Omówienie przepływów procesów biznesowych

Uwaga

Obowiązuje od listopada 2020:

  • Nazwa usługi Common Data Service została zmieniona na Microsoft Dataverse. Dowiedz się więcej
  • Część terminologii w usłudze Microsoft Dataverse została zaktualizowana. Na przykład encja to teraz tabela, a pole to teraz kolumna. Dowiedz się więcej

Ten artykuł zostanie wkrótce zaktualizowany w celu odzwierciedlenia najnowszej terminologii.

Tworząc przepływ procesu biznesowego możesz pomóc w zagwarantowaniu, że ludzie będą konsekwentnie wprowadzali dane i wykonywali te same kroki za każdym razem, gdy pracują z klientem. Na przykład można utworzyć przepływ procesu biznesowego, aby wszyscy obsługujący żądania obsługi klienta postępowali w taki sam sposób lub wymagali od ludzi do uzyskania zatwierdzenia faktury przed złożeniem zamówienia. Przepływy procesów biznesowych używają tej samej podstawowej technologii jak inne procesy, ale możliwości, jakie one zapewniają bardzo różnią się od innych funkcji używających procesów. Aby dowiedzieć się, jak tworzyć i edytować przepływ procesów biznesowych, zobacz Utwórz przepływ procesów biznesowych.

Obejrzyj krótki film (4:49) o przepływach procesów biznesowych.

Po co używa się przepływów procesów biznesowych?

Przepływy procesów biznesowych dostarczają wskazówek użytkownikom, aby mogli oni wykonywać swoją pracę. Zapewniają one usprawnione użytkowanie, które przeprowadza użytkowników poprzez procesy, jakie dla interakcji zdefiniowała organizacja, które trzeba będzie kontynuować do pewnego rodzaju zakończenia. To środowisko użytkownika może być dostosowywane, dzięki czemu osoby o różnych rolach zabezpieczeń otrzymają środowisko najlepiej odpowiadające wykonywanej przez nich pracy.

Przepływy procesów biznesowych służą do definiowania zestawu kroków, jakie użytkownicy powinni wykonać, aby osiągnąć pożądane rezultaty. Kroki te stanowią wskaźnik wizualny, który mówi ludziom, w którym miejscu w procesie biznesowym się znajdują. Przepływy procesów biznesowych zmniejszają konieczność przeprowadzania szkolenia, ponieważ nowi użytkownicy nie muszą się zastanawiać, której encji powinni użyć. Mogą zdać się na proces. Przepływy procesów biznesowych można skonfigurować do obsługi wspólnych metodologii sprzedaży, które mogą pomóc Twoim grupom sprzedaży osiągnąć lepsze wyniki. W przypadku grup usługi przepływy procesów biznesowych mogą pomóc nowym pracownikom szybciej dostosować się do normalnego tempa pracy i uniknąć błędów, które mogą spowodować niezadowolenie u klientów.

Co mogą robić przepływy procesów biznesowych?

Za pomocą przepływów procesów biznesowych definiuje się zestaw etapów i kroków, które są następnie wyświetlane w formancie w górnej części formularza.

Proces biznesowy z etapami

Każdy etap zawiera grupy kroków. Każdy krok reprezentuje pole, w którym można wprowadzać dane. Użytkownicy przechodzą do następnego etapu za pomocą przycisku Następny etap. Możesz wprowadzić krok, który wymaga od użytkowników, aby wprowadzili dane dla odpowiednich pól, zanim będą mogą przystąpić do kolejnego etapu. Często nazywa się to ,,bramkowanie etapu".

Przepływy procesów biznesowych wydają się być stosunkowo proste w porównaniu do innych rodzajów procesów, ponieważ nie zapewniają żadnej warunkowej logiki biznesowej ani automatyzacji poza uproszczonym środowiskiem do wprowadzania danych i kontrolowaniem przejść do etapów. Jednakże, w przypadku łączenia ich z innymi procesami i dostosowaniami mogą one być istotne dla oszczędności czasu, obniżania kosztów szkolenia i poprawić poznawanie programu przez użytkowników.

Uwaga

Jeśli na jakimkolwiek etapie istnieją jakiekolwiek wymagane pola, w tym na etapie bieżącym, przed zapisaniem formularza lub przejściem na nowy etap konieczne będzie wypełnienie pól na tych etapach.

Przepływy procesów biznesowych zintegrowane z innymi dostosowaniami

Gdy Ty lub Twój użytkownik wprowadzacie dane przy użyciu przepływów procesów biznesowych, zmiany danych są również stosowane do pól formularza tak, aby wszelkie automatyczne procesy dostarczone przez reguły biznesowe lub skrypty formularzy mogły być niezwłocznie stosowane. Można dodawać kroki, które ustawiają wartości dla pól nieobecnych w formularzu i pola te zostaną dodane do modelu obiektu Xrm.Page używanego dla skryptów formularzy. Wszystkie przepływy pracy, które są inicjowane przez zmiany pól zawartych w przepływie procesów biznesowych zostaną zastosowane po zapisaniu danych w formularzu. Jeśli zastosowano automatyzację w ramach przepływu pracy w czasie rzeczywistym, zmiany zostaną natychmiast wyświetlone użytkownikowi po odświeżeniu danych w formularzu, po zapisaniu rekordu.

Chociaż sterowanie przepływem procesów biznesowych w formularzu nie zapewnia żadnego bezpośredniego programowania po stronie klienta, zmiany zastosowane przez reguły biznesowe lub skrypty formularzy są automatycznie stosowane do formantów przepływu procesów biznesowych. Jeśli ukryjesz pole w formularzu, to pole również zostanie ukryte w formancie przepływu procesów biznesowych. Jeśli ustawisz wartość przy użyciu reguł biznesowych lub skryptów formularzy, ta wartość zostanie ustawiona w ramach przepływu procesów biznesowych.

Współbieżne przepływy procesów

Równoczesne przepływy procesów biznesowych pozwalają konfiguratorom konfigurować wiele procesów biznesowych i kojarzyć je z tym samym rekordem początkowym. Użytkownicy mogą przełączać się między równocześnie działającymi procesami biznesowymi, i wznawiać pracę na etapie procesu, na którym się one znajdowały.

Przepływy procesów biznesowych systemu

Program zawiera następujące przepływy procesów biznesowych. Aby zrozumieć, jak działają przepływy procesów biznesowych, przejrzyj te przepływy procesów biznesowych systemu:

  • Proces Od potencjalnego klienta do szansy sprzedaży

  • Proces Szansa sprzedaży

  • Proces Od telefonu do sprawy

Encje wielokrotne w przepływach procesów biznesowych

Można użyć przepływu procesów biznesowych dla pojedynczej encji lub objąć nim wiele encji. Na przykład można mieć proces, który rozpoczyna się od szansy sprzedaży, a następnie przechodzi do oferty, zamówienia i faktury, zanim ostatecznie nastąpi zamknięcie szansy sprzedaży.

Możesz zaprojektować przepływy procesów biznesowych, które wiążą ze sobą rekordy dla maksymalnie pięciu różnych encji w pojedynczym procesie tak, że osoby korzystające z aplikacji mogą skupić się na przepływie swojego procesu, zamiast na tym, na której encji pracują. Mogą oni łatwiej przechodzić między rekordami encji pokrewnych.

Dla jednej encji dostępnych jest wiele przepływów procesów biznesowych.

Nie każdy użytkownik w organizacji może stosować ten sam procesu i różne warunki mogą wymagać zastosowania innego procesu. Na jedną encję może przypadać maksymalnie 10 aktywnych przepływów procesów biznesowych, aby zapewnić właściwe procesy w różnych sytuacjach.

Kontrolowanie, który przepływ procesów biznesowych zostanie zastosowany

Przepływy procesów biznesowych można skojarzyć z rolami zabezpieczeń tak, aby tylko osoby z tymi rolami zabezpieczeń mogły je wyświetlać lub ich używać. Można również ustawić kolejność przepływów procesów biznesowych tak, że można będzie kontrolować, które przepływ procesów biznesowych zostaną ustawione domyślnie. To działa w ten sam sposób, jak zdefiniowanie wielu formularzy dla encji.

W przypadku utworzenia nowego rekordu encji, lista dostępnych definicji aktywnych procesów biznesowych jest filtrowana na podstawie roli zabezpieczeń użytkownika. Pierwsza aktywowana definicja procesów biznesowych dla roli zabezpieczeń użytkownika zgodnie z listą zamówienia procesu jest tą stosowaną domyślnie. Jeśli dostępna jest więcej niż jedna definicja aktywnych procesów biznesowych, użytkownicy mogą załadować inną z okna dialogowego Przełącz proces. W każdym przypadku przełączania procesów, ten aktualnie renderowany przechodzi w tło, i jest zastępowany przez wybrany, ale zachowuje jego stan i może zostać ponownie przełączony. Każdy rekord może mieć wiele skojarzonych wystąpień procesu (po jednym na definicję przepływu procesów biznesowych, maksymalnie 10). Podczas ładowania formularza renderowany jest tylko jednej przepływ procesów biznesowych. Gdy dowolny użytkownik stosuje inny proces, ten proces może być tylko załadować domyślnie dla określonego użytkownika.

Aby upewnić się, że proces biznesowy jest domyślnie ładowany dla wszystkich użytkowników (zachowanie będące odpowiednikiem "przypinania" procesu) niestandardowy skrypt interfejsu API klienta (zasób sieci Web) można dodać podczas ładowania formularza, który specjalnie ładuje wystąpienie istniejącego procesów biznesowych w oparciu o identyfikator definicji procesów biznesowych

Rozważania dotyczące przepływu procesów biznesowych

Przepływy procesów biznesowych można zdefiniować tylko dla tych encji, które je obsługują. Należy również zdawać sobie sprawę z ograniczeń liczby procesów, etapów i kroków, które można dodać.

Przepływy procesów biznesowych, które wywołują przepływ pracy

Istnieje możliwość wywołania przepływów pracy na żądanie z poziomu przepływu procesów biznesowych. Możesz to skonfigurować w nowym Projektancie przepływu procesów biznesowych, przeciągając składnik przepływu pracy do etapu procesu lub do sekcji Globalne przepływy pracy. Aby uzyskać więcej informacji na temat korzystania z przepływów pracy w przepływach procesów biznesowych, zobacz Blog: Automatyzacja przepływu procesów biznesowych w Dynamics 365.

Jeśli przepływ pracy zostanie ustawiony tak, aby wyzwalał się na Zakończenie etapu w etapie przepływu procesów biznesowych, dany, przepływ pracy jest wyzwalany po każdym opuszczeniu tego etapu. Dzieje się tak, gdy przechodzisz do następnego etapu lub do poprzedniego etapu.

Jeśli dołączysz przepływ pracy, który ma wyzwalać zakończenie etapu dla etapu w przepływie procesów biznesowych, a etap ten jest ostatnim etapem w przepływie, projektant zapewnia wrażenie, że przepływ pracy zostanie wyzwolony po zakończeniu etapu. Jednak przepływ pracy nie zostanie wyzwolony, ponieważ nie odbywa się przejście etapu. Nie otrzymasz ostrzeżenia ani błędu, co uniemożliwiłoby dołączenie przepływu pracy do etapu. Gdy użytkownik wejdzie w interakcję z przepływem procesów biznesowych, zakończenie lub porzucenie procesu nie powoduje przejścia etapu, a w związku z tym przepływ pracy nie jest wyzwalany. Rozważ następujące przykłady:

  • Tworzysz przepływ procesów biznesowych z dwoma etapami, S1 łączy się z S2, z przepływem pracy na etapie S2 i ustawiasz wyzwalacz na Zakończenie etapu.

  • Tworzysz przepływ procesów biznesowych z trzema etapami, S1 łączy się z S2, a następnie S2 łączy się z S3. Dodajesz przepływ pracy na S2 i ustawiasz wyzwalacz na Zakończenie etapu.

W żadnym z tych przypadków przepływ pracy nie zostanie wyzwolony. Aby obejść ten problem, można dodać Globalny przepływ pracy i dodać przepływ pracy, który ma go wyzwalać, tak, aby przepływ pracy był wyzwalany dla procesu biznesowego, a nie dla etapu procesu. Możesz ustawić wyzwalanie Globalnego przepływu pracy na Proces porzucony lub Proces zakończony, aby spowodować wyzwolenie przepływu pracy, gdy użytkownik porzuci lub zakończy proces biznesowy.

Encje, które mogą używać przepływów procesów biznesowych

Wszystkie jednostki niestandardowe mogą używać przepływów procesów biznesowych. Następujące jednostki standardowe również mogą używać przepływów procesów biznesowych:

  • Konto
  • Termin
  • Kampania
  • Działanie w ramach kampanii
  • Odpowiedź na kampanię
  • Konkurent
  • Kontakt biznesowy
  • Poczta e-mail
  • Uprawnienie
  • Faks
  • Sprawa
  • Faktura
  • Potencjalny klient
  • List
  • Lista marketingowa
  • Szansa sprzedaży
  • Rozmowa telefoniczna
  • Produkt
  • Pozycja cennika
  • Oferta
  • Termin cykliczny
  • Materiały sprzedażowe
  • Działanie społecznościowe
  • Pozycja
  • Użytkownik
  • Zadanie
  • Zespół

Aby włączyć encję niestandardową dla przepływów procesów biznesowych, w definicji encji zaznacz pole wyboru Przepływy procesów biznesowych (pola zostaną utworzone). Należy zauważyć, że nie można cofnąć tej akcji.

Uwaga

Jeśli przejdziesz do etapu przepływu procesów biznesowych, który zawiera encję Social Activity i wybierzesz przycisk Następny etap, zobaczysz opcję Utwórz. Po wybraniu Utwórz, zostanie załadowany formularz Działanie społecznościowe. Jednakże ponieważ Social Activity nie jest prawidłowa dla Create z interfejsu użytkownika aplikacji, nie będzie można zapisać formularza i pojawi się komunikat o błędzie: "Nieoczekiwany błąd".

Maksymalna liczba procesów, etapów i kroków

W celu zapewnienia akceptowanej wydajności i użyteczności interfejsu użytkownika, istnieją pewne ograniczenia, z których należy zdawać sobie sprawę, gdy planuje się używać przepływów procesów biznesowych.

  • Na jedną encje może maksymalnie przypadać 10 aktywowanych przepływów procesów biznesowych.

  • Każdy proces może zawierać nie więcej niż 30 etapów.

  • Procesy o encjach wielokrotnych mogą zawierać nie więcej niż pięć encji.

Wsparcie techniczne dla dostosowywania encji przepływów procesów biznesowych

Dzięki aktualizacji Dynamics 365 (online) w wersji 9.0, encje przepływu procesów biznesowych mogą być widoczne w systemie, dzięki czemu dane rekordu encji mogą być udostępniane w siatkach, widokach, wykresach i pulpitach nawigacyjnych.

Użyj rekordów encji przepływu procesów biznesowych z siatkami, widokami, wykresami i pulpitami nawigacyjnymi

Dzięki przepływom procesów biznesowych dostępnych jako encja, można teraz użyć wyszukiwania zaawansowanego, widoków, wykresów i pulpitów nawigacyjnych pochodzących od danych przepływu procesów biznesowych dla danej encji, takiej jak potencjalny klient lub szansa sprzedaży. Administratorzy systemu i konfiguratorzy mogą tworzyć dla przepływów procesów biznesowych niestandardowe siatki, widoki, wykresy i pulpity nawigacyjne podobne do tych utworzonych przy użyciu dowolnej innej encji.

Przepływy procesów biznesowych, takie jak Proces Od potencjalnego klienta do szansy sprzedaży, są wyświetlane jako konfigurowalna encja w eksploratorze rozwiązań.

Eksplorator rozwiązań z encją Od potencjalnego klienta do szansy sprzedaży

Aby uzyskać domyślny dostęp do widoku przepływu procesu biznesowego, otwórz eksplorator rozwiązań, rozwiń Encje > rozwiń wybrany proces, taki jak Proces Od potencjalnego klienta do szansy sprzedaży, wybierz Widoki, a następnie wybierz wybrany widok.

Jest dostępnych kilka widoków domyślnych, które można wyświetlać w formie wykresu, takich jak widok Aktywny proces Szansa sprzedaży.

Widok Aktywny proces Szansa sprzedaży

Interakcja z encją przepływu procesów biznesowych z poziomu przepływu pracy

Istnieje też możliwość wejścia w interakcję z encją przepływu procesów biznesowych z poziomu przepływu pracy. Na przykład możesz utworzyć przepływ pracy z rekordu encji przepływu procesów biznesowych, aby zmienić aktywny etap, gdy zostanie zaktualizowane pole w rekordzie encji Szansa sprzedaży. Aby uzyskać więcej informacji o tym, jak to zrobić, zobacz Automatyzacja etapów przepływu procesów biznesowych przy użyciu przepływów pracy.

Uruchamianie przepływów procesów biznesowych w trybie offline

Przepływów procesów biznesowych można używać w trybie offline, jeśli spełnione są następujące warunki:

  • przepływ procesów biznesowych jest używany w aplikacji usługi Power Apps,
  • włączono tryb offline dla aplikacji usługi Power Apps,
  • Przepływ procesu biznesowego ma tylko jedną encję.

Gdy aplikacja usługi Power Apps jest w trybie offline, do obsługi przepływu procesu biznesowego są dostępne następujące trzy polecenia:

  • Następny etap
  • Poprzedni etap
  • Ustawianie aktywnego etapu

Pole wyszukiwania w etapie przepływu procesów biznesowych

Najnowsze rekordy są widoczne w polu odnośnika w ujednoliconym interfejsie. Aby zapobiec wyświetlaniu ostatnio używanych elementów w odnośnikach, wykonaj następujące czynności:

  1. Otwórz portal twórców Power Apps, a następnie wybierz odpowiednie środowisko z prawej strony górnej części ekranu.
  2. Przejdź do Tabele w obszarze Dane. Wyszukaj encję przepływów procesów biznesowych.
  3. Wybierz pozycję Formularze i wybierz edytor Informacji.
  4. Wybierz krok wyszukiwania danych z widoku Widoku drzewa i zaznacz opcję Wyłącz ostatnio używane elementy.
  5. Zapisz i opublikuj.

Ograniczenia dotyczące używania encji przepływu procesów biznesowych

  • Obecnie nie można tworzyć niestandardowych formularzy dla encji w oparciu o przepływ procesów biznesowych.
  • Jeśli rozwiązanie obejmuje encję przepływu procesów biznesowych, to encję tę należy ręcznie dodać do rozwiązania przed jego wyeksportowaniem. W przeciwnym razie encja przepływu procesów biznesowych nie będzie uwzględniona w pakiecie rozwiązania. Więcej informacji: tworzenie i edytowanie encji.
  • Dodanie encji procesu do aplikacji opartej na modelu może skutkować ograniczoną funkcjonalnością. Dowiedz się więcej na temat tworzenia i edytowania przepływów procesów biznesowych.

Następne kroki

Obejrzyj krótki film (4:49) o przepływach procesów biznesowych
Utwórz przepływ procesów biznesowych
Rozszerzanie przepływów procesów biznesowych za pomocą rozgałęziania
Oficjalny dokument: Aktywacja procesu z Dynamics 365