Isenção de responsabilidade, assinaturas, rodapés ou cabeçalhos em toda a organização em Exchange Server

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Você pode adicionar um de aviso de isenção de responsabilidade, um aviso de isenção legal, uma declaração, assinatura ou outras informações às partes superior ou inferior das mensagens de email que entram ou saem da sua organização. Isso pode ser necessário por motivos jurídicos, comerciais ou regulamentares, a fim de identificar mensagens de email potencialmente não seguras, ou por outros motivos específicos da sua organização.

Para criar um aviso de isenção de responsabilidade, crie uma regra de fluxo de email (também conhecida como regra de transporte) com uma ação que adiciona o texto especificado a mensagens de email. Você pode configurar a regra para aplicar o aviso de isenção de responsabilidade a todas as mensagens (sem condições) ou definir as condições que determinam quando o aviso é adicionado (por exemplo, quando o remetente é membro de um grupo específico, quando a mensagem contém palavras ou padrões textuais específicos ou apenas a mensagens de saída). Você também pode definir exceções que impedem a adição do aviso a certas mensagens (por exemplo, mensagens de remetentes específicos, para destinatários específicos ou mensagens que já contêm o aviso de isenção de responsabilidade). Para aplicar mais de um aviso de isenção de responsabilidade à mesma mensagem você deve usar múltiplas regras. Para obter mais informações sobre regras de fluxo de email, consulte Regras de fluxo de email em Exchange Server.

Procurando procedimentos? Consulte Procedimentos para regras de fluxo de email no Exchange Server.

Exemplos

Observação: os exemplos neste tópico não são destinados ao uso como está. Altere-os de acordo com suas necessidades.

Tipo Exemplo de texto adicionado
Jurídico – mensagens de saída Esse email e quaisquer arquivos transmitidos com ele são confidenciais e destinados exclusivamente para uso pelo indivíduo ou pela entidade a quem estão endereçados. Se você recebeu este email por engano, notifique o administrador do sistema.
Jurídico - mensagens de entrada Os funcionários são expressamente obrigados a não fazer declarações difamatórias e não violar ou autorizar qualquer violação de direitos autorais ou qualquer outro direito legal por meio de comunicações por email. Os funcionários que receberem tais emails devem notificar seu supervisor imediatamente.
Observe que essa mensagem foi enviada para um alias Essa mensagem foi enviada para o grupo Discussão de vendas.
Assinatura - usa dados únicos para cada funcionário Kathleen Mayer
Departamento de Vendas
Contoso
www.contoso.com
kathleen@contoso.com
célula: 111-222-1234
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Local do aviso de isenção de responsabilidade

Você pode escolher se deseja inserir o aviso de isenção de responsabilidade no início da mensagem (preceder) ou ao final da mensagem (acrescentar).

No EAC, você seleciona a ação Anexar o aviso de isenção de responsabilidade ou Aplicar um aviso de isenção de responsabilidade à mensagem>que prepara um aviso de isenção de responsabilidade.

No Shell de Gerenciamento do Exchange, você usa o parâmetro ApplyHtmlDisclaimerTextLocation com o valor Append (padrão) ou Prepend.

Formatar seu aviso de isenção de responsabilidade

Aqui está a formatação que você pode usar no texto do seu aviso de isenção de responsabilidade.

Tipo de informação Descrição
Texto sem formatação O comprimento máximo é de 5.000 caracteres, incluindo as marcas HTML e folhas de estilos em cascata (CSS) embutidas.
HTML e CSS inline Você pode usar HTML e estilos CSS inline para formatar o texto. Por exemplo, use a <HR> marca para adicionar uma linha antes da isenção de responsabilidade.

O texto de isenção de responsabilidade também dá suporte às seguintes palavras-chave que usam valores do remetente:
  • %%City%%
  • %%Company%%
  • %%CountryOrRegion%%
  • %%Department%%
  • %%DisplayName%%
  • %%Fax%%
  • %%FirstName%%
  • %%HomePhone%%
  • %%Initials%%
  • %%LastName%%
  • %%Manager%%
  • %%MobilePhone%%
  • %%Notes%%
  • %%Office%%
  • %%Pager%%
  • %%Phone%%
  • %%PostalCode%%
  • %%PostOfficeBox%%
  • %%StateOrProvince%%
  • %%StreetAddress%%
  • %%Title%%
  • %%UserPrincipalName%%
  • %%WindowsEmailAddress%%

HTML é ignorado se o aviso de isenção de responsabilidade é adicionado a uma mensagem de texto sem formatação.
Imagens Use a <IMG> marca para apontar para uma imagem disponível na Internet. Por exemplo, <IMG src="http://contoso.com/images/companylogo.gif" alt="Contoso logo">.
Por padrão, o Outlook e o Outlook na Web (anteriormente conhecido como Outlook Web App) bloqueiam conteúdo externo da Web, inclusive imagens. Os usuários precisam confirmar e baixar o conteúdo externo bloqueado. Recomendamos que você teste isenção de responsabilidade que tenha IMG marcas para verificar se elas exibem do jeito que você deseja.
Informações de usuário para assinaturas personalizadas Você pode usar tokens para adicionar atributos exclusivos da conta do Active Directory do remetente:
  • %%City%%
  • %%Company%%
  • %%CountryOrRegion%%
  • %%Department%%
  • %%DisplayName%%
  • %%Fax%%
  • %%FirstName%%
  • %%HomePhone%%
  • %%Initials%%
  • %%LastName%%
  • %%Manager%%
  • %%MobilePhone%%
  • %%Notes%%
  • %%Office%%
  • %%Pager%%
  • %%Phone%%
  • %%PostalCode%%
  • %%PostOfficeBox%%
  • %%StateOrProvince%%
  • %%StreetAddress%%
  • %%Title%%
  • %%UserPrincipalName%%
  • %%WindowsEmailAddress%%

Aqui está um exemplo de uma isenção de responsabilidade HTML que inclui uma assinatura, uma IMG marca e um CSS inserido.

<div style="font-size:9pt;  font-family: 'Calibri',sans-serif;">
%%displayname%%<br/>
%%title%%<br/>
%%company%%<br/>
%%street%%<br/>
%%city%%, %%state%% %%zipcode%%</div>
&nbsp;<br/>
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px dotted #003333; padding:.8em; ">
<div><img alt="Fabrikam"  src="http://fabrikam.com/images/fabrikamlogo.png"></div>
<span style="font-size:12pt;  font-family: 'Cambria','times new roman','garamond',serif; color:#ff0000;">HTML Disclaimer Title</span><br/>
<p style="font-size:8pt; line-height:10pt; font-family: 'Cambria','times roman',serif;">This message contains confidential information and is intended only for the individual(s) addressed in the message. If you aren't the named addressee, you should not disseminate, distribute, or copy this e-mail. If you aren't the intended recipient, you aren'tified that disclosing, distributing, or copying this e-mail is strictly prohibited.  </p>
<span style="padding-top:10px; font-weight:bold; color:#CC0000; font-size:10pt; font-family: 'Calibri',Arial,sans-serif; "><a href="http://www.fabrikam.com">Fabrikam, Inc. </a></span><br/><br/>
</div>

Opções de fallback para regras de avisos de isenção de responsabilidade

O Exchange não pode modificar o conteúdo de algumas mensagens (por exemplo, mensagens criptografadas). Para regras que adicionam avisos de isenção de responsabilidade a mensagens, você precisa especificar o que fazer se o aviso não puder ser adicionado. Essa contingência é conhecida como a opção de fallback para a regra de isenção de responsabilidade. As opções de fallback disponíveis são:

  • Wrap: uma nova mensagem é criada e a mensagem original é adicionada a ela como um anexo. O texto de isenção de responsabilidade é adicionado à nova mensagem, que é entregue aos destinatários. Esse é o valor padrão.

    • As regras de fluxo de email subsequentes que examinam as propriedades da mensagem (por exemplo, o assunto da mensagem ou o texto no corpo da mensagem) examinarão a nova mensagem, não a mensagem original (que agora é um anexo na nova mensagem). Se você quiser que outras regras examinem e atuem na mensagem original, verifique se essas regras são aplicadas antes da regra de isenção de responsabilidade usando uma prioridade menor para a regra de isenção de responsabilidade e maior prioridade para outras regras.
    • Se o processo de inserção da mensagem original como um anexo na nova mensagem falhar, a mensagem original não será entregue. A mensagem original é retornada ao remetente em um relatório de não entrega (também conhecido como NDR ou mensagem de retorno).

  • Ignore: a regra é ignorada e a mensagem original é entregue sem a isenção de responsabilidade.

  • Rejeição: a mensagem original é retornada ao remetente em um NDR.

No EAC, selecione a opção de fallback na ação da regra. No Shell de Gerenciamento do Exchange, você usa o parâmetro ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction .

Analisar seu aviso de isenção de responsabilidade

Ao trabalhar nas isenções de responsabilidade, considere a quais mensagens elas devem ser aplicadas. Por exemplo, você pode querer avisos de isenção de responsabilidade diferentes para mensagens internas e externas, ou para mensagens enviadas por usuários em determinados departamentos. Para garantir que apenas a primeira mensagem em uma conversa receba um aviso de isenção de responsabilidade, adicione uma exceção que impede que o texto do aviso seja aplicado às mesmas mensagens diversas vezes.

Eis alguns exemplos de condições e exceções que você pode usar.

Descrição Condições e exceções no EAC Condições e exceções no Shell de Gerenciamento do Exchange para os cdmlets New-TransportRule ou Set-TransportRule
O destinatário está localizado fora da organização do seu Exchange. Configura-se uma exceção para que mensagens que já contêm o texto de isenção de responsabilidade "AVISO LEGAL DA CONTOSO" não apliquem o aviso novamente. Condição: o destinatário está localizado>fora da organização
Exceção: o assunto ou corpo>Sujeito ou corpo corresponde a esses padrões de> texto CONTOSO LEGAL NOTICE		 -FromScope NotInOrganization -ExceptIf -SubjectOrBodyMatches "CONTOSO LEGAL NOTICE"
Mensagens de entrada com anexos executáveis Condição 1: o remetente está localizado>fora da organização
Condição 2: qualquer anexo>tem conteúdo executável		 -FromScope NotInOrganization -AttachmentHasExecutableContent
O remetente faz parte do departamento de Marketing Condição: o remetente>é um membro desse nome de grupo> -FromMemberOf "Marketing Team"
Todas as mensagens que vêm de um remetente externo para o grupo Discussão de vendas Condição 1: o remetente está localizado>fora da organização
Condição 2: a caixa>Para ou Cc contém esse nome de grupo de pessoas>		 -FromScope NotInOrganization -SentTo "Sales Discussion Group"
Preceder com um anúncio para mensagens enviadas por um mês Condição 1: o destinatário está localizado>fora da organização
Insira as datas nos campos Ativar esta regra na seguinte data e Desativar essa regra na seguinte data.		 -ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend -SentToScope NotInOrganization -ActivationDate '03/1/2016' -ExpiryDate '03/31/2016'

Para obter uma lista completa de condições e exceções que você pode usar para direcionar o aviso de isenção de responsabilidade, consulte Condições e exceções de regra de fluxo de email (predicados) em Exchange Server.

Limitações de assinaturas em toda a organização

Exchange Server assinaturas não podem atender aos seguintes cenários:

  • Insira a assinatura diretamente na resposta de email mais recente ou encaminhar.
  • Exiba assinaturas de email do lado do servidor nas pastas Itens Enviados dos usuários.
  • Ignorar linhas que contêm variáveis que não puderam ser atualizadas (por exemplo, se o valor não foi fornecido para um usuário).

Para obter essas e outras funcionalidades, use uma ferramenta de terceiros. Faça uma pesquisa na Internet por software de assinatura de email. Alguns desses provedores são Microsoft Gold Partners e seu software fornece esses recursos.

Para obter mais informações

Avisos de isenção de responsabilidade, assinaturas, rodapés ou cabeçalhos para toda a organização