Tworzenie przepływów zatwierdzenia z załącznikami

Czasami konieczne jest zatwierdzenie pliku do celów biznesowych. Do wykonania tego zadania można na szczęście użyć zatwierdzeń w usłudze Power Automate. Załóżmy, że zajmujesz się księgowością i chcesz zatwierdzić fakturę. Aby wysłać plik do zatwierdzenia, możesz utworzyć przepływ błyskawiczny, który pozwoli kliknąć zaledwie jeden przycisk i wybrać plik do wysłania.

W tym artykule dowiesz się, jak utworzyć przepływ wysyłający załącznik, który osoba zatwierdzająca musi sprawdzić przed podjęciem decyzji o zatwierdzeniu żądania.

Tworzenie przepływu

  1. Zaloguj w Power Automate.

  2. Kliknij kolejno opcje Moje przepływy > Nowe > Błyskawiczne — od podstaw.

    Nowy przepływ błyskawiczny tworzony od podstaw

  3. Nadaj przepływowi w chmurze nazwę, a następnie wyszukaj i wybierz opcję Wyzwól przepływ w chmurze ręcznie i kliknij przycisk Utwórz.

    Nadawanie nazwy przepływowi i wybieranie wyzwalacza

  4. Kliknij kolejno opcje Wyzwól przepływ w chmurze ręcznie > Dodaj dane wejściowe > Plik.

    W poprzednich krokach przepływ został tak skonfigurowany, aby w momencie uruchomienia użytkownik był proszony o wybranie pliku — co powoduje z kolei wyzwolenie przepływu.

  5. Wybierz pozycję Nowy krok

  6. Wyszukaj Zatwierdzenia i kliknij opcję Rozpoczęcie i oczekiwanie na zatwierdzenie.

  7. Wybierz pozycję Zatwierdź/odrzuć — pierwsza osoba do udzielenia odpowiedzi na liście Typ zatwierdzenia na karcie Rozpoczęcie i oczekiwanie na zatwierdzenie.

  8. Uzupełnij poniższe pola na karcie Rozpoczęcie i oczekiwanie na zatwierdzenie:

    • Tytuł — krótki opis, który informuje osobę zatwierdzającą o tym, czego dotyczy żądanie.

    • Przypisane do — osoba, do której jest wysyłane żądanie.

    • Szczegóły — ten tekst jest wyświetlany w żądaniu zatwierdzenia.

      Karta żądania zatwierdzenia

  9. Kliknij pozycję Pokaż opcje zaawansowane, aby wyświetlić pola, w których podasz informacje o pliku dołączonym do żądania.

  10. Wpisz nazwę pliku w polu Nazwa załącznika — 1

    Porada

    Musisz określić rozszerzenie pasujące do typu przekazywanego pliku.

  11. W polu Zawartość załącznika — 1 określ zawartość pliku, który zostanie wysłany do osoby zatwierdzającej.

    Można to łatwo zrobić, używając opcji Zawartość pliku z listy zawartości dynamicznej, która jest wyświetlana po przejściu do pola Zawartość załącznika — 1.

    Opcje zaawansowane na karcie żądania zatwierdzenia

  12. Wybierz pozycję Zapisz, aby zapisać przepływ.

Testowanie przepływu

Możesz przetestować przepływ, klikając przycisk Testuj, a następnie przekazując plik XLSX.

  1. Kliknij przycisk Testuj.

  2. Wybierz opcję Wykonam akcję wyzwalacza.

    Testowanie przepływu

  3. Kliknij kolejno opcje Testuj > Dalej, aby rozpocząć test.

  4. Wybierz Importuj.

    Wybieranie przycisku importu

  5. Znajdź plik, zaznacz go, a następnie kliknij przycisk Otwórz, aby przekazać plik lub obraz wysyłany do zatwierdzenia.

  6. Kliknij pozycję Uruchom przepływ.

    Rozpocznie się przebieg testowy.

    Rozpoczęcie testu

  7. Wybierz pozycję Strona przebiegów przepływów, aby monitorować stan testu.

Zatwierdzanie żądania

Osoba, do której wyślesz żądanie zatwierdzenia, otrzyma wiadomość e-mail podobną do widocznej na poniższym zrzucie ekranu. Może tam wyświetlić załącznik, a następnie zatwierdzić lub odrzucić żądanie:

Wyświetlanie wiadomości e-mail z żądaniem

Porada

Osoby zatwierdzające mogą też przeglądać żądania w centrum zatwierdzeń.

Więcej informacji

W przypadku większości przepływów należy powiadomić o decyzji osobę, która prosiła o zatwierdzenie. W tym artykule dotyczącym nowoczesnych zatwierdzeń znajdziesz informacje o dodawaniu do przepływu zatwierdzenia warunku, po którego spełnieniu zostaną wykonane konkretne akcje w zależności od wyniku zatwierdzenia.