Comprovante único com vários registros de clientes ou de fornecedores

Artigo
03/08/2023

Este artigo fornece uma visão geral do que acontece quando você lança um único comprovante com vários registros de cliente ou de fornecedor. Esta funcionalidade será descontinuada em versões futuras, consequentemente, não recomendamos usar este método de lançamento devido ao impacto da contabilidade no processamento da liquidação.

Alguns exemplos comuns em que um comprovante é usado para vários clientes ou fornecedores incluem a transferência de saldo entre clientes e a remuneração de saldos entre clientes e fornecedores na mesma organização.

Um comprovante que contenha mais de um cliente ou fornecedor pode ser inserido usando-se um dos seguintes métodos:

Usar um diário que tenha a opção Apenas um número de comprovante selecionada de modo que cada linha adicionada ao diário seja incluída no mesmo comprovante.
Usar um comprovante de várias linhas, em que não haja nenhuma conta contábil de compensação, com mais de um cliente ou fornecedor.
Inserir um comprovante com a conta e a contrapartida como sendo fornecedor/fornecedor, cliente/cliente, fornecedor/cliente, ou cliente/fornecedor.

Este artigo mostra como a liquidação será processada quando um comprovante com vários registros de cliente ou de fornecedor é lançado. Além disso, este artigo fornece soluções alternativas para ajudar você a entender como evitar usar um comprovante com vários clientes ou fornecedores. Particularmente, há exemplos que ilustram dois cenários comuns de liquidação que são afetados pelo uso de um comprovante com vários clientes ou fornecedores:

A contabilização de descontos à vista
A contabilização de reavaliações

Como a liquidação impacta o uso de comprovantes únicos

Ao lançar um comprovante que contém vários registros de cliente ou de fornecedor, é criado um comprovante contábil único que contém vários saldos de contas a receber ou de contas a pagar. Durante o processo de liquidação, as entradas contábeis originais são usadas para criar as entradas contábeis para descontos à vista, lucros e perdas não realizados, lucros e perdas realizados, e a compensação na conta resumo do documento original. Por exemplo, se um desconto à vista for aplicado ao liquidar um pagamento de fornecedor de uma fatura, a conta de desconto à vista deverá fazer o lançamento na conta contábil de contas a pagar da fatura original. Se a fatura original for lançada em um comprovante que contenha vários registros de fornecedor, a contabilidade original será resumida. Nesse caso, como não há uma forma de acessar a contabilidade detalhada para cada transação de fornecedor em um único comprovante, não há nenhuma forma de determinar como o usuário pretendeu que o desconto à vista fosse contabilizado.

Um comprovante com vários fornecedores e o impacto na contabilização de descontos à vista

No exemplo a seguir, várias faturas de fornecedor são registradas na contabilidade em um único comprovante na página Diário geral. Essas faturas são distribuídas entre várias dimensões de conta.

Comprovante	Tipo de conta	Conta	descrição	Débito	Crédito
GNJL001	Fornecedor	1001	INV1		100,00
GNJL001	Fornecedor	1001	INV2		200,00
GNJL001	Fornecedor	1001	INV3		300,00
GNJL001	Razão	606300-001--	INV1	50,00
GNJL001	Razão	606300-002--	INV1	50,00
GNJL001	Razão	606300-003--	INV2	200,00
GNJL001	Razão	606300-004--	INV3	300,00

Após o lançamento, um comprovante é criado.

Comprovante	Conta	Tipo de lançamento	Valor na moeda da transação
GNJL001	606300-001--	Diário-razão	50,00
GNJL001	606300-002--	Diário-razão	50,00
GNJL001	606300-003--	Diário-razão	200,00
GNJL001	606300-004--	Diário-razão	300,00
GNJL001	200110-001-	Saldo de fornecedor	-100,00
GNJL001	200110-001-	Saldo de fornecedor	-200,00
GNJL001	200110-001-	Saldo de fornecedor	-300,00

Observe que o comprovante contém três entradas do tipo de lançamento de saldo de fornecedor em um único comprovante. Não há como indicar que o débito de 50,00 para 606300-001 e o débito de 50,00 para 606300-002 sejam destinados a compensar o saldo do fornecedor de 200110-001. Isso porque o usuário inseriu vários registros de fornecedor em um único comprovante.

Usando este exemplo, podemos analisar o impacto que o uso de um comprovante tem no downstream da contabilização de liquidação. Suponha que você pague 197,00 da fatura de 200,00, obtendo um desconto à vista de 3,00. Observe que o valor da conta de desconto é alocado em todas as dimensões das contas de despesa do comprovante da fatura. Isso ocorre porque um comprovante foi usado para lançar a fatura acima, sem nenhuma indicação de como o usuário pretendeu que as distribuições de despesas se correlacionassem com o saldo do fornecedor em um único comprovante.

Comprovante	Conta	Tipo de lançamento	Débito	Crédito
APPAYM001	200110-001-	Saldo de fornecedor	197.00
APPAYM001	110110-001-	Banco		197.00
14000056	520200-001--	Desconto à vista do fornecedor		0.25
14000056	520200-002--	Desconto à vista do fornecedor		0.25
14000056	520200-003--	Desconto à vista do fornecedor		1.00
14000056	520200-004--	Desconto à vista do fornecedor		1.50
14000056	200110-001-	Saldo de fornecedor	3,00

Se o usuário estiver descontente com a alocação do desconto à vista em todas distribuições de despesas da fatura original, em vez de um comprovante, vários comprovantes devem ser usados para registrar as faturas. Veja um exemplo de como vários comprovantes podem ser inseridos na contabilidade, em vez de usar um comprovante, conforme mostrado no início deste exemplo.

Comprovante	Tipo de conta	Conta	descrição	Débito	Crédito	Tipo de compensação	Contrapartida
GNJL001	Fornecedor	1001	INV1		100,00	Razão	<em branco>
GNJL001	Razão	606300-001--	INV1	50,00		Razão	<em branco>
GNJL001	Razão	606300-002--	INV1	50,00		Razão	<em branco>
GNJL002	Fornecedor	1001	INV2		200,00	Razão	606300-003--
GNJL003	Fornecedor	1001	INV3		300,00	Razão	606300-004--

Agora, quando INV2 for pago, a entrada a seguir será feita. Observe que as dimensões financeiras do desconto à vista acompanham as dimensões financeiras da despesa associada.

Comprovante	Conta	Tipo de lançamento	Débito	Crédito
APPAYM001	200110-001-	Saldo de fornecedor	197.00
APPAYM001	110110-001-	Banco		197.00
14000056	520200-003--	Desconto à vista do fornecedor		3,00
14000056	200110-001-	Saldo de fornecedor	3,00

Um comprovante com vários fornecedores e o impacto na contabilidade de lucros/perdas realizadas

Comprovante	Tipo de conta	Conta	descrição	Débito	Crédito	Tipo de conta	Conta
GNJL001	Fornecedor	1001	INV1		100,00	Razão	606300-001--
GNJL001	Fornecedor	1001	INV2		200,00	Razão	606300-002--

Comprovante	Conta	Tipo de lançamento	Valor na moeda da transação (EUR)	Valor na moeda contábil (USD)
GNJL001	606300-001--	Diário-razão	100,00	114.00
GNJL001	606300-002--	Diário-razão	200,00	228.00
GNJL001	200110-001-	Saldo de fornecedor	-100,00	-114,00
GNJL001	200110-001-	Saldo de fornecedor	-200,00	-228,00

Observe que o comprovante contém duas entradas do tipo de lançamento de saldo de fornecedor em um único comprovante. Não há como indicar que o débito para 606300-001 seja destinado para compensar a entrada de 100,00 do saldo do fornecedor de 200110-001. Isso ocorre porque o usuário inseriu vários registros de fornecedor em um único comprovante.

Usando este exemplo, podemos analisar o impacto que o uso de um comprovante tem no downstream da contabilização de liquidação. Suponha que a moeda contábil seja USD e as transações acima foram lançadas em uma moeda de transação de euros (EUR). Suponha que você pague totalmente a fatura de 200,00 euros, mas que encontre uma perda realizada devido à diferença na taxa de câmbio entre o tempo que você lançou a fatura e o pagamento. Observe que o valor da conta de perda realizada é alocado em todas as dimensões das contas de despesa do comprovante da fatura. Nesse caso, as dimensões 001 e 002 foram alocadas, embora o usuário possa ter a impressão de que somente 002 pertença à conta de despesas da fatura que estiver sendo liquidada. Isso ocorre porque um comprovante foi usado para lançar a fatura acima, não deixando nenhuma forma de indicar como o usuário pretendeu que as distribuições de despesas se correlacionassem com o saldo do fornecedor em um único comprovante.

Comprovante	Conta	Tipo de lançamento	Valor na moeda da transação (EUR)	Valor na moeda contábil (USD)
APPAYM001	200110-001-	Saldo de fornecedor	200,00	230.00
APPAYM001	110110-001-	Banco	-200,00	-230,00
14000056	801300-001-	Perda cambial	0,00	0.67
14000056	801300-002-	Perda cambial	0,00	1.33
14000056	200110-001-	Saldo de fornecedor		-2,00

Se o usuário estiver descontente com a alocação da perda da taxa de câmbio em todas distribuições de despesas da fatura original, em vez de um comprovante, vários comprovantes devem ser usados para registrar as faturas. Veja um exemplo de como vários comprovantes podem ser inseridos na contabilidade, em vez de usar um comprovante, conforme mostrado no início deste exemplo.

Comprovante	Tipo de conta	Conta	descrição	Débito	Crédito	Tipo de compensação	Contrapartida
GNJL002	Fornecedor	1001	INV1		100,00	Razão	606300-001--
GNJL003	Fornecedor	1001	INV2		200,00	Razão	606300-002--

Agora, quando INV2 for pago, a entrada a seguir será feita. Observe que as dimensões financeiras da perda da taxa de câmbio acompanham as dimensões financeiras da despesa associada.

Comprovante	Conta	Tipo de lançamento	Valor na moeda da transação (EUR)	Valor na moeda contábil (USD)
APPAYM001	200110-001-	Saldo de fornecedor	200,00	230.00
APPAYM001	110110-001-	Banco	-200,00	-230,00
14000056	801300-002-	Perda cambial	0,00	2.00
14000056	200110-001-	Saldo de fornecedor		-2,00

Um comprovante para transferências de saldo e cenários de remuneração

Dois cenários de uso comum que utilizam um comprovante que contenha vários clientes ou fornecedores incluem transferências de um cliente/fornecedor a outro cliente/fornecedor e a remuneração de um cliente e um fornecedor que sejam a mesma organização. Os dois exemplos a seguir ilustram o método preferido para inserir esses cenários, como uma alternativa a inseri-los em um comprovante.

Uma transferência de saldo é um comprovante com vários clientes, inserido com a finalidade de transferir o saldo de um cliente para outro (o mesmo para fornecedores). Este cenário pode ocorrer quando a responsabilidade de pagar a fatura muda para outra parte, como uma empresa filial mudando a responsabilidade para a matriz.

Este exemplo usa uma venda em que o cliente esteja qualificado para obter um desconto à vista se o pagamento for feito em 10 dias. O cliente neste exemplo utiliza uma seguradora que é responsável por pagar a conta. A seguradora é configurada como um segundo cliente no sistema. O saldo original do cliente é transferido para a seguradora, que paga a conta, obtendo um desconto à vista de 2% por pagar dentro do período de desconto.

Para ilustrar, suponha que a venda a seguir foi feita ao cliente ACME. As entradas contábeis a seguir representam a venda.

Conta contábil	Tipo de lançamento	Débito	Crédito
401100-002-023-	Receita		100
130100-002-	Saldo do cliente	100

Em seguida, o usuário transfere o saldo devido da ACME para a seguradora, em um comprovante no diário de pagamentos de contas a receber. A empresa de seguro foi configurada como Seguro do cliente.

Comprovante	Tipo de conta	Conta	descrição	Débito	Crédito	Tipo de compensação	Contrapartida
ARPAYM001	Cliente	ACME	Transferência		100,00	Cliente	Seguro

Observe que a entrada acima está contida em um comprovante. Esse comprovante contém dois registros de cliente. O comprovante a seguir será criado quando a entrada de contabilidade acima for lançada.

Comprovante	Conta	Tipo de lançamento	Valor na moeda da transação
ARPAYM001	130100-002-	Saldo do cliente	100,00
ARPAYM001	130100-002-	Saldo do cliente	-100,00

Em seguida, suponha que você receba um pagamento do cliente Seguradora de 98,00 e opte por liquidar o pagamento com a fatura criada pela transferência de saldo. Isso resultará no lançamento do comprovante a seguir É possível que se espere que a liquidação use as dimensões financeiras da fatura original, mas isso não é possível porque não há um documento de fatura para o cliente Seguradora. Observe que, por padrão, as dimensões de distribuição no desconto à vista vêm da transação de cliente criada a partir da transferência, não da conta de receita da fatura original. O padrão é um resultado do uso de um comprovante para transferir os saldos.

Comprovante	Conta	Tipo de lançamento	Débito	Crédito
ARPAYM002	110110-002-	Banco	98.00
ARPAYM002	130100-002-	Saldo do cliente		98.00

No comprovante relacionado para o desconto à vista, o padrão para a dimensão financeira vem da transação de cliente criada a partir da transferência, pois a transferência tem mais de um cliente.

Comprovante	Conta	Tipo de lançamento	Débito	Crédito
ARP-00001	403300-002-	Desconto à vista do cliente	2.00
ARP-00001	130100-002-	Saldo do cliente		2.00

Se o usuário estiver descontente com o padrão das dimensões financeiras para o desconto à vista, em vez de um comprovante, vários comprovantes devem ser usados para registrar a transferência de saldos. Este cenário é possível criando-se um memorando de crédito para o cliente DO QUAL o saldo for movido e um memorando ou uma fatura para o cliente PARA O QUAL o saldo for movido. O exemplo a seguir mostra como vários comprovantes podem ser inseridos no diário de pagamentos de contas a receber para transferir o saldo, em vez de usar um comprovante, conforme exibido anteriormente neste exemplo.

Comprovante	Tipo de conta	Conta	descrição	Débito	Crédito	Tipo de compensação	Contrapartida
ARPAYM001	Cliente	ACME			100,00	Razão	401100-002-023-
ARPAYM002	Cliente	Seguro		100,00		Razão	401100-002-023-

Isso significa que quando o cliente Seguradora paga 98,00 com o comprovante ARPAYM02, as dimensões financeiras corretas da entrada da conta contábil do comprovante ARPAYM002 serão usadas.

Comprovante	Conta	Tipo de lançamento	Débito	Crédito
ARPAYM003	110110-002-	Banco	98.00
ARPAYM003	130100-002	Saldo do cliente		98.00

No comprovante relacionado para o desconto à vista, as dimensões financeiras serão usadas da conta de receita de compensação mostrada no comprovante ARPAYM002.

Comprovante	Conta	Tipo de lançamento	Débito	Crédito
ARP-00001	403300-002-023-	Desconto à vista do cliente	2.00
ARP-00001	130100-002-	Saldo do cliente		2.00

Um comprovante com uma remuneração para vários clientes e fornecedores

A remuneração pode ser útil quando uma organização compra e vende para a mesma empresa. Em vez de pagar faturas do fornecedor e aguardar para receber o pagamento das faturas do cliente, as faturas do fornecedor e do cliente são remuneradas. A transação de remuneração é liquidada em relação aos saldos pendentes.

Para ilustrar, suponha que o fornecedor 1001 e o cliente US-008 sejam a mesma entidade, portanto sua organização deseja remunerar os saldos a pagar e a receber antes de pagar/receber o saldo restante. Suponha que o registro de cliente deva EUR 75,00 e o registro do fornecedor deva receber EUR 100,00, o que significa que você preferiria remunerar os saldos e pagar somente EUR 25,00 ao fornecedor. Suponha também que a moeda contábil seja USD. Nesse caso, uma transação de remuneração será inserida em um comprovante no diário de pagamentos de contas a pagar.

Comprovante	Tipo de conta	Conta	descrição	Débito	Crédito	Tipo de compensação	Contrapartida
APPAYM001	Fornecedor	1001	Remuneração	75,00		Cliente	US-008

Para evitar problemas indesejados com futuros pagamentos para esta transação, em vez de usar um comprovante, vários comprovantes devem ser inseridos no diário para registrar a transação de remuneração. Observe que os saldos do cliente e do fornecedor são compensados com uma única conta de compensação para evitar o uso de um comprovante que contenha vários saldos de cliente e de fornecedor.

Comprovante	Tipo de conta	Conta	descrição	Débito	Crédito	Tipo de compensação	Contrapartida
001	Cliente	US-008			75,00	Razão	999999---
002	Fornecedor	1001		75,00		Razão	999999---

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