Najpopularniejsze scenariusze

Oto kilka najpopularniejszych scenariuszy, w których można korzystać z Power Automate razem z formularzami:

  • Wyślij wiadomość e-mail, gdy jest dodawana nowa odpowiedź na formularz.
  • Wysłanie wiadomości e-mail do osoby odpowiadającej na formularz po wysłaniu odpowiedzi.
  • Wyślij zatwierdzenie za pomocą treści formularza.
  • Przekaż odpowiedzi programu Microsoft Forms do programu Excel.
  • Pobierz załącznik z formularza lub wyślij go za pomocą wiadomości e-mail.

Wyślij wiadomość e-mail, gdy jest dodawana nowa odpowiedź na formularz

Mimo że w ustawieniach Microsoft Form można włączyć powiadamianie „Otrzymuj powiadomienie e-mail o odpowiedzi”, można także utworzyć niestandardowe powiadomienie e-mail w Power Automate.

Po pierwsze, należy dodać Po wysłaniu odpowiedzi jako wyzwalacz.

Jeśli formularz jest przeznaczony tylko dla osób w organizacji, oznacza to, że w formularzu są automatycznie rejestrowane wiadomości e-mail obiektu odpowiadającego i konieczne jest użycie formantu „Zastosuj dla każdego z nich”. W tej demonstracji pokazany jest ten scenariusz i wymagany jest wybór „Identyfikatora odpowiedzi z listy powiadomień o odpowiedzi”. Jeśli jednak formularz jest publiczny, to każdy użytkownik z danym łączem może odpowiedzieć na niego. W takiej sytuacji trzeba poprosić go o adres e-mail w postaci odpowiedzi w formularzu i nie będzie można dodać formantu „Zastosuj do każdego”.

Ekran ustawień

Następnie Dodaj akcję Pobierz szczegóły odpowiedzi. Kliknij pole tekstowe Identyfikator odpowiedzi, aby wyświetlić zawartość dynamiczną. Wybierz opcję Identyfikator odpowiedzi, co oznacza, że otrzymasz szczegółowe informacje na temat odpowiedzi, która spowodowała uruchomienie wyzwalacza. Po wybraniu tej opcji należy wybrać Wyślij wiadomość e-mail (v2). W obszarze karty akcji kliknij opcję Dodaj dynamiczną zawartość, aby móc używać odpowiedzi formularzy w wiadomości e-mail.

Wysłanie wiadomości e-mail do osoby odpowiadającej na formularz po wysłaniu odpowiedzi

Mimo że w ustawieniach Microsoft Form można włączyć powiadamianie Wyślij powiadomienie e-mail o odpowiedzi, można także utworzyć niestandardowe powiadomienie e-mail w Power Automate. Jest to rozwiązanie podobne jak w przypadku scenariusza nr 1, z tym że czynność Wyślij e-mail (v2) jest teraz wysyłana do obiektu odpowiadającego.

Wyślij zatwierdzenie za pomocą treści formularza

Utwórz zatwierdzenie z zawartością dynamiczną z poziomu formularza. W tym przykładzie treść będzie opinią, która jest oznaczona pytaniem „Jak możemy ulepszyć nasz produkt?“.

Po dodaniu wyzwalacza i akcji programu Microsoft Forms trzeci krok to dodanie rozpoczęcia i oczekiwanie na akcję zatwierdzania.

Uruchamianie i oczekiwanie na ekran przepływu zatwierdzania

Więcej przykładów dotyczących zatwierdzeń można znaleźć w dokumentacji.

Przekaż odpowiedzi programu Microsoft Forms do programu Excel

Utworzenie nowego arkusza programu Excel Online i dodanie tabeli do arkusza. Więcej informacji o tabelach w dokumentacji programu Excel.

Ekran programu Excel

Ekran przepływu programu Excel

Można również dodać zatwierdzenie, aby zatwierdzić odpowiedź przed wprowadzeniem arkusza programu Excel. W tym celu może pomóc zatwierdzanie odpowiedzi na program Microsoft Forms w celu dodania wiersza do szablonu arkusza kalkulacyjnego programu Excel.

Pobierz załącznik z formularza lub wyślij go w wiadomości e-mail

Upewnij się, że w formularzu dodano sekcję, w której odbiorca ma przekazać plik.

Sekcja przesyłania formularzy

Po dodaniu wyzwalacza i akcji formularzy dodaj akcję analizy JSON w rozwiązaniu. Zaleca się uruchomienie przepływu przed dodaniem tej akcji w celu wygenerowania schematu JSON z przykładu.

Analiza operacji JSON

Kiedy wkleisz pełną próbkę, możesz pobrać treść pliku, korzystając ze ścieżki z OneDrive i wyszukać swój Microsoft Form. Następnie dodaj znak „/”, po nim następujące wyrażenie: first(body('Parse_JSON'))?['id']. Spowoduje to wyodrębnienie jednego pliku, który będzie przekazywany na komputer odbiorczy.

Utwórz link udostępniania

Można go również wysłać do programu za pośrednictwem poczty e-mail, używając karty akcji Wyślij wiadomość e-mail (v2) z poziomu programu Office 365 Outlook. Dołącz wyrażenie first(body('Parse_JSON'))?['id']

Scenariusz uzyskiwania załącznika z poziomu formularza i tworzenia przepływu zatwierdzania można połączyć, wyszukując w tym miejscu ogłoszenie w blogu.