Personalizar fluxos de processos empresarial

Com o Dynamics 365 Sales, você pode ajudar a garantir que os usuários insiram os dados consistentemente e sigam as mesmas etapas sempre que trabalharem com um cliente, criando um fluxo do processo empresarial. Por exemplo, talvez você queira criar um fluxo do processo empresarial para que cada pessoa trate as solicitações de atendimento ao cliente da mesma forma, ou exigir que os usuários obtenham aprovação de uma fatura antes de enviar um pedido.

Requisitos de licença e função

Tipo de requisito	Você deve ter
Licença	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise ou Dynamics 365 Sales Professional Mais informações: Preços do Dynamics 365 Sales
Direitos de acesso	Administrador do sistema ou personalizador de sistema Mais informações: Direitos de acesso predefinidos para o Sales

Como os fluxos do processo empresarial são úteis?

Os fluxos de processo empresarial usam a mesma tecnologia de base de outros processos, mas os recursos que eles oferecem são muito diferentes de outros recursos que usam processos.

Com fluxos do processo empresarial, você define um conjunto de estágios e etapas que são exibidas em um controle na parte superior do formulário. Cada estágio contém um grupo de etapas. Cada etapa representa um campo no qual os dados podem ser inseridos. Os usuários avançam para o próximo estágio usando o botão Próximo Estágio. Você pode realizar a etapa necessária para que os usuários insiram dados para o campo correspondente antes de poder continuar no próximo estágio. Isso é chamado de “estágio-bloquear”.

Os fluxos de processo empresarial parecem relativamente simples em comparação com outros tipos de processos. Isso ocorre porque eles não fornecem nenhuma lógica ou automação de negócios condicional além de fornecer uma experiência simplificada para entrada de dados e controlar a entrada em estágios. No entanto, ao combinar com outros processos e personalizações, eles podem desempenhar um papel importante para economizar o tempo dos usuários, reduzir custos de treinamento e aumentar a adoção do usuário.

Entidades disponíveis para fluxos de processo empresarial

Entidades são conjuntos de registros. Você pode usar as seguintes entidades para criar fluxos de processo empresarial no Dynamics 365 Sales Professional:

• Conta

• Contato

• Fatura

• Cliente Potencial

• Oportunidade

• Cotação

Você pode usar as seguintes entidades em mais estágios adicionados a um fluxo de processo empresarial:

• Conta

• Compromisso

• Contato

• Email

• Fatura

• Cliente Potencial

• Oportunidade

• Telefonema

• Produto

• Cotação

• Tarefa

• Equipe

• User

Criar um fluxo do processo empresarial

Dependendo da licença que você possui, selecione uma das seguintes guias para mais informações:

Sales Premium e Sales Enterprise

1. No aplicativo Hub de Vendas, selecione o ícone Configurações, depois Configurações Avançadas.

2. Selecione Configurações>Personalizações>Personalizar o Sistema e, em seguida, selecione a área de personalização desejada.

3. Siga as instruções em Criar um fluxo do processo empresarial para criar ou personalizar um fluxo do processo empresarial.

Sales Professional

Personalizar um fluxo do processo empresarial

1. Certifique-se de ter o direito de acesso Administrador do Sistema ou Personalizador de Sistema ou permissões equivalentes.

2. No mapa do site, selecione Configurações de Vendas.

3. Em Personalização, selecione Fluxos do Processo Empresarial.

   

4. Na página Fluxos do Processo Empresarial, selecione Criar Novo.

5. Insira um nome para o fluxo do processo empresarial no campo Nome.

   O nome do processo não precisa ser exclusivo, mas deve fazer sentido para os usuários que precisam escolher um processo. Você pode modificar isso depois.

6. Na lista Entidade, selecione a entidade na qual você deseja basear o processo.

   A entidade selecionada afeta os campos disponíveis para as etapas que podem ser adicionadas ao primeiro estágio de fluxo de processo. Você não pode mudar isso depois de salvar o processo.

7. Selecione Iniciar o Designer.

   O novo processo é criado e o designer do fluxo do processo empresarial é aberto com um estágio único já criado para você.

   

Adicionar estágios ao fluxo do processo empresarial

Se os seus usuários passarão de um estágio empresarial para outro no processo:

1. Arraste um componente do Estágio da guia Componentes e solte-o em um sinal + no designer.

   

2. Para definir as propriedades de um estágio, selecione o estágio e defina as propriedades na guia Propriedades no lado direito da tela:

   1. Insira um Nome para Exibição.

   2. Se quiser, selecione uma Categoria para o estágio. A categoria (como Qualificar ou Desenvolver) aparece como uma divisão na barra do processo.

      Você pode selecionar as seguintes categorias:

      • Qualificar

      • Desenvolver

      • Propor

      • Fechar

      • Identificar

      • Pesquisa

      • Resolver

      • Aprovação

   3. Selecione o Relacionamento, se aplicável. As seleções disponíveis para Relacionamento variam de acordo com a entidade selecionada para o estágio. Em alguns casos, não há seleções para Relacionamento.

      Insira uma relação quando o estágio acima no processo for baseado em uma entidade diferente (tipo de registro). Recomendamos que você selecione um relacionamento devido aos seguintes benefícios:

      • As relações normalmente possuem mapas de atributos definidos que transferem automaticamente dados entre registros, minimizando a entrada de dados.

      • Quando um usuário seleciona Próxima Etapa na barra de processo de um registro, todos os registros que usam a relação serão listados no fluxo de processo, o que eleva a reutilização dos registros no processo. Além disso, você pode usar fluxos de trabalho para automatizar a criação de registros para que o usuário apenas os selecione, em vez de criar um. Isso simplifica ainda mais o processo.

   4. Quando terminar de alterar as propriedades, escolha Aplicar.

Adicionar etapas de dados a um estágio

1. Para ver os Etapas de dados em um estágio, escolha Detalhes no canto inferior direito do estágio.

   

2. Para adicionar mais etapas, arraste o componente Etapa de Dados para o estágio na guia Componentes.

3. Selecione a etapa e, em seguida, defina as propriedades na guia Propriedades:

   1. Insira um nome da etapa.

   2. Se quiser que os usuários insiram os dados para concluir uma etapa, selecione o campo apropriado na lista suspensa Campo de Dados.

   3. Selecione a caixa de seleção Obrigatório se os usuários devem inserir o campo para concluir a etapa antes de ir para o próximo estágio do processo.

   4. Se você tiver mais de um Etapa de Dados, selecione a sequência para a etapa.

   5. Ao concluir, selecione Aplicar.

Adicione uma ramificação (condição) ao processo.

1. Para adicionar uma condição de ramificação, arraste o componente Condição da guia Componentes para um sinal + entre dois estágios.

   

2. Selecione a condição e, em seguida, defina as propriedades na guia Propriedades.

3. Quando terminar de definir as propriedades da condição, selecione Aplicar.

Adicionar um fluxo de trabalho

1. Para invocar um fluxo de trabalho, arraste um componente Fluxo de trabalho da guia Componentes para um estágio ou para o item Fluxo de Trabalho Global no designer. Se você adicionar um fluxo de trabalho a um estágio ou a um item Fluxo de Trabalho Global, isso depende do seguinte:

   • Arraste-o para um estágio quando quiser acionar o fluxo de trabalho na entrada ou sair do estágio. O componente do fluxo de trabalho deve ser baseado na mesma entidade principal do estágio.

   • Arraste-o para o item do Fluxo de Trabalho Global no canto inferior direito do designer, se você quiser acionar o fluxo de trabalho quando o processo for ativado ou quando o processo for arquivado (quando o status for alterado para Concluído ou Abandonado). O componente do fluxo de trabalho deve ser baseado na mesma entidade principal do processo.

2. Selecione o fluxo de trabalho e, em seguida, defina as propriedades na guia Propriedades:

   1. Informe um nome para exibição.

   2. Selecione quando o fluxo de trabalho deverá ser acionado.

   3. Opcionalmente, na caixa Fluxos de Trabalho, procure um fluxo de trabalho ativo sob demanda existente que corresponda à entidade do estágio.

   4. Ao concluir, selecione Aplicar.

Definir ordem de fluxo do processo

Se você tiver mais de um fluxo de processo empresarial para uma entidade, será necessário definir qual processo será atribuído automaticamente aos novos registros.

Para definir a ordem:

• Na barra de comandos, escolha Ordenar Fluxo do Processo.

Para novos registros ou registros que não possuem um fluxo do processo associado a ele, o primeiro fluxo do processos empresarial que um usuário tem acesso é aquele que será usado.

Validar e salvar o fluxo do processo empresarial

1. Para validar o fluxo do processo de negócios, escolha Validar na barra de comandos. Todos os erros no fluxo do processo empresarial são realçados em vermelho. Você precisará corrigi-los antes de salvar o fluxo do processo empresarial.

2. Para salvar o processo como rascunho enquanto continua trabalhando nele, escolha Salvar na barra de comandos.

Ativar um fluxo de processo empresarial

• Para ativar o processo e disponibilizá-lo para o usuário, escolha Ativar na barra de comandos.

Editar um fluxo do processo empresarial

Você pode editar os fluxos de processo empresarial existentes, conforme necessário. Se os processos empresariais forem alterados ou se você quiser fazer pequenas modificações, basta abrir o fluxo do processo empresarial e alterar a maioria das propriedades.

Coisas que você pode alterar:

• Estágios ou outros componentes

• Propriedades de componentes existentes

• Nome

• Descrição

Coisas que você não pode alterar:

• Entidade na qual o fluxo do processo é baseado

• Nome do sistema para o fluxo do processo empresarial

• Proprietário

• Categoria

Para editar um fluxo do processo empresarial:

1. No mapa do site, selecione Configurações de Vendas.

2. Em Personalização, selecione Fluxos do Processo Empresarial.

3. Selecione o nome do fluxo do processo empresarial que você deseja editar na coluna Nome do Processo.

Remover um componente do fluxo de processo empresarial

1. Selecione o componente no designer e, em seguida, selecione Excluir na parte superior da tela (ou pressione a tecla Delete).

2. Na caixa de diálogo Confirmação da Exclusão, selecione OK.

3. Opcionalmente, selecione Validar para confirmar que a exclusão não resultou em erros no fluxo do processo empresarial.

4. Selecione Salvar para salvar suas alterações.

Adicionar componentes ao fluxo do processo empresarial

Para adicionar outros estágios e modificar as propriedades dos componentes em seu fluxo de processo empresarial, siga as etapas sobre como criar um fluxo de processo empresarial anteriormente neste tópico.

Criar uma imagem do fluxo de processo empresarial

Você pode criar facilmente uma imagem do fluxo do processo empresarial usando o designer. Isso pode facilitar o compartilhamento do fluxo do processo com outras pessoas ou a impressão do fluxo do processo. A imagem é criada no formato .png (Portable Network Graphics). Apenas a tela de design é capturada na imagem criada. Isso não capturará os ícones de comando nas guias Componentes e Propriedades.

Para criar a imagem:

• Abra o fluxo do processo empresarial com o qual você deseja criar uma imagem e, em seguida, escolha Instantâneo na parte superior da tela. O arquivo .png criado é exibido no canto inferior esquerdo da tela.

Não consegue encontrar as opções no aplicativo?

Há três possibilidades:

• Você não tem a licença ou função.
• Seu administrador não ativou o recurso.
• Sua organização está usando um aplicativo personalizado. Verifique com o administrador as etapas exatas. As etapas descritas neste artigo são específicas para os aplicativos Sales Professional e Hub de Vendas prontos para uso.

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