Faturas de pagamento antecipado versus pagamentos antecipados

Este artigo descreve e compara os dois métodos que as organizações podem usar para pagamentos antecipados. Um método cria uma fatura de pagamento antecipado que esteja associada a uma ordem de compra. O outro método cria comprovantes de diário de pagamentos antecipados criando entradas de diário e marcando-as como comprovantes de diário de pagamentos antecipados.

As organizações podem emitir pagamentos antecipados a fornecedores para mercadorias ou serviços, antes que as mercadorias ou serviços sejam entregues. Dois métodos podem ser usados para emitir pagamentos antecipados aos fornecedores. Para minimizar o risco, é possível rastrear pagamentos antecipados definindo o pagamento antecipado em uma ordem de compra. Para esse método, você deve criar uma fatura de pagamento antecipado que esteja associada a uma ordem de compra. Este método é conhecido como faturação de pagamento antecipado. As organizações que não desejam controlar os pagamentos antecipados de forma tão próxima ou que não recebem uma fatura de pagamento antecipado do fornecedor podem usar comprovantes de diário de pagamentos antecipados em vez do método de faturamento de pagamento antecipado. É possível criar comprovantes de diário de pagamentos antecipados criando entradas de diário e marcando-as como comprovantes de diário de pagamentos antecipados. Nesse método, você não pode controlar quais pagamentos antecipados para um fornecedor são feitos em quais ordens de compra. No entanto, você pode marcar um pagamento antecipado para liquidação em relação a uma ordem de compra.

Quando usar o faturamento de pagamento antecipado versus pagamentos antecipados

Faturamento de pagamento antecipado	Pagamentos Antecipados
Defina um valor de pagamento antecipado na ordem de compra.	Nenhum valor de pagamento antecipado é definido na ordem de compra.
Uma fatura de pagamento antecipado e uma fatura final devem ser lançadas.	Nenhuma fatura de pagamento antecipado deve ser lançada.
A responsabilidade do pagamento antecipado é mantida na conta de pagamento antecipado e não na conta de Contas a pagar.	A responsabilidade do pagamento antecipado é mantida na conta de Contas a pagar.
O saldo de fornecedor não reflete o valor do pagamento antecipado durante o processo.	O saldo de fornecedor reflete o valor do pagamento antecipado durante o processo.
A faturação de pagamento antecipado está disponível apenas em Contas a pagar.	Os pagamentos antecipados estão disponíveis em Contas a pagar e em Contas a receber.

Visão geral do processo de pagamento antecipado

As práticas contábeis em muitos países/regiões exigem que os pagamentos antecipados de um cliente ou a um fornecedor não sejam lançados nas contas resumo usuais para o cliente ou fornecedor. Em vez disso, esses pagamentos antecipados são lançados em contas contábeis especiais. Quando uma ordem de compra ou de venda é criada, uma fatura é emitida para o cliente ou do fornecedor. Quando a fatura é paga, o comprovante de pagamento antecipado e de pagamento antecipado de imposto nas contas contábeis de pagamento antecipado são revertidos, e os valores da fatura são lançados automaticamente nas contas resumo usuais. Para criar um pagamento antecipado., siga estas etapas:

1. Configure um perfil de lançamento para pagamentos antecipados.
2. Na páginas Parâmetros de contas a receber e Parâmetros de contas a pagar, em Razão e imposto, selecione o novo perfil de lançamento usando o parâmetro Perfil de lançamento do diário de pagamentos com pagamento antecipado.
3. Crie um diário de pagamentos e, depois, crie o novo pagamento.
4. Você pode sinalizar o pagamento como um pagamento antecipado. Se um pagamento for sinalizado como um pagamento antecipado, o pagamento será lançado nas contas contábeis definidas no perfil de lançamento configurado nas etapas 1 e 2. Além disso, se o pagamento for sinalizado como um pagamento antecipado, os impostos serão calculados. Alguns governos exigem que os impostos sejam pagos quando um pagamento antecipado é registrado, mesmo se que não exista uma fatura.
5. Lance o pagamento antecipado.
6. Opcional: Você pode liquidar o pagamento antecipado na ordem de compra ou ordem de venda antes de criar a fatura. Na página da ordem de venda ou ordem de compra, no Painel de Ações, use Liquidar transações.
7. Depois que o fornecedor entregar as mercadorias ou os serviços, registre a fatura. Se você tiver liquidado o pagamento antecipado em relação à ordem de compra ou à ordem de venda na etapa 6, o pagamento antecipado será automaticamente liquidado em relação à fatura que você criou. Se você não tiver liquidado o pagamento antecipado na ordem de compra ou na ordem de venda, poderá liquidá-lo manualmente na fatura usando Liquidar transações na página do cliente ou do fornecedor. O valor do pagamento antecipado é revertido temporariamente fora da conta contábil AP/AR. Além disso, se os impostos forem calculados, eles são revertidos, pois a fatura tem os impostos reais.

Visão geral do processo de faturamento de pagamento antecipado

As faturas de pagamento antecipado são uma prática empresarial comum. Um fornecedor emite faturas de pagamento antecipado para exigir um depósito na compra antes do atendimento da ordem de compra. Por exemplo, alguns fornecedores exigem um pagamento antecipado para mercadorias ou serviços personalizados. Se um fornecedor emitir uma fatura que solicite pagamento antecipado, você poderá usar o recurso de faturamento de pagamento antecipado. Um valor do pagamento antecipado pode ser definido na ordem de compra, uma fatura de pagamento antecipado é registrada e paga, e a fatura de pagamento antecipado é aplicada à fatura final. Siga estas etapas para criar um pagamento antecipado.

1. O agente de compras cria, confirma e então emite uma ordem de compra para a qual o fornecedor solicitou um pagamento antecipado. O valor do pagamento antecipado é definido na ordem de compra como parte do contrato.
2. O fornecedor envia uma fatura de pagamento antecipado.
3. O coordenador de Contas a pagar registra a fatura de pagamento antecipado em relação à ordem de compra e então a fatura de pagamento antecipado é paga.
4. O fornecedor envia uma solicitação de pagamento, chamada de fatura padrão de fornecedor. Após o fornecedor entregar as mercadorias ou serviços e as faturas padrão de fornecedor forem recebidas, o coordenador de Contas a pagar aplica o valor do pagamento antecipado que já foi pago na fatura padrão.
5. O coordenador de Contas a pagar paga e liquida o valor restante da fatura padrão.

Configurar parâmetros para habilitar o processo de faturamento de pagamento antecipado

Uma conta de pagamento antecipado deve ser definida na guia Ordem de compra da página Lançamento de estoque (Gerenciamento de estoque > Configuração > Lançamento > Lançamento). A conta de pagamento antecipado será atualizada, e costuma ser debitada quando a fatura de pagamento antecipado é lançada. O saldo na conta de pagamento antecipado será revertido quando a fatura padrão aplicada à fatura de pagamento antecipado for lançada. Se você não liquidar a fatura do pagamento antecipado antes de aplicar a fatura de pagamento antecipado à fatura padrão, as entradas contábeis da fatura lançada com o pagamento antecipado serão revertidas quando a fatura padrão for lançada.

A conta de Resumo de impostos de contas a pagar é definida no perfil lançamentos de fornecedores. Para definir o perfil de lançamento padrão, acesse Contas a pagar >Configuração > Parâmetros das contas a pagar >Guia Razão e impostos > Perfil de lançamentos com fatura de fornecedor com pagamento antecipado.

A Política de aplicação do pagamento antecipado indica se as faturas de pagamento antecipado liquidado serão aplicadas automaticamente à fatura final criada de forma manual. As faturas criadas usando uma entidade de dados não seguem a Política de aplicação do pagamento antecipado. Você precisará aplicar manualmente as faturas de pagamento antecipado a faturas criadas usando uma entidade de dados. Para definir a política, acesse Contas a pagar >Configuração > Parâmetros de contas a pagar > Guia de razão e impostos > Política de aplicação do pagamento antecipado. Se o campo Política de aplicação de pagamento antecipado estiver configurado como Automático, a fatura de pagamento antecipado será automaticamente definida para ser paga com a fatura final. Se o campo estiver configurado como Notificação, quando a fatura final for criada, será exibida uma indicação visual que o pagamento antecipado da fatura está disponível para aplicação.

Crie uma ordem de compra que contém informações da fatura de pagamento antecipado

Quando um fornecedor informa que é necessário um pagamento antecipado de bens e serviços contidos em uma ordem de compra, você deve definir o valor do pagamento antecipado da ordem de compra associada. Acesse Contas a pagar > Comum > Ordens de compra > Todas as ordens de compra e encontre a ordem de compra do fornecedor. No Painel de Ações, selecione a guia Compra e, depois, Pagamento antecipado. Insira informações do pagamento antecipado, incluindo uma descrição, o valor do pagamento antecipado, se o pagamento antecipado é um valor fixo ou uma porcentagem, e um ID da categoria de pagamento antecipado.

Observação

Não é permitido ter várias definições de pagamentos antecipados em uma ordem de compra. Se você precisar permitir vários pagamentos antecipados em uma ordem de compra, lance os pagamentos usando o diário de pagamento em vez de uma fatura de pagamento antecipado.

O pagamento antecipado pode ser removido da ordem de compra, exceto se você já tiver feito um pagamento da fatura de pagamento lançada ou lançar a fatura padrão. Para remover uma informação de pagamento antecipado da ordem de compra, acesse Contas a pagar > Comum > Ordens de compra > Todas as ordens de compra e encontre a ordem de compra do fornecedor. No Painel de ação, selecione a guia Compra e Remover pagamento antecipado.

Crie e lance uma fatura de pagamento antecipado

Para registrar a fatura de pagamento antecipado do fornecedor, acesse a página Fatura de fornecedor. Selecione Fatura de pagamento antecipado na página Ordens de compra (Contas a pagar > Comum > Ordens de compra > Todas as ordens de compra > guia Fatura > Fatura de pagamento antecipado). Insira as informações da fatura de pagamento antecipado, incluindo o número da fatura. Não é possível alterar os valores de uma fatura de pagamento antecipado. Se o fornecedor tiver faturado parte do valor do pagamento antecipado definido na ordem de compra, você poderá atualizar o preço unitário para refletir o valor parcial.

Quando a fatura de pagamento antecipado for lançada, o saldo do fornecedor e a conta de pagamento antecipado serão atualizados. O valor da Aplicação do pagamento antecipado na definição de pagamento antecipado contido na ordem de compra também será atualizado. As entradas padrão de dimensão financeira do comprovante de pagamento antecipado lançado serão removidas das informações do cabeçalho da ordem de compra.

Se o recurso Bloquear dimensões financeiras nas linhas da fatura de pagamento antecipado do fornecedor na página Gerenciamento de recursos estiver ativado, as dimensões nas linhas ou no cabeçalho de pagamento antecipado não poderão ser atualizadas.

Lance e faça pagamentos da fatura de pagamento antecipado

Em seguida, a fatura do pagamento antecipado será paga na página Diário de pagamentos. Para acessar diários de pagamentos, clique em Contas a pagar > Diários > Pagamentos > Diários de pagamentos. Depois de lançar o pagamento na fatura de pagamento antecipado, o valor restante da aplicação do pagamento antecipado da ordem de compra será atualizado.

Antes de lançar a fatura padrão da fatura de pagamento antecipado, você pode reverter o pagamento na fatura de pagamento antecipado. No entanto, depois que a fatura padrão for aplicada à fatura de pagamento antecipado, o pagamento não poderá ser revertido da fatura de pagamento antecipado.

Lance a fatura padrão de fornecedor para a ordem de compra e aplique a fatura de pagamento antecipado à fatura padrão

Registre a fatura padrão recebida do fornecedor. Como parte desse processo, você pode aplicar a fatura de pagamento antecipado liquidada à fatura do fornecedor para que o valor da fatura seja reduzido pelo valor que já foi pago. Aplicar a fatura de pagamento antecipado à fatura de fornecedor garantirá que as entradas contábeis da fatura de pagamento antecipado sejam revertidas.

Aplicação da fatura de pagamento antecipado após o lançamento da fatura padrão

Se você se esquecer de aplicar o pagamento antecipado à fatura padrão de fornecedor no momento do lançamento da fatura de fornecedor, o pagamento antecipado liquidado estará disponível para ser aplicado a outras faturas desse fornecedor na página Fornecedores (Contas a pagar > Comum > Fornecedores > Todos os fornecedores > Guia de fatura > Aplicar).

Cancelamento do processo de aplicação de pagamento antecipado

Se você precisar cancelar ou reverter a aplicação de uma fatura de pagamento antecipado de uma fatura padrão, selecione a ação Reverter na página Fornecedores (Contas a pagar > Comum > Fornecedores > Todos os fornecedores > Guia de fatura > Reverter). Depois que a aplicação de pagamento antecipado for revertida, você poderá aplicar o pagamento antecipado a outra fatura padrão.