Planejar a política de gerenciamento de informações no SharePoint Server 2013Plan for information management policy in SharePoint Server

aplica-se a: sim2013 sim2016 sim2019 noSharePoint OnlineAPPLIES TO: yes2013 yes2016 yes2019 noSharePoint Online

Uma política de gerenciamento de informações é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo. Cada regra de uma política é um recurso de política. Por exemplo, um recurso de política de gerenciamento de informações pode especificar por quanto tempo um tipo de conteúdo deve ser retido, ou poderia fornecer auditoria de documentos. Políticas de gerenciamento de informações permitem controlar quem pode acessar suas informações organizacionais, o que pode ser feito com elas, e por quanto tempo as informações devem ser mantidas.An information management policy is a set of rules for a type of content. Each rule in a policy is a policy feature. For example, an information management policy feature could specify how long a type of content should be retained, or it could provide document auditing. Information management policies enable you to control who can access your organizational information, what they can do with it, and how long the information should be retained.

Política de gerenciamento de informações e recursos de políticaInformation management policies and policy features

Observação

Neste artigo, o termo política refere-se à política de gerenciamento de informações, a menos que especificado em contrário.In this article, the term policy refers to information management policy unless otherwise specified.

As políticas podem ser implementadas para ajudar uma organização a cumprir com os requisitos legalmente obrigatórios, como a necessidade de manter registros. Por exemplo, uma política de Recursos Humanos, utilizada em uma organização para garantir que os registros de funcionários são manipulados em conformidade com as diretrizes legalmente recomendadas, pode incluir os seguintes recursos de política:Policies can be implemented to help an organization comply with legally mandated requirements, such as the need to retain records. For example, a Human Resources policy, used in an organization to ensure that employee records are handled in compliance with legally recommended guidelines, could include the following policy features:

  • Auditoria, para gravar a edição e histórico de visualização de cada um dos documentos relacionados com o empregado.Auditing, to record the editing and viewing history of each employee-related document.

  • Retenção, para garantir que o conteúdo do trabalho em andamento não é mantido por um tempo desnecessariamente longo.Retention, to ensure that work-in-progress content is not kept for an unnecessarily long time.

  • Restrições de impressão, para assegurar que os documentos confidenciais relacionados aos funcionários sejam impressos apenas em impressoras seguras.Print restrictions, to ensure that sensitive employee-related documents are printed only on secure printers. Observe que este é um exemplo de um recurso de política personalizado que deve ser implementado usando o modelo de objeto do SharePoint Server ou obtido de um fornecedor de software de terceiros.Note that this is an example of a custom policy feature that must be implemented by using the SharePoint Server object model or obtained from a third-party software vendor.

Os recursos de política são implementados como programas executados no SharePoint Server.Policy features are implemented as programs that run on SharePoint Server. Eles podem ser ativados e configurados por um administrador de servidor e, quando são ativados, podem ser usados pelos administradores do site para definir políticas.They can be enabled and configured by a server administrator and, when they are enabled, they can be used by site administrators to define policies. O SharePoint Server inclui recursos de política para ajudá-lo a gerenciar o conteúdo.SharePoint Server includes policy features to help you manage your content. Usando o modelo de objeto do SharePoint Server, você pode criar e instalar recursos de política personalizada que atendam às necessidades exclusivas da empresa.By using the SharePoint Server object model, you can design and install custom policy features that meet unique enterprise needs.

Quando sua organização usa aplicativos cliente do Office junto com o SharePoint Server, as políticas são aplicadas tanto no servidor quanto nos aplicativos cliente.When your organization uses Office client applications together with SharePoint Server, policies are enforced both on the server and in the client applications. Isso é feito de forma transparente; recursos de políticas que se aplicam a um documento estão descritos em uma declaração da política que está associada com o documento, e aplicativos de políticas conscientes impedir os usuários de fazer tarefas que violam a política do documentoThis is done transparently; policy features that apply to a document are described in a policy statement that is associated with the document, and policy-aware applications prevent users from doing tasks that violate the document's policy.

Para implementar uma política, associe-a com os tipos de conteúdo, bibliotecas ou listas em sites.To implement a policy, associate it with content types, libraries, or lists in sites.

É possível associar uma política com uma biblioteca, lista ou tipo de conteúdo das seguintes formas::You can associate a policy with a library, list, or content type in the following ways:

  • Recursos de política associados com a política do Conjunto de Sites e, em seguida, associar essa política com um tipo de conteúdo ou a uma lista ou biblioteca.Associate policy features with a Site Collection policy and then associate that policy with a content type or with a list or library. O site de nível superior de um conjunto de sites inclui uma galeria de Políticas do Conjunto de Sites, onde os administradores do site de nível superior podem criar novas políticas.The top-level site of a site collection includes a Site Collection Policies gallery where administrators of the top-level site can create new policies. Após a criação de uma política de Conjunto de sites, é possível exportá-la s para que os administradores de outros conjuntos de sites pode importá-lo para suas galerias de políticas de Conjunto de Sites.After creating a Site Collection policy, you can export it so that administrators of other site collections can import it into their Site Collection Policies galleries. Isso permite padronizar as políticas de toda a organização.This lets you standardize policies across your organization.

    Quando uma política de Conjunto de Sites está associada a um tipo de conteúdo e esse tipo de conteúdo está associado a uma lista ou biblioteca, o proprietário da lista ou biblioteca não pode modificar a política do Conjunto de Sites na lista ou biblioteca Isso garante que as políticas atribuídas a um tipo de conteúdo são impostas em cada nível da hierarquia do site.When a Site Collection policy is associated with a content type and that content type is associated with a list or library, the owner of the list or library cannot modify the Site Collection policy in the list or library. This ensures that policies that are assigned to a content type are enforced at each level of the site hierarchy.

  • Associar um conjunto de recursos de política diretamente com um tipo de conteúdo e, em seguida, acrescentar esse tipo de conteúdo para uma ou mais listas ou bibliotecas..Associate a set of policy features directly with a content type, and then add that content type to one or more lists or libraries. Para garantir que uma política que é criada utilizando esse método será utilizada em todo o conjunto de sites, associe a mesma a um tipo de conteúdo na galeria Tipo de Conteúdo de Sites, do conjunto de sites de nível superior.To ensure that a policy that is created by using this method will be used in the whole site collection, associate it with a content type in the Site Content Type gallery of the top-level site collection. Em seguida, todos os itens desse tipo de conteúdo no conjunto de sites, e cada item de um tipo de conteúdo que herda o tipo de conteúdo original, terá a política.Then every item of that content type in the site collection, and every item of a content type that inherits from the original content type, will have the policy. Ao utilizar esse método de associação de uma política com um tipo de conteúdo,é mais difícil reutilizar a política em outros conjuntos de sites, porque as políticas criadas pelo uso deste método não podem ser exportadas.When you use this method of associating a policy with a content type, it is harder to reuse the policy in other site collections, because policies created by using this method cannot be exported.

    Observação

    Para controlar de forma mais rígida quais as políticas estão sendo utilizadas em um conjunto de sites, os administradores dos conjuntos de sites podem desativar a capacidade de definir recursos de política diretamente em um tipo de conteúdo. Ao configurar recursos de política em um tipo de conteúdo que seja restrito, os projetistas de tipo de conteúdos só podem associar as políticas da galeria Políticas do Conjunto de Sites com tipos de conteúdo.To more tightly control which policies are being used in a site collection, site collection administrators can disable the ability to set policy features directly on a content type. When setting policy features on a content type is restricted, content type designers can only associate policies from the Site Collection Policies gallery with content types.

  • Associar um conjunto de recursos de política diretamente com uma lista ou biblioteca.Associate a set of policy features directly with a list or library. É possível utilizar este método, apenas se a lista ou biblioteca não oferecer suporte a diversos tipos de conteúdo.You can only use this method if the list or library does not support multiple content types. Este método de criação de política é útil apenas para uma política estritamente definida, que se aplica a uma única lista ou biblioteca..This method of creating a policy is only useful for a narrowly defined policy that applies to a single list or library.

    Observação

    Para controlar de forma mais rígida quais políticas estão sendo utilizadas em um conjunto de sites, os administradores dos conjuntos de sites podem desativar a capacidade de definir recursos de política diretamente em uma biblioteca. Ao configurar recursos de política em um tipo de conteúdo que seja restrito, os projetistas de tipo de conteúdos só podem associar as políticas da galeria Políticas do Conjunto de Sites com bibliotecas.To more tightly control which policies are being used in a site collection, site collection administrators can disable the ability to set policy features directly on a library. When setting policy features on a library is restricted, content type designers can only associate policies from the Site Collection Policies gallery with libraries.

Integração de políticas de gerenciamento de informações com os aplicativos do sistema OfficeInformation management policy integration with Office system applications

As políticas de gerenciamento de informações do SharePoint Server são expostas em aplicativos cliente do Office.SharePoint Server information management policies are exposed in Office client applications. Ao configurar uma política de gerenciamento de informações no servidor, é possível gravar uma declaração da política que informa aos profissionais da informações sobre as políticas aplicadas sobre os documentos.When you configure an information management policy on the server, you can write a policy statement that informs information workers about the policies that are enforced on documents. Por exemplo, a declaração da política pode indicar que um documento será excluído após um determinado momento ou que ele contém enforna=mações confidenciais que não devem ser divulgadas fora da empresa.For example, the policy statement might indicate that a document will be deleted after a certain time or that it contains sensitive information that should not be communicated outside the company. A declaração pode até mesmo fornecer um nome de contato, se o profissional da informação precisar de mais informações sobre a política..The statement might even provide a contact name if the information worker needs more information about the policy.

Os recursos de política personalizada podem ser integrados em aplicativos cliente do Office.Custom policy features can be integrated in Office client applications. No entanto, você deve implementar comportamentos específicos de política que você deseja que estejam disponíveis nos aplicativos cliente do Office e deve fornecer aos usuários uma maneira de instalar esses comportamentos em seus computadores clientes por meio de mecanismos como suplementos para torná-los disponíveis no Office aplicativos cliente.However, you must implement policy-specific behaviors that you want to be available from Office client applications, and you must give users a way to install these behaviors on their client computers via mechanisms such as add-ins to make them available from Office client applications. Por exemplo, se você implementar um recurso de política personalizada que restrinja as impressoras que podem ser utilizadas para imprimir um tipo de conteúdo, você deve fornecer um suplemento personalizado para aplicativos clientes do Microsoft Office para impor a restrição a partir desses aplicativos.For example, if you implement a custom policy feature that restricts the printers that can be used to print a content type, you must provide a custom add-in for Microsoft Office client applications to enforce the restriction from these applications.

Recursos de política disponíveis no SharePoint ServerPolicy features available in SharePoint Server

Esta seção descreve os recursos de política incluídos no SharePoint Server.This section describes the policy features that are included in SharePoint Server.

  • Retenção O recurso de política de retenção permite definir estágios de retenção, com uma ação que ocorre no final de cada estágio.Retention The Retention policy feature lets you define retention stages, with an action that happens at the end of each stage. Por exemplo, você pode definir uma política de retenção de dois estágios em todos os documentos em uma biblioteca específica que exclui todas as versões anteriores do documento um ano após o mesmo ser criado, e confirma que o documento seja um registro de cinco anos após sua criação.For example, you could define a two-stage retention policy on all documents in a specific library that deletes all previous versions of the document one year after the document is created, and declares the document to be a record five years after the document is created.

    As ações que podem ocorrer no final de um estágio incluem o seguinte:The actions that can occur at the end of a stage include the following:

    • Mover o item para a LixeiraMoving the item to the Recycle Bin

    • Excluir permanentemente o itemPermanently deleting the item

    • Transferir o item para outro localTransferring the item to another location

    • Iniciar um fluxo de trabalhoStarting a workflow

    • Pular para a próxima faseSkipping to the next stage

    • Declarar o item a ser um registroDeclaring the item to be a record

    • Excluir todos os rascunhos anteriores do itemDeleting all previous drafts of the item

    • Excluir todas as versões anteriores do itemDeleting all previous versions of the item

  • Auditoria O recurso de política de auditoria registra eventos e operações que são executados em documentos e itens de lista.Auditing The Auditing policy feature logs events and operations that are performed on documents and list items. É possível configurar Auditoria para eventos de log como o seguinte:You can configure Auditing to log events such as the following:

    • Editar um documento ou itemEditing a document or item

    • Visualizar um documento ou itemViewing a document or item

    • Verificar detalhadamente um documentoChecking a document in or out

    • Alterar as permissões para um documento ou itemChanging the permissions for a document or item

    • Excluir um documento ou itemDeleting a document or item

  • Rotulando O recurso de política de rotulação especifica um rótulo a ser associado a um tipo de documento ou item de lista.Labeling The Labeling policy feature specifies a label to associate with a type of document or list item. Os rótulos são áreas de texto pesquisáveis que o SharePoint Server gera com base nas propriedades e na formatação que você especificar.Labels are searchable text areas that SharePoint Server generates based on properties and formatting that you specify. Por exemplo, em um escritório de advocacia, um documento relacionado a uma questão jurídica pode incluir um rótulo que contém os nomes dos clientes, o número do processo, e o advogado designado para o assunto.For example, in a law firm, a document related to a legal matter could include a label that contains the clients' names, the case number, and the attorney assigned to the matter. Os rótulos são úteis especialmente em versões impressas de documentos, como uma forma de exibir as propriedades do documento em cópias impressas.Labels are especially useful in printed versions of documents as a way to display document properties in printed copy. Junto com o uso de rótulos para documentos, é possível associar um rótulo a um item da lista e incluir esse rótulo em visualizações da lista.Along with using labels for documents, you can associate a label with a list item and include that label in views of the list.

    Observação

    O recurso de política de rótulo foi preterido e não deve ser usado no SharePoint Server 2013 ou no SharePoint Server 2016.The label policy feature has been deprecated and should not be used in SharePoint Server 2013 or SharePoint Server 2016.

  • Código de barras O recurso de política de código de barras permite que você rastreie cópias físicas de um documento criando um valor de identificador exclusivo para um documento e inserindo uma imagem de código de barras desse valor no documento.Barcode The Barcode policy feature enables you to track physical copies of a document by creating a unique identifier value for a document and inserting a bar code image of that value in the document. Por padrão, os códigos de barra são compatíveis com o Código 39 que é rotineiro e padronizado (ANSI/AIM BC1-1995, Código 39), e é possível conectar outros provedores de código de barras utilizando as políticas de modelo de objeto.By default, bar codes are compliant with the common Code 39 standard (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39), and you can plug in other bar code providers by using the policies object model.

Planejar políticas de documentoPlan document policies

Ao planejar suas políticas de solução, determine primeiro as necessidades da política de toda a organização, e, em seguida, elabore políticas de Conjunto de Sites, para satisfazer essas necessidades e distribua essas políticas para inclusão nas galerias Política de Conjunto de Sites de todos os conjuntos de sites relevantes. Isso pode exigir planejamento de recursos de política personalizado. Lembre-se que, se sua política exige políticas usuais referentes às características e aos recursos, tais características e recursos devem ser instalados e ativados em todos os farms de servidores em que sua solução é utilizada.When you plan your solution's policies, first determine organization-wide policy needs, and then design Site Collection policies to meet those needs and distribute those policies for inclusion in the Site Collection Policy galleries of all relevant site collections. This might require planning custom policy features. Note that, if your policy requires custom policy features and resources, those features and resources must be installed and enabled on all server farms on which your solution is used.

Um exemplo típico de uma política de toda a organização é aquele que se destina a promover as práticas recomendadas em auditoria e retenção das especificações dos produtos através das divisões de uma organização. Uma política de conjunto de sites única, é designada para ser aplicada a todas as especificações de produtos, de modo que eles são constantemente auditados e retidos. Após a política de Conjunto de Sites ser designada e testada, ela é exportada e depois importada para galerias de Política de Conjunto de Sites de outros conjuntos de sites em que as especificações dos produtos são armazenadas. Em seguida, é associada a todos os tipos de conteúdo de especificação do produto nos vários conjuntos de sites para impor a política em todas as especificações do produto.A typical example of an organization-wide policy is one that is designed to promote best practices in auditing and retaining product specifications across the divisions of an organization. A single Site Collection policy is designed to be applied to all product specifications so that they are consistently audited and retained. After the Site Collection policy is designed and tested, it is exported and then imported to Site Collection Policy galleries of other site collections in which product specifications are stored. It is then associated with all product specification content types in the various site collections to impose the policy on all product specifications.