniveau voor het migreren van afzonderlijke oplossingen volledig te kunnen inschatten.

Kosten-/batenanalyse en evaluatie uitvoeren

Enkele belangrijke overwegingen tijdens de eerste evaluatie zijn het verkrijgen van:

• Duidelijkheid over de bedrijfscasus en BI-strategie om een specifieke toekomstige status te bereiken.
• Duidelijkheid over wat succes betekent en hoe u de voortgang en het succes van het migratie-initiatief meet.
• Resultaten van kostenramingen en ROI-berekening (investeringsrendement).
• Succesvolle resultaten voor diverse productieve Power BI-initiatieven die kleiner zijn in bereik en complexiteitsniveau.

Belanghebbenden en executive ondersteuning identificeren

Enkele overwegingen voor het identificeren van belanghebbenden zijn:

• Zorg voor afstemming met belanghebbenden voor de bedrijfscasus en BI-strategie.
• Neem vertegenwoordigers in de bedrijfseenheden op, zelfs als hun inhoud op een later tijdstip pas voor migratie in aanmerking komt, om inzicht te krijgen in hun motivaties en bezorgdheid.
• Betrek Power BI-deskundigen er in een vroeg stadium bij.
• Maak en volg een communicatieplan met belanghebbenden.

Eerste governancemodel genereren

Er zijn verschillende belangrijke items in een Power BI-implementatie die vroegtijdig moeten worden aangepakt:

• Specifieke doelen voor Power BI-adoptie en waar Power BI past in de algemene BI-strategie van de organisatie.
• Hoe de Power BI-beheerdersrol wordt verwerkt, met name in gedecentraliseerde organisaties.
• Beleidsregels met betrekking op het bereiken van vertrouwde gegevens: het gebruik van gezaghebbende gegevensbronnen, het verhelpen van problemen met gegevenskwaliteit en het gebruik van consistente terminologie en algemene definities.
• Beveiligings- en privacystrategie voor gegevensbronnen, gegevensmodellen, rapporten en levering van inhoud aan interne en externe gebruikers.
• Hoe je kunt voldoen aan de vereisten voor interne en externe naleving, regelgeving en audits.

De eerste implementatie plannen

Bij de eerste implementatieplanning moeten standaarden, beleidsregels en voorkeuren worden gedefinieerd voor de Power BI-implementatie van de organisatie.

Houd er rekening mee dat fase 2 verwijst naar implementatieplanning op oplossingsniveau. De activiteiten in fase 2 moeten waar mogelijk de beslissingen op het niveau van de organisatie respecteren.

Enkele belangrijke items in een Power BI-implementatie die vroegtijdig moeten worden aangepakt, zijn:

• Beslissingen over instellingen voor Power BI-tenant; deze moeten worden gedocumenteerd.
• Beslissingen over werkruimtebeheer; deze moeten worden gedocumenteerd.
• Overwegingen en voorkeuren met betrekking tot gegevens en inhoudsdistributiemethoden, zoals apps, werkruimten, delen, abonnementen en het insluiten van inhoud.
• Voorkeuren met betrekking tot gegevenssetmodi, zoals het gebruik van de importmodus, de modus DirectQuery of het combineren van de twee modi in een samengesteld model.
• Gegevens en toegang beveiligen.
• Werken met gedeelde gegevenssets voor herbruikbaarheid.
• Gegevenscertificering toepassen om het gebruik van gezaghebbende en betrouwbare gegevens te bevorderen.
• Gebruik van verschillende rapporttypen, inclusief Power BI-rapporten, Excel-rapporten of gepagineerde rapporten voor verschillende toepassingen of bedrijfseenheden.
• Wijzigingsbeheerbenaderingen voor het beheren van gecentraliseerde BI-artefacten en door het bedrijf beheerde BI-artefacten.
• Trainingsplannen voor gebruikers, gegevensmodelbouwers, rapportontwerpers en beheerders.
• Ondersteuning voor auteurs van inhoud door gebruik te maken van Power BI Desktop-sjablonen, aangepaste visuals en gedocumenteerde ontwerpstandaarden voor rapporten.
• Procedures en processen voor het beheren van gebruikersvereisten, zoals het aanvragen van nieuwe licenties, het toevoegen van nieuwe gatewaygegevensbronnen, het verkrijgen van machtigingen voor gatewaygegevensbronnen, het aanvragen van nieuwe werkruimten, wijzigingen in werkruimtemachtigingen en andere algemene vereisten die regelmatig worden gedetecteerd.

Initiële architectuur instellen

Uw BI-oplossingsarchitectuur zal zich in de loop van de tijd ontwikkelen en vervolmaken. Power BI-instellingstaken die u onmiddellijk wilt afhandelen, zijn onder andere:

• De Power BI-tenant instellen en integratie met Azure Active Directory.
• Power BI-beheerders definiëren.
• Eerste gebruikerslicenties aanschaffen en toewijzen.
• Power BI-instellingen voor tenant configureren en controleren.
• Werkruimterollen instellen en toegang tot Azure Active Directory-beveiligingsgroepen en -gebruikers toewijzen.
• Een eerste Gegevensgatewaycluster configureren, met een plan om dit regelmatig bij te werken.
• Een Premium-capaciteitslicentie aanschaffen (indien van toepassing).
• Workloads voor Premium-capaciteit configureren, met een plan om dit op voortdurende basis te beheren.

Criteria voor het slagen van de migratie definiëren

De eerste taak is om te begrijpen hoe een geslaagde migratie van een afzonderlijke oplossing er uitziet. Vragen die u kunt stellen, zijn:

• Wat zijn de specifieke motivaties en doelstellingen voor deze migratie? Zie Overzicht van Power BI migratie (Migratieredenen overwegen) voor meer informatie. In dit artikel worden de meest voorkomende redenen voor een migratie naar Power BI beschreven. Uw doelstellingen moeten op organisatieniveau worden opgegeven. Afgezien daarvan kan de migratie van één oudere BI-oplossing aanzienlijk profiteren van kostenbesparingen, terwijl de migratie van een andere verouderde BI-oplossing kan zijn gericht op het verkrijgen van voordelen van werkstroomoptimalisatie.
• Wat zijn de verwachte kosten/baten of het investeringsrendement voor deze migratie? Een duidelijk inzicht in de verwachtingen met betrekking tot kosten, mogelijkheden, gebruiksgemak of flexibiliteit, is nuttig om succes te meten. Het kan richtlijnen bieden om de besluitvorming tijdens het migratieproces te bevorderen.
• Welke KPI's (Key Performance Indicators) worden gebruikt om het succes te meten? De volgende lijst bevat enkele voorbeelden van KPI's:
  • Het aantal rapporten dat wordt gegenereerd vanuit het verouderde BI-platform moet maandelijks afnemen.
  • Het aantal rapporten dat vanuit Power BI wordt gegenereerd moet maandelijks toenemen.
  • Het aantal Power BI-rapportgebruikers moet elk kwartaal toenemen.
  • Het percentage rapporten dat wordt gemigreerd naar productie per doeldatum.
  • Kostenreductie van jaarlijkse licentiekosten.

Inventarisatie van bestaande rapporten voorbereiden

Het voorbereiden van de inventarisatie van bestaande rapporten in het oudere BI-platform is een belangrijke stap richting inzicht in wat er al bestaat. Het resultaat van deze stap is input voor de beoordeling van het migratieniveau. Activiteiten met betrekking tot het voorbereiden van een inventaris kunnen zijn:

1. Inventarisatie van rapporten: Stel een lijst op van rapporten en dashboards die mogelijk gemigreerd kunnen worden.
2. Inventarisatie van gegevensbronnen: Stel een lijst op van alle gegevensbronnen die door bestaande rapporten worden gebruikt. Deze moet zowel gegevensbronnen van de onderneming als afdelings- en persoonlijke gegevensbronnen bevatten. Dit proces kan gegevensbronnen aan het licht brengen die eerder niet bekend waren bij de IT-afdeling, vaak aangeduid als schaduw-IT.
3. Auditlogboek: Haal gegevens op uit het auditlogboek van het verouderde BI-platform om inzicht te krijgen in gebruikspatronen en om te helpen prioriteiten te stellen. Belangrijke informatie om op te halen uit het auditlogboek omvat:
   • Gemiddeld aantal keer dat elk rapport per week/maand/kwartaal wordt uitgevoerd.
   • Gemiddeld aantal consumenten per rapport per week/maand/kwartaal.
   • De consumenten van elk rapport, met name rapporten die door leidinggevenden worden gebruikt.
   • De meest recente datum waarop elk rapport is uitgevoerd.

Automatiseringsopties verkennen

Het is niet mogelijk een Power BI-conversieproces van het begin tot het einde te automatiseren.

Het compileren van de inventarisatie van bestaande gegevens en rapporten is een mogelijke kandidaat voor automatisering wanneer u een bestaand hulpprogramma hebt dat dit voor u kan doen. De mate waarin automatisering voor sommige delen van het migratieproces kan worden gebruikt, zoals het compileren van de bestaande inventarisatie, is zeer afhankelijk van de hulpprogramma's die u hebt.

Volgende stappen

In het volgende artikel van deze reeks over Power BI-migratie komt u meer te weten over fase 1, waarin vereisten worden verzameld en geprioriteerd tijdens de migratie naar Power BI.

Andere nuttige informatiebronnen zijn o.a.:

• BI-transformatie van Microsoft
• Een technisch document over een Power BI-implementatie voor de onderneming plannen
• Vragen? Misschien dat de Power BI-community het antwoord weet
• Suggesties? Ideeën bijdragen om Power BI te verbeteren

Ervaren Power BI-partners zijn beschikbaar om uw organisatie te helpen het migratieproces te laten slagen. Als u een Power BI-partner wilt inschakelen, gaat u naar de Power BI-partnerportal.