Projektowanie procesu

Kiedy projektujesz automatyzację procesów, pierwszym krokiem jest wymyślenie, kiedy następować będzie automatyzacja. Patrząc na aktualny proces biznesowy, należy najpierw określić, która część procesu ma być zautomatyzowana.

Identyfikowanie obszarów automatyzacji

Typy korzyści, jakie może dać automatyzacja, należą do następujących kategorii:

  • Konsekwentne stosowanie standardowych reguł biznesowych

  • Redukcja pracy ręcznej w powtarzających się procesach

  • Zmniejszenie błędu człowieka

  • Usprawnij zatwierdzenia

  • Uzyskanie wydajności w transakcjach o dużej objętości

  • Efektywne przenoszenie danych między systemami (zmniejszanie ręcznego wprowadzania danych)

  • Maksymalizuj korzystanie z dostępnych zasobów

  • Zwiększanie produktywności

Stosowanie standardowych reguł biznesowych

Reguły biznesowe to logika if/and, która stosuje zasady biznesowe. Automatyzacja daje gwarancję, że będą używane za każdym razem.

W naszym scenariuszu przykładowej sprawozdawczości z wydatkami reguła biznesowa wymaga, aby w przypadku, gdy kwota raportu o wydatku przekraczała 10 000 $, musi ona również zostać zatwierdzona przez dyrektora finansowego. Dzięki zautomatyzowaniu procesu, Abhay upewni się nie przegapi żadnego braku raportu.

Automatyzowanie powtarzalnych procesów

Automatyzacja powtarzających się procesów może pomóc pracownikom w uniknięciu pracy umysłowej i fizycznej wypalenia. Procesy wykonywane w ten sam sposób zawsze muszą być na liście wysoko, aby można było rozważyć automatyzację.

Na przykład księgowy Abhay musi gromadzić formularze kosztów i przychody od wszystkich użytkowników. Paragonem może być paragon na papierze z restauracji lub faktura papierowa od dostawców. Abhay musi ręcznie skanować te dokumenty do pliku PDF i przechowywać je. Musi również podać informacje zapisane na papierze i ogłosić je w systemie finansowym dla każdego przesłanego raportu z wydatków.

Zmniejszenie błędu człowieka

Zadania, takie jak kopiowanie i wklejanie wartości z jednego systemu do drugiego, umożliwiają przetwarzanie danych z formularzy papierowych, czyli procesów, w których mogą się pojawiać problemy ludzkie.

Przykładowo w scenariuszu raportów z wydatków, gdy Abhay musi zwrócić pieniądze pracownikowi, szuka informacji bankowych pracownika, a następnie ma dostęp do systemu bankowego.

Dostępne obszary procesów biznesowych umożliwiające redukcję błędów ludzkich

Diagram przedstawiający przepływ procesów biznesowych księgowego Abhaya. Dwie etapy procesu („szczegółowe informacje dotyczące bankowości pracowników” i „zwrot pieniędzy do wnioskodawcy”) są zaznaczone kółkiem na czerwono, aby wskazać potencjalne obszary, w których Power Automate może zmniejszyć liczbę błędów człowieka, automatyzując te kroki.

Usprawnij zatwierdzenia

Błąd innego typu występuje, gdy ludzie zapominają o swoich zadaniach. Można skonfigurować automatyzację, aby przypominała o zadaniach lub procesach, który zostały Ci przypisane.

Na przykład, Lee zażądał raportu o wydatkach, ale Nick nie odpowiedział na prośbę zatwierdzenia przez jakiś czas. Można skonfigurować automatyzację w taki sposób, aby przypominał Nickowi o podjęciu decyzji, a nawet w celu uzyskania bezpośredniej odpowiedzi na monit.

Dostępne obszary procesów biznesowych umożliwiające usprawnienie procesu

Diagram przedstawiający przepływ procesów biznesowych księgowego Abhaya. Proces zatwierdzania jest zmieniany w taki sposób, że przypomnienie dotyczące zatwierdzania można zautomatyzować, konfigurując automatyzację wyzwalającą w celu sprawdzenia stanu. Po zakończeniu zatwierdzania zakończy się automatyzację. Jeśli zatwierdzenie nie jest zakończone, do osoby zatwierdzającej jest wysyłane przypomnienie, a automatyzacja przypomnień będzie ponownie uruchamiana w celu sprawdzenia, czy zatwierdzenie zakończy się.

Uzyskanie wydajności w procesach o dużej objętości

Inny z obszarów, które mogą być zautomatyzowane, to procesy o dużej ilości rekordów. Tego typu procesy są oparte na tym samym codziennym przebiegu. Jest on ściśle związany z powtarzalnymi procesami, ale nieznacznie różny. Użytkownik może dysponować procesem, który może mieć zautomatyzowany krok lub dwa lub więcej czynności. Jeśli jednak proces musi być wykonywany wiele razy, nawet małe udoskonalenia mogą mieć duże wpływy.

Jeśli na przykład scenariusz sprawozdawczości z wydatkami jest przeznaczony dla 1 000 sprzedawców, każda minuta na poprawienie będzie równa oszczędzonym dwóm dniom pracy. Analizowanie rzeczywistych skutków można wykonać przy użyciu funkcji analizy.

Automatyzacja wprowadzania danych

Dane można wprowadzić ręcznie, ponieważ istnieją dwa systemy, które nie komunikują się ze sobą. W tym scenariuszu raportów z wydatków Abhay podaje dane, które są wprowadzane do systemu księgowania poprzez przeliczanie wartości z raportu dotyczącego przesłanego wydatku.

Przykładowy scenariusz zwiększający efektywność

Maksymalizuj korzystanie z dostępnych zasobów

Dobrzy kandydaci na automatyzację to procesy, które mogą być uruchamiane niezależnie od działań ludzkich. Ten typ procesu nie jest łatwy do rozpoznania, więc najlepszym sposobem jest wyobrazowanie procesów, które mogą być wykonane poza normalnymi godzinami pracy. Taka Automatyzacja działa jako „mnożnik” pracowników i w pełni używa innych zasobów (takich jak komputery).

Automatyzacja może również służyć do przetwarzania procesów, które zajmują zbyt dużo czasu w porównaniu z interakcją człowieka, ale jest to dopuszczalne w czasie nocnym, kiedy nie ma automatyzacja nie musi się śpieszyć. Jeśli na przykład osoba jest rozpoczyna przetwarzanie zamówień pochodzących z nocy, można utworzyć automatyzację przetwarzania zleceń, tak jak zaraz po ich zajściu, aby zespół mógł rozpocząć realizację zamówień rano.

Diagram przedstawiający osobę wykonującą proces od 9 do 6 wieczorem, a automatyzacja wykonuje proces pokrewny od 18 do 9 rano

Zwiększanie produktywności

Podobnie jak w przypadku maksymalizacji wykorzystania dostępnych zasobów, automatyzacja ułatwia również zwiększanie produktywności określonego procesu. W przypadku tego typu automatyzacji aktualny proces może być wykonywany przez człowieka równolegle z automatyzacją.

Na przykład Abhay może być jedyną osobą, która przetwarza raporty o wydatkach, a jego standardowy czas pracy o od 9 rano do 18. Konfigurując automatyzację, można sprawić, że Power Automate będzie przetwarzać raporty dotyczące kosztów i w ten sposób korzystać zarówno z Abhaya, jak i automatyzacji, co powoduje wyższą wydajność.

Diagram pokazujący osobę wykonującą proces od 9 rano do 18, równolegle z automatyzacją, która działa przez 24 godziny

Przykładowy scenariusz

Po zastosowaniu wszystkich obszarów automatyzacji w poniższym przykładzie pokazano, jak proces biznesowy raportowania kosztów może być objęty usprawnieniem produktywności w ramach Power Automate, maksymalizując dostępne zasoby, automatyzując wpisy danych oraz usprawniając zatwierdzanie zatwierdzeń.

Diagram procesu po zastosowaniu wszystkich automatyzacji