Visão geral dos fluxos do processo empresarial
Este tópico se aplica a Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Para usuários on-line, consulte Visão geral dos fluxos de processos empresariais nos documentos do Power Automate.
Você pode ajudar a garantir que as pessoas inserem os dados consistentemente e seguem as mesmas etapas cada vez que trabalham com um cliente, criando um fluxo do processo de negócios. Por exemplo, para criar um fluxo de processo empresarial em que todos processem as solicitações do SAC da mesma maneira ou para exigir que as pessoas obtenham aprovação para uma fatura antes de enviar uma ordem. Os fluxos de processo empresarial usam a mesma tecnologia de base de outros processos, mas os recursos que eles oferecem são muito diferentes de outros recursos que usam processos. Para saber como criar ou editar um fluxo do processo empresarial, consulte Criar um fluxo do processo empresarial.
Assista um vídeo (4:49) sobre fluxos do processo empresarial.
Por que usar fluxos do processo empresarial?
Os fluxos do processo empresarial fornecem um guia para que as pessoas realizem o trabalho. Eles fornecem uma experiência de usuário simplificada que conduz as pessoas pelos processos que sua organização definiu para interações que precisam ser avançadas de forma determinada até sua conclusão. A experiência do usuário pode ser personalizada para que as pessoas com direitos de acesso diferentes possam ter uma experiência que melhor se adeque ao trabalho que eles realizam.
Use os fluxos do processo empresarial para definir um conjunto de etapas para que os usuários sigam para levá-los ao resultado desejado. Essas etapas apresentam um indicador visual que informa às pessoas em que parte elas estão do processo empresarial. Os fluxos do processo empresarial reduzem a necessidade de treinamento porque novos usuários não precisam se concentrar em quais entidades eles devem usar. Podem deixar o processo guiá-los. Você pode definir fluxos do processo empresarial para oferecer suporte a metodologias comuns de vendas que podem ajudar os grupos de vendas a obter melhores resultados. Para grupos de serviço, os fluxos do processo empresarial podem ajudar a nova equipe a acelerar e evitar erros que podem resultar em clientes insatisfeitos.
O que os fluxos do processo empresarial fazem?
Uma definição do fluxo do processo empresarial é representada como uma entidade personalizada e uma instância de um processo é armazenada como um registro dentro dessa entidade. Cada registro é associado a um registro de dados (como uma Conta, Contato, Cliente Potencial ou Oportunidade) e, em caso de processos de entidade cruzada, a um registro de dados de cada entidade participante.
Com fluxos do processo empresarial, você define um conjunto de estágios e etapas que são exibidas em um controle na parte superior do formulário.
Cada estágio contém um grupo de etapas. Cada etapa representa um campo no qual os dados podem ser inseridos. As pessoas avançam para o próximo estágio usando o botão Próximo Estágio. Você pode realizar a etapa necessária para que as pessoas insiram dados para o campo correspondente antes de poder continuar no próximo estágio. Isso é chamado geralmente de "estágio-bloquear”.
Os fluxos do processo empresarial são relativamente simples comparados a outros tipos de processos porque não fornecem uma lógica comercial condicional ou automação além de fornecer a experiência avançada para a entrada de dados e controlar a entrada nos estágios. No entanto, ao combinar com outros processos e personalizações, eles podem desempenhar um papel importante para economizar tempo, reduzir custos de treinamento e aumentar a adoção do usuário.
Há vários fluxos de processo empresarial disponíveis para uso. Mais informações: Adicionar processos empresariais prontos para uso.
Fluxos do processo empresarial integrados com outras personalizações
Quando você ou o usuário insere dados usando fluxos do processo empresarial, as alterações de dados também são aplicadas aos campos de formulário de modo que qualquer automação fornecida por regras de negócios ou scripts de formulário possam ser aplicadas imediatamente. Etapas podem ser adicionadas para que os valores definidos para os campos não estejam presentes no formulário e esses campos serão adicionados ao modelo do objeto da API do Cliente usado para scripts de formulário. Todos os fluxos de trabalho que são iniciados por alterações nos campos incluídos em um fluxo do processo empresarial serão aplicados quando os dados no formulário forem salvos. Se a automação for aplicada por um fluxo de trabalho em tempo real, as alterações são imediatamente visíveis ao usuário quando os dados no formulário são atualizados quando o registro for salvo.
Embora o controle do fluxo do processo empresarial no formulário não forneça qualquer programação do cliente direta, as alterações aplicadas por regras de negócios ou scripts de formulários são aplicadas automaticamente para os controles do fluxo do processo empresarial. Se você ocultar um campo em um formulário, esse campo também será oculto no controle do fluxo do processo empresarial. Se você definir um valor usando regras comerciais ou scripts de formulário, esse valor será definido no fluxo do processo empresarial.
Fluxos de processo simultâneo
Fluxos de processo empresarial simultâneos permitem personalizar e configurar vários processos empresariais com o mesmo registro associado inicial. Os usuários podem alternar entre vários processos empresariais em execução simultaneamente e continuar a trabalhar no estágio do processo em que estavam.
Fluxos do processo empresarial do sistema
Os seguintes fluxos do processo empresarial estão incluídos. Para compreender como os fluxos do processo empresarial funciona, reveja esses fluxos d processo empresarial do sistema:
Processo de Vendas do Cliente Potencial até a Oportunidade
Processo de Vendas de Oportunidade
Telefone para Processo de Ocorrências
Várias entidades nos fluxos do processo empresarial
Você pode usar um fluxo do processo empresarial para uma única entidade ou várias entidades. Por exemplo, você pode ter um processo que começa com uma oportunidade, continue para uma cotação, um pedido e uma fatura, antes de devolver finalmente para fechamento da oportunidade.
É possível criar fluxos do processo empresarial que vincula os registros para até cinco entidades diferentes em um único processo para que as pessoas que usam o aplicativo possam se concentrar no fluxo do seu processo ao invés de em qual entidade estão trabalhando. Eles podem navegar mais facilmente entre os registros de entidade relacionados.
Vários fluxos do processo comerciais são disponibilizados por entidade
Nem todos os usuários em organização podem acompanhar o mesmo processo e diferentes condições podem exigir que um processo diferente seja aplicado. Você pode ter até 10 fluxos do processo empresarial por entidade para fornecer processos apropriados para situações diferentes.
Controle qual fluxo do processo empresarial será aplicado
Você pode associar fluxos do processo empresarial com funções de segurança para que apenas pessoas cujas funções de segurança podem ser exibidas ou usadas. Você também pode definir a ordem dos fluxos do processo empresarial para poder controlar qual fluxo do processo empresarial será configurado por padrão. Para definir a ordem do fluxo do processo empresarial, abra um fluxo do processo empresarial no designer e selecione Ordenar Fluxo do Processo na barra de comando. Selecione as setas para cima e para baixo para mover os fluxos do processo de negócios na ordem desejada.
Quando alguém cria um novo registro da entidade, a lista da definição de processos empresariais ativa disponível é filtrada pelo direito de acesso do usuário. A primeira definição de processo empresarial ativada disponível para o direito de acesso do usuário de acordo com a lista de ordem dos processos é aquela aplicada por padrão. Se mais de uma definição de processo empresarial ativa estiver disponível, os usuários podem carregar outra na caixa de diálogo Alternar Processo. Sempre que os processos são alternados, aquele que está em processamento vai para segundo plano e é substituído pelo processo selecionado, mas mantém seu estado e pode ser alternado novamente. Cada registro pode ter várias instâncias de processo associadas (uma para cada definição de fluxo do processo empresarial, até no máximo 10) No carregamento do formulário, somente um fluxo do processo empresarial é processado. Quando um usuário aplica um processo diferente, o processo pode ser carregado por padrão apenas para esse usuário específico.
Para garantir que um processo empresarial seja carregado por padrão para todos os usuários (comportamento equivalente a “fixar” o processo), um script de API de Cliente (recurso da Web) pode ser adicionado ao carregamento do formulário que carrega especificamente uma instância de processo empresarial existente de acordo com a ID de definição do processo empresarial.
Privilégios do fluxo do processo empresarial
Cada definição de fluxo de processo empresarial que é representado como uma entidade personalizada é fornecida com seu próprio conjunto de privilégios que podem ser editados em um direito de acesso, como em qualquer outro sistema ou entidade personalizada. Você pode especificar os privilégios na guia Fluxos do Processo Empresarial para um direito de acesso.
Você pode atribuir os seguintes privilégios em um fluxo de processo empresarial:
- Criar: Permite criar uma instância do fluxo do processo empresarial, que é feita ao mesmo tempo que a criação de um novo registro.
- Ler: Permite exibir o fluxo do processo empresarial em um registro criado.
- Gravar: Permite atualizar o fluxo do processo empresarial. Por exemplo, alterando o estado e a navegação.
- Excluir: Permite excluir uma instância como quando um registro é excluído.
- Acrescentar: Permite a navegação entre entidades de uma entidade. Por exemplo, a entidade de cliente potencial no fluxo do processo empresarial Cliente potencial no processo de Vendas da oportunidade .
- Acrescentar a: Permite a navegação entre entidades para uma entidade. Por exemplo, a entidade Oportunidade no fluxo do processo empresarial Cliente potencial no processo de Vendas da oportunidade .
Nota
Os direitos de acesso Administrador do Sistema e Personalizador de Sistema têm acesso a todos os fluxos do processo empresarial, por padrão.
Considerações de fluxo de processo de negócio
Você pode definir fluxos do processo empresarial somente para as entidades com suporte. Você também pode precisar estar ciente dos limites do número de processos, estágios e etapas que podem ser adicionados.
Fluxos de processo empresarial que chamam um fluxo de trabalho
Você agora pode chamar fluxos de trabalho sob demanda de dentro de um fluxo do processo empresarial. Você pode configurar isso a partir do novo designer do fluxo do processo empresarial, arrastando um componente de um fluxo de trabalho para um estágio do processo ou para a seção Fluxos de Trabalho Globais. Para obter mais informações sobre como usar fluxos de trabalho nos fluxos do processo empresarial, consulte Blog: Automação do fluxo do processo empresarial no Dynamics 365 for Customer Engagement.
Ao incluir um fluxo de trabalho que você deseja disparar na Saída do Estágio de um estágio de seu fluxo do processo empresarial, e esse estágio é o último do fluxo, o designer dá a impressão que o fluxo de trabalho será disparado quando esse estágio for concluído. Entretanto, o fluxo de trabalho não será disparado porque não ocorre uma transição de estágio. Você não receberá um erro ou aviso que o impeça de incluir o fluxo de trabalho no estágio. Quando um usuário interage com o fluxo do processo empresarial, concluir ou abandonar o processo não resultará em uma transição de estágio, e portanto, o fluxo de trabalho não será disparado. Considere os exemplos a seguir:
Você cria um fluxo do processo empresarial com dois estágios, S1 conecta-se a S2, com um fluxo de trabalho no estágio S2 e define o gatilho como Saída do Estágio.
Você cria um fluxo do processo empresarial com três estágios, S1 conecta-se a S2, em seguida, S2 ramifica-se a S3. Você inclui um fluxo de trabalho em S2 e define o gatilho como Estágio de Saída.
O fluxo de trabalho não será disparado em qualquer um dos casos. Para contornar esse problema, é possível adicionar um fluxo de trabalho global e acrescentar o fluxo de trabalho que você deseja que seja disparado, de forma que o fluxo de trabalho seja disparado do processo empresarial, em vez de um estágio do processo. Você pode definir o gatilho de um Fluxo de trabalho global como processo abandonado ou processo concluído para fazer com que o fluxo de trabalho dispare quando um usuário abandonar ou concluir o processo empresarial.
Entidades que podem usar os fluxos do processo empresarial
Somente entidades que usam formulários atualizados podem usar fluxos do processo empresarial. Isso inclui as entidades personalizadas e as seguintes entidades do sistema:
Conta
Compromisso
Campanha
Atividade da Campanha
Resposta de Campanha
Concorrente
Contato
Email
Qualificação
Fax
Ocorrência
Fatura
Cliente Potencial
Carta
Lista de Marketing
Oportunidade
Telefonema
Produto
Item da Lista de Preços
Cotação
Compromisso Recorrente
Especificações
Atividade Social
Ordem
Usuário
Tarefa
Equipe
Para habilitar uma entidade personalizada para os fluxos do processo de negócio, selecione a caixa de seleção Fluxos do processo de negócio (os campos serão criados) na definição da entidade. Observe que não é possível desfazer esta ação.
Nota
Se você navegar até o estágio de fluxo de processo de negócios que contém a entidade do Social Activity e escolher o botão Próximo estágio, você verá a opção Criar. Ao escolher Criar, o formulário Atividade social é carregado. Porém, como a Social Activity não é válida para Create a partir da interface do usuário do aplicativo, você não poderá salvar o formulário e verá a mensagem de erro: "Erro inesperado".
Número máximo de processos, etapas e estágios
Para garantir o desempenho aceitável e a capacidade de uso da interface do usuário, há algumas limitações que você precisa estar ciente ao planejar o uso de fluxos do processo empresarial:
Não pode haver mais de 10 processos do fluxo empresarial ativados por entidade.
Cada processo não pode ter mais de 30 etapas.
Os processos de várias entidades não podem ter mais de cinco entidades.
Suporte à personalização de entidades de fluxo do processo empresarial
As entidades de fluxo do processo empresarial podem aparecer no sistema, de modo que os dados do registro de entidade possam ser disponibilizados em grades, exibições, gráficos e painéis.
Use registros da entidade de fluxo do processo empresarial com grades, exibições, gráficos e painéis
Com os fluxos de processos empresariais disponíveis como uma entidade, agora você pode usar localizações, exibições, gráficos e painéis originados dos dados do fluxo do processo empresarial para uma determinada entidade, como um cliente potencial ou uma oportunidade. Os administradores e personalizadores do sistema podem criar grades, exibições, gráficos e painéis personalizados de fluxo do processo empresarial semelhantes aos criados com qualquer outra entidade.
Os fluxos de processo empresarial, como Processo de Vendas do Cliente Potencial até a Oportunidade, aparecem como uma entidade personalizável no Gerenciador de Soluções.
Para acessar a exibição padrão do fluxo de processo empresarial, abra o gerenciador de soluções, expanda Entidades>, expanda o processo, como Processo de Vendas do Cliente Potencial até a Oportunidade, selecione Exibições e escolha a opção desejada.
Várias exibições padrão estão disponíveis que você pode exibir como um gráfico, como a exibição Processo de Vendas Ativo da Oportunidade .
Limitações do uso de entidades do fluxo do processo empresarial
Atualmente, você não pode criar formulários personalizados para entidades com base em um fluxo do processo empresarial.
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Whitepaper: Habilitação de processos com o Dynamics 365 for Customer Engagement
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Ações - Visão geral