Rastrear e gerenciar atividades

No Dynamics 365 Sales, você usa atividades para planejar, rastrear e organizar todas as suas comunicações com o cliente. Por exemplo, você pode tomar anotações, enviar emails, fazer telefonemas, configurar compromissos e atribuir tarefas a si próprio conforme você trabalha em uma venda ou resolve uma ocorrência de serviço. Essas ações são todos os tipos de atividades considerados.

O sistema faz um carimbo de data/hora automaticamente em cada atividade e mostram quem a criou. Você e outras pessoas na sua equipe podem deslizar pelas atividades para ver o histórico conforme você trabalha com um cliente.

Para aproveitar ao máximo o Dynamics 365 Sales, é importante que todos na organização acompanhem todas as interações com o cliente, adicionando uma atividade para cada email, telefonema, tarefa ou compromisso. Dessa forma, o histórico de um cliente é concluído.

Localize suas atividades

Você pode localizar suas atividades em Meu Trabalho no mapa do site.

Link de Atividades no mapa do site

Ver atividades na exibição Kanban, Lista ou Calendário

Você pode ver as atividades em três exibições diferentes:

  • Lista. Mostra uma lista de todas as atividades.

    Exibição de Lista de Atividades

  • Calendário. Mostra um calendário com uma lista das atividades agendadas do dia e as negociações associadas.

    Exibição de Atividade Calendário

  • Kanban. Mostra uma representação visual de suas atividades de vendas em seus diferentes estados. Isso permite ver o status de todas as atividades em seu pipeline e arrastá-las para mover de um status para outro (por exemplo, Aberto, Concluído, Cancelado e Agendado). Mais informações: Trabalhar com atividades na exibição Kanban

    Atividades na exibição Kanban

Para alternar para uma exibição diferente:

  1. No mapa do site, selecione Atividades.

  2. Na barra de comandos, selecione o ícone Mais comandos Ícone Mais comandos e selecione Mostrar como e, em seguida, o tipo de exibição, como Kanban, Controle de Calendário ou Grade Somente Leitura.

    Mostrar atividades na exibição Kanban

Alterar a exibição de suas atividades

Você pode usar as exibições para ver as atividades que deseja. Por exemplo, é possível usar a exibição Minhas Atividades para ver as atividades atribuídas a você e Atividades dos Membros da Minha Equipe para ver as atividades da sua equipe.

Lista suspensa da exibição de atividades

Filtrar a lista de atividades

Você pode filtrar a lista de atividades para ver apenas aquelas do seu interesse. Por exemplo, você pode limitar ainda mais as atividades que está vendo em uma exibição usando o filtro por tipo de atividade. O filtro por tipo de atividade permite filtrar atividades com base no tipo, como email, tarefa, telefonema e assim por diante.

Filtro por tipo de atividade

Você também pode usar o filtro Conclusão para ver as atividades que devem ser concluídas em um horário especificado, como as que devem ser concluídas hoje ou mais cedo ou as que devem ser concluídas nos próximos sete dias ou antes.

Filtro de conclusão

Criar ou editar uma nova atividade

Você pode criar atividades independentes que não estão associadas a nenhum cliente ou registro de vendas. Para fazer isso, no mapa do site, selecione Atividades e, na barra de comandos, selecione Email ou Telefonema ou Tarefa, dependendo da atividade que você deseja criar.

Ou, para editar um registro de atividade existente, abra a atividade selecionando seu título.

Observação

Com a versão de abril de 2020 do Dynamics 365 Sales, quando você cria ou edita uma nova atividade, o registro é aberto em uma caixa de diálogo Formulário principal. Uma caixa de diálogo de formulário principal é um formulário principal que abre em uma caixa de diálogo (uma janela pop-up). As caixas de diálogo de formulário principal permitem que você permaneça no contexto ao trabalhar em um registro com a capacidade de abrir um segundo ou terceiro registro na experiência da caixa de diálogo. Isso facilita a edição dos registros.

Adicionar uma nova atividade para um cliente

Frequentemente, você deseja adicionar uma atividade associada a um contato, oportunidade, conta ou outro tipo de registro para ajudar a acompanhar todo o seu histórico de comunicação com o cliente. (Você também pode adicionar uma atividade por conta própria).

Conforme o relacionamento da organização com o cliente se desenvolve ao longo do tempo, você e outras pessoas da equipe podem analisar o feed de atividades ao trabalhar com o cliente e consultar o histórico de suas interações. As atividades também podem ser incluídas em relatórios para acompanhar o progresso em andamento.

Para adicionar uma atividade para um cliente:

  1. Abra o registro. Você pode usar a Pesquisa Rápida na barra de navegação para localizar um registro rapidamente.

  2. Selecione Atividades para adicionar uma tarefa ou um telefonema para o registro. Selecione Mais (...) para adicionar um email ou compromisso. Ou selecione Anotações e comece a digitar.

Adicionar uma atividade sozinho

Adicione uma anotação ou uma tarefa para si mesmo quando quiser um lembrete para fazer algo pessoal, como marcar uma consulta médica ou participar de um evento esportivo.

Caso contrário, para manter um histórico das suas interações com um cliente, é preciso adicionar novas atividades associadas ao registro do cliente, de modo que essas atividades façam parte do histórico que outras pessoas da sua equipe podem visualizar.

Para adicionar uma atividade para você mesmo:

  1. Na barra de navegação, selecione Criar e selecione o ícone ou no bloco da atividade.

  2. Preencha os campos e selecione Salvar.

Anexar um documento

Documentos, planilhas, imagens e praticamente todos os tipos de arquivo podem ser anexados a emails, compromissos e anotações.

Para anexar um documento a emails:

  1. Abra o formulário do email.

  2. Na barra de comandos, selecione Anexar Arquivo.

    A caixa de diálogo Adicionar anexo será aberta.

    Adicionar anexo

  3. Procure e selecione o arquivo a ser anexado e selecione Anexar.

Para anexar um documento a compromissos:

  1. Abra o formulário do compromisso.

  2. Insira dados nos seguintes campos obrigatórios e salve o formulário.

  3. Na seção Anexo, selecione Novo Anexo.

  4. Na caixa de diálogo Gerenciar Anexo, procure e selecione o arquivo a ser anexado e selecione Anexar.

Marcar uma atividade como concluída

Depois de ligar para alguém, concluir uma tarefa, enviar um email ou ir para um compromisso, você poderá marcar a atividade para essa ação como concluída.

  1. Abra a atividade.

  2. Na barra de comandos, selecione Marcar como Concluído.

    Marcar uma atividade como concluída

Marcar várias atividades como completa ao mesmo tempo

  1. Na lista de atividades, selecione todas as atividades que você deseja marcar como concluídas.

  2. Na barra de comandos, selecione Marcar como Concluído.

Práticas recomendadas para atividades

Veja algumas sugestões sobre como usar as atividades para o melhor proveito da sua organização:

  • Adicionar uma atividade para cada interação com o usuário. Verifique se o histórico do cliente inclui um registro de cada comunicação que você tem com ele.

  • Use o tipo certo de atividade para a ação. Pode ser tentador inserir uma nova anotação que diga "Enviou um email para confirmar o preço” ou “Ligou para o cliente para discutir a ocorrência de serviço”. Entretanto, você deve adicionar uma atividade de email ou telefonema para acompanhar esses tipos de ações e usar anotações para um texto mais geral.

  • Adicionar atividades sozinho. É possível manter um registro de suas próprias atribuições, eventos e anotações sem associar essas atividades a um cliente.

    Use o comando Criar na barra de navegação. Localize essas atividades na lista classificando na coluna Referente a que está em branco para informar que a atividade não está associada a um registro de cliente.

  • Lembre-se de que as atividades são "acumuladas" nos registros associados. Digamos que você queira lembrar-se de fazer um acompanhamento com Cecil Langer, um contato associado à conta, Wingtip Toys. Será necessário adicionar a atividade de tarefa ao registro de contato de Cecil (não da conta, Wingtip Toys).

    Dessa forma, a tarefa será "acumulada" na conta automaticamente, e você e outras pessoas na sua equipe verão essa tarefa quando analisarem o contato e a conta da Wingtip Toys. (E elas saberão que você lidou com ela).

Consulte também

Trabalhe com atividades no modo de exibição do Kanban