Vereisten voor migratie naar Power BI verzamelenGather requirements to migrate to Power BI

In dit artikel wordt fase 1 beschreven; deze fase heeft betrekking op het verzamelen en prioriteren van vereisten bij migratie naar Power BI.This article describes Stage 1, which is concerned with gathering and prioritizing requirements when migrating to Power BI.

Afbeelding van de fasen van een Power BI-migratie. In dit artikel wordt fase 1 uitgelicht.

Notitie

Zie Overzicht van Power BI-migratie voor een volledige uitleg van de bovenstaande grafiek.For a complete explanation of the above graphic, see Power BI migration overview.

De nadruk van fase 1 ligt op het verzamelen van gegevens en het plannen van een afzonderlijke oplossing die wordt gemigreerd naar Power BI.The emphasis of Stage 1 is on information gathering and planning for an individual solution that will be migrated to Power BI.

De uitvoer van fase 1 bevat gedetailleerde vereisten waaraan prioriteit is gegeven.The output from Stage 1 includes detailed requirements that have been prioritized. In fase 2 en 3 moeten echter aanvullende activiteiten worden uitgevoerd om het inspanningsniveau volledig te kunnen inschatten.However, additional activities in Stages 2 and 3 must be completed to fully estimate the level of effort.

Belangrijk

Fasen 1-5 vertegenwoordigen activiteiten die betrekking hebben op één specifieke oplossing.Stages 1-5 represent activities related to one specific solution. Er zijn beslissingen en activiteiten op het niveau van de organisatie/tenant die van invloed zijn op het proces op het niveau van de oplossing.There are decisions and activities at the organizational/tenant level which impact the process at the solution level. Enkele van deze planningsactiviteiten op een hoger niveau worden besproken in het artikel Overzicht van Power BI-migratie.Some of those higher-level planning activities are discussed in the Power BI migration overview article. Raadpleeg indien van toepassing de beslissingen op organisatieniveau voor efficiëntie en consistentie.When appropriate, defer to the organizational-level decisions for efficiency and consistency.

Tip

De meeste onderwerpen die in dit artikel worden besproken, zijn ook van toepassing op een standaard Power BI-implementatieproject.Most of the topics discussed in this article also apply to a standard Power BI implementation project.

Vereisten compilerenCompile requirements

De inventarisatie van bestaande BI-artefacten die in de Stappen voorafgaand aan de migratie zijn gecompileerd, vormt de input voor de vereisten van de nieuwe oplossing die in Power BI moet worden gemaakt.The inventory of existing BI artifacts, compiled in the pre-migration steps, become the input for the requirements of the new solution to be created in Power BI. Het verzamelen van vereisten is nodig om inzicht te krijgen in de huidige status en in welke items gebruikers anders willen hebben wanneer rapporten opnieuw worden ontworpen in Power BI.Collecting requirements is about understanding the current state, as well as what items users would like changed or refactored when reports are redesigned in Power BI. Gedetailleerde vereisten zijn handig voor de planning van de implementatie van oplossingen in fase 2, tijdens het maken van een werkbaar concept in fase 3 en bij het maken van de oplossing die gereed is voor productie in fase 4.Detailed requirements will useful for solution deployment planning in Stage 2, during creation of a proof of concept in Stage 3, and when creating the production-ready solution in Stage 4.

Rapportvereisten verzamelenGather report requirements

Stel uitgebreide, gemakkelijk te raadplegen informatie samen over rapporten, zoals:Compile thorough, easy-to-reference, information about reports, such as:

  • Doel, doelgroep en verwachte actie: Identificeer het doel en bedrijfsproces die van toepassing zijn op elk rapport, evenals de doelgroep, analytische werkstroom en verwachte actie die moet worden uitgevoerd door de gebruikers van het rapport.Purpose, audience, and expected action: Identify the purpose and business process applicable to each report, as well as the audience, analytical workflow, and expected action to be taken by report consumers.
  • Hoe consumenten het rapport gebruiken: U zou met gebruikers van rapporten kunnen meekijken om precies te begrijpen wat ze met die rapporten doen.How consumers use the report: Consider sitting with report consumers of the existing report to understand exactly what they do with it. U leert dan misschien dat bepaalde elementen van het rapport in de nieuwe Power BI-versie kunnen worden geëlimineerd of verbeterd.You may learn that certain elements of the report can be eliminated or improved in the new Power BI version. Dit proces omvat extra tijdinvestering, maar is nuttig voor kritieke rapporten of rapporten die vaak worden gebruikt.This process involves additional time investment but it's valuable for critical reports or reports that are used often.
  • Eigenaar en onderwerpexpert: Identificeer de rapporteigenaar en de deskundige(n) die zijn gekoppeld aan het rapport of gegevensdomein.Owner and subject matter expert: Identify the report owner and any subject matter expert(s) associated with the report or data domain. Ze kunnen de eigenaren van het nieuwe Power BI-rapport worden.They may become the owners of the new Power BI report going forward. Neem eventuele specifieke vereisten voor wijzigingsbeheer op (die doorgaans verschillen tussen IT-beheerde en bedrijfsbeheerde oplossingen), evenals welke goedkeuringen vereist zijn wanneer wijzigingen in de toekomst worden aangebracht.Include any specific change management requirements (which typically differ between IT-managed and business-managed solutions) as well as approvals and sign-offs, which will be required when changes are made in the future.
  • Methode voor contentlevering: Verhelder de verwachtingen van de gebruikers van een rapport voor levering van content.Content delivery method: Clarify report consumer expectations for content delivery. Een rapport kan on-demand zijn, interactief worden uitgevoerd, ingesloten in een aangepaste toepassing of worden geleverd op basis van een e-mailabonnement.It may be on-demand, interactive execution, embedded within a custom application, or delivery on a schedule using an e-mail subscription. Er zijn mogelijk ook vereisten om waarschuwingen te activeren.There may also be requirements to trigger alert notifications.
  • Interactiviteitsbehoeften: Bepaal noodzakelijke en wenselijke interactiviteitsbehoeften, zoals filters, inzoomen of uitzoomen.Interactivity needs: Determine must-have and nice-to-have interactivity requirements, such as filters, drill-down, or drill-through.
  • Gegevensbronnen: Zorg ervoor dat alle gegevensbronnen die door het rapport nodig heeft, zijn gedetecteerd en dat de gegevenslatentiebehoeften (gegevensversheid) zijn begrepen.Data sources: Ensure all data sources required by the report are discovered, and data latency needs (data freshness) are understood. Bepaal de vereisten voor historische gegevens, trending en gegevensmomentopnamen voor elk rapport, zodat ze kunnen worden afgestemd op de gegevensvereisten.Identify historical data, trending, and data snapshot requirements for each report so they can be aligned with the data requirements. Documentatie over gegevensbronnen kan ook later handig zijn bij het uitvoeren van gegevensvalidatie van een nieuw rapport met de brongegevens.Data source documentation can also be useful later on when performing data validation of a new report with its source data.
  • Beveiligingsvereisten: Verhelder beveiligingsvereisten (zoals toegestane lezers, toegestane editors en eventuele beveiliging op rijniveau), inclusief eventuele uitzonderingen op de normale organisatiebeveiliging.Security requirements: Clarify security requirements (such as allowed viewers, allowed editors, and any row-level security needs), including any exceptions to normal organizational security. Documenteer alle behoeften op het gebied van gegevensgevoeligheid, gegevensprivacy of juridische en/of nalevingsbehoeften.Document any data sensitivity level, data privacy, or regulatory/compliance needs.
  • Berekeningen, KPI's en bedrijfsregels: Identificeer en documenteer alle berekeningen, KPI's en bedrijfsregels die momenteel in het bestaande rapport zijn gedefinieerd, zodat ze kunnen worden afgestemd op de gegevensvereisten.Calculations, KPIs, and business rules: Identify and document all calculations, KPIs, and business rules that are currently defined within the existing report so they can be aligned with the data requirements.
  • Bruikbaarheids-, indelings- en cosmetische vereisten: Bepaal welke specifieke bruikbaarheids-, indelings- en cosmetische behoeften zijn gerelateerd aan gegevensvisualisaties, groepeer- en sorteervereisten en voorwaardelijke zichtbaarheid.Usability, layout, and cosmetic requirements: Identify specific usability, layout, and cosmetic needs related to data visualizations, grouping and sorting requirements, and conditional visibility. Neem alle specifieke overwegingen op die betrekking hebben op de levering op mobiele apparaten.Include any specific considerations related to mobile device delivery.
  • Afdruk- en export vereisten: Bepaal of er specifieke vereisten zijn voor het afdrukken, exporteren of een pixelperfecte indeling.Printing and exporting needs: Determine whether there are any requirements specific to printing, exporting, or pixel-perfect layout. Deze behoeften zijn van invloed op de keuze van het meest geschikte type rapport (zoals een Power BI-, Excel- of gepagineerd rapport).These needs will influence which type of report will be most suitable (such as a Power BI, Excel, or paginated report). Houd er rekening mee dat consumenten van rapporten vaak erg zijn gehecht aan de manier waarop ze altijd hebben gewerkt. Wees dus niet bang om hun manier van denken enigszins op de proef te stellen.Be aware that report consumers tend to place a lot of importance on how they've always done things, so don't be afraid to challenge their way of thinking. Praat in termen van verbeteringen in plaats van wijzigingen.Be sure to talk in terms of enhancements rather than change.
  • Risico's of bezorgdheid: Bepaal of er andere technische of functionele vereisten zijn voor rapporten, of risico's of zaken met betrekking tot de informatie die hierin wordt gepresenteerd.Risks or concerns: Determine whether there are other technical or functional requirements for reports, as well as any risks or concerns regarding the information being presented in them.
  • Niet-opgeloste problemen en achterstallige items: Identificeer toekomstige onderhoud, bekende problemen of uitgestelde vragen om op dit moment toe te voegen aan de takenlijst.Open issues and backlog items: Identify any future maintenance, known issues, or deferred requests to add to the backlog at this time.

Tip

Overweeg het prioriteren van activiteiten door ze te classificeren als noodzakelijk of wenselijk.Consider ranking requirements by classifying them as must have or nice to have. Gebruikers vragen op voorhand vaak om alles wat ze mogelijk nodig denken te hebben, omdat ze denken dat dit hun enige kans is om wensen kenbaar te maken.Frequently consumers ask for everything they may possibly need up-front because they believe it may be their only chance to make requests. Zorg er bij het prioriteren in meerdere rondes ook voor dat de takenlijst beschikbaar is voor belanghebbenden.Also, when addressing priorities in multiple iterations, make the backlog available to stakeholders. Het helpt bij de communicatie, besluitvorming en het bijhouden van niet afgehandelde verplichtingen.It helps with communication, decision-making, and the tracking of pending commitments.

Gegevensvereisten verzamelenGather data requirements

Verzamel gedetailleerde informatie met betrekking tot gegevens, zoals:Compile detailed information pertaining to data, such as:

  • Bestaande query's: Bepaal of er bestaande rapportquery's of opgeslagen procedures zijn die kunnen worden gebruikt door een DirectQuery-model of een samengestelde model, of die kunnen worden geconverteerd naar een importmodel.Existing queries: Identify whether there are existing report queries or stored procedures that can be used by a DirectQuery model or a Composite model, or can be converted to an Import model.
  • Soorten gegevensbronnen: Maak een overzicht van de benodigde typen gegevensbronnen, inclusief gecentraliseerde gegevensbronnen (zoals een datawarehouse van een onderneming) en niet-standaard gegevensbronnen (zoals platte bestanden of Excel-bestanden die gegevensbronnen van een onderneming uitbreiden voor rapportagedoeleinden).Types of data sources: Compile the types of data sources that are necessary, including centralized data sources (such as an enterprise data warehouse) as well as non-standard data sources (such as flat files or Excel files that augment enterprise data sources for reporting purposes). Voor connectiviteit met de gegevensgateway is het ook belangrijk te achterhalen waar gegevensbronnen zich bevinden.Finding where data sources are located, for purposes of data gateway connectivity, is important too.
  • Gegevensstructuur en opschoningsbehoeften: Bepaal de gegevensstructuur voor elke vereiste gegevensbron en in welke mate gegevensopschoningsactiviteiten nodig zijn.Data structure and cleansing needs: Determine the data structure for each requisite data source, and to what extent data cleansing activities are necessary.
  • Gegevensintegratie: Beoordeel hoe gegevensintegratie wordt verwerkt wanneer er meerdere gegevensbronnen zijn en hoe relaties tussen elke modeltabel kunnen worden gedefinieerd.Data integration: Assess how data integration will be handled when there are multiple data sources, and how relationships can be defined between each model table. Identificeer specifieke gegevenselementen die nodig zijn om het model te vereenvoudigen en de grootte te verkleinen.Identify specific data elements needed to simplify the model and reduce its size.
  • Aanvaardbare gegevenslatentie: Bepaal de gegevenslatentiebehoeften voor elke gegevensbron.Acceptable data latency: Determine the data latency needs for each data source. Dit is van invloed op beslissingen over welke gegevensopslagmodus er moet worden gebruikt.It will influence decisions about which data storage mode to use. De gegevensvernieuwingsfrequentie voor importmodeltabellen is eveneens belangrijk om te weten.Data refresh frequency for Import model tables is important to know too.
  • Gegevensvolume en schaalbaarheid: Evalueer verwachtingen omtrent gegevensvolume, welke meespelen in beslissingen over ondersteuning voor grote modellen en het ontwerpen van DirectQuery- of samengestelde modellen.Data volume and scalability: Evaluate data volume expectations, which will factor into decisions about large model support and designing DirectQuery or Composite models. Overwegingen met betrekking tot historische gegevensbehoeften zijn ook essentieel om te weten.Considerations related to historical data needs are essential to know too. Voor grotere gegevenssets is het noodzakelijk om de regels voor incrementele gegevensvernieuwing te bepalen.For larger datasets, determining the incremental data refresh rules will also be necessary.
  • Berekeningen, KPI's en bedrijfsregels: Beoordeel de behoeften voor metingen, KPI's en bedrijfsregels.Measures, KPIs, and business rules: Assess needs for measures, KPIs, and business rules. Ze zijn mede bepalend voor waar de logica moet worden toegepast: in de gegevensset of het gegevensintegratieproces.They will impact decisions regarding where to apply the logic: in the dataset or the data integration process.
  • Hoofdgegevens en gegevenscatalogus: Bepaal of er zaken zijn met betrekking tot de hoofdgegevens die aandacht vereisen.Master data and data catalog: Consider whether there are master data issues requiring attention. Bepaal of integratie met een bedrijfsgegevenscatalogus in aanmerking komt voor het verbeteren van detecteerbaarheid, de toegang tot definities of het produceren van consistente terminologie die door de organisatie wordt geaccepteerd.Determine if integration with an enterprise data catalog is appropriate for enhancing discoverability, accessing definitions, or producing consistent terminology accepted by the organization.
  • Beveiliging en gegevensprivacy: Bepaal of er specifieke aandachtspunten zijn op het gebied van beveiliging of gegevensprivacy, met inbegrip van beveiliging op rijniveau.Security and data privacy: Determine whether there are any specific security or data privacy considerations for datasets, including row-level security requirements.
  • Niet-opgeloste problemen en achterstallige items: Identificeer eventuele bekende problemen, bekende defecten op het gebied van gegevenskwaliteit, toekomstig onderhoud of uitgestelde vragen om op dit moment toe te voegen aan de takenlijst.Open issues and backlog items: Add any known issues, known data quality defects, future maintenance, or deferred requests to the backlog at this time.

Belangrijk

Herbruikbaarheid van gegevens kan worden bereikt met gedeelde gegevenssets, die optioneel kunnen worden gecertificeerd om betrouwbaarheid aan te geven en detecteerbaarheid te verbeteren.Data reusability can be achieved with shared datasets, which can optionally be certified to indicate trustworthiness and improve discoverability. Herbruikbaarheid van gegevensvoorbereiding kan worden bereikt met gegevensstromen, om herhaaldelijke logica in meerdere gegevenssets te reduceren.Data preparation reusability can be achieved with dataflows to reduce repetitive logic in multiple datasets. Gegevensstromen kunnen ook de belasting van bronsystemen aanzienlijk verminderen, omdat de gegevens minder vaak worden opgehaald. Meerdere gegevenssets kunnen vervolgens gegevens importeren uit de gegevensstroom.Dataflows can also significantly reduce the load on source systems because the data is retrieved less often—multiple datasets can then import data from the dataflow.

Mogelijkheden om verbeterpunten te identificerenIdentify improvement opportunities

In de meeste gevallen vinden er enkele wijzigingen en verbeteringen plaats.In most situations, some modifications and improvements occur. Het komt maar zelden voor dat een een-op-een-migratie wordt uitgevoerd zonder enige refactoring of verbetering.It's rare that a direct one-to-one migration occurs without any refactoring or enhancement. Er zijn drie soorten verbeteringen die u kunt overwegen:Three types of improvements you may consider include:

  • Consolidatie van rapporten: Vergelijkbare rapporten kunnen worden samengevoegd met technieken als filters, bladwijzers of persoonlijke instellingen.Consolidation of reports: Similar reports may be consolidated using techniques such as filters, bookmarks, or personalization. Het gebruik van minder rapporten, die elk flexibeler zijn, kan de ervaring voor van gebruikers van rapporten aanzienlijk verbeteren.Having fewer reports, which are each more flexible, can significantly improve the experience for report consumers. Overweeg het optimaliseren van gegevenssets voor Q&A (query's in natuurlijke taal) om consumenten van rapporten nóg meer flexibiliteit te bieden, zodat ze hun eigen visualisaties kunnen maken.Consider optimizing datasets for Q&A (natural language querying) to deliver even greater flexibility to report consumers, allowing them to create their own visualizations.
  • Efficiëntieverbeteringen: Tijdens het verzamelen van vereisten kunnen vaak verbeteringen worden geïdentificeerd.Efficiency improvements: During requirements gathering, improvements can often be identified. Bijvoorbeeld wanneer analisten getallen handmatig compileren of een werkstroom kan worden gestroomlijnd.For instance, when analysts compile numbers manually or when a workflow can be streamlined. Power Query kan een grote rol spelen bij het vervangen van handmatige activiteiten die momenteel worden uitgevoerd.Power Query can play a large role in replacing manual activities that are currently performed. Als bedrijfsanalisten regelmatig dezelfde activiteiten uitvoeren om gegevens op te schonen en voor te bereiden, kunnen herhaalbare Power Query-stappen voor gegevensvoorbereiding aanzienlijk veel tijd besparen en fouten verminderen.If business analysts find themselves performing the same activities to cleanse and prepare data on a regular basis, repeatable Power Query data preparation steps can yield significant time savings and reduce errors.
  • Centralisatie van gegevensmodel: Een gezaghebbende en gecertificeerde gegevensset fungeert als de backbone voor beheerde selfservice BI.Centralization of data model: An authoritative and certified dataset serves as the backbone for managed self-service BI. In dit geval worden de gegevens eenmaal beheerd en hebben analisten de flexibiliteit om deze gegevens te gebruiken en uit te breiden om te voldoen aan de behoeften aan rapportage en analyse.In this case, the data is managed once, and analysts have flexibility to use and augment that data to meet their reporting and analysis needs.

Notitie

Meer informatie over centralisatie van gegevensmodellen vindt u in Discipline van binnen en Flexibiliteit aan de rand.For more information about centralization of data models, read about discipline at the core and flexibility at the edge.

De complexiteit prioriteren en aanpakkenPrioritize and assess complexity

Op dit moment is er een eerste inventarisatie beschikbaar en deze kan specifieke vereisten bevatten.At this point, the initial inventory is available and may include specific requirements. Tijdens het prioriteren van de eerste set met BI-artefacten die gereed is voor migratie, moet rekening worden gehouden met rapporten en gegevens als geheel en onafhankelijk van elkaar.When prioritizing the initial set of BI artifacts ready for migration, reports and data should be considered collectively as well as independently of each other.

Identificeer rapporten met hoge prioriteit; dit kunnen rapporten zijn die:Identify high priority reports, which may include reports that:

  • Zeer waardevol zijn voor het bedrijf;Bring significant value to the business.
  • Regelmatig worden uitgevoerd;Are executed frequently.
  • Het management of leidinggevenden nodig hebben;Are required by senior leadership or executives.
  • Niet bovenmatig complex zijn (om de kans op succes tijdens de eerste migratieherhalingen te vergroten);Involve a reasonable level of complexity (to improve chances of success during the initial migration iterations).

Gegevens met hoge prioriteit identificeren; dit kunnen gegevens bevatten die:Identify high priority data, which may include data that:

  • Belangrijke gegevenselementen bevatten;Contains critical data elements.
  • Algemene organisatiegegevens zijn die veelvuldig worden gebruikt;Is common organizational data that serves many use cases.
  • Kunnen worden gebruikt om een gedeelde gegevensset te maken voor hergebruik door rapporten en veel rapportontwerpers;May be used to create a shared dataset for reuse by reports and many report authors.
  • Niet bovenmatig complex zijn (om de kans op succes tijdens de eerste migratieherhalingen te vergroten).Involves a reasonable level of complexity (to improve chances of success when in the initial migration iterations).

Volgende stappenNext steps

In het volgende artikel in deze reeks over Power BI-migratie leest u meer over fase 2; deze heeft betrekking op de planning van de migratie van één Power BI-oplossing.In the next article in this Power BI migration series, learn about Stage 2, which is concerned with planning the migration for a single Power BI solution.

Andere nuttige informatiebronnen zijn o.a.:Other helpful resources include:

Ervaren Power BI-partners zijn beschikbaar om uw organisatie te helpen het migratieproces te laten slagen.Experienced Power BI partners are available to help your organization succeed with the migration process. Als u een Power BI-partner wilt inschakelen, gaat u naar de Power BI-partnerportal.To engage a Power BI partner, visit the Power BI partner portal.