Fase 1 – Projetar

Na primeira fase da Estrutura de Adoção, você identifica e prioriza cenários ao mesmo tempo em que conhece os recursos disponíveis para planejar a implantação. Esse estágio é crítico para seu percurso porque você define metas de negócios para avaliar o êxito.

As etapas principais da fase Projetar são:

  • Montar sua equipe
  • Definir a estratégia de negócios
  • Determinar a preparação

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Montar sua equipe

Você precisa determinar quem deve estar envolvido no esforço de adoção. A transformação para essa nova forma de trabalhar exige a concordância e o apoio da empresa inteira. Identificamos quatro grupos principais que abrangerão resultados de negócios e tecnologia relevantes para sua organização.

Cada grupo tem uma função específica na implementação e deve ser envolvido o quanto antes e com frequência. Esta seção descreve as funções específicas desempenhadas por estes membros da equipe:

  • Patrocinadores executivos
  • Proprietário de sucesso
  • Usuários pioneiros
  • Defensores

Como os patrocinadores executivos promovem o sucesso do projeto

Os patrocinadores executivos devem:

  • Ajudar a equipe do projeto a identificar e priorizar as principais necessidades de negócios.
  • Desempenhar uma função em comunicar a visão para os líderes da organização.
  • Participar ativamente e usar os recursos do Dynamics 365 para ajudar a impulsionar e reforçar a adoção.
  • Promover o processo de adoção. Estudos mostram que 87% dos projetos de transformação bem-sucedidos tiveram a participação visível dos patrocinadores executivos.

Garanta que os patrocinadores executivos entendam o ABC:

  • Participação A tiva e visível.
  • B ase de união com os colegas executivos.
  • C omunicação direta com os funcionários.

Proprietários de sucesso e por que eles são importantes

Os proprietários de sucesso garantem que as metas de negócios sejam atingidas ajudando as pessoas a usar e obter valor da nova solução do Dynamics 365.

Os proprietários de sucesso devem:

  • Identificar e envolver os participantes certos.
  • Converter as metas de negócios definidas pela organização em cenários do Dynamics 365.
  • Criar um plano de adoção para promover o uso e perceber o valor do Dynamics 365.
  • Garantir que as comunicações e os treinamentos sejam implementados com êxito.

Quem são os usuários pioneiros?

Escolher os participantes certos para o Programa de Usuário Pioneiro é fundamental para obter insights valiosos e informar sobre o lançamento na organização inteira.

Esta lista descreve os tipos de funcionários que devem ser incluídos no programa:

  • Usuários de diferentes linhas de negócios e departamentos, preferencialmente que trabalhem juntos em um projeto ou processo empresarial.
  • Defensores ou líderes prováveis que se tornarão defensores durante o lançamento na organização inteira.
  • Usuários que normalmente têm dificuldades com a tecnologia. É importante compreender e atender às necessidades deles durante o lançamento.
  • Membros das equipes de TI e assistência técnica que darão suporte aos usuários durante o lançamento.

Importante

Não inclua o CEO e a alta administração. Embora possa ser tentador pedir o envolvimento do CEO, mantê-lo fora do Programa de Usuário Pioneiro é uma oportunidade de atenuar problemas antes que eles sejam expostos durante a implantação.

Quem são os defensores?

Os defensores evangelizam e ajudam a treinar suas equipes sobre as novas maneiras de trabalhar. Eles promovem a conscientização, o entendimento e a participação de toda a comunidade.

Os defensores vão:

  • Criar a onda de entusiasmo que faz aumentar a adoção.
  • Construir um círculo de influência entre suas equipes.
  • Colocar em prática as novas maneiras de trabalhar nas equipes.
  • Identificar desafios de negócios e as soluções possíveis.
  • Fornecer comentários para a equipe do projeto e os patrocinadores.
  • Diminuir a sobrecarga da equipe de projeto principal com participação ativa e contínua.

Outros membros da equipe que devem ser incluídos

Muitas pessoas da organização terão responsabilidades importantes durante o lançamento de uma nova tecnologia. A tabela a seguir mostra um resumo dessas funções. Criamos um modelo para que você possa identificar e documentar sua equipe na Pasta de Trabalho de Planejamento de Adoção.

Foco Facilitação da rede Departamento
Patrocinador executivo Comunicar para a empresa os valores e a visão de alto nível do Dynamics 365 Liderança executiva
Proprietário de sucesso Garantir que as metas de negócios sejam atingidas com a implantação do Dynamics 365 Qualquer departamento
Gerente do programa Supervisionar todo o processo de execução de lançamento e implantação do Dynamics 365 TI
Defensores Ajudar a difundir o Dynamics 365 e lidar com objeções Vários departamentos
Líder de treinamento Gerenciar e comunicar o conteúdo de treinamento sobre o Dynamics 365 TI ou outro
Líderes de departamento (participantes) Identificar como departamentos específicos usarão o Dynamics 365 e incentivar a participação Qualquer departamento (administração)
Especialistas de TI Supervisionar todos os aspectos técnicos da implantação, inclusive as integrações TI
Líder de comunicação Supervisionar as comunicações sobre o Dynamics 365 na empresa inteira Comunicações corporativas, TI ou outro

Observação

Embora seja recomendável ter cada uma dessas funções preenchidas durante a implantação, você pode achar que talvez não precise de todas elas para começar a usar as soluções identificadas. Os Detalhes das funções de membros da equipe de adoção complementares têm as descrições completas.

Definir a estratégia de solução

Nesta etapa, você trabalhará com a equipe principal para refinar os objetivos, identificar os principais objetivos e desafios de negócios e começar a reconhecer as áreas de oportunidade para melhorar processos de trabalho. Convém realizar um workshop para se aprofundar nos desafios, estratégias e metas atuais. Esse workshop deve incluir líderes de departamento, linhas de negócios, TI e outros participantes que podem ajudar a debater como o Dynamics 365 pode ser usado na organização.

Considere estas perguntas para conduzir a conversa:

  • Como a solução está relacionada com a estratégia, as metas e os objetivos mais amplos da organização?
  • Como ela afeta a experiência e o trabalho entregue pelos participantes?
  • Como ela inclui o ciclo de vida holístico mais abrangente de processos, do produto ou do cliente?

Identificar os cenários

Os cenários abordam as maneiras como seu pessoal usará o Dynamics 365 para resolver desafios de negócios e obter resultados de adoção organizacionais, culturais, tangíveis ou individuais.

Por que os cenários são importantes?

  • Eles permitem que as equipes entendam como o Dynamics 365 pode ajudá-las a ir mais longe.
  • Eles funcionam como entrada e validação de mensagens de conscientização do Dynamics 365.
  • Eles ajudam nas atividades de conscientização e preparação colocando os produtos no contexto; as pessoas saberão quando e como usá-los.

Observação

A Biblioteca de Conteúdo do Dynamics 365 é uma coleção de casos de uso recomendados que mostra ideias de como aproveitar ao máximo os produtos de uma forma que seja relevante para você. Acesse gratuitamente webinars, e-books, relatórios de analistas e muito mais em nossa biblioteca de conteúdo para saber como o Dynamics 365 pode otimizar sua empresa. Introdução: explore.dynamics.com

Criar cenários para várias equipes e departamentos

Você pode usar a imagem abaixo para ajudar a documentar cenários de negócios para departamentos específicos e capturar cenários na Pasta de Trabalho de Planejamento de Adoção.

Criar cenários

Definir critérios de sucesso

Os defensores evangelizam e ajudam a treinar suas equipes sobre as novas maneiras de trabalhar. Eles promovem a conscientização, o entendimento e a participação de toda a comunidade. Os defensores vão:

  • Identificar os indicadores chave de desempenho (KPIs) que devem ser aprimorados com base na adoção de vários cenários de negócios.
  • Estabelecer parâmetros de comparação de KPI e o conhecimento dos usuários sobre o Dynamics 365.
  • Escolha critérios que ajudem a mostrar para a liderança da organização o impacto da solução Dynamics 365.
  • Após a implantação, utilize as pesquisas com os usuários finais para medir a satisfação e o progresso em relação aos parâmetros de comparação.

Veja KPIs de exemplo na Pasta de Trabalho de Planejamento de Adoção.

Estabelecer parâmetros de comparação de KPI

Escolha critérios para demonstrar o impacto da implementação do Dynamics 365 em relação a cada medida de êxito. Abaixo apresentamos ideias, e modelos de scorecard na Pasta de Trabalho de Planejamento de Adoção para que você acompanhe e relate o sucesso.

Medida de êxito Método Exemplo de meta
Venda cruzada e venda adicional
Capture e compartilhe oportunidades de venda cruzada de produtos relacionados com equipes de vendas entre departamentos, cliente 360 com recomendações baseadas em IA.
Medidas quantitativas do Dynamics 365 Sales
  • Melhorar a receita por cliente.
  • Melhorar as oportunidades de vendas adicionais.
  • Aumentar o valor da ordem/taxa de adesão.
  • Criar clientes potenciais de venda adicional.
Nova receita de clientes atuais que aumenta de 15% a 20%.
Custo de atendimento
Aumente a eficiência dos agentes que atendem aos clientes com uma experiência de usuário mais produtiva, usando canais de custo mais baixo, como bots, e um aumento do autoatendimento.
Medidas quantitativas do Dynamics 365 Customer Service
  • Mudança para um canal de custo inferior.
  • Aumentar a resolução desde o primeiro momento.
  • Reduzir os tempos de resolução.
  • Aumentar a eficiência do serviço.
60% das ocorrências de cliente resolvidas na primeira (e única) chamada.
Aumentar a capacidade de produção
Aumente a saída de produção evitando problemas e aumentando a visibilidade e os insights para melhorar o planejamento de capacidade.
Medidas quantitativas do Dynamics 365 Finance
  • Maior utilização da planta.
  • Reduza os custos com tempo de inatividade.
  • Otimize os planos de produção.
  • Reaja a problemas de produção mais rapidamente.
  • Minimize os tempos de configuração/comutação.
  • Otimize a capacidade de longo prazo.
Aumente a margem bruta de 50% a 60% aumentando a saída com as instalações para produção existentes.

Determinar a preparação

Preparação é a disposição e a prontidão dos usuários e da organização para migrar para o Dynamics 365.

Por que os cenários são importantes aqui?

  • Cada organização lida com a mudança de modos diferentes, dependendo da região, do estilo de trabalho, do perfil profissional e de outros elementos da organização.
  • Determine quão receptivos (ou não) os usuários poderão estar para mudar a forma de trabalhar e adotar a nova tecnologia.
  • Será necessário criar um plano de implantação que reflita a preparação da organização.

A resistência é normal. Preveja e se planeje com antecedência!

Fatores de preparação

Estes são fatores importantes que ajudarão você a entender o quanto sua organização está preparada para a transição para o Dynamics 365:

  • Visão clara da mudança da empresa.
  • Visão clara da mudança das pessoas.
  • O volume de mudanças necessárias em termos gerais.
  • Alinhamento com os executivos.

Use a Pasta de Trabalho de Planejamento de Adoção para avaliar sua organização.

Próxima etapa

Fase 2 – Integrar

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