Wie doet het werk, wanneer en waar?

Voor deze stap moet u begrijpen wie het werk doet. Wat is hun rol?

Het is misschien het gemakkelijkst om te beginnen met de namen van mensen, maar u moet ook begrijpen wat hun rol is wanneer ze de taak uitvoeren. Bijvoorbeeld:

• Elke werknemer die een onkostendeclaratie indient

• De manager van de indiener van de declaratie keurt de declaratie goed (de relatie met de indiener is de sleutel)

• Boekhoudspecialist controleert de declaratie (lidmaatschap van een specifiek team is de sleutel)

• Financieel directeur beoordeelt de getotaliseerde financiële gegevens (de specifieke functie is de sleutel)

Soms speelt één enkele persoon al deze rollen, maar het is cruciaal om te begrijpen welke rol ze spelen wanneer ze de taak uitvoeren. Als u rollen begrijpt, kunt u app-schermen ontwerpen en de toegang en beveiliging configureren. (Deze komen aan de orde in de ontwerpfase.)

In IT-termen wordt naar elke persoon of groep van mensen die dezelfde functie uitoefenen verwezen als een taakomschrijving, en een beschrijving van hun relevante kenmerken wordt aangeduid als een persona (waaraan vaak een naam wordt gegeven als eenvoudige referentie).

Nadat u het 'wie' heeft geïdentificeerd, overweeg dan:

• Welk apparaat wordt gebruikt? Waar is de primaire locatie van het werk? Is het op kantoor? Klantlocatie? Fabriek? (Dit komt verder aan de orde in de volgende paragrafen.)

• Welke andere systemen worden regelmatig gebruikt? (Dit is nuttig in de ontwerpfase. Een manager die bijvoorbeeld vaak Microsoft Teams gebruikt, wil daar graag goedkeuringsverzoeken ontvangen in plaats van via e-mail.)

• Wat heeft deze persoon te winnen door de app te gebruiken of mee te werken aan dit nieuwe proces?

Het laatste punt is erg belangrijk, omdat er bezwaren of aarzelingen kunnen zijn van de mensen die bij het proces betrokken zijn, voor of na de stappen die uw app heeft uitgevoerd. Dat kan ertoe leiden dat uw app niet wordt gebruikt vanwege een gebrek aan samenwerking.

Tip

Het is essentieel om te weten wie er wordt beïnvloed door een verandering in een bedrijfsproces. Bepaal wie de app gaat gebruiken en op wie deze wijziging van invloed is, ook als ze de app niet gebruiken.

Tip

Wanneer u deze analyse doorloopt en informatie tegenkomt die u misschien niet weet, is het het beste om met de persoon te praten en diens perspectief te krijgen. U kunt zeker een aanname maken over hoe ze het werk doen, maar het is verbazingwekkend wat je kunt leren in een kort gesprek—niet alleen hoe ze het vandaag doen, maar hoe ze het in de toekomst het liefst zouden doen.

Hoe vaak doen ze het werk?

Schrijf ook op hoe vaak de taak wordt uitgevoerd. Dagelijks, wekelijks, af en toe, seizoensgebonden?

Een app die dagelijks wordt gebruikt, heeft andere ontwerpoverwegingen dan een app die slechts af en toe wordt gebruikt. (De eerste moet bijvoorbeeld worden gestroomlijnd en de laatste moet mogelijk meer verklarende tekst bevatten.)

Waar doen ze het werk?

Bedenk bij het overwegen van elke persoon die een bijdrage levert aan het oplossen van het probleem, hoe zij hun werk doen:

• Is dit iets dat ze aan hun bureau doen?

• Werken ze op een specifieke locatie in het veld?

• Gaan ze van de ene locatie naar de andere in het veld?

Het is goed om te begrijpen hoe elk van de gebruikers werkt, zodat de oplossing die u maakt voor hen werkt.

• Wordt dit een mobiele app?

• Wordt het een desktop-app?

• Moeten er zowel mobiele als desktopversies zijn?

Connectiviteitsoverwegingen

Kunnen ze online werken bij het uitvoeren van hun deel van het proces?

Zijn ze in het veld waar geen connectiviteit is? Kan de gebruiker met de geautomatiseerde oplossing werken om de gegevens in realtime vast te leggen en de gegevens laten synchroniseren wanneer ze verbinding maken?

Wat moeten de andere deelnemers aan het proces weten (als er iets is) terwijl de persoon die deze stap uitvoert, offline is?

Als u dit begrijpt, kunt u bepalen of u processen nodig hebt die lokaal gegevens vastleggen, zodat de gebruiker geen verbinding nodig heeft terwijl ze hun deel van het proces uitvoeren, en vervolgens de resultaten synchroniseren wanneer ze opnieuw verbinding maken.

Overwegingen ten aanzien van apparaten

Als u begrijpt hoe elke medewerker werkt om het probleem op te lossen, is het ook belangrijk om te weten op welke apparaten ze werken. Als een werknemer in het veld is en alleen op zijn telefoon of tablet werkt, is dat goed om te weten als u begint met het definiëren van hoe schermen eruit zien en functioneren. Als alle bijdragers op een desktop of laptop zitten, kunt u verschillende ontwerpbenaderingen volgen. U kunt desktop- en mobiele oplossingen bouwen die samenwerken.

Voorbeeld: persona's voor het declaratieproces

Dit zijn de soorten rollen, werkstijlen en voorkeuren die we hebben gevonden toen we naar ons onkostendeclaratieproces keken.

Lee – verkoper

• Bijna altijd onderweg

• Werkt het liefst met een tablet tijdens een ontmoeting met klanten

• Heeft niet altijd een internetverbinding, dus moet offline kunnen werken

• Geeft er de voorkeur aan om hun uitgaven en kwitanties zo snel mogelijk na ontvangst vast te leggen

Nick – verkoopdirecteur

• Bijna altijd onderweg

• Heeft slechts een touchscreen nodig

• Vereist offline ondersteuning voor externe locaties

• Verantwoordelijk voor het goedkeuren van de onkostendeclaraties van hun team

Shawna – Klantenondersteuning

• Gebruikt voornamelijk een desktop

• Maakt gewoonlijk kosten voor teamondersteuning en moet de inbegrepen werknemers aangeven

Rebecca - auditor

• Moet communiceren met alle medewerkers op alle locaties

• Heeft af en toe reiskosten

• Gebruikt voornamelijk een desktop, maar gebruikt liever een mobiele telefoon

• Heeft meestal toegang tot internet

• Verantwoordelijk voor het waarborgen van de algehele naleving door werknemers van rapportageprocedures

Abhay - accountant

• Moet alle onkostendeclaraties en ontvangsten kunnen bekijken

• Verantwoordelijk voor het waarborgen van naleving van elke onkostendeclaratie

• Verwerkt een grote hoeveelheid werk; moet informatie snel kunnen verwerken

• Moet kunnen rapporteren over de verantwoording van de uitgaven in het budget

Charlotte - CFO

• Moet het totale uitgavenbudget in de gaten houden en sectiebeheerders helpen binnen het budget te blijven

• Reist naar verschillende kantoren, heeft externe vergaderingen en conferenties en moet de eigen kosten dekken

• Werkt vanaf kantoor, op afstand en thuis met verschillende apparaten—desktop, telefoon en tablet

• Is niet altijd verbonden met internet

Toen we specifiek naar stap 1 in ons proces keken (het maken van het onkostendeclaratie), is dit wat we hebben gedocumenteerd.

Taak 1: Maak een onkostendeclaratie

Wie doet dit?	Alle werknemers
Waar vindt het werk plaats?	Op kantoor, bij klanten of onderweg
Wanneer vindt het werk plaats?	Ad hoc. Sommige medewerkers doen dit minstens wekelijks. Anderen doen het misschien één of twee keer per jaar.
Online of offline?	Dit gebeurt momenteel op papier, maar het team wil het digitaal doen. Gegevensinvoer kan offline worden gedaan wanneer er geen connectiviteit beschikbaar is. Verkopers willen niet online hoeven te zijn om hun kwitanties en uitgaven te registreren. (Misschien doen ze dit bijvoorbeeld liever in het vliegtuig naar huis.)
Apparaten?	Telefoon, tablet, laptop of desktop

Volgende stap: welke activiteiten worden er gedaan?

Notitie

Laat ons uw taalvoorkeuren voor documentatie weten! Beantwoord een korte enquête. (houd er rekening mee dat deze in het Engels is)

De enquête duurt ongeveer zeven minuten. Er worden geen persoonlijke gegevens verzameld (privacyverklaring).