Formalizowanie komunikatów i alertów

Podczas wysyłania powiadomień i wiadomości Microsoft Teams, czasami użytkownik może nie chcieć ich wysyłać z poziomu swojego konta, ale nadal może chcieć być dostępny dla odbiorców.

Używanie współdzielonych nadawców

Wysyłanie wiadomości z programu Power Automate jako własne w większości przypadków wystarcza, ale w ramach formalizacji procesu zaleca się wysyłanie wiadomości jako nadawca współdzielony. Ułatwia to pracę adresatom, gdy wiedzą, że wiadomość została wysłana za pośrednictwem automatyzacji, a nie jako osobiste wezwanie. Co więcej, odbiorcy nie będą mogli przesyłać Ci bezpośrednio wiadomości w odpowiedzi na czysto informacyjną wiadomość. W przypadku łącznika Microsoft Teams mamy możliwość wykonywania kilku czynności „postuj jako bot przepływu”, które są do tego dobrze przydatne. W programie Outlook jest dostępne działanie „Wysyłanie e-maili z poziomu współdzielonej skrzynki”, ale oznacza to, że użytkownik musi utworzyć własną skrzynkę pocztową. To zalecenie ma również zastosowanie do aktualizowania zgłoszeń, tworzenia rekordów itd., ale informacje te mogą być różne w zależności od łącznika.

Wyślij wiadomość e-mail z udostępnionej skrzynki pocztowej

Dodawanie podpisu

Kiedy automatyzacja jest używana do wysyłania wiadomości e-mail i postowania wiadomości, użytkownik powinien wiedzieć, skąd przybywa. Udostępniona skrzynka pocztowa ułatwia odbiorcy wiadomości zrozumienie, że wiadomość nie pochodzi bezpośrednio od Ciebie. Jeśli jednak automatyzacja przerwie się lub wyzwalacze będą za szybkie, musisz być dostepny, aby naprawić problem. Jest to szczególnie ważne, jeśli Automatyzacja obsługuje osoby spoza organizacji lub systemu zewnętrzne, w których odbiorcy mogą nie być świadomi Twojego przepływu pracy. Osoby mogą nawet chcieć skontaktować się z Tobą w celu zaproponowania sposobów ulepszania przepływu. Używamy podpisu, np. „wysłane w programie Power Automate. W razie pytań, kontaktuj się z adresem <your email>”. Można również uzyskać pomoc w połączeniu z określonym przepływem, aby szybko go znaleźć, gdy pracownik przekaże tę wiadomość e-mail.