Gerenciamento de documentos no SharePoint ServerDocument management in SharePoint Server

Resumo: Saiba mais sobre os elementos de uma solução de gerenciamento de documento e o processo no SharePoint Server de planejamento de gerenciamento de documentos.Summary: Learn about the elements of a document management solution and the document management planning process in SharePoint Server.

Este artigo contém uma descrição de alto nível dos vários elementos de uma solução de gerenciamento de documentos com base no SharePoint Server.This article contains a high-level description of the various elements of a document management solution that is based on SharePoint Server.

O gerenciamento de documentos controla o ciclo de vida dos documentos de sua organização (como são criados, revisados e publicados, e se são, no fim, mantidos ou descartados). Apesar de o termo "gerenciamento" implicar que as informações são controladas pela gerência da organização, um sistema de gerenciamento de documentos eficaz deve refletir a cultura da organização que a usa. As ferramentas usadas para gerenciar os documentos devem ser flexíveis o suficiente para possibilitar um controle restrito do ciclo de vida de um documento, se isso se adéqua à cultura e às metas de sua empresa, mas também deve permitir implementar um sistema menos estruturado, se isso é melhor para sua empresa.Document management controls the life cycle of documents in your organization — how they are created, reviewed, and published, and how they are ultimately disposed of or retained. Although the term "management" implies that information is controlled from the top of the organization, an effective document management system should reflect the culture of the organization that uses it. The tools that you use for document management should be flexible enough to enable you to tightly control a document's life cycle, if that fits your enterprise's culture and goals, but also to let you implement a more loosely structured system, if that better suits your enterprise.

Os elementos de um sistema de gerenciamento de documentosThe elements of a document management system

Uma solução de gerenciamento de documentos eficaz especifica o seguinte:An effective document management solution specifies the following:

  • Que tipos de documentos e outros conteúdos podem ser criados em uma organização.What kinds of documents and other content can be created in an organization.

  • Que modelo deve ser usado para cada tipo de documento.What template to use for each kind of document.

  • Que metadados devem ser fornecidos para cada tipo de documento.What metadata to provide for each kind of document.

  • Onde armazenar um documento em cada estágio de seu ciclo de vida.Where to store a document at each stage of its life cycle.

  • Como controlar o acesso a um documento em cada estágio de seu ciclo de vida.How to control access to a document at each stage of its life cycle.

  • Como mover documentos dentro da organização, conforme os membros da equipe contribuem para a criação, a revisão, a aprovação, a publicação e o descarte do documento.How to move documents within the organization as team members contribute to the documents' creation, review, approval, publication, and disposition.

SharePoint Foundation 2013 inclui recursos que implementam todos esses aspectos do gerenciamento de documentos. SharePoint Server inclui os mesmos recursos e também adiciona o seguinte:SharePoint Foundation 2013 includes features that implement all these aspects of document management. SharePoint Server includes the same features and also adds the following:

  • Quais políticas devem ser aplicadas a documentos para que as ações relacionadas a eles sejam auditadas, para que os documentos sejam descartados ou mantidos de forma adequada e para que o conteúdo importante para a organização seja protegido.What policies to apply to documents so that document-related actions are audited, documents are retained or disposed of appropriately, and content that is important to the organization is protected.

  • Como lidar com documentos que também são registros corporativos, e que devem ser mantidos de acordo com requisitos legais e diretrizes corporativas.How to handle documents as corporate records, which must be retained according to legal requirements and corporate guidelines.

Para certificar-se de que os operadores de informações podem aproveitar facilmente esses recursos sem precisar deixando suas operações diárias e está familiarizado ferramentas, aplicativos do Microsoft Office System — como o Microsoft Outlook e o Word — também incluem recursos que oferecem suporte a cada estágio do ciclo de vida de um documento.To make sure that information workers can easily take advantage of these capabilities without having to depart from their day-to-day operations and familiar tools, applications in the Microsoft Office system — such as Microsoft Outlook and Word — also include features that support each stage in a document's life cycle.

O processo de planejamentoThe planning process

O processo de planejamento do gerenciamento de documentos consiste das seguintes principais etapas:The document management planning process consists of the following major steps:

  1. Identificar as funções de gerenciamento de documentos Certifique-se de que seus planos contenham os comentários dos principais participantes de sua organização, que você tenha a melhor equipe para implementar a solução e que você saiba quem participará dos processos de gerenciamento de documentos.Identify document management roles Ensure that your plans incorporate the feedback of your organization's key stakeholders, you have the best team to implement the solution, and you know who will participate in document management processes.

  2. Analisar uso de documentos Depois de identificar quem trabalha em documentos, determine os tipos de documentos que você trabalha e como usá-los. .Analyze document usage After you identify who works on documents, determine the kinds of documents that they work on and how they use them. .

  3. Planejar a organização de documentos Você pode organizar documentos em bibliotecas, sites e conjuntos de sites. SharePoint Server oferece uma gama de recursos para ajudar a organizar e armazenar documentos, a partir de sites especializados às bibliotecas de documento estruturado flexível para a criação rápida de documentos e colaboração. Dentro de uma biblioteca, além disso você pode organizar o conteúdo em pastas e subpastas.Plan the organization of documents You can organize documents in site collections, sites, and libraries. SharePoint Server offers a range of features to help organize and store documents, from specialized sites to loosely structured document libraries for quick document creation and collaboration. Within a library, you can additionally organize content into folders and subfolders.

  4. Planejar como o conteúdo é movido entre locais Talvez seja necessário mover ou copiar um documento de um site ou biblioteca para outra em fases diferentes do seu ciclo de vida.Plan how content moves between locations It might be necessary to move or copy a document from one site or library to another at different stages of its life cycle.

  5. Planejar tipos de conteúdo Use tipos de conteúdo para organizar as informações sobre documentos, como metadados, modelos de documentos e processos de fluxo de trabalho. Essa é uma etapa importante para ajudá-lo a organizar seus documentos e impor a consistência em toda a organização.Plan content types Use content types to organize information about documents, such as metadata, document templates, and workflow processes. This is an important step to help you organize your documents and enforce consistency across your organization.

  6. Planejar fluxos de trabalho Quando você planejar fluxos de trabalho para a sua organização, você pode controlar e controlar como documentos movam de um membro da equipe para outro à medida que cada participante colabora no ciclo de vida de um documento. SharePoint Server inclui fluxos de trabalho para tarefas comuns de equipe, como revisão e aprovação de documentos. SharePoint Server também dá suporte à criação e a instalação de fluxos de trabalho personalizados.Plan workflows When you plan workflows for your organization, you can control and track how documents move from one team member to another as each participant collaborates in a document's life cycle. SharePoint Server includes workflows for common team tasks such as reviewing and approving documents. SharePoint Server also supports creating and installing custom workflows.

  7. Planejar o controle de conteúdo Você pode planejar o grau apropriado de controle com base no local de armazenamento ou tipo de conteúdo. Por exemplo, você pode exigir que os documentos em uma determinada biblioteca fazer check-out para que eles possam ser editados.Plan content governance You can plan the appropriate degree of control that is based on content type or storage location. For example, you might require that documents in a particular library be checked out before they can be edited.

  8. Planejar políticas Para cada tipo de conteúdo, planeje informações políticas de gerenciamento para certificar-se de que os documentos sejam auditados, retidos e contrário tratadas conforme os requisitos de institucionais e legais da sua organização. SharePoint Server inclui diretivas que implementam a auditoria, retenção de documentos e códigos de barra (para se certificar-se de que o conteúdo impresso pode ser correlacionado com versões eletrônicas correspondentes).Plan policies For each content type, plan information management policies to make sure that documents are audited, retained, and otherwise handled according to your organization's institutional and legal requirements. SharePoint Server includes policies that implement auditing, document retention, and bar codes (to make sure that printed content can be correlated with corresponding electronic versions).

    Observação

    As políticas não estão disponíveis no SharePoint Foundation 2013.Policies are not available in SharePoint Foundation 2013.