Tworzenie i testowanie przepływu pracy zatwierdzania przy użyciu programu Power Automate

Dzięki usłudze Power Automate możesz zarządzać zatwierdzaniem dokumentów lub procesów w kilku usługach, w tym SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive dla Firm, Zendesk lub WordPress.

Aby utworzyć przepływ pracy zatwierdzania, dodaj akcję Zatwierdzenia — Uruchom zatwierdzanie do dowolnego przepływu. Po dodaniu tej akcji Twój przepływ może zarządzać zatwierdzaniem dokumentów i procesów. Możesz na przykład utworzyć przepływy zatwierdzania dokumentów służące do zatwierdzania faktur, zleceń pracy i ofert sprzedaży. Możesz też utworzyć przepływy zatwierdzania procesów do zatwierdzania wniosków urlopowych, pracy w nadgodzinach lub planów podróży.

Osoby zatwierdzające mogą odpowiadać na żądania z poziomu skrzynki odbiorczej poczty e-mail, centrum zatwierdzeń w witrynie internetowej usługi Power Automate lub aplikacji Power Automate.

Utwórz przypływ zatwierdzania

Poniżej przedstawiono omówienie przepływu, który utworzymy i przetestujemy:

Zatwierdzenie przepływu

Przepływ wykonuje następujące kroki:

  1. Przepływ rozpoczyna się w wyniku utworzenia przez kogoś wniosku urlopowego na liście usługi SharePoint Online.
  2. Wniosek urlopowy zostaje dodany do centrum zatwierdzania, a następnie wysłany w wiadomości e-mail do osoby zatwierdzającej.
  3. Decyzja osoby zatwierdzającej zostaje wysłana w wiadomości e-mail do osoby, która wnioskowała o urlop.
  4. Lista usługi SharePoint Online zostaje zaktualizowana o komentarze osoby zatwierdzającej do decyzji.

Tip

Aby zapoznać się ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi używania programu SharePoint z usługą Power Automate, zobacz dokumentację programu SharePoint.

Wymagania wstępne

Aby wykonać czynności przedstawione w tym przewodniku, musisz mieć dostęp do tych zasobów:

  • Usługa Power Automate.
  • Lista usługi SharePoint Online.
  • Program Office 365 Outlook i konta użytkowników usługi Office 365.

Note

Mimo że w tym przewodniku są używane usługa SharePoint Online i program Office 365 Outlook, możesz użyć innych usług, takich jak Zendesk, Salesforce lub Gmail. Jeśli używasz programu SharePoint 2010, zobacz Wycofanie przepływu pracy programu SharePoint 2010

Zanim utworzysz przepływ, utwórz listę usługi SharePoint Online. Następnie użyjemy tej listy w celu zatwierdzania wniosków urlopowych.

Utwórz następujące kolumny na liście usługi SharePoint Online:

Kolumna Typ
Tytuł Jeden wiersz tekstu
Data rozpoczęcia Data i godzina
Data zakończenia Data i godzina
Komentarze Jeden wiersz tekstu
Zatwierdzona Tak/Nie
Komentarze menedżera Jeden wiersz tekstu

Zanotuj nazwę i adres URL listy usługi SharePoint Online. Te informacje będą potrzebne później, podczas konfigurowania wyzwalacza SharePoint — Po utworzeniu elementu.

Tworzenie przepływu na podstawie pustego szablonu

  1. Zaloguj się do usługi Power Automate.
  2. W okienku nawigacji po lewej stronie wybierz pozycję Moje przepływy.
  3. W górnym menu po lewej stronie wybierz kolejno pozycje +Nowy > +Automatyczne — od podstaw.

Dodawanie wyzwalacza

  1. W obszarze Wybierz wyzwalacz przepływu wybierz pozycję Po utworzeniu elementu — SharePoint, a następnie wybierz pozycję Utwórz.
  2. Na ekranie Po utworzeniu elementu — SharePoint wybierz wartości Adres witryny i Nazwa listy dla listy programu SharePoint, którą Twój przepływ będzie monitorował pod kątem nowych elementów.

Ustawienia Adres witryny i Nazwa listy to informacje zanotowane we wcześniejszej części tego przewodnika.

Informacje usługi SharePoint

Dodawanie akcji profilu

  1. Wybierz pozycję +Nowy krok, a następnie wpisz ciąg profil w polu wyszukiwania Wybierz akcję.

  2. Znajdź, a następnie wybierz akcję Użytkownicy usługi Office 365 — Pobierz mój profil.

    wyszukiwanie profilu

  3. Z profilu wybierz pola, które chcesz uwzględnić w przepływie, a następnie kliknij pozycję Utwórz, aby zachować dotychczasową pracę.

Dodawanie akcji zatwierdzenia

  1. Wybierz pozycję +Nowy krok.

  2. Wpisz ciąg zatwierdzenie w polu wyszukiwania Wybierz akcję.

  3. Wybierz akcję Uruchom i czekaj na zatwierdzenie.

    wybieranie akcji zatwierdzania

  4. Skonfiguruj odpowiednio kartę Rozpocznij zatwierdzenie.

    Note

    Pola Typ zatwierdzenia, Tytuł i Przypisano do są wymagane. Możesz użyć języka Markdown, aby sformatować pole Szczegóły.

    konfigurowanie zatwierdzenia

Note

Ta akcja spowoduje wysłanie żądania zatwierdzenia na adres e-mail podany w polu Przypisano do.

Jeśli Twój scenariusz tego wymaga, możesz dołączyć pliki do żądań zatwierdzenia, które używają usługi Common Data Service.

Dodawanie warunku

  1. Wybierz pozycję Nowy krok, a następnie z listy akcji wybierz pozycję Warunek.

  2. Na ekranie Warunek wybierz pole Wybierz wartość po lewej stronie.

    Zostanie wyświetlona lista wartości dynamicznych.

  3. Wybierz kolejno pozycje Odpowiedzi > Odpowiedź osoby zatwierdzającej z listy wartości dynamicznych.

    wybieranie tokenu odpowiedzi

  4. Wybierz pole Wybierz wartość z prawej strony, a następnie wprowadź w nim ciąg Zatwierdź.

    Note

    Prawidłowe odpowiedzi na akcję Zatwierdzenia — Rozpocznij zatwierdzenie to „Zatwierdź” i „Odrzuć”. W tych odpowiedziach jest rozróżniana wielkość liter.

  5. Na karcie Warunek powinny być teraz widoczne następujące elementy:

    Widok karty warunku

Dodawanie akcji poczty e-mail dla zatwierdzeń

Wykonaj następujące czynności, aby wysłać wiadomość e-mail, jeśli wniosek urlopowy zostanie zatwierdzony:

  1. Wybierz pozycję Dodaj akcję w gałęzi Jeśli tak warunku.

    dodawanie nowego kroku

  2. W polu wyszukiwania na karcie Wybierz akcję wprowadź tekst wyślij wiadomość e-mail.

  3. Wybierz akcję Wyślij wiadomość e-mail — Office 365 Outlook.

    wybieranie akcji wysyłania wiadomości e-mail

  4. Skonfiguruj odpowiednio kartę Wiadomość e-mail.

    Note

    Pola Do, Temat i Treść są wymagane.

    Ta karta jest szablonem wiadomości e-mail, która jest wysyłana, gdy stan wniosku urlopowego się zmienia.

    W polu Treść na karcie Wyślij wiadomość e-mail użyj tokenu Komentarze z akcji Zatwierdzenia — Rozpocznij zatwierdzenie.

konfigurowanie szablonu wiadomości e-mail informującej o zatwierdzeniu

Dodawanie akcji aktualizacji dla zatwierdzonych wniosków

  1. W gałęzi JEŚLI TAK wybierz pozycję Dodaj akcję.

  2. Wpisz ciąg aktualizuj w polu wyszukiwania na karcie Wybierz akcję, a następnie wybierz akcję Aktualizuj element — SharePoint.

    wybieranie aktualizacji elementu

  3. Skonfiguruj odpowiednio kartę Aktualizuj element.

Note

Pola Adres witryny, Nazwa listy, Identyfikator i Tytuł są wymagane.

konfigurowanie aktualizacji elementu

Dodawanie akcji poczty e-mail dla odrzuceń

  1. W gałęzi Jeśli nie wybierz pozycję +Dodaj akcję.

  2. Wpisz wartość Wyślij w polu wyszukiwania na karcie Wybierz akcję, a następnie wybierz akcję Wyślij wiadomość e-mail — Office 365 Outlook.

    wybieranie akcji wysłania wiadomości e-mail

  3. Skonfiguruj odpowiednio kartę Wiadomość e-mail.

    Ta karta reprezentuje szablon wiadomości e-mail, która jest wysyłana, gdy stan wniosku urlopowego się zmienia.

konfiguracja dla odrzuconych wniosków

Dodawanie akcji aktualizacji dla odrzuconych wniosków

  1. Wybierz pozycję Dodaj akcję.

  2. Wprowadź ciąg aktualizuj w polu wyszukiwania na karcie Wybierz akcję, a następnie wybierz akcję Aktualizuj element — SharePoint.

    wybieranie aktualizacji elementu

  3. Skonfiguruj odpowiednio kartę.

Note

Pola Adres witryny, Nazwa listy, Identyfikator i Tytuł są wymagane.

karta aktualizuj element

  1. Wybierz Zapisz, aby zapisać wykonaną pracę.

Po wykonaniu tych czynności przepływ powinien wyglądać podobnie do przedstawionego na poniższym zrzucie ekranu:

Ukończony przepływ

Po utworzeniu przepływu należy go przetestować.

Wysyłanie wniosku o zatwierdzenie

Utwórz wniosek urlopowy na utworzonej wcześniej liście usługi SharePoint Online.

Po zapisaniu tego wniosku (żądania) zostanie wyzwolony przepływ, który spowoduje:

  1. Utworzenie wniosku (żądania) w centrum zatwierdzania.
  2. Wysłanie wiadomość e-mail z żądaniem zatwierdzenia do osób zatwierdzających.

Tworzenie długotrwałych zatwierdzeń

Jeśli prawdopodobne jest, że Twój przepływ będzie uruchomiony dłużej niż 30 dni, rozważ przechowywanie zatwierdzeń w usłudze Common Data Service. Dzięki temu można tworzyć przepływy, które będą pełnić rolę odpowiedzi na żądania zatwierdzenia, nawet po przejściu oryginalnego przepływu pracy. W tym celu należy użyć dwóch przepływów, jeden do wysłania żądania zatwierdzenia i drugi w celu uruchomienia logiki biznesowej w odpowiedzi na żądanie zatwierdzenia na podstawie akcji utworzenia zatwierdzenia (wer. 2). Dowiedz się więcej na temat długotrwałych zatwierdzeń.

Tip

W przypadku korzystania z nowoczesnych klientów poczty e-mail nie trzeba zastanawiać się, czy żądanie jest nadal wymagane, ponieważ usługa Power Automate automatycznie aktualizuje pocztę e-mail, aby wskazać, że zatwierdzenie zostało zakończone.

Anulowanie żądań zatwierdzenia

Czasami może zajść potrzeba anulowania wysłanego żądania zatwierdzenia. Może tak być w przypadku, gdy popełniono błąd w żądaniu lub nie jest ono już istotne. W takich sytuacjach osoba, która wysłała żądanie, może je anulować, wykonując następujące czynności:

  1. Wybierz zatwierdzenie
  2. Wybierz pozycję Anuluj zatwierdzenie w okienku bocznym.

Tip

Zawsze możesz wybrać kartę Historia, aby wyświetlić żądania zatwierdzenia, które zostały anulowane.

Note

Funkcja anulowania jest obsługiwana w ramach akcji Utwórz zatwierdzenie (wersja 2).

Żądanie zatwierdzeń od użytkowników-gości

Żądania zatwierdzenia można wysyłać do osób spoza organizacji. W tym celu należy użyć użytkowników–gości usługi Azure Active Directory (Azure AD) zapraszając użytkowników od innych dzierżawców jako gości .

Przypisanie roli gościowi oznacza nadanie mu uprawnień wymaganych do uczestnictwa w procesie zatwierdzenia.

Teraz, po utworzeniu i przetestowaniu przepływu, pamiętaj, aby poinstruować innych, jak z niego korzystać.

Więcej informacji

Note

Czy możesz poinformować nas o preferencjach dotyczących języka dokumentacji? Wypełnij krótką ankietę. (zauważ, że ta ankieta jest po angielsku)

Ankieta zajmie około siedmiu minut. Nie są zbierane żadne dane osobowe (oświadczenie o ochronie prywatności).