Criar e gerenciar caixas de correio inativas

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

Caixas de correio inativas permitem que você retenha o email de ex-funcionários depois que eles saem de sua organização e podem ser acessados por pessoas autorizadas que receberam permissões de descoberta eletrônica por conformidade ou razões legais . Por exemplo, administradores, oficiais de conformidade e gerentes de registros que podem usar o Content Pesquisa para pesquisar e exportar o conteúdo de uma caixa de correio inativa. As caixas de correio inativas não podem receber emails e não são exibidas no catálogo de endereços compartilhados da sua organização ou em outras listas.

Para obter mais informações sobre caixas de correio inativas, consulte Saiba mais sobre caixas de correio inativas.

Dica

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Criar uma caixa de correio inativa

Tornar uma caixa de correio inativa requer uma retenção na caixa de correio e, em seguida, excluir a caixa de correio ou a conta de usuário correspondente.

Para tornar uma caixa de correio inativa, ela deve ser licenciada corretamente para que uma retenção possa ser aplicada à caixa de correio antes de ser excluída. Depois que a conta de usuário for excluída, qualquer licença de Exchange Online associada à conta de usuário estará disponível para atribuir a um novo usuário.

Recomendamos que você use a retenção do Microsoft 365 para aplicar a retenção na caixa de correio. Outros métodos são abordados em Aprender sobre caixas de correio inativas.

A melhor maneira de excluir uma caixa de correio é excluir a conta de usuário correspondente no Centro de administração do Microsoft 365. Para obter informações sobre como excluir contas de usuário, consulte Excluir um usuário de sua organização. No entanto, você também pode excluir a caixa de correio usando o cmdlet Remove-Mailbox no Exchange Online PowerShell. Para saber mais, confira Excluir ou restaurar caixas de correio do usuário no Exchange Online.

A tabela a seguir resume o processo para tornar uma caixa de correio inativa para cenários de retenção diferente.

Para...	Faça isso...	Resultado
Manter o conteúdo de caixa de correio indefinidamente depois que um funcionário deixa a organização	1. Aplique as configurações de retenção do Microsoft 365 com ações de retenção para a caixa de correio (uma política de retenção) ou itens de email específicos (um ou mais rótulos de retenção). 2. Aguarde a aplicação das configurações de retenção. 3. Remova a conta do Microsoft 365 do usuário.	Todo o conteúdo na caixa de correio inativa que tem configurações de retenção aplicadas, incluindo itens na pasta Itens Recuperáveis, é mantido indefinidamente.
Manter todo o conteúdo da caixa de correio por um período específico após um funcionário deixar a organização e, em seguida, excluir a caixa de correio	1. Aplique uma política de retenção do Microsoft 365 à caixa de correio com configurações de retenção que retêm e excluam itens quando o período de retenção expirar. 2. Aguarde a aplicação das configurações de retenção. 3. Remova a conta do Microsoft 365 do usuário.	Quando o período de retenção de um item de caixa de correio expira, o item é movido para a pasta Itens Recuperáveis e, em seguida, é excluído permanentemente (limpo) da caixa de correio inativa quando o período de retenção de item excluído (para caixas de correio do Exchange) expira. O período de retenção da política de retenção do Microsoft 365 é sempre baseado na data original em que um item de caixa de correio foi recebido ou criado.

Observação

Se as configurações de retenção do Microsoft 365 que estão configuradas para reter ou reter e, em seguida, excluir conteúdo, já forem aplicadas à caixa de correio ou itens de caixa de correio ou uma retenção de litígio já estiver colocada em uma caixa de correio ou então tudo o que você precisa fazer para criar uma caixa de correio inativa será excluir a conta de usuário correspondente.

Exibir uma lista de caixas de correio inativas

Você pode usar o portal do Microsoft Purview ou o portal de conformidade do Microsoft Purview para exibir uma lista das caixas de correio inativas em sua organização.

Observação

Os portais estão limitados a exibir até 5.000 caixas de correio inativas. Para exibir mais de 5.000 caixas de correio inativas, você deve usar Exchange Online PowerShell, conforme descrito após as instruções da etapa.

Para essa configuração, você pode usar o portal do Microsoft Purview ou o portal de conformidade do Microsoft Purview ao entrar com uma Administrador global ou uma conta de administrador de conformidade para sua organização.

1. Dependendo do portal que você está usando, navegue até um dos seguintes locais:

   • Entrar no portal> do Microsoft PurviewPolíticas de retenção de políticasde cartão gerenciamento de > ciclo de > vidade dados.

     Se a solução de Gerenciamento de Ciclo de Vida de Dados cartão não for exibida, selecione Exibir todas as soluções e selecione Gerenciamento de Ciclo de Vida de Dados na seção Governança de Dados.

   • Entre no portal de conformidade do Microsoft Purview>Solutions> Gerenciamento > dociclo de vida de dadosMicrosoft 365>Retention Policies.

2. No painel de navegação esquerdo, selecione Gerenciamento> de ciclo de vida de dadosPolíticas de retençãodo Microsoft 365>.

3. Selecione a opção Caixa de correio inativa :

   

4. A página Caixas de correio inativas exibe uma lista de caixas de correio inativas. Selecione um para ver detalhes sobre essa caixa de correio inativa. Os detalhes incluem o identificador do Exchange para a caixa de correio e se ele está em Contencioso Hold.

   Você não verá outros tipos de retenções no painel de detalhes, por exemplo, uma política de retenção do Microsoft 365 ou uma retenção de descoberta eletrônica. Para encontrar essas informações, consulte Como identificar o tipo de retenção colocado em uma caixa de correio Exchange Online.

Se você tiver muitas caixas de correio inativas, talvez seja mais fácil pesquisar e classificar um arquivo CSV para obter os detalhes que você vê na lista: Na página Caixas de correio inativas, selecioneExportar.

Como alternativa, você pode executar o seguinte comando no Exchange Online PowerShell para exibir a lista de caixas de correio inativas:

 Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted

Você também pode executar o comando a seguir para exportar a lista de caixas de correio inativas e outras informações para um arquivo CSV. Neste exemplo, o arquivo CSV é criado no diretório atual.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoTypeInformation

Observação

É possível que uma caixa de correio inativa tenha o mesmo endereço SMTP que uma caixa de correio de usuário ativa. Nesse caso, o valor da propriedade DistinguishedName ou ExchangeGuid pode ser usado para identificar exclusivamente uma caixa de correio inativa.

Pesquisa e exportar o conteúdo de uma caixa de correio inativa

Você pode acessar o conteúdo da caixa de correio inativa usando a ferramenta Conteúdo Pesquisa no portal do Microsoft Purview ou no portal de conformidade do Microsoft Purview. Para obter mais informações, confira o artigo Referência de recurso para pesquisa de conteúdo .

Alterar a duração do bloqueio para uma caixa de correio inativa

Depois que uma caixa de correio for inativa, você poderá alterar a duração da retenção aplicada à caixa de correio inativa.

Para procedimentos passo a passo, consulte Alterar a duração da retenção para uma caixa de correio inativa.

Recuperar uma caixa de correio inativa

Se um ex-funcionário retornar à sua organização ou se um novo funcionário for contratado para assumir as responsabilidades de trabalho do ex-funcionário, você poderá recuperar o conteúdo da caixa de correio inativa.

Ao recuperar uma caixa de correio inativa, ela é convertida em uma nova caixa de correio, o conteúdo e a estrutura de pastas da caixa de correio inativa são mantidos e ela é vinculada a uma nova conta de usuário. Após sua recuperação, a caixa de correio inativa deixa de existir.

Para obter procedimentos passo a passo e mais informações sobre o que acontece quando você recupera uma caixa de correio inativa, consulte Recuperar uma caixa de correio inativa.

Restaurar o conteúdo de uma caixa de correio inativa em outra caixa de correio

Se outro funcionário assumir as responsabilidades de trabalho de um ex-funcionário ou se outra pessoa precisar de acesso ao conteúdo da caixa de correio inativa, você poderá restaurar (ou mesclar) o conteúdo da caixa de correio inativa em uma caixa de correio existente.

Quando você restaura uma caixa de correio inativa, o conteúdo é copiado para outra caixa de correio. A caixa de correio inativa é mantida e permanece uma caixa de correio inativa. A caixa de correio inativa ainda pode ser pesquisada usando a Descoberta Eletrônica, seu conteúdo pode ser restaurado para outra caixa de correio ou ela pode ser recuperada ou excluída posteriormente.

Para procedimentos passo a passo, consulte Restaurar uma caixa de correio inativa.

Excluir uma caixa de correio inativa

Se você não precisar mais manter o conteúdo de uma caixa de correio inativa, poderá excluir permanentemente a caixa de correio inativa removendo a retenção aplicada à caixa de correio inativa.

Para obter mais detalhes e procedimentos passo a passo, consulte Excluir uma caixa de correio inativa.