Convidar, registrar e hospedar participantes do evento

Quando o evento estiver totalmente modelado no Dynamics 365 Marketing, você estará pronto para promovê-lo. O sistema fornece várias ferramentas para ajudar você a fazer isso.

Convidar contatos para seus eventos

Depois que o evento estiver planejado e preparado, será a hora de começar a promovê-lo! O Dynamics 365 Marketing fornece várias ferramentas para ajudar você a fazer isso:

• Crie uma mensagem de email de marketing que inclua um elemento de evento em seu design. O elemento de evento cria um botão de ação em sua mensagem que leva os destinatários da mensagem diretamente ao site do evento. Mais informações: Visão geral do marketing por email e Elementos do evento.
• Configure uma jornada do cliente que envie sua mensagem de email de marketing para todos os contatos relevantes, registre interações de mensagem e reaja a registros de evento. Mais informações: Usar jornadas do cliente para criar campanhas automatizadas
• Crie banners e postagens de mídia social para promover o evento. Inclua um link para o portal do seu evento em cada postagem e use o recurso de URL de redirecionamento do Dynamics 365 Marketing para criar URLs curtas que registram cliques com o Dynamics 365 Marketing e instantaneamente encaminham os contatos para o site de eventos. Você pode criar uma URL de redirecionamento diferente para cada site de mídia social, banner ou mensagem, o que possibilita a você coletar resultados de clique separados para cada URL e, assim, avaliar o êxito de cada canal ou iniciativa. Mais informações: Configurar URLs de redirecionamento

Registrar participantes em eventos, sessões e passes

O registro no evento permite que os participantes se inscrevam no seu evento e reservem seus assentos em sessões ou rastreamentos específicos. Ele também ajuda a medir o interesse no evento e a sinalizar a demanda para os planejadores de evento para fins como o planejamento de capacidade. Os gerentes de eventos podem usar os registros de inscrição para avaliar com antecedência quantos recursos serão necessários, quais sessões exigirão salas maiores ou até mesmo se uma sessão deve ser cancelada. O registro avançado também possibilita que os participantes tenham a certeza de que seus lugares estão reservados para todas as sessões das quais eles desejam participar.

O site de eventos permite que os contatos se registrem para qualquer evento que você esteja gerenciando no Dynamics 365 Marketing. Dependendo das opções de registro escolhidas, os participantes poderão escolher sua programação selecionando entre os passes disponíveis (cada um dos quais concederá acesso a um conjunto diferente de sessões) ou selecionando cada sessão individualmente para montar sua própria programação personalizada. Um evento simples pode ter apenas uma opção de registro que se aplica a todos os participantes. Você pode até implementar pagamento online, mas algum desenvolvimento personalizado é necessário. Listas de espera estão disponíveis para eventos ou sessões esgotados.

Os usuários do Dynamics 365 Marketing também podem registrar os participantes manualmente, criando registros de eventos, registros de sessão e atribuições de passe diretamente no aplicativo. Isso permite que você forneça um registro baseado em telefone, por exemplo. Os registros manuais também permitem que os usuários ignorem as listas de espera, se necessário.

Cada inscrição resulta em um registro de inscrição no evento, que reúne o perfil e os passes do inscrito, as sessões das quais ele participará e, eventualmente, as sessões das quais ele participou. Cada registro tem uma ID exclusiva, que o sistema codifica em um código QR que você pode inserir em um email de confirmação de registro enviado a cada registrante (consulte também Elementos de código QR de registro de evento). Você também encontrará o código QR incorporado em cada registro para poder usá-lo em outros contextos, como imprimir selos a serem distribuídos no evento.

No evento, os organizadores do evento podem escanear o código QR apresentado por cada participante para capturar a ID de registro, que pode ser usada para verificar o registro e/ou registrar a participação em cada evento ou sessão. Como o código QR fornece apenas uma ID de registro, os organizadores de eventos devem realizar algum desenvolvimento personalizado para implementar os recursos de verificação, check-in e registro necessários. Uma maneira de fazê-lo poderia ser criando um aplicativo de smartphone personalizado.

Para exibir todos os registros e as atribuições de passe atuais, e para criá-los manualmente no sistema, trabalhe em uma das seguintes entidades da Área de trabalho Eventos:

• Eventos > Evento > Registros de Eventos: você pode exibir e criar todos os registros para todos os eventos aqui.
• Eventos > Evento > Eventos: abra um registro de eventos aqui e vá para a guia Registro e Presença para exibir e criar registros para o evento selecionado. Para exibir ou criar registros de sessões individuais, vá para a guia Agenda do registro de eventos e abra uma sessão listada lá.

Configurar segmentos para a comunicação com participantes de eventos

Ao preparar-se para (ou acompanhar) um evento, provavelmente você desejará comunicar-se com pessoas que se inscreveram nele ocasionalmente. Uma boa maneira de fazer isso é configurar um segmento para localizar os participantes certos e criar uma jornada de cliente que envie mensagens de email a eles, configure atividades de acompanhamento e muito mais.

Para criar segmentos que localizem contatos associados a entidades de evento, o seu sistema deve sincronizar entidades relacionadas a eventos com os serviços de insights de marketing. Se sua instância do Marketing ainda não estiver configurada para sincronizar as entidades de evento necessárias, fale com o administrador sobre como configurar isso. Se você for o administrador, consulte Escolher entidades para sincronizar com o serviço de insights de marketing para obter instruções. A entidade de evento principal (Event) costuma ser definida para sincronização, por padrão. Mas o mesmo não ocorre com a entidade de registro de evento (Event Registration), que pode ser útil na comunicação com contatos registrados.

Reservar quartos de hotel para a equipe, os palestrantes e os convidados

Se sua organização tiver configurado hotéis e alocações de quarto para o evento no Dynamics 365 Marketing, você poderá exibir e criar reservas em Eventos > Logística > Reservas de Quarto de Hotel. Cada reserva de quarto está vinculada a um registro de inscrição no evento (e a seu contato associado) para uma alocação de quarto configurada no Dynamics 365 Marketing. Cada alocação de sala representa um bloco de quartos de um tipo específico (individual, duplo ou suíte) em um hotel específico durante um evento específico. Depois que todas as salas de uma alocação tiverem sido reservadas, essa alocação será considerada como esgotada, a menos que você possa solicitar mais do hotel. As reservas de quarto não especificam um número de quarto, somente um tipo de quarto (com base na alocação) e um número de reserva exclusivo.

Mais informações: Gerenciar a logística de participantes e a disponibilidade de acomodações

Consulte também

Visão geral do marketing por email
Elementos de evento
Criar campanhas automatizadas
Referência a blocos da jornada do cliente
Configurar o site de eventos
Criar uma jornada do cliente interativa com condições e inscrição

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