Personalizar uma política de arquivamento e exclusão para caixas de correio em sua organização

Observação

A conformidade do Microsoft 365 agora é chamada de Microsoft Purview, e as soluções na área de conformidade foram renomeadas. Para obter mais informações sobre o Microsoft Purview, consulte o comunicado no blog e o artigo O que é o Microsoft Purview?

Os administradores do Microsoft Purview podem criar uma política de arquivamento e exclusão que move automaticamente itens para a caixa de correio de arquivo morto de um usuário e exclui automaticamente itens da caixa de correio.

Você faz isso criando uma política de retenção de MRM (Gerenciamento de Registros de Mensagens) que você atribui às caixas de correio. Essa política move itens para a caixa de correio de arquivo morto de um usuário após um período de tempo especificado e também exclui itens da caixa de correio depois que eles atingem um determinado limite de idade.

As regras reais que determinam quais itens são movidos ou excluídos e quando isso acontece são chamadas de marcas de retenção. As marcas de retenção são vinculadas a uma política de retenção de MRM, que, por sua vez, é atribuída à caixa de correio de um usuário. Uma marca de retenção aplica configurações de retenção a mensagens e pastas individuais na caixa de correio de um usuário. Ele define por quanto tempo uma mensagem permanece na caixa de correio e qual ação é executada quando a mensagem atinge a idade de retenção especificada. Quando uma mensagem atinge sua idade de retenção, ela é movida para a caixa de correio de arquivo morto do usuário ou é excluída.

As etapas neste artigo configuram uma política de arquivamento e retenção para uma organização fictícia chamada Alpine House. A configuração dessa política inclui as seguintes tarefas:

  • Habilite uma caixa de correio de arquivo morto para cada usuário na organização. Esse procedimento fornece aos usuários mais armazenamento de caixa de correio e é necessário para que uma política de retenção possa mover itens automaticamente para a caixa de correio de arquivo morto. Um usuário também pode mover manualmente itens para sua caixa de correio de arquivo morto para armazenamento de arquivamento.

  • Crie três marcas de retenção personalizadas para executar as seguintes ações:

    • Mova automaticamente itens com 3 anos de idade para a caixa de correio de arquivo morto do usuário. Mover itens para a caixa de correio de arquivo morto libera espaço na caixa de correio principal de um usuário.

    • Exclua automaticamente os itens com 5 anos da pasta Itens Excluídos. Isso também libera espaço na caixa de correio principal do usuário. O usuário terá a oportunidade de recuperar esses itens, se necessário. Consulte a nota de rodapé na seção Mais informações para obter mais detalhes.

    • Exclua automaticamente (e permanentemente) itens com 7 anos de idade da caixa de correio primária e de arquivo morto. Devido aos regulamentos de conformidade, algumas organizações precisam reter emails por um período específico. Quando esse período expira, uma organização pode querer remover permanentemente esses itens das caixas de correio do usuário.

  • Crie uma nova política de retenção e adicione as novas marcas de retenção personalizadas a ela. Além disso, você também adicionará marcas de retenção internas à nova política de retenção. Isso inclui marcas pessoais que os usuários podem atribuir a itens em suas caixas de correio. Você também adicionará uma marca de retenção que move itens da pasta Itens Recuperáveis na caixa de correio principal do usuário para a pasta Itens Recuperáveis em sua caixa de correio de arquivo morto. Essa ação ajuda a liberar espaço na pasta Itens Recuperáveis do usuário quando sua caixa de correio é colocada em espera.

Você pode seguir algumas ou todas as etapas neste artigo para configurar uma política de arquivamento e exclusão para caixas de correio em sua própria organização. Recomendamos que você teste esse processo em algumas caixas de correio antes de implementá-lo em todas as caixas de correio em sua organização.

Antes de configurar uma política de arquivamento e exclusão

  • Você deve ser um administrador global em sua organização para executar as etapas neste artigo.

  • Quando você cria uma nova conta de usuário e atribui uma licença Exchange Online usuário, uma caixa de correio é criada automaticamente para o usuário. Quando a caixa de correio é criada, ela é atribuída automaticamente a uma política de retenção padrão, chamada Política de MRM Padrão. Neste artigo, você criará uma nova política de retenção mrm e a atribuirá às caixas de correio do usuário, substituindo a política de MRM padrão. Uma caixa de correio pode ter apenas uma política de retenção mrm atribuída a ela a qualquer momento.

  • Para saber mais sobre marcas de retenção e políticas de retenção de MRM no Exchange Online, consulte Marcas de retenção e políticas de retenção.

Etapa 1: Habilitar caixas de correio de arquivo morto para usuários

A primeira etapa é garantir que cada usuário em sua organização tenha uma caixa de correio de arquivo morto. A caixa de correio de arquivo morto de um usuário deve ser habilitada para que uma marca de retenção com uma ação de retenção "Mover para Arquivo Morto" possa mover o item após a expiração da idade da retenção.

Para obter instruções para habilitar caixas de correio de arquivo morto, consulte Habilitar caixas de correio de arquivo morto no portal de conformidade do Microsoft Purview.

Observação

Você pode habilitar caixas de correio de arquivo morto a qualquer momento durante esse processo, desde que elas estão habilitadas em algum momento antes de concluir o processo. Se uma caixa de correio de arquivo morto não estiver habilitada, nenhuma ação será executada em nenhum item que tenha uma política de arquivamento ou exclusão atribuída a ela.

Etapa 2: Criar novas marcas de retenção para as políticas de arquivamento e exclusão

Nesta etapa, você criará as três marcas de retenção personalizadas descritas anteriormente.

  • Alpine House 3 Year Move to Archive (política de arquivo morto personalizado)

  • Alpine House 7 Year Permanently Delete (política de exclusão personalizada)

  • Itens Excluídos da Alpine House 5 Anos Excluir e Permitir Recuperação (marca personalizada para a pasta Itens Excluídos)

Para criar novas marcas de retenção, você usará o EAC (Exchange admin center) em sua Exchange Online organização. Certifique-se de usar a versão clássica do EAC.

  1. Acesse e https://admin.protection.outlook.com/ecp/ entre usando suas credenciais.

  2. No EAC, vá para marcas de retenção de gerenciamento > de conformidade

    Uma lista das marcas de retenção para sua organização é exibida.

Criar uma marca de política padrão de arquivo morto personalizado

Primeiro, você criará uma DPT (marca de política padrão) de arquivo morto personalizado que moverá itens para a caixa de correio de arquivo morto após três anos.

  1. Na página Marcas de retenção , selecione Novo ícone demarca nova e, em seguida, selecione aplicado automaticamente à caixa de correio inteira (padrão).

  2. Na nova marca aplicada automaticamente à página de caixa de correio inteira ( padrão), preencha os seguintes campos:

    Configurações criar uma nova marca de política padrão de arquivo morto.

    1. Nome Digite um nome para a nova marca de retenção.

    2. Ação de retenção Selecione Mover para Arquivo Morto para mover itens para a caixa de correio de arquivo morto quando o período de retenção expirar.

    3. Período de retenção Selecione Quando o item atingir a idade a seguir (em dias) e insira a duração do período de retenção. Para esse cenário, os itens serão movidos para a caixa de correio de arquivo morto após 1095 dias (3 anos).

    4. Comentário (Opcional) Digite um comentário que explique a finalidade da marca de retenção personalizada.

  3. Selecione Salvar para criar o DPT de arquivo morto personalizado.

    O novo DPT de arquivo morto é exibido na lista de marcas de retenção.

Criar uma marca de política padrão de exclusão personalizada

Em seguida, você criará outro DPT personalizado, mas esse será uma política de exclusão que exclui permanentemente os itens após 7 anos.

  1. Na página Marcas de retenção , selecione Novo ícone demarca nova e, em seguida, selecione aplicado automaticamente à caixa de correio inteira (padrão).

  2. Na nova marca aplicada automaticamente à página de caixa de correio inteira ( padrão), preencha os seguintes campos:

    Configurações criar uma nova marca de política padrão de exclusão.

    1. Nome Digite um nome para a nova marca de retenção.

    2. Ação de retenção Selecione Excluir Permanentemente para limpar itens da caixa de correio quando o período de retenção expirar.

    3. Período de retenção Selecione Quando o item atingir a idade a seguir (em dias) e insira a duração do período de retenção. Para esse cenário, os itens serão limpos após 2555 dias (7 anos).

    4. Comentário (Opcional) Digite um comentário que explique a finalidade da marca de retenção personalizada.

  3. Selecione Salvar para criar o DPT de exclusão personalizado.

    O novo DPT de exclusão é exibido na lista de marcas de retenção.

Criar uma marca de política de retenção personalizada para a pasta Itens Excluídos

A última marca de retenção a ser criada é uma RPT (marca de política de retenção personalizada) para a pasta Itens Excluídos. Essa marca excluirá itens na pasta Itens Excluídos após 5 anos e fornecerá um período de recuperação quando os usuários puderem usar a ferramenta Recuperar Itens Excluídos para recuperar um item.

  1. Na página Marcas de retenção , selecione o ícone Nova marca nova e, em seguida, selecione aplicado automaticamente a uma pasta padrão.

  2. Na nova marca aplicada automaticamente a uma página de pasta padrão, preencha os seguintes campos:

    Configurações criar uma nova marca de política de retenção para a pasta Itens Excluídos.

    1. Nome Digite um nome para a nova marca de retenção.

    2. Aplique essa marca à seguinte pasta padrão Na lista suspensa, selecione Itens Excluídos.

    3. Ação de retenção Selecione Excluir e Permitir Recuperação para excluir itens quando o período de retenção expirar, mas permitir que os usuários recuperem um item excluído dentro do período de retenção de item excluído (que, por padrão, é de 14 dias).

    4. Período de retenção Selecione Quando o item atingir a idade a seguir (em dias) e insira a duração do período de retenção. Para esse cenário, os itens serão excluídos após 1825 dias (5 anos).

    5. Comentário (Opcional) Digite um comentário que explique a finalidade da marca de retenção personalizada.

  3. Selecione Salvar para criar o RPT personalizado para a pasta Itens Excluídos.

    O novo RPT é exibido na lista de marcas de retenção.

Etapa 3: Criar uma nova política de retenção

Depois de criar as marcas de retenção personalizadas, a próxima etapa é criar uma nova política de retenção e adicionar as marcas de retenção. Você adicionará as três marcas de retenção personalizadas criadas na Etapa 2 e as marcas internas mencionadas na primeira seção. Na Etapa 4, você atribuirá essa nova política de retenção às caixas de correio do usuário.

  1. No EAC, vá para políticas de retenção de gerenciamento > de conformidade.

  2. Na página Políticas de retenção , selecione o ícone Novo Novo..

  3. Na caixa Nome , digite um nome para a nova política de retenção; por exemplo, Alpine House Archive and Deletion Policy.

  4. Em Marcas de retenção, selecione o ícone Adicionar Novo..

    Uma lista das marcas de retenção em sua organização é exibida. Observe que as marcas personalizadas que você criou na Etapa 2 são exibidas.

  5. Adicione as 9 marcas de retenção realçadas na captura de tela a seguir (essas marcas são descritas mais detalhadamente na seção Mais informações). Para adicionar uma marca de retenção, selecione-a e, em seguida, selecione Adicionar.

    Adicione marcas de retenção à nova política de retenção.

    Dica

    Você pode selecionar várias marcas de retenção mantendo pressionada a tecla Ctrl e clicando em cada marca.

  6. Depois de adicionar as marcas de retenção, selecione OK.

  7. Na página Nova política de retenção , selecione Salvar para criar a nova política.

    A nova política de retenção é exibida na lista. Selecione-o para exibir as marcas de retenção vinculadas a ela no painel de detalhes.

    A nova política de retenção e a lista de marcas de retenção vinculadas.

Etapa 4: Atribuir a nova política de retenção às caixas de correio do usuário

Quando uma nova caixa de correio é criada, uma política de retenção chamada política mrm padrão é atribuída a ela por padrão. Nesta etapa, você substituirá essa política de retenção atribuindo a nova política de retenção criada na Etapa 3 às caixas de correio do usuário em sua organização. A substituição é necessária porque uma caixa de correio pode ter apenas uma política de retenção mrm atribuída a ela por vez. Esta etapa pressupõe que você atribuirá a nova política a todas as caixas de correio em sua organização.

  1. No EAC, vá para Caixas de Correio de > Destinatários.

    Uma lista de todas as caixas de correio de usuário em sua organização é exibida.

  2. Selecione todas as caixas de correio clicando na primeira da lista, mantendo pressionada a tecla Shift e clicando na última na lista.

  3. No painel de detalhes do EAC , em Edição em Massa, selecione Mais opções.

  4. Em Política de Retenção, selecione Atualizar.

  5. Na página Atribuir política de retenção em massa, na lista suspensa Selecionar a política de retenção, selecione a política de retenção que você criou na Etapa 3; por exemplo, o Alpine House Archive and Retention Policy.

  6. Selecione Salvar para salvar a nova atribuição de política de retenção.

  7. Para verificar se a nova política de retenção foi atribuída às caixas de correio:

    1. Selecione uma caixa de correio na página Caixas de Correio e, em seguida, selecione Editar Editar..

    2. Na página de propriedades da caixa de correio do usuário selecionado, selecione Recursos da Caixa de Correio.

    O nome da nova política atribuída à caixa de correio é exibido na lista suspensa política de retenção.

(Opcional) Etapa 5: Executar o Assistente de Pasta Gerenciada para aplicar as novas configurações

Depois de aplicar a nova política de retenção às caixas de correio na Etapa 4, pode levar até 7 dias em Exchange Online para que as novas configurações de retenção sejam aplicadas às caixas de correio. Isso ocorre porque um processo chamado Assistente de Pasta Gerenciada processa caixas de correio pelo menos uma vez a cada 7 dias. Em vez de aguardar a execução do Assistente de Pastas Gerenciadas, você pode forçar isso a acontecer executando o cmdlet Start-ManagedFolderAssistant no Exchange Online PowerShell.

O que acontece quando você executa o Assistente de Pasta Gerenciada? Ele aplica as configurações na política de retenção inspecionando itens na caixa de correio e determinando se eles estão sujeitos à retenção. Em seguida, ele carimba itens sujeitos à retenção com a marca de retenção apropriada e, em seguida, executa a ação de retenção especificada em itens após sua idade de retenção.

Aqui estão as etapas para se conectar ao Exchange Online PowerShell e, em seguida, executar o Assistente de Pastas Gerenciadas em todas as caixas de correio em sua organização.

  1. Conectar-se ao Exchange Online PowerShell.

  2. Execute os dois comandos a seguir para iniciar o Assistente de Pastas Gerenciadas para todas as caixas de correio de usuário em sua organização.

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
    
    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant
    

Isso é tudo. Você configurou uma política de arquivamento e exclusão para a organização alpine House.

Mais informações sobre o Assistente de Pasta Gerenciada

Conforme mencionado anteriormente, o Assistente de Pastas Gerenciadas processa caixas de correio pelo menos uma vez a cada 7 dias. Portanto, é possível que uma caixa de correio possa ser processada pelo Assistente de Pastas Gerenciadas com mais frequência. Além disso, os administradores não podem prever a próxima vez que uma caixa de correio for processada pelo Assistente de Pastas Gerenciadas, o que é um dos motivos pelos quais você pode querer executar manualmente.

No entanto, se você quiser impedir temporariamente que o Assistente de Pastas Gerenciadas aplique as novas configurações de retenção a uma caixa de correio, Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $true execute o comando para desabilitar temporariamente o Assistente de Pastas Gerenciadas do processamento de uma caixa de correio.

Para reabilitar o Assistente de Pastas Gerenciadas para uma caixa de correio, execute o Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $false comando.

Por fim, se um usuário da caixa de correio tiver uma conta desabilitada, os itens não serão movidos para a caixa de correio de arquivo morto dessa caixa de correio.

(Opcional) Etapa 6: Tornar a nova política de retenção o padrão para sua organização

Na Etapa 4, você precisa atribuir a nova política de retenção a caixas de correio existentes. Mas você pode configurar Exchange Online para que a nova política de retenção seja atribuída a novas caixas de correio criadas no futuro.

Faça isso usando o Exchange Online PowerShell para atualizar o plano de caixa de correio padrão da sua organização. Um plano de caixa de correio é um modelo que configura automaticamente as propriedades em novas caixas de correio. Nesta etapa opcional, você pode substituir a política de retenção atual atribuída ao plano de caixa de correio (por padrão, a Política de MRM Padrão) pela política de retenção mrm criada na Etapa 3. Depois de atualizar o plano de caixa de correio, a nova política de retenção do MRM será atribuída a novas caixas de correio.

  1. Conectar-se ao Exchange Online PowerShell.

  2. Execute o comando a seguir para exibir informações sobre os planos de caixa de correio em sua organização.

    Get-MailboxPlan | Format-Table DisplayName,RetentionPolicy,IsDefault
    

    Observe o plano de caixa de correio definido como padrão.

  3. Execute o comando a seguir para atribuir a nova política de retenção mrm que você criou na Etapa 3 (por exemplo, Alpine House Archive and Retention Policy) ao plano de caixa de correio padrão. Este exemplo pressupõe que o nome do plano de caixa de correio padrão é ExchangeOnlineEnterprise.

    Set-MailboxPlan "ExchangeOnlineEnterprise" -RetentionPolicy "Alpine House Archive and Retention Policy"
    
  4. Você pode executar novamente o comando na etapa 2 para verificar se a política de retenção mrm atribuída ao plano de caixa de correio padrão foi alterada.

Mais informações

  • A idade de retenção dos itens da caixa de correio é calculada a partir da data de entrega. Ou a partir da data de criação para itens como mensagens de rascunho que não são enviadas, mas são criadas pelo usuário. Quando o Assistente de Pasta Gerenciada processa itens em uma caixa de correio, ele insere uma data inicial e uma data de expiração para todos os itens com marcas de retenção com a ação de retenção Excluir e Permitir Recuperação ou Excluir Permanentemente. Os itens que têm uma marca de arquivo morto são carimbados com uma data de movimentação.

  • A tabela a seguir fornece mais informações sobre cada marca de retenção para a política de retenção de MRM personalizada neste artigo.

    Marca de retenção O que essa marca faz Interno ou personalizado? Tipo
    Alpine House 3 Year Move to Archive
    Move itens que têm 1095 dias (3 anos) para a caixa de correio de arquivo morto.
    Personalizado (consulte a Etapa 2: Criar novas marcas de retenção para as políticas de arquivamento e exclusão)
    Marca de Política Padrão (arquivo morto); essa marca é aplicada automaticamente a toda a caixa de correio.
    Alpine House 7 Year Permanently Delete
    Exclui permanentemente itens na caixa de correio primária ou na caixa de correio de arquivo morto quando eles têm 7 anos.
    Personalizado (consulte a Etapa 2: Criar novas marcas de retenção para as políticas de arquivamento e exclusão)
    Marca de Política Padrão (exclusão); essa marca é aplicada automaticamente a toda a caixa de correio.
    Itens excluídos da Casa Alpine de 5 anos excluim e permitem a recuperação
    Exclui itens da pasta Itens Excluídos com 5 anos de idade. Os usuários podem recuperar esses itens por até 14 dias após serem excluídos.*
    Personalizado (consulte a Etapa 2: Criar novas marcas de retenção para as políticas de arquivamento e exclusão)
    Marca de Política de Retenção (Itens Excluídos); essa marca é aplicada automaticamente aos itens na pasta Itens Excluídos.
    Itens recuperáveis 14 dias Migrar para Arquivo Morto
    Move itens que estão na pasta Itens Recuperáveis por 14 dias para a pasta Itens Recuperáveis na caixa de correio de arquivo morto.
    Interno
    Marca de Política de Retenção (Itens Recuperáveis); essa marca é aplicada automaticamente aos itens na pasta Itens Recuperáveis.
    Lixo Eletrônico
    Exclui permanentemente os itens que estão na pasta Lixo Eletrônico há 30 dias. Os usuários podem recuperar esses itens por até 14 dias após serem excluídos.*
    Interno
    Marca de Política de Retenção (Lixo Eletrônico); essa marca é aplicada automaticamente aos itens na pasta Lixo Eletrônico.
    Exclusão de 1 mês
    Exclui permanentemente itens com 30 dias de idade. Os usuários podem recuperar esses itens por até 14 dias após serem excluídos.*
    Interno
    Pessoal; essa marca pode ser aplicada pelos usuários.
    Exclusão de 1 ano
    Exclui permanentemente os itens que têm 365 dias. Os usuários podem recuperar esses itens por até 14 dias após serem excluídos.*
    Interno
    Pessoal; essa marca pode ser aplicada pelos usuários.
    Nunca Excluir
    Essa marca impede que os itens sejam excluídos por uma política de retenção.
    Interno
    Pessoal; essa marca pode ser aplicada pelos usuários.
    Movimentação de 1 anos para arquivo pessoal
    Move itens para a caixa de correio de arquivo morto após 1 ano.
    Interno
    Pessoal; essa marca pode ser aplicada pelos usuários.

    *Os usuários podem usar a ferramenta Recuperar Itens Excluídos no Outlook e no Outlook na Web (anteriormente conhecido como Outlook Web App) para recuperar um item excluído dentro do período de retenção de item excluído, que por padrão é de 14 dias em Exchange Online. Um administrador pode usar Exchange Online PowerShell para aumentar o período de retenção de item excluído para um máximo de 30 dias. Para obter mais informações, consulte: Recuperar itens excluídos no Outlook para Windows e alterar o período de retenção de item excluído para uma caixa de correio no Exchange Online.

  • Usar a marca de retenção Mover para Arquivos de Itens Recuperáveis de 14 dias ajuda a liberar espaço de armazenamento na pasta Itens Recuperáveis na caixa de correio principal do usuário. Isso é útil quando a caixa de correio de um usuário é colocada em espera, o que significa que nada é excluído permanentemente da caixa de correio do usuário. Sem mover itens para a caixa de correio de arquivo morto, é possível que a cota de armazenamento para a pasta Itens Recuperáveis na caixa de correio primária seja atingida. Para obter mais informações sobre isso e como evitá-lo, consulte Aumentar a cota de Itens Recuperáveis para caixas de correio em espera.