Diretrizes da sala de reunião para o Teams

Este artigo destina-se a orientar os usuários sobre como otimizar espaços de reunião com Salas do Microsoft Teams soluções e dispositivos. Ele inclui informações sobre Salas do Teams dispositivo e usos de solução, layouts e especificações.

Visão geral

Salas do Microsoft Teams soluções oferecem flexibilidade de finalidade e até flexibilidade de movimentação em um espaço que as salas de reunião tradicionais não oferecem. Por exemplo, com Salas do Teams dispositivos, os usuários podem aprimorar sua colaboração com um quadro de dados digital e câmeras inteligentes de rastreamento de pessoas, verifique se todos os participantes locais podem ser vistos não importa onde estejam na sala. Qualquer tipo de espaço e qualquer tipo de reunião pode ser otimizado com Salas do Teams dispositivos ou soluções Salas do Teams.

Reuniões focadas em apresentação

As reuniões de reunião e presente são o primeiro bucket, e esta reunião é geralmente mais formal. O audiovisual é uma prioridade e há um foco na apresentação de conteúdo. O dispositivo normalmente é corrigido, permitindo que os usuários permaneçam sentados enquanto interagem com o dispositivo a partir de um console central de tabela.

Os espaços de reunião e presente priorizam a apresentação e a discussão, o que significa que o layout e a tecnologia devem ser otimizados para compartilhamento de conteúdo e co-criação remota. Todos precisam estar envolvidos na discussão e devem ser capazes de ver e interagir com conteúdo compartilhado.

Atender e apresentarlayouts de espaço: as tabelas devem ser fixadas e localizadas em exibições front-of-room. Em salas menores, as tabelas podem ser anexadas à parede, mas em espaços maiores, elas devem ser separadas para acomodar considerações da câmera.

Reuniões focadas em co-criação

Reuniões de reunião e cocriar geralmente são menos formais, com prioridade em cocriar, incrustar e quadro de dados. O acesso a arquivos pessoais também é um foco para este bucket. O dispositivo pode ser móvel, incentivando os usuários a se levantarem, reunirem e interagirem com o dispositivo.

O espaço direito conecta os usuários e a tecnologia perfeitamente e elimina o atrito até mesmo para os usuários mais iniciantes. Os dispositivos teams são projetados para serem amigáveis o suficiente para que jovens estudantes ou novos usuários naveguem de forma adepta, e para educadores ou administradores controlarem e personalizarem a partir do primeiro uso.

Conheça e cocrie layouts de espaço: Tabelas e equipamentos de co-criação podem ter posições flexíveis e devem acomodar grupos de pessoas que trabalham nas tabelas ou no equipamento.

Reuniões focadas em apresentação e co-criação

Lembre-se de que ambos os tipos de salas podem lidar com ambos os tipos de experiências quando necessário. As salas também podem ser projetadas para acomodar ambos facilmente, tendo tecnologia para cada uso. O importante a ser lembrado é que não importa o espaço que você esteja equipando, de um escritório privado a uma sala de palestras, ele precisa estar habilitado para o Teams.

Layouts de espaço de apresentação e co-criação de combinação: Uma combinação de casos de uso de outros cenários de reunião pode ser combinada para formar salas multiuso em que reuniões focadas em apresentação, bem como trabalho de co-criação, podem ser obtidas com igual eficiência, muitas vezes simultaneamente.

Otimizando a experiência de reunião

Uma ótima experiência de reunião é o resultado do uso da melhor tecnologia possível para um espaço de reunião de maneiras que facilitam a troca de ideias sem ser intrusivo.

Experiências de Salas do Teams nativas versus outros dispositivos

Salas do Teams ir além do que pode ser feito com o Teams em dispositivos pessoais, fornecendo recursos exclusivos no quarto, como junção de um toque, câmeras de conteúdo para compartilhar quadros físicos na reunião de forma inteligente e recursos de proximidade, como transferir perfeitamente uma reunião do Teams de seu dispositivo pessoal para a sala.

Sistemas não nativos e auto-construídos que dependem de serviços externos ou uma conexão bring-your-own-device, nunca corresponderão verdadeiramente à facilidade de uso ou à qualidade imersiva de uma Sala do Teams nativa.

Entende-se que, ao longo de uma implantação, talvez seja necessário haver etapas intermediárias (como implantar rapidamente salas de reunião de trazer seu próprio dispositivo) implementadas em seu caminho para uma experiência totalmente nativa do Teams em seus espaços de reunião.

Usar o Teams para criar a melhor experiência de reunião possível

Ao ter o Teams em todos os seus dispositivos pessoais e implantado corretamente Salas do Microsoft Teams em todos os seus espaços, você poderá facilitar a melhor experiência de reunião possível para cada um de seus usuários. À medida que planeja obter a melhor experiência possível, você precisará abordar todos os seus espaços em termos de implantação tecnológica e orientação e treinamento do usuário final.

É normal ao planejar uma implantação em larga escala e em toda a empresa para que isso aconteça em estágios com algumas salas vendo a tecnologia adicionada em momentos diferentes, ou mesmo certos componentes sendo instalados anteriormente do que outros (como implantar painéis do Teams para agendamento em cada sala em um determinado edifício enquanto instala Salas do Teams soluções um andar ou até mesmo sala por vez).

Prepare seus usuários para fazer isso em etapas para maximizar sua experiência de reunião do Teams em cada ponto ao longo do caminho.

Boa experiência – dispositivos pessoais sozinhos em um espaço de reunião

Você pode começar com esse plano abordando todos os espaços de reunião não equipados com AV ou não colaboração. Você ainda pode aproveitar o Teams em suas salas de reunião, mesmo que essas salas de reunião ainda não tenham os dispositivos do Teams instalados.

Áudio: Uma ótima ponte para uma Salas do Teams completa é planejar a tecnologia de reunião fornecendo aos usuários individuais dispositivos de áudio certificados pelo Teams para salas e grupos menores ou implantando-os em salas antes de uma solução de Salas do Teams completa para espaços maiores destinados a grupos maiores onde um pequeno dispositivo não o cortará.

Vídeo: Quando essas salas são usadas, os usuários individuais podem trazer seus próprios dispositivos para compartilhar o conteúdo da reunião do Teams e capturar suas expressões com suas câmeras individuais. Em seguida, os usuários podem designar alguém para ser a única fonte de áudio para o grupo local, conectando esse dispositivo pessoal ao dispositivo de áudio certificado, para que todos (locais e remotos) tenham uma experiência positiva com o áudio da reunião.

Noivado: Habilitar suas salas de reunião para uma melhor experiência de reunião do Teams, mesmo quando exigir o uso de dispositivos pessoais e periféricos, ainda permitirá que seus usuários expandam o que podem fazer com o Teams. Quando seus usuários estão situados em escritórios privados e em estações de trabalho individuais, o Teams facilita as discussões presenciais, além de se envolver com participantes remotos.

Melhor experiência – Salas do Teams soluções e nenhum dispositivo pessoal

Se você instalar Salas do Teams soluções ou se já tiver salas que já foram implantadas com dispositivos Salas do Teams apropriados para seus respectivos espaços, você estará a caminho de ter ótimas experiências de reunião.

Áudio: O áudio desses espaços de reunião será tratado pela solução Salas do Teams e seus dispositivos de áudio certificados pela Microsoft.

Vídeo: O vídeo nesses espaços será tratado pela solução Salas do Teams e suas câmeras certificadas pela Microsoft.

Noivado: Seus usuários finais podem aproveitar a experiência de Salas do Teams completa para suas reuniões, garantindo que todos possam participar de reuniões facilmente e ter ótimo e áudio e vídeo.

Melhor experiência – Salas do Teams soluções usadas em conjunto com dispositivos pessoais

Treinar seus usuários para usar a tecnologia em coordenação leva ao resultado mais eficiente e simplificado. O melhor cenário possível é uma combinação de tecnologia instalada e dispositivos pessoais.

Áudio: A maioria dos trabalhos de conectividade e áudio-vídeo da sala de reunião será tratada pela solução Salas do Teams, enquanto os usuários individuais podem participar da mesma reunião com câmeras e áudio desativados para uma experiência completamente imersiva.

Vídeo: Os usuários remotos podem ver todos participarem da reunião além de apenas falar e compartilhar conteúdo. Um usuário remoto pode ativar o vídeo pessoal para obter uma exibição de qualquer lugar da sala com a capacidade de se concentrar em qualquer participante.

Noivado: O chat pode permanecer dinâmico com todos os participantes, locais e remotos, envolvidos e engajados. O compartilhamento de vídeo de Salas do Teams e por meio de câmeras individuais permite que os participantes remotos se sintam engajados com todos.

O uso do Teams em todos os dispositivos garante que usuários locais e usuários remotos se sintam igualmente envolvidos em reuniões.

Considerações sobre tecnologia

As opções corretas de tecnologia de áudio e vídeo ajudam os usuários a aproveitar ao máximo suas reuniões do Microsoft Teams.

Áudio

Considerações de áudio são fundamentais para garantir que os participantes remotos e no quarto possam ser claramente ouvidos e compreendidos. A cobertura do microfone e do alto-falante deve incluir todos os assentos da sala sem deixar lacunas.

Os dispositivos de áudio certos para cada espaço:

Uma única fonte de áudio para um espaço é necessária para garantir que não haja problemas de áudio em uma sala de reunião.

Emparelhar o microfone e os alto-falantes certos para cada espaço dão os melhores resultados possíveis para serem ouvidos claramente sem distração.

  • Em espaços compartilhados, as opções se expandem, mas os mesmos princípios permanecem: os participantes da reunião precisam ser ouvidos e ouvir outras pessoas claramente.

    • Dispositivos de áudio all-in-one são opções fáceis de implantar e de alta qualidade para espaços menores , com um número limitado de participantes sentados relativamente perto do dispositivo de áudio.

    • Em espaços maiores, os microfones e alto-falantes se separam para garantir a cobertura máxima entre todos os participantes do espaço. Muitas soluções para salas de médio a grande porte estão disponíveis como parte de um kit que não requer configuração, apenas instalação física de microfones e alto-falantes.

    • Nos espaços muito maiores e mais complexos, há soluções disponíveis que permitem que uma variedade de tipos de microfone e alto-falantes sejam usados juntos, como capturar um palestrante e uma voz do público de um grande salão ao mesmo tempo em que trazem a chamada para todos. Essas soluções são melhor obtidas quando implantadas com um parceiro da Microsoft que tem experiência no design e implantação de soluções mais tecnicamente envolvidas.

Vídeo

O vídeo é igualmente importante como áudio. Capturar comunicações físicas e não verbais, como expressões faciais ou gestos, é tão importante quanto o conteúdo da sala de aula ou da reunião para garantir o máximo de engajamento e compreensão. As salas precisam ser equipadas com o tamanho apropriado da exibição para que todos possam experimentar a reunião corretamente, seja na sala ou remota. É por isso que as salas também precisam ter a cobertura da câmera certa e o campo de exibição (FOV) para capturar efetivamente todos os participantes da reunião na sala para aqueles que ingressarem remotamente.

As câmeras certas para cada espaço:

Tão importante quanto um bom áudio, o vídeo de alta qualidade é uma necessidade para a colaboração moderna do Teams. A tecnologia para câmeras avançou significativamente com câmeras de alta qualidade agora disponíveis para todos os espaços.

  • Câmeras incluídas em dispositivos como laptops e tablets devem ser usadas em todas as reuniões para garantir que todos sejam vistos e ouvidos. Para usuários que buscam trazer uma experiência de vídeo mais avançada para umespaço pessoal, as câmeras externas representam um passo acima dos dispositivos inseridos e podem ser usadas em um número maior de cenários e configurações, garantindo que os participantes de chamada compartilhem a melhor visão de qualidade de si mesmos. Esses dispositivos instalam facilmente com uma conexão USB simples encontrada em cada computador.

  • Em espaços compartilhados, as opções e os recursos se expandem. Salas menores podem ser cobertas por câmeras incluídas em dispositivos de áudio all-in-one, como barras de som. Essas câmeras normalmente apresentam um amplo campo de exibição, garantindo que elas capturem todos os participantes no espaço em uma única captura. Muitas dessas câmeras também apresentam coisas como enquadramento inteligente da imagem, de modo que a câmera só mostra as pessoas na reunião e não cadeiras vazias, ou pessoas contando, para rastrear e entender a utilização do espaço.

  • Em salas maiores, as câmeras apresentam a tecnologia necessária para capturar participantes em uma variedade de locais a diferentes distâncias. Essas câmeras podem capturar grupos ou se concentrar em indivíduos específicos, mantendo uma grande clareza visual. Dispositivos que podem acompanhar e recursos apenas alto-falantes ativos são usados regularmente em espaços maiores para que muitos participantes possam ser apresentados individualmente durante uma reunião, pois contribuem com seus pensamentos.