Informatie over handmatige migratie van SharePoint Online-inhoud

  • Artikel
  • Van toepassing op:
    SharePoint Online

Inleiding

Offboarding is de mogelijkheid om gegevens te verplaatsen van Microsoft 365 naar bestandsshares of naar een lokale computer. Dit is een handmatig proces. In dit document worden de stappen beschreven voor het opslaan van een SharePoint-documentbibliotheek of lijstinhoud vanuit een SharePoint Online-omgeving op bestandsshares of op een lokale computer.

In dit document worden de volgende SharePoint Online-archiefscenario's behandeld:

  • Beheerder of site-eigenaar archiveert de inhoud van een SharePoint Online-documentbibliotheek. Dit is een handmatig proces wanneer u SharePoint Online gebruikt.
  • Beheerder of lijsteigenaar archiveert de inhoud van een SharePoint-lijst. Dit is een handmatig proces wanneer u SharePoint Online gebruikt.
  • Beheerder of lijsteigenaar archiveert de volgende informatie uit een SharePoint-lijst naar Outlook: Agenda-items, Contactpersonenitems, Documentbibliotheken, Discussielijsten en Taken.

In dit document worden de volgende scenario's niet behandeld:

  • Migratie van SharePoint-inhoud van SharePoint Online naar een lokale SharePoint-installatie: het overdragen van inhoud tussen SharePoint Online en lokale SharePoint-installaties wordt niet ondersteund in deze versie van SharePoint Online.
  • Eigenschappen, functionaliteit en relaties van lijstinhoud behouden: Inhoud van SharePoint-lijsten kan worden gearchiveerd in spreadsheet- of databasetabelindeling. Deze spreadsheets of tabellen bevatten de inhoud uit de SharePoint-lijst. De eigenschappen, machtigingen, functionaliteit en relaties tussen de verschillende tabellen en tabelinhoud blijven echter niet behouden.

Procedure

Inhoud van SharePoint Online-documentbibliotheek archiveren

Als u veel SharePoint Online-bestanden wilt migreren, raden we u aan de bibliotheken of mappen te synchroniseren. Vervolgens kunt u Bestandenverkenner op uw computer (of Finder op een Mac) gebruiken om de bestanden naar de nieuwe locatie te verplaatsen. Zie SharePoint-bestanden synchroniseren met de nieuwe OneDrive-synchronisatie-client voor meer informatie over het synchroniseren van SharePoint-bestanden.

Als u slechts enkele bestanden wilt migreren naar een andere SharePoint Online-documentbibliotheek, kunt u dit doen in uw browser. Zie Bestanden verplaatsen of kopiëren in SharePoint voor meer informatie.

U kunt ook Openen met Explorer gebruiken om bestanden naar een nieuwe locatie te migreren. Zie Bibliotheekbestanden kopiëren of verplaatsen met behulp van Openen met Explorer voor meer informatie.

SharePoint-documentbibliotheken kunnen veel soorten bestanden bevatten en SharePoint houdt informatie bij over elk bestand dat in SharePoint wordt opgeslagen. De meeste andere informatie blijft niet behouden wanneer de bestanden worden gedownload. De volgende informatie wordt bijvoorbeeld niet opgenomen wanneer een bestand wordt gedownload:

  • Documenteigenschappen
  • Machtigingen voor bestandstoegang
  • Relatieve koppelingen tussen bestanden
  • Werkstroomgegevens
  • Versiebeheergegevens
  • Sjablonen

SharePoint-lijst archiveren

Als u inhoud van sharePoint Online-documentbibliotheek wilt archiveren, moet u verbinding kunnen maken met de SharePoint Online-sites van uw organisatie. De persoon die inhoud van de SharePoint-lijst archivert, moet Excel 2010 of Excel 2013 hebben geïnstalleerd.

De volgende soorten SharePoint-lijsten kunnen worden gekoppeld aan Outlook:

  • Agenda
  • Contactpersonen
  • Taken
  • Documentbibliotheken
  • Discussie
  • Lijsten

Voer de volgende stappen uit om SharePoint-lijstgegevens te archiveren in Excel:

  1. Blader naar de SharePoint-lijst.

  2. Klik op het tabblad LIJST of BIBLIOTHEEK op Exporteren naar Excel.

  3. Selecteer Openen.

  4. Selecteer onder Gegevens importeren de locatie waar u de gegevens wilt plaatsen (als dit van toepassing is). De lijst wordt geëxporteerd naar Excel.

  5. U kunt het bestand opslaan in uw lokale map.

  6. Herhaal dit proces voor elke SharePoint-lijst.

    Opmerking

    Met dit proces worden vermeldingen in een lijst opgeslagen. De werkelijke inhoud, zoals bestanden en bijlagen, wordt niet opgeslagen wanneer u deze methode gebruikt.

Voer de volgende stappen uit om een SharePoint-agendalijst te archiveren in Outlook:

  1. Blader naar de SharePoint-agenda die moet worden gearchiveerd.
  2. Klik op het tabblad AGENDA en klik vervolgens op Verbinding maken met Outlook.
  3. Klik in het menu Acties op Verbinding maken met Outlook en klik in het dialoogvenster Outlook op Ja. De agenda wordt opgeslagen in Outlook.

Voer de volgende stappen uit om een SharePoint-lijst met contactpersonen te archiveren in Outlook:

  1. Blader naar de lijst met contactpersonen in SharePoint.
  2. Klik op LIJST en klik vervolgens op Verbinding maken met Outlook.
  3. Klik in het dialoogvenster Outlook op Ja. De lijst met contactpersonen wordt opgeslagen in Outlook.

Voer de volgende stappen uit om een SharePoint-takenlijst in Outlook te archiveren:

  1. Blader naar de lijst SharePoint-taken.
  2. Klik op LIJST en klik vervolgens op Verbinding maken met Outlook.
  3. Klik in het dialoogvenster Outlook op Ja. De takenlijst wordt opgeslagen in Outlook.

Voer de volgende stappen uit om SharePoint-documentbibliotheken te archiveren in Outlook:

  1. Blader naar de SharePoint-documentbibliotheek.
  2. Klik op het lint op BIBLIOTHEEK en klik vervolgens op Verbinding maken met Outlook.
  3. Klik in het dialoogvenster Outlook op Ja. De bibliotheek wordt opgeslagen in Outlook.

Voer de volgende stappen uit om een SharePoint-discussiebordlijst te archiveren in Outlook:

  1. Blader naar de SharePoint-discussielijst.
  2. Klik op het tabblad BIBLIOTHEEK op Verbinding maken met Outlook.
  3. Klik in het dialoogvenster Outlook op Ja. De bibliotheek wordt opgeslagen in Outlook.

De OneDrive voor Bedrijven-synchronisatieclient is een extra optie die de functionaliteit biedt om SharePoint-items offline te halen en op te slaan op uw lokale computer. Ga naar de volgende Microsoft-website voor meer informatie over het gebruik van de OneDrive voor Bedrijven-synchronisatieclient:

Bestanden synchroniseren met de OneDrive-synchronisatieclient in Windows

Bekende beperkingen

SharePoint-lijstinhoud moet worden geëxporteerd naar Excel of naar een Access-database. Eenvoudige lijsten kunnen worden geëxporteerd naar Excel. Als de inhoud van één cel echter de maximale celgroottelimiet van Excel van 32.767 tekens overschrijdt, gaat de informatie die dat maximum overschrijdt verloren. Als uw lijsten grote cellen bevatten, moet u exporteren naar Access.

SharePoint-lijsten worden gebruikt voor het hosten van complexe gegevens, zoals wiki's en blogs. Deze complexe gegevensformulieren bestaan uit verschillende tabellen. Blogtabellen zijn bijvoorbeeld als volgt: Categorieën, Berichten, Opmerkingen, Koppelingen en Andere blogs. Voor de beste resultaten exporteert u wiki's en blogs naar Access. Wanneer wiki's en blogs worden geëxporteerd naar Access, wordt elk van deze tabellen correct geëxporteerd. Alle eigenschappen, machtigingen en relaties tussen tabellen en inhoud gaan echter verloren.

Wanneer u lijstgegevens exporteert naar Access of Excel, worden lijstgegevens opgeslagen. Bijlagen en documenten in de lijst worden echter niet gearchiveerd. Als u bijlagen en documenten wilt archiveren, volgt u de instructies in de sectie Inhoud van SharePoint Online-documentbibliotheek archiveren.

Aanvullende bronnen

Zie De opdracht Openen met Explorer gebruiken om problemen in SharePoint Online op te lossen voor meer informatie over het gebruik en het oplossen van problemen met Openen met Explorer.

Zie Een SharePoint 2010-lijst synchroniseren met Access 2010 voor meer informatie over het synchroniseren van een SharePoint 2010-lijst met Access 2010.

Meer informatie

Meer hulp nodig? Ga naar SharePoint-community.