Identificar usuários e analisar o uso de documentos no SharePoint ServerIdentify users and analyze document usage in SharePoint Server

aplica-se a: sim2013 sim2016 sim2019 noSharePoint OnlineAPPLIES TO: yes2013 yes2016 yes2019 noSharePoint Online

A primeira etapa para planejar sua solução de gerenciamento de documentos é identificar os usuários e analisar como os documentos são usados.The first step to plan your document management solution is to identify users and analyze how documents are used. Este artigo contém orientações para identificar usuários e analisar o uso de documentos da solução baseada no SharePoint Server.This article contains guidance to identify users and analyze document usage for your solution that is based on SharePoint Server.

Identificar usuáriosIdentify users

Para identificar os participantes de sua solução de gerenciamento de documentos, você pode usar uma pesquisa para coletar informações. Por exemplo, sua pesquisa pode conter as seguintes perguntas:To identify the stakeholders and participants in your document management solution, you can use a survey to collect information. For example, your survey might contain the following questions:

  • Quem na organização cria documentos?Who in your organization creates documents?

  • Que tipos de documentos eles criam?What kinds of documents do they create?

  • Que função o usuário do documento tem?What role does the user of the document have?

    • Quem revisa os documentos?Who reviews documents?

    • Quem edita os documentos?Who edits documents?

    • Quem usa os documentos?Who uses documents?

    • Quem aprova a publicação dos documentos?Who approves the publication of documents?

    • Quem projeta os sites usados para hospedar os documentos?Who designs websites used for hosting documents?

    • Quem define as diretrizes e políticas para gerenciar documentos?Who sets guidelines and policies for managing documents?

    • Quem gerencia os registros em sua organização?Who manages records in your organization?

    • Quem implementa e mantém os servidores em que os documentos estão armazenados?Who deploys and maintains the servers on which documents are stored?

Identificar os participantes de conteúdo pode ajudá-lo a garantir que sua solução de gerenciamento de documentos seja abrangente e que você projete sites e bibliotecas de documentos que se ajustem às necessidades e processos de conteúdo de sua empresa.Identifying content stakeholders can help you make sure that your document management solution is comprehensive and that you design sites and document libraries that suit your enterprise's content needs and processes.

Analisar o uso de documentosAnalyze document usage

Após identificar os participantes de conteúdo, colete informações sobre eles que ajudarão a analisar como os documentos são usados na empresa. Esta é uma parte importante do processo de planejamento, porque a análise o ajuda a determinar o seguinte:After you identify your content stakeholders, collect information from them that will help you analyze how documents are used in your organization. This is an important part of the planning process because the analysis helps you determine the following:

  • Como as bibliotecas de documentos devem ser estruturadas.How document libraries should be structured.

  • Quais modelos de site usar.Which site templates to use.

  • Quantos sites você precisa.How many sites you will need.

  • Que topologia de servidor físico você deve ter para implementar sua solução.Which physical server topology you must have to implement your solution.

  • Quais políticas de gerenciamento de informações devem ser aplicadas aos sites.Which information management policies to apply to the sites.

Observação

As políticas de gerenciamento de informações não estão disponíveis no SharePoint Foundation 2013.Information management policies are not available in SharePoint Foundation 2013.

As informações a coletar incluem o seguinte:The information to collect includes the following:

  • Tipo de documento, como nota de patrimônio líquido, análise de desempenho de funcionários, memorando interno ou especificações de produto.Document type, such as equity research note, employee performance review, internal memo, or product specification.

  • O propósito de cada tipo de documento, como "dá recomendações com dados de suporte sobre o patrimônio líquido aos clientes."The purpose of each document type, such as "gives customers recommendations about equities together with supporting data."

  • O autor de cada tipo de documento (é útil listar a função do autor, como "analista financeiro" ou "gerente de produtos", ao invés de nomes individuais).The author of each document type (it is helpful to list the role of the author — such as "financial analyst or "product manager" — instead of individual names).

  • Os usuários de cada tipo de documento, como "clientes" ou "membro da equipe".The users of each document type, such as "customers" or "team members."

  • O formato do documento. Se o documento tiver que ser convertido de um formato a outro em qualquer momento de seu ciclo de vida, registre essa informação.The format of the document. If the document has to be converted from one format to another at any point in its life cycle, record that information.

  • Outras funções que se aplicam ao ciclo de vida do documento, como "revisor técnico" ou "editor".Other roles that apply to the document's life cycle, such as "technical reviewer" or "copy editor."

  • Local do documento, como "computador do cliente", "servidor da Web" ou "servidor de arquivos". Observe que esta pergunta pode ter várias respostas, por exemplo, quando um documento é criado no computador de um cliente e, depois, publicado em um servidor da Web.Location of the document, such as "client computer," "web server," or "file server." Note that this question could have multiple answers, for example when a document is authored on a client computer and then published to a web server.

A seguir apresentamos exemplos de informações que podem ser coletadas e registradas na planilha por duas organizações diferentes na mesma empresa.The following are examples of information that might be collected and recorded in the worksheet from two different organizations in an enterprise.

Tabela: exemplo com informações de pesquisaTable: Example with research information

TipoType ObjetivoPurpose AutorAuthor Função do usuárioUser role FormatoFormat Outras funçõesOther roles LocalLocation
Nota de patrimônio líquidoEquity research note
Dá orientação sobre serviços financeiros a clientes premium sobre se devem ou não comprar ou vender uma ou mais açõesGives premium customers of a financial service guidance on whether to buy or sell one or more stocks
Analista financeiroFinancial analyst
ClienteCustomer
DOCX (para criação); PDF (para publicação)DOCX (for authoring); PDF (for publishing)
Revisor (técnico); revisor (legal); aprovador; editor; administrador do siteReviewer (technical); reviewer (legal); approver; copy editor; site administrator
Site de autoriaAuthoring site
Site de testeTesting site

Análise: formatos de criação e publicação diferentes requerem uma conversão de formato. A grande quantidade de revisores requer um ou mais fluxos de trabalho (os processos de negócios implementados no servidor). Os dois sites (criação e testes) requerem mecanismos para movimentar o conteúdo de um site a outro.Analysis The separate authoring and publishing formats require a format conversion. The large number of reviewers requires one or more workflows (business processes implemented on the server). The two sites (authoring and testing) require mechanisms for moving the content from one site to another.

Tabela: exemplo com informações de funcionáriosTable: Example with employee information

TipoType ObjetivoPurpose AutorAuthor Função do usuárioUser role FormatoFormat Outras funçõesOther roles LocalLocation
Análise de desempenho do funcionárioEmployee performance review
Avalia o desempenho de um funcionário, incluindo avaliações próprias e avaliações de gerentesEvaluates the performance of an employee — including self-evaluation and manager's evaluation
profissionais de informação; gerenteInformation worker; manager
Gerentes; especialistas de recursos humanosManagers; human resources specialists
. DOCX.DOCX
Revisor (recursos humanos); revisor (legal); aprovador (gerência); gerente de registrosReviewer (human resources); reviewer (legal); approver (upper manager); records manager
Computador do clienteClient computer
Servidor de emails (como anexos)E-mail server (as attachment)
Servidor da Web corporativoCorporate web server
Central de registros corporativaCorporate records center

Análise Dois autores e vários revisores requerem um ou mais fluxos de trabalho. O documento é alterado por várias pessoas, depois é colocado em um servidor da Web corporativo (supõe-se que seja bastante seguro) e é gerenciado no local ou movido para uma central de registros. A natureza confidencial de seu conteúdo requer que haja Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM, Information Rights Management) nos computadores e nos servidores, além de políticas corporativas e práticas recomendadas (como auditorias) para proteger a privacidade do funcionário e a legitimidade da empresa.Analysis Two authors and multiple reviewers require one or more workflows. The document is handled by many people, then is located in a corporate web server (presumably highly secured) and is managed in place or moved to a records center. The sensitive nature of this content requires Information Rights Management (IRM) on the desktops and servers, in addition to corporate policies and best practices (such as auditing) that protect the employee's privacy and the enterprise's legal standing.

Observação

A Central de Registros não está disponível no SharePoint Foundation 2013.The Records Center is not available in SharePoint Foundation 2013.

PlanilhasWorksheets

Use as planilhas a seguir para registrar as informações discutidas neste artigo:Use the following worksheets to record the information discussed in this article: