Excel danych nie zachowuje formatowania w operacjach korespondencji seryjnej w programie Word

Jeśli przeprowadzasz korespondencję seryjną w programie Microsoft Word i używasz arkusza programu Microsoft Excel jako źródła danych dla listy adresatów, niektóre dane liczbowe mogą nie zachować swojego formatowania podczas scalania.

To zachowanie dotyczy sformatowanych wartości procentowych, wartości waluty i kodów pocztowych, jak pokazano w poniższej tabeli:

Formatowanie Dane Excel danych In Word MergeField
Procent 50% .5
Waluta 12,50 zł 12.5
Kod pocztowy 07865 7895

Przyczyna

Dzieje się tak, ponieważ dane na liście adresatów w programie Word są wyświetlane w natywnym formacie, w którym program Excel je przechowuje, bez formatowania stosowanego do komórek arkusza, w których są przechowywane dane.

Rozwiązanie

Aby rozwiązać ten problem, użyj jednej z następujących metod.

Metoda 1

Za pomocą Exchange danych dynamicznych (DDE, Dynamic Data Excel) połącz się z arkuszem danych, który zawiera dane, których chcesz użyć.

  1. Uruchom program Word, a następnie otwórz nowy pusty dokument.
  2. Wybierz pozycje Plik > Opcje.
  3. Na karcie Zaawansowane przejdź do sekcji Ogólne.
  4. Zaznacz pole wyboru Potwierdź konwersję formatu podczas otwierania pliku, a następnie wybierz przycisk OK.
  5. Na karcie Korespondencja wybierz pozycję Rozpocznij korespondencję seryjną, a następnie wybierz pozycję Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku.
  6. Na stronie korespondencji okienko zadań wybierz typ dokumentu, nad którym chcesz pracować, a następnie wybierz przycisk Dalej.
  7. W obszarze Wybierz dokument początkowy wybierz dokument początkowy, którego chcesz użyć, a następnie wybierz przycisk Dalej.
  8. W obszarze Wybierz adresatów wybierz pozycję Użyj istniejącej listy, a następnie wybierz pozycję Przeglądaj.
  9. W oknie dialogowym Wybieranie źródła danych znajdź folder zawierający skoroszyt programu Excel, którego chcesz użyć jako źródła danych, wybierz skoroszyt, a następnie wybierz pozycję Otwórz.
  10. W oknie dialogowym Potwierdzanie źródła danych zaznacz pole wyboru Pokaż wszystko. wybierz pozycję MS Excel arkuszy za pośrednictwem DDE (*.xls), a następnie wybierz przycisk OK.
  11. W oknie Microsoft Excel w obszarze Nazwane lub zakres komórek zaznacz zakres komórek lub arkusz zawierający dane, których chcesz użyć, a następnie wybierz przycisk OK.

Uwaga

Dane zostaną wyświetlone w oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej z takim samym formatowaniem, jak w arkuszu Excel seryjnej.

Metoda 2

Sformatuj pole Excel zawierające kod pocztowy jako tekst.

  1. W Excel zaznacz kolumnę zawierającą pole Kod pocztowy.
  2. Na karcie Narzędzia główne przejdź do grupy Komórki . Następnie wybierz pozycję Formatuj, a następnie wybierz pozycję Formatuj komórki.
  3. Wybierz kartę Liczby.
  4. W obszarze Kategoria wybierz pozycję Tekst, a następnie wybierz przycisk OK.
  5. Zapisz źródło danych. Następnie przejdź do operacji korespondencji seryjnej w programie Word.

Informacje

Pola Data, Telefon i Waluta są scalane niepoprawnie podczas korzystania z programu Access Excel w programie Word