Een stroom maken om projectgoedkeuringen te beherenCreate a flow to manage project approvals

Notitie

Dit artikel maakt deel uit van een reeks zelfstudies over het gebruik van PowerApps, Microsoft Flow en Power BI met SharePoint Online.This article is part of a tutorial series on using PowerApps, Microsoft Flow, and Power BI with SharePoint Online. Lees de inleiding tot de reeks zodat u een idee van het geheel krijgt en van de betreffende downloads.Make sure you read the series introduction to get a sense of the big picture, as well as related downloads.

In deze taak maken we een stroom die het goedkeuringsproces voor projecten aanstuurt.In this task we'll create a flow that drives the process of approving projects. Microsoft Flow is geïntegreerd met SharePoint. U kunt dus makkelijk rechtstreeks vanuit een lijst een stroom maken.Microsoft Flow is integrated with SharePoint, so it's easy to create a flow directly from a list. De stroom die we maken wordt geactiveerd als een item wordt toegevoegd aan de lijst Projectaanvragen.The flow we'll create is triggered when an item is added to the Project Requests list. De stroom verzendt een e-mailbericht naar de fiatteur van het project, die de aanvraag rechtstreeks via e-mail goedkeurt of afkeurt.The flow sends an email to the project approver, who approves or rejects the request directly in email. Vervolgens verzendt de stroom een e-mail met een goedkeuring of afkeuring naar de projectaanvrager en werkt de SharePoint-lijsten dienovereenkomstig bij.The flow then sends an approval or rejection email to the project requestor and updates our SharePoint lists appropriately.

Stap 1: Stroomsjabloon configurerenStep 1: Configure the flow template

  1. Klik of tik in de lijst Projectaanvragen op Stroom en vervolgens op Stroom maken.In the Project Requests list, click or tap Flow, then Create a flow.

    Een stroom maken

  2. Klik of tik in het rechterdeelvenster op Goedkeuring starten wanneer een nieuw item is toegevoegd.In the right pane, click or tap Start approval when a new item is added.

    Een goedkeuringsstroom maken

  3. Als u nog niet bent aangemeld, meldt u zich aan bij SharePoint en Outlook en klikt of tikt u op Doorgaan.If you're not already signed in, sign into SharePoint and Outlook, then click or tap Continue.

    Aanmelden om sjabloon te gebruiken

    U ziet nu de sjabloon voor deze stroom, die u nu kunt voltooien.You now see the template for this flow, ready for you to complete. De vakken in de stroom stellen stappen voor.The boxes in the flow represent steps. Hierin komt de invoer uit vorige stappen terecht, evenals de door u opgegeven invoer.They take input from previous steps, as well as input that you provide. Elke stap kan vervolgens uitvoer voor de volgende stappen leveren.Each step can then provide output to subsequent steps.

    Goedkeuringssjabloon

  4. Voer in het vak Toegewezen aan een naam in die geldig is in uw tenant.In the Assigned To box, enter a name that is valid in your tenant.

    Contactpersoon voor goedkeurings-e-mail

    Het volgende vak in de stroom reageert op de beslissing van de projectfiatteur en leidt de stroom om naar een van de twee vertakkingen: Indien ja of Indien nee.The next box in the flow responds to the project approver's decision and routes the flow to one of two branches: If yes or If no.

    Voorwaarde voor goedkeuring

Stap 2: Acties maken voor goedkeuring = jaStep 2: Create actions for Approve = yes

De standaardinstelling is dat met deze vertakking per e-mail wordt gemeld dat de aanvraag is goedgekeurd.By default, this branch sends an approval email to the requestor. Daarnaast wordt de lijst Projectaanvragen bijgewerkt en wordt er een item toegevoegd aan de lijst Projectgegevens omdat het project is goedgekeurd.We'll also update the Project Requests list, and add an item to the Project Details list because the project has been approved.

  1. Klik of tik in de vertakking Indien ja op Maker van item informeren over goedkeuring en klik vervolgens op Bewerken om de standaardopties te zien voor het e-mailbericht dat wordt verzonden naar de aanvrager.In the If yes branch, click or tap Inform item creator of approval, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    E-mailinstellingen bewerken

  2. Standaard wordt aan de persoon die het lijstitem heeft gemaakt, een e-mail verzonden met de onderwerpregel en de hoofdtekst die u hier ziet.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. U kunt deze desgewenst bijwerken.You can update these if you like.

    Standaard-e-mailinstellingen

  3. Klik of tik op Een actie toevoegen.Click or tap Add an Action.

    Een actie toevoegen

  4. Zoek onder Kies een actie op 'SharePoint' en klik of tik op SharePoint: item bijwerken.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Actie Item bijwerken

  5. Voer de URL van de SharePoint-site en de lijstnaam in.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Itemparameters bijwerken

  6. Selecteer het vak Id en klik of tik in het dialoogvenster voor dynamische inhoud op Id.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Dynamische inhoud van lijst-id

    Dynamische inhoud is op basis van de vorige stappen beschikbaar in de hele stroom.Dynamic content is available throughout the flow, based on previous steps. In dit geval zijn de SharePoint-lijstgegevens beschikbaar, die we kunnen gebruiken in de acties die we maken.In this case, the SharePoint list information is available, and we can use it in the actions that we create.

  7. Selecteer het vak Titel, zoek in het dialoogvenster voor dynamische inhoud op 'Titel' en klik of tik op Titel.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Dynamische inhoud van lijsttitel

  8. Voer 'Ja' in in het vak Goedgekeurd.In the Approved box, enter "Yes". Dit deel van de stroom moet er nu uitzien als in de volgende afbeelding.This part of the flow should now look like the following image.

    Update van lijst

  9. Klik of tik opnieuw op Een actie toevoegen.Click or tap Add an Action again. Deze keer voegen we een item toe aan de lijst Projectdetails voor het goedgekeurde project.This time we'll add an item to the Project Details list for the project that was approved.

    Een actie toevoegen

  10. Zoek onder Kies een actie op 'SharePoint' en selecteer SharePoint: item maken.Under Choose an action, search for "SharePoint", then select SharePoint – Create item.

    Actie Item maken

  11. Voer de URL van de SharePoint-site en de lijstnaam in.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Itemparameters maken

  12. Selecteer het vak Titel, zoek in het dialoogvenster voor dynamische inhoud op 'Titel' en klik of tik op Titel.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Dynamische inhoud van lijsttitel

  13. Selecteer het vak RequestId en klik of tik in het dialoogvenster voor dynamische inhoud op Id.Select the RequestId box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Dynamische inhoud van lijst-id

  14. Voer 'Niet-toegewezen' in in het vak PMAssigned.In the PMAssigned box, enter "Unassigned". Dit deel van de stroom moet er nu uitzien als in de volgende afbeelding.This part of the flow should now look like the following image.

    Item maken voltooid

Stap 3: Controleer actie voor goedkeuren = neeStep 3: Review action for Approve = no

De standaardinstelling is dat met deze vertakking per e-mail wordt gemeld dat de aanvraag is geweigerd.By default, this branch sends a rejection email to the requestor. De lijst Projectaanvragen wordt ook bijgewerkt.We'll also update the Project Requests list. We voegen geen item toe aan de lijst Projectdetails omdat er nog niets gebeurd met het project.The project isn't moving forward, so we don't add an item to the Project Details list.

  1. Klik of tik in de vertakking Indien nee op Maker van item informeren over afwijzing en klik vervolgens op Bewerken om de standaardopties te zien voor het e-mailbericht dat wordt verzonden naar de aanvrager.In the If no branch, click or tap Inform item creator of rejection, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    E-mailinstellingen bewerken

  2. Standaard wordt aan de persoon die het lijstitem heeft gemaakt, een e-mail verzonden met de onderwerpregel en de hoofdtekst die u hier ziet.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. U kunt deze desgewenst bijwerken.You can update these if you like.

    Standaard-e-mailinstellingen

  3. Klik of tik op Een actie toevoegen.Click or tap Add an Action.

    Een actie toevoegen

  4. Zoek onder Kies een actie op 'SharePoint' en klik of tik op SharePoint: item bijwerken.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Actie Item bijwerken

  5. Voer de URL van de SharePoint-site en de lijstnaam in.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Itemparameters bijwerken

  6. Selecteer het vak Id en klik of tik in het dialoogvenster voor dynamische inhoud op Id.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Dynamische inhoud van lijst-id

  7. Selecteer het vak Titel, zoek in het dialoogvenster voor dynamische inhoud op 'Titel' en klik of tik op Titel.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Dynamische inhoud van lijsttitel

  8. Voer 'Nee' in in het vak Goedgekeurd.In the Approved box, enter "No". Dit deel van de stroom moet er nu uitzien als in de volgende afbeelding.This part of the flow should now look like the following image.

    Update van lijst

  9. Klik of tik rechtsboven in het scherm op Stroom maken.At the top right of the screen, click or tap Create flow.

    De stroom is nu klaar en moet, als u de vakken samenvouwt, eruitzien als in de volgende afbeelding.The flow is now complete, and it should look like the following image if you collapse the boxes.

    Voltooide stroom

  10. Klik of tik rechtsboven in het scherm op Gereed.At the top right of the screen, click or tap Done.

    Knop Gereed

Stap 4: Goedkeuringsstroom uitvoerenStep 4: Run the approval flow

  1. Klik in de lijst Projectaanvragen op Snel bewerken en voeg een item toe, bijvoorbeeld:In the Project Requests list, click Quick Edit and add an item like the following:

    • Title = "Nieuw monitor voor Ilene"Title = "New monitor for Megan"

    • Description = "Ilene heeft een 24-inch monitor nodig"Description = "Megan needs a 24" monitor"

    • ProjectType = "Nieuwe hardware"ProjectType = "New hardware"

    • RequestDate = "03-02-2017"RequestDate = "02/03/2017"

    • Requestor = "Ilene de Crom"Requestor = "Megan Bowen"

    • EstimatedDays = "1"EstimatedDays = "1"

    • Approved = "In wachtrij"Approved = "Pending"

      Item aan lijst toegevoegd

  2. Klik bovenaan de pagina op Gereed als u klaar bent.Click Done at the top of the page when you're finished.

    Vinkje Gereed

  3. Controleer het postvak van het e-mailaccount van de fiatteur.Check the inbox of the approver's email account. Als het goed is, hebt u een e-mail ontvangen, zoals de volgende.You should have an email like the following.

    E-mail aan Arnaud Schoonen

  4. Nadat u op Goedkeuren of Weigeren hebt geklikt, wordt door de stroom een ander proces uitgevoerd en krijgt u rechtstreeks feedback via e-mail, zoals hieronder weergegeven.After you click Approve or Reject, the flow runs another process, and you get feedback like the following, directly in the email.

    Goedkeuringsactie voltooid

  5. De stroom verzendt een e-mail met het antwoord van Arnaud aan Ilene, zoals in de volgende afbeelding.The flow sends an email to Megan with Allan's response, as in the following image. Deze e-mail is afkomstig van Ilene omdat zij eigenaar is van de stroom.This email comes from Megan because she owns the flow.

    E-mail aan Ilene de Crom

Volgende stappenNext steps

De volgende stap in deze reeks zelfstudies bestaat uit het maken van een app voor het beheren van projecten.The next step in this tutorial series is to create an app to manage projects.