Tworzenie przepływu w celu zarządzania zatwierdzeniami projektuCreate a flow to manage project approvals

Uwaga

Ten artykuł jest częścią serii samouczków dotyczących używania usług PowerApps, Microsoft Flow i Power BI z usługą SharePoint Online.This article is part of a tutorial series on using PowerApps, Microsoft Flow, and Power BI with SharePoint Online. Najpierw zapoznaj się z wprowadzeniem do tej serii, aby uzyskać ogólny obraz oraz powiązane pliki do pobrania.Make sure you read the series introduction to get a sense of the big picture, as well as related downloads.

W tym zadaniu utworzymy przepływ sterujący procesem zatwierdzania projektów.In this task we'll create a flow that drives the process of approving projects. Usługa Microsoft Flow jest zintegrowana z programem SharePoint, co pozwala łatwo utworzyć przepływ bezpośrednio z listy.Microsoft Flow is integrated with SharePoint, so it's easy to create a flow directly from a list. Utworzony przepływ będzie wyzwalany po dodaniu elementu do listy Project Requests.The flow we'll create is triggered when an item is added to the Project Requests list. Przepływ wysyła wiadomość e-mail do osoby zatwierdzającej projekt, która zatwierdza lub odrzuca żądanie bezpośrednio w wiadomości e-mail.The flow sends an email to the project approver, who approves or rejects the request directly in email. Informacja o zatwierdzeniu lub odrzuceniu jest następnie wysyłana w wiadomości e-mail do członka zespołu projektowego, który zgłosił żądanie. Ponadto przepływ odpowiednio aktualizuje listy programu SharePoint.The flow then sends an approval or rejection email to the project requestor and updates our SharePoint lists appropriately.

Krok 1. Konfigurowanie szablonu przepływuStep 1: Configure the flow template

  1. Na liście Project Requests kliknij lub naciśnij pozycję Przepływ, a następnie pozycję Utwórz przepływ.In the Project Requests list, click or tap Flow, then Create a flow.

    Tworzenie przepływu

  2. W prawym okienku kliknij lub naciśnij pozycję Rozpocznij zatwierdzanie po dodaniu nowego elementu.In the right pane, click or tap Start approval when a new item is added.

    Tworzenie przepływu zatwierdzania

  3. Zaloguj się do programu SharePoint, jeśli jeszcze nie zostało to zrobione, a następnie kliknij lub naciśnij przycisk Kontynuuj.If you're not already signed in, sign into SharePoint and Outlook, then click or tap Continue.

    Logowanie w celu korzystania z szablonu

    Pojawi się szablon przepływu, który można wypełnić.You now see the template for this flow, ready for you to complete. Pola przepływu reprezentują kroki.The boxes in the flow represent steps. Mogą one pobierać dane wejściowe z poprzednich kroków oraz od użytkownika.They take input from previous steps, as well as input that you provide. Dzięki temu dane wyjściowe mogą być przekazywane do kolejnych kroków.Each step can then provide output to subsequent steps.

    Szablon zatwierdzania

  4. W polu Przypisano do wprowadź nazwę, która jest prawidłowa w używanej dzierżawie.In the Assigned To box, enter a name that is valid in your tenant.

    Osoba kontaktowa w wiadomości e-mail z zatwierdzeniem

    Następne pole reaguje na decyzję osoby zatwierdzającej, kierując przepływ do jednej z dwóch gałęzi: Jeśli tak lub Jeśli nie.The next box in the flow responds to the project approver's decision and routes the flow to one of two branches: If yes or If no.

    Warunek zatwierdzenia

Krok 2. Akcje tworzenia w przypadku zatwierdzeniaStep 2: Create actions for Approve = yes

Domyślnie gałąź ta wysyła wiadomość e-mail z informacją o zatwierdzeniu do osoby zgłaszającej żądanie.By default, this branch sends an approval email to the requestor. Zaktualizujemy również listę Project Requests i dodamy element do listy Project Details, ponieważ projekt został zatwierdzony.We'll also update the Project Requests list, and add an item to the Project Details list because the project has been approved.

  1. W gałęzi Jeśli tak kliknij lub naciśnij pozycję Poinformuj twórcę elementu o zatwierdzeniu, a następnie pozycję Edytuj, aby wyświetlić domyślne opcje dotyczące wiadomości e-mail wysyłanej do osoby zgłaszającej żądanie.In the If yes branch, click or tap Inform item creator of approval, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Edytowanie ustawień wiadomości e-mail

  2. Domyślnie do osoby, która utworzyła element listy, jest wysyłana wiadomość e-mail. Temat i treść tej wiadomości są widoczne na ekranie.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. Jeśli chcesz, możesz je zaktualizować.You can update these if you like.

    Domyślne ustawienia wiadomości e-mail

  3. Kliknij lub naciśnij pozycję Dodaj akcję.Click or tap Add an Action.

    Dodawanie akcji

  4. W obszarze Wybierz akcję wyszukaj pozycję „SharePoint”, a następnie kliknij lub naciśnij pozycję Aktualizacja elementu programu SharePoint.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Akcja aktualizacji elementu

  5. Wprowadź adres URL witryny programu SharePoint i nazwę listy.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Parametry aktualizacji elementu

  6. Wybierz pole Id, a następnie kliknij lub naciśnij pozycję ID w oknie dialogowym Zawartość dynamiczna.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Zawartość dynamiczna pola ID listy

    Zawartość dynamiczna jest udostępniana w całym przepływie na podstawie poprzednich kroków.Dynamic content is available throughout the flow, based on previous steps. W tym przypadku dostępne są informacje z listy programu SharePoint, których można użyć w tworzonych akcjach.In this case, the SharePoint list information is available, and we can use it in the actions that we create.

  7. Wybierz pole Title, wyszukaj tekst „Title” w oknie dialogowym zawartości dynamicznej, a następnie kliknij lub naciśnij pozycję Title.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Zawartość dynamiczna tytułu listy

  8. W polu Approved wpisz tekst „Yes”.In the Approved box, enter "Yes". Ta część przepływu powinna teraz wyglądać tak jak na poniższej ilustracji.This part of the flow should now look like the following image.

    Aktualizacja listy

  9. Ponownie kliknij lub naciśnij pozycję Dodaj akcję.Click or tap Add an Action again. Tym razem dodamy element do listy Project Details, dotyczący zatwierdzonego projektu.This time we'll add an item to the Project Details list for the project that was approved.

    Dodawanie akcji

  10. W obszarze Wybierz akcję wyszukaj pozycję „SharePoint”, a następnie wybierz pozycję Tworzenie elementu programu SharePoint.Under Choose an action, search for "SharePoint", then select SharePoint – Create item.

    Akcja tworzenia elementu

  11. Wprowadź adres URL witryny programu SharePoint i nazwę listy.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Parametry tworzenia elementu

  12. Wybierz pole Title, wyszukaj tekst „Title” w oknie dialogowym zawartości dynamicznej, a następnie kliknij lub naciśnij pozycję Title.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Zawartość dynamiczna tytułu listy

  13. Wybierz pole RequestId, a następnie kliknij lub naciśnij pozycję ID w oknie dialogowym zawartości dynamicznej.Select the RequestId box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Zawartość dynamiczna pola ID listy

  14. W polu PMAssigned wpisz tekst „Unassigned”.In the PMAssigned box, enter "Unassigned". Ta część przepływu powinna teraz wyglądać tak jak na poniższej ilustracji.This part of the flow should now look like the following image.

    Ukończono tworzenie elementu

Krok 3. Akcja przeglądania w przypadku braku zatwierdzeniaStep 3: Review action for Approve = no

Domyślnie gałąź ta wysyła wiadomość e-mail z informacją o odrzuceniu do osoby zgłaszającej żądanie.By default, this branch sends a rejection email to the requestor. Aktualizowana jest również lista Project Requests.We'll also update the Project Requests list. Projekt nie jest realizowany, dlatego nie dodajemy elementu do listy Project Details.The project isn't moving forward, so we don't add an item to the Project Details list.

  1. W gałęzi Jeśli nie kliknij lub naciśnij pozycję Poinformuj twórcę elementu o odrzuceniu, a następnie pozycję Edytuj, aby wyświetlić domyślne opcje dotyczące wiadomości e-mail wysyłanej do osoby zgłaszającej żądanie.In the If no branch, click or tap Inform item creator of rejection, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Edytowanie ustawień wiadomości e-mail

  2. Domyślnie do osoby, która utworzyła element listy, jest wysyłana wiadomość e-mail. Temat i treść tej wiadomości są widoczne na ekranie.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. Jeśli chcesz, możesz je zaktualizować.You can update these if you like.

    Domyślne ustawienia wiadomości e-mail

  3. Kliknij lub naciśnij pozycję Dodaj akcję.Click or tap Add an Action.

    Dodawanie akcji

  4. W obszarze Wybierz akcję wyszukaj pozycję „SharePoint”, a następnie kliknij lub naciśnij pozycję Aktualizacja elementu programu SharePoint.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Akcja aktualizacji elementu

  5. Wprowadź adres URL witryny programu SharePoint i nazwę listy.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Parametry aktualizacji elementu

  6. Wybierz pole Id, a następnie kliknij lub naciśnij pozycję ID w oknie dialogowym zawartości dynamicznej.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Zawartość dynamiczna pola ID listy

  7. Wybierz pole Title, wyszukaj tekst „Title” w oknie dialogowym zawartości dynamicznej, a następnie kliknij lub naciśnij pozycję Title.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Zawartość dynamiczna tytułu listy

  8. W polu Approved wpisz tekst „No”.In the Approved box, enter "No". Ta część przepływu powinna teraz wyglądać tak jak na poniższej ilustracji.This part of the flow should now look like the following image.

    Aktualizacja listy

  9. W prawym górnym rogu ekranu kliknij lub naciśnij pozycję Utwórz przepływ.At the top right of the screen, click or tap Create flow.

    Przepływ został ukończony, a po zwinięciu pól powinien wyglądać podobnie do poniższej ilustracji.The flow is now complete, and it should look like the following image if you collapse the boxes.

    Ukończony przepływ

  10. W prawym górnym rogu ekranu kliknij lub naciśnij pozycję Gotowe.At the top right of the screen, click or tap Done.

    Przycisk Gotowe

Krok 4. Uruchamianie przepływu zatwierdzaniaStep 4: Run the approval flow

  1. Na liście Project Requests kliknij pozycję Szybka edycja i dodaj na przykład taki element:In the Project Requests list, click Quick Edit and add an item like the following:

    • Title = „New monitor for Megan”Title = "New monitor for Megan"

    • Description = „Megan needs a 24" monitor”Description = "Megan needs a 24" monitor"

    • ProjectType = „New hardware”ProjectType = "New hardware"

    • RequestDate = „02/03/2017”RequestDate = "02/03/2017"

    • Requestor = „Megan Bowen”Requestor = "Megan Bowen"

    • EstimatedDays = „1”EstimatedDays = "1"

    • Approved = „Pending”Approved = "Pending"

      Element dodany do listy

  2. Gdy skończysz, kliknij przycisk Gotowe w górnej części strony.Click Done at the top of the page when you're finished.

    Znacznik wyboru na przycisku Gotowe

  3. Sprawdź skrzynkę odbiorczą osoby zatwierdzającej.Check the inbox of the approver's email account. Skrzynka powinna zawierać mniej więcej taką wiadomość e-mail.You should have an email like the following.

    Wiadomość e-mail do Allana Deyounga

  4. Po kliknięciu przycisku Zatwierdź lub Odrzuć przepływ uruchomi kolejny proces, który spowoduje, że bezpośrednio na adres e-mail otrzymasz informację zwrotną podobną do poniższej.After you click Approve or Reject, the flow runs another process, and you get feedback like the following, directly in the email.

    Ukończona akcja zatwierdzania

  5. Przepływ wysyła wiadomość e-mail do Megan zawierającą odpowiedź Allana, jak pokazano na poniższej ilustracji.The flow sends an email to Megan with Allan's response, as in the following image. Nadawcą wiadomości jest Megan, ponieważ jest ona właścicielem przepływu.This email comes from Megan because she owns the flow.

    Wiadomość e-mail do Megan Bowen

Następne krokiNext steps

Następny samouczek z tej serii dotyczy tworzenia aplikacji do zarządzania projektami.The next step in this tutorial series is to create an app to manage projects.