Tworzenie przepływów pracy zatwierdzania równoległego za pomocą usługi Power Automate

W przepływie pracy równoległego zatwierdzania do zatwierdzania takich elementów, jak faktury, zamówienia zakupu, zlecenia urlopowe itd., jest wymaganych wiele osób. Zatwierdzanie każdej osoby jest niezależne od innych osób zatwierdzających.

W tym przewodniku za pomocą usługi Power Automate zostanie utworzony przepływ w chmurze, który automatyzuje przepływ pracy zatwierdzania równoległego. Ten przepływ automatyzuje proces zatwierdzania wniosku urlopowego pracownika, który wymaga zatwierdzenia przez wszystkie osoby (lub zespoły), które pracownik regularnie obsługuje. Pracownicy przesyłają wnioski urlopowe przy użyciu listy programu SharePoint. Wniosek urlopowy musi zostać zatwierdzony przez bezpośredniego menedżera pracownika, zespół sprzedaży i zespół działu kadr. Każdy wniosek urlopowy jest kierowany do każdej osoby zatwierdzającej w celu uzyskania decyzji. Przepływ wysyła wiadomość e-mail ze zmianami stanu, a następnie aktualizuje program SharePoint o decyzje.

Porada

Aby zapoznać się ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi używania programu SharePoint z usługą Power Automate, zobacz dokumentację programu SharePoint.

Wymagania wstępne

  • Usługa Power Automate.
  • Lista usługi SharePoint Online.
  • Program Office 365 Outlook i konta użytkowników usługi Office 365.

Uwaga

Mimo że w tym przewodniku są używane usługa SharePoint Online i program Office 365 Outlook, możesz użyć innych usług, takich jak Zendesk, Salesforce lub Gmail. Jeśli używasz programu SharePoint 2010, zobacz Wycofanie przepływu pracy programu SharePoint 2010

Zanim utworzysz przepływ, utwórz listę usługi SharePoint Online. Następnie użyjemy tej listy w celu zatwierdzania wniosków urlopowych.

Na utworzonej liście usługi SharePoint Online muszą znajdować się następujące kolumny:

Tytuł Jeden wiersz tekstu
Komentarze pracownika Jeden wiersz tekstu
Bezpośrednie komentarze menedżera Wiele wierszy tekstu
Komentarze zespołu ds. sprzedaży Wiele wierszy tekstu
Komentarze zespołu HR Wiele wierszy tekstu
Zatwierdzone przez bezpośredniego menadżera Tak/Nie
Zatwierdzone przez zespół ds. sprzedaży Tak/Nie
Zatwierdzone przez zespół HR Tak/Nie
Data rozpoczęcia wakacji Data i godzina
Data zakończenia wakacji Data i godzina

Zanotuj nazwę i adres URL listy usługi SharePoint Online. Te informacje będą potrzebne później podczas konfigurowania wyzwalacza SharePoint — Po utworzeniu elementu.

Tworzenie przepływu na podstawie pustego szablonu

  1. Zaloguj się do usługi Power Automate.
  2. W okienku nawigacji po lewej stronie wybierz pozycję Moje przepływy.
  3. W górnym menu po lewej stronie wybierz kolejno pozycje +Nowy > +Automatyczne — od podstaw.

Dodawanie wyzwalacza

  1. W obszarze Wybierz wyzwalacz przepływu wybierz pozycję Po utworzeniu elementu — SharePoint, a następnie wybierz pozycję Utwórz.
  2. Na ekranie Po utworzeniu elementu — SharePoint wybierz wartości Adres witryny i Nazwa listy dla listy programu SharePoint, którą Twój przepływ będzie monitorował pod kątem nowych elementów.

Informacje usługi SharePoint

Pobieranie menedżera osoby, która utworzyła wniosek urlopowy

  1. Wybierz pozycję +Nowy krok, a następnie wpisz ciąg pobierz menedżera w polu wyszukiwania Wybierz akcję.

  2. Znajdź, a następnie wybierz akcję Pobierz menedżera (V2) — Użytkownicy usługi Office 365.

    wybieranie użytkowników usługi Office

  3. Wstaw token Utworzono za pomocą poczty e-mail w polu Użytkownik (UPN) na karcie Pobierz menedżera.

    Ta akcja powoduje pobranie menedżera osoby, która utworzyła wniosek urlopowy w programie SharePoint.

    konfiguracja pobierania menedżera

Nadawanie nazwy przepływowi i zapisywanie go

Nadaj nazwę przepływowi, a następnie wybierz ikonę Zapisz, aby zapisać wyniki dotychczasowej pracy.

Uwaga

Wybieraj ikonę Zapisz okresowo, aby zapisać zmiany w przepływie.

Dodawanie akcji zatwierdzenia dla bezpośredniego menedżera

  1. Wybierz pozycję +Nowy krok.

  2. Wpisz ciąg zatwierdzenie w polu wyszukiwania Wybierz akcję.

  3. Wybierz akcję Uruchom i czekaj na zatwierdzenie.

    wybieranie akcji zatwierdzania

  4. Skonfiguruj odpowiednio kartę Rozpocznij zatwierdzenie.

    Uwaga

    Pola Typ zatwierdzenia, Tytuł i Przypisano do są wymagane. Możesz użyć języka Markdown, aby sformatować pole Szczegóły.

    konfigurowanie zatwierdzenia

Ważne

Ta akcja spowoduje wysłanie wniosku urlopowego na adres e-mail podany w polu Przypisano do, a więc należy wstawić token Adres e-mail z listy Pobierz menedżera (v2).

Wstawianie akcji zatwierdzenia gałęzi równoległej dla zespołu sprzedaży

  1. Wybierz strzałkę w dół znajdującą się między kartą Pobierz menedżera (v2) a kartą Rozpocznij i zaczekaj na zatwierdzenie.

  2. Wybierz znak plus wyświetlany na strzałce w dół po jej wybraniu.

  3. Wybierz pozycję Dodaj gałąź równoległą.

    konfiguracja pobierania menedżera

  4. Wyszukaj, wybierz, a następnie skonfiguruj akcję Rozpocznij i zaczekaj na zatwierdzenie, która spowoduje wysłanie wniosku urlopowego do zespołu sprzedaży. Jeśli nie masz pewności, jak dodać akcję Rozpocznij i zaczekaj na zatwierdzenie, zobacz kroki używane do dodawania akcji zatwierdzenia dla bezpośredniego menedżera.

    Ważne

    Należy użyć adresu e-mail zespołu sprzedaży w polu Przypisano do akcji Rozpocznij zatwierdzenie 2.

Wstawianie akcji zatwierdzenia gałęzi równoległej dla zespołu działu kadr

Powtórz kroki wstawiania gałęzi równoległej dla zespołu sprzedaży, aby dodać, a następnie skonfigurować akcję Rozpocznij zatwierdzenie do wysyłania wniosków urlopowych do działu kadr.

Ważne

Należy użyć adresu e-mail zespołu działu kadr w polu Przypisano do akcji Rozpocznij zatwierdzenie 3.

Po wykonaniu tych czynności przepływ powinien wyglądać podobnie jak w tym przykładzie:

przepływ z gałęziami równoległymi

Opcje po dodaniu gałęzi równoległych

Po dodaniu akcji do odgałęzień równoległych istnieją dwa sposoby dodawania kroków do przepływu:

  • Wstaw krok w odgałęzieniu: Skorzystaj z przycisku Wstaw nowy krok (+) nad lub pod kartą. Przycisk wyświetlany po wybraniu odgałęzienia lub aktywowaniu go na strzałce łącznika). Ten przycisk służy do dodawania kroku do tej konkretnej gałęzi. Ten przycisk jest widoczny tutaj: wstawianie nowego kroku

  • Dodaj krok do przepływu: Użyj większego przycisku + nowy krok na dole całego przepływu pracy. Kroki dodane za pomocą tego przycisku będą uruchamiane po ukończeniu poprzednich gałęzi. Ten przycisk jest widoczny tutaj: Dodawanie nowego kroku

W poniższych sekcjach dodano kroki w poszczególnych odgałęzieniach:

  • Dodanie warunku sprawdzającego, czy wniosek urlopowy został zatwierdzony lub odrzucony.
  • Wysłanie do pracownika wiadomości e-mail z informacją o decyzji.
  • Zaktualizowanie wniosku urlopowego w programie SharePoint przy użyciu decyzji o zatwierdzeniu.

Następnie użyjemy przycisku + Nowy krok, aby wysłać wiadomość e-mail zawierającą podsumowanie wszystkich decyzji wydanych w sprawie wniosku urlopowego.

Kontynuujmy:

Dodawanie warunku do każdej gałęzi

  1. Wybierz pierwsze odgałęzienie Uruchom i czekaj na zatwierdzenie.

  2. Wybierz mały przycisk Wstaw nowy krok (+) pod kartą (kolisty znak plus wyświetlany po umieszczeniu wskaźnika myszy na strzałce łącznika).

  3. Wybierz Dodaj działanie z menu, a następnie wybierz Warunek na liście akcji.

  4. Wybierz pierwsze pole na karcie Warunek, a następnie wybierz token Odpowiedź z kategorii Rozpocznij i zaczekaj na zatwierdzenie na liście zawartości dynamicznej.

    warunek przepływu z gałęziami równoległymi

  5. Upewnij się, że lista (na środku karty Warunek) ma ustawioną wartość jest równe.

  6. Wprowadź tekst Zatwierdź w ostatnim polu (w tym tekście jest uwzględniana wielkość liter).

  7. Karta warunku powinna teraz wyglądać podobnie do przedstawionej w tym przykładzie:

    warunek przepływu z gałęziami równoległymi

    Uwaga

    Ten warunek sprawdza odpowiedź z akcji Rozpocznij zatwierdzenie, która jest przesyłana do menedżera pracownika.

  8. Powtórz te czynności w gałęziach Rozpocznij zatwierdzenie 2 (żądanie zatwierdzenia do zespołu sprzedaży) i Rozpocznij zatwierdzenie 3 (żądanie zatwierdzenia do działu kadr).

Dodawanie akcji poczty e-mail do każdej gałęzi

Wykonaj następujące kroki po stronie JEŚLI TAK gałęzi Warunek.

Uwaga: przepływ używa tych kroków do wysyłania wiadomości e-mail, gdy wniosek zostanie zatwierdzony:

  1. Wybierz pozycję Dodaj akcję w gałęzi Jeśli tak warunku.

    dodawanie nowego kroku

  2. W polu wyszukiwania na karcie Wybierz akcję wprowadź tekst wyślij wiadomość e-mail.

  3. Wybierz akcję Wyślij wiadomość e-mail — Office 365 Outlook.

    wybieranie akcji wysyłania wiadomości e-mail

  4. Skonfiguruj odpowiednio kartę Wiadomość e-mail.

    Uwaga

    Pola Do, Temat i Treść są wymagane.

    Ta karta jest szablonem wiadomości e-mail, która jest wysyłana, gdy stan wniosku urlopowego się zmienia.

    W polu Treść na karcie Wyślij wiadomość e-mail użyj tokenu Komentarze z akcji Zatwierdzenia — Rozpocznij zatwierdzenie.

konfigurowanie szablonu wiadomości e-mail informującej o wstępnym zatwierdzeniu

Aby wysyłać wiadomość e-mail, gdy wniosek zostanie odrzucony, należy użyć strony JEŚLI NIE gałęzi Warunek, a następnie powtórzyć poprzednie kroki w celu dodania szablonu dla wiadomości e-mail z informacją o odrzuceniu.

Powtórz te czynności w gałęziach Rozpocznij i zaczekaj na zatwierdzenie 2 (żądanie zatwierdzenia do zespołu sprzedaży) i Rozpocznij i zaczekaj na zatwierdzenie 3 (żądanie zatwierdzenia do działu kadr).

Aktualizowanie wniosku urlopowego przy użyciu decyzji

Wykonaj następujące kroki, aby zaktualizować program SharePoint po wydaniu decyzji.

Uwaga: te kroki należy wykonać po stronach JEŚLI TAK i JEŚLI NIE gałęzi.

  1. W gałęzi JEŚLI TAK wybierz pozycję Dodaj akcję.

  2. Wpisz ciąg aktualizuj w polu wyszukiwania na karcie Wybierz akcję, a następnie wybierz akcję Aktualizuj element — SharePoint.

    wybieranie aktualizacji elementu

  3. Skonfiguruj odpowiednio kartę Aktualizuj element.

konfigurowanie aktualizacji elementu

Powtórz poprzednie kroki w gałęziach Rozpocznij zatwierdzenie 2 i Rozpocznij zatwierdzenie 3.

Kończenie przepływu

  1. Wybierz pozycję +Nowy krok

  2. Wykonaj podane wcześniej kroki, aby wysłać wiadomość e-mail z podsumowaniem wyników każdego zatwierdzenia. Wyślij tę wiadomość e-mail do pracownika, który wnioskował o urlop. Karta może wyglądać podobnie do przedstawionej w tym przykładzie:

    konfigurowanie aktualizacji elementu

Dowiedz się więcej o nowoczesnych zatwierdzeniach

Wprowadzenie do nowoczesnych zatwierdzeń