Criar rótulos de retenção das exceções às políticas de retenção

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Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

Como parte de sua estratégia de governança de dados para reter o que você precisa e excluir o que não precisa, talvez seja necessário criar alguns rótulos de retenção para itens que precisam de exceções às suas políticas de retenção.

Enquanto as políticas de retenção se aplicam automaticamente a todos os itens no nível do contêiner (como sites do SharePoint, caixas de correio de usuário, e assim por diante), os rótulos de retenção se aplicam aos itens individuais, como um documento do SharePoint ou uma mensagem de e-mail.

Certifique-se de entender os princípios de retenção antes de usar rótulos de retenção para complementar uma política de retenção para itens SharePoint, OneDrive ou Exchange específicos. Normalmente, você usará rótulos de retenção para reter itens específicos por mais tempo do que uma política de retenção aplicada, mas eles também podem ser usados para substituir a exclusão automática no final do período de retenção ou aplicar um período de exclusão diferente.

Como um exemplo típico: a maioria do conteúdo em seus sites do Microsoft Office SharePoint Online precisa ser retida por três anos, o que é coberto por uma política de retenção. Mas você tem alguns documentos de contrato que devem ser mantidos por sete anos. Essas exceções podem ser abordadas com os rótulos de retenção. Depois de atribuir a política de retenção a todos os sites do SharePoint, aplique os rótulos de retenção aos documentos do contrato. Todos os itens do SharePoint serão retidos por três anos e apenas os documentos do contrato serão retidos por sete anos.

Para obter mais exemplos de como os rótulos de retenção podem ser usados como exceções a políticas de retenção, consulte Combinando políticas de retenção e rótulos de retenção.

Os rótulos de retenção também suportam mais recursos do que as políticas de retenção. Para obter mais informações, consulte Comparar os recursos das políticas de retenção e rótulos de retenção.

Use as informações a seguir para ajudá-lo a criar rótulos de retenção para complementar as políticas de retenção como parte de sua estratégia de gerenciamento do ciclo de vida dos dados.

Observação

Crie rótulos de retenção da solução de gerenciamento de Registros em vez do gerenciamento do ciclo de vida de dados se precisar usar rótulos de retenção para gerenciar itens de alto valor para requisitos de manutenção de registros comerciais, legais ou regulamentares. Por exemplo, você quer usar a revisão de retenção ou disposição baseada em evento. Para obter instruções, consulte Usar o plano de arquivo para criar e gerenciar os rótulos de retenção.

Dica

Se você não for um cliente E5, use a avaliação de soluções do Microsoft Purview de 90 dias para explorar como recursos adicionais do Purview podem ajudar sua organização a gerenciar as necessidades de segurança e conformidade de dados. Comece agora no hub de avaliações portal de conformidade do Microsoft Purview. Saiba mais sobre os termos de inscrição e avaliação.

Antes de começar

O administrador global da sua organização tem permissões completas para criar e editar os rótulos de retenção e suas políticas. Se você não estiver se insinuando como um administrador global, consulte Permissões das políticas de retenção e rótulos de retenção.

Como criar rótulos de retenção para gerenciamento do ciclo de vida dos dados

Para essa configuração, você pode usar o portal do Microsoft Purview ou o portal de conformidade do Microsoft Purview.

  1. Dependendo do portal que você está usando, navegue até um dos seguintes locais:

    • Entrar no portal> do Microsoft PurviewGerenciamento de ciclo de vida de dados cartão >rótulos de retenção.

      Se a solução de Gerenciamento de Ciclo de Vida de Dados cartão não for exibida, selecione Exibir todas as soluções e selecione Gerenciamento de Ciclo de Vida de Dados na seção Governança de Dados.

    • Entre na guia Portal de conformidade do Microsoft Purview>Solutions> Gerenciamento > dociclo de vida de dadosMicrosoft 365>Labels.

  2. Selecione Criar um rótulo e siga os prompts para criar o rótulo de retenção. Tenha cuidado com o nome escolhido, pois não é possível alterá-lo depois que o rótulo for salvo.

    Para mais informações sobre as configurações de retenção, veja Configurações para retenção e exclusão de conteúdo.

  3. Depois de criar o rótulo, você verá as opções para publicar a etiqueta, aplicar o rótulo automaticamente ou salvar o rótulo: selecione Basta salvar o rótulo para agorae, em seguida, selecione Concluído.

  4. Repita essas etapas para criar novos rótulos de retenção que você possa precisar para as diferentes configurações de retenção.

Para editar um rótulo existente, selecione-o e, em seguida, selecione a opção Editar o rótulo para iniciar a configuração Editar o rótulo de retenção que permite alterar as descrições do rótulo e as configurações qualificadas.

A maioria das configurações não pode ser alterada depois que o rótulo é criado e salvo, que incluem o nome do rótulo e as configurações de retenção, exceto o período de retenção.

Próximas etapas

Agora que você criou os rótulos de retenção, eles estão prontos para serem adicionados aos itens publicando os rótulos ou aplicando-os automaticamente: