Revisar e aceitar alterações em ordens de compra confirmadas

Durante o planejamento de compras, quaisquer alterações feitas em ordens de compra confirmadas podem ter um impacto significativo sobre processos posteriores, como produção planejada, trabalho de serviço ou ordens de venda. O novo espaço de trabalho Ordens de compra confirmadas com alterações agiliza e facilita identificar e reconfirmar alterações que tenham apenas um baixo risco de impacto posterior. Por isso, os gerentes de compras podem se concentrar em alterações de alto impacto para avaliar impactos posteriores das ordens pedidos e se comunicar diretamente com fornecedores.

Pré-requisitos

O espaço de trabalho Ordens de compra confirmadas com alterações permanece habilitado por padrão. No entanto, a funcionalidade da plataforma AI e do Copilot deve ser habilitada separadamente. Se você também quiser usufruir os recursos do Copilot, consulte Habilitar o suporte do Copilot para gerenciar alterações feitas em ordens de compra confirmadas para os requisitos do sistema e as informações sobre como configurá-los.

O espaço de trabalho Ordens de compra confirmadas com alterações

Para abrir o espaço de trabalho, vá até Compras > Espaços de trabalho > Ordens de compra confirmadas com alterações.

O espaço de trabalho lista todas as ordens de compra de fornecimento confirmadas anteriormente que foram alteradas desde a confirmação. Ele ajuda durante o processo de revisão identificando impactos em potencial sobre a demanda, como trabalho de produção, ordens de serviço e ordens de venda.

As relações entre o fornecimento das ordens de compra e a demanda podem ter origens diferentes, como vinculação de panorâmica mestre, marcações de estoque e ordens de compra criadas para demanda em projetos.

Na parte superior do espaço de trabalho, três blocos resumem grupos de alterações para ordens de compra confirmadas e o impacto relacionado sobre a demanda posterior:

• Alterações de baixo impacto – Este bloco realça alterações feitas em ordens de compra que não têm impacto conhecido sobre a demanda posterior. Nenhum impacto conhecido será pressuposto se as alterações na quantidade ou nas datas de entrega não afetarem esses requisitos de demanda. Entre os exemplos dessas alterações estão uma quantidade maior ou uma data anterior. Um resumo de alterações é gerado para ajudar você a revisar e validar as ordens de compra.
• Alterações de alto impacto – Este bloco realça ordens de compra com impactos posteriores conhecidos sobre a demanda. Essas alterações são resumidas com os impactos sobre a demanda detectados para ajudar você a investigar mais detalhadamente e decidir qual ação realizar.
• Ordens posteriores afetadas – Este bloco resume impactos sobre tipos de ordens de demanda posteriores diferentes por total por tipo de ordem. Essas informações ajudam você a revisar impactos em potencial sobre a demanda e a identificar cada alteração originária.

Cada bloco oferece um link Mostrar. Quando você seleciona esse link, a exibição abaixo mostra as alterações feitas em ordens de compra de fornecimento e na demanda afetada de acordo com a classificação e o filtro dos blocos.

Revisar alterações feitas em ordens de compra confirmadas

Os compradores usam o espaço de trabalho para revisar e aceitar alterações feitas em ordens de compra confirmadas. Eles normalmente seguem essas etapas.

1. Estude todas as alterações feitas em ordens de compra confirmadas o impacto posterior.
2. Concentre-se em alterações que tenham um baixo risco de impacto posterior.
3. Revise alterações que tenham um alto risco de impacto posterior.
4. Revise o impacto restante sobre ordens de demanda posteriores.

As subseções a seguir descrevem essas etapas mais detalhadamente.

Etapa 1: Estudar todas as alterações feitas em ordens de compra confirmadas o impacto posterior

O comprador primeiro abre o espaço de trabalho Ordens de compra confirmadas com alterações e estuda todas as alterações que foram enviadas por meio do processo do gerenciamento de alterações feitas na ordem de compra. Os fornecedores podem enviar essas alterações por meio de diversos canais.

Quando é alterada, uma ordem de compra confirmada anteriormente retorna ao estado Aprovado. O espaço de trabalho mostra todas as ordens de compra que foram alteradas após a confirmação.

O espaço de trabalho mostra duas listas: uma para as ordens de compra e outra para as linhas da ordem de compra.

A lista de ordens de compra mostra o número da ordem de compra, o fornecedor e a data de recebimento solicitada no cabeçalho da ordem de compra. Para exibir os registros relacionados, selecione a ordem de compra ou o link do fornecedor na lista.

A lista de linhas da ordem de compra mostra informações sobre cada linha que tem alterações propostas. Entre essas informações estão o número do item, o nome do produto, a quantidade original, a nova quantidade, a data de recebimento confirmado original e a nova data de recebimento confirmado. O espaço de trabalho também oferece uma exibição hierárquica de qualquer impacto posterior. O campo Referência indica o tipo de impacto posterior, como um kanban planejado para uma ordem de produção, uma ordem de venda ou uma ordem de serviço de manutenção.

Etapa 2: Concentrar-se em alterações que tenham um baixo risco de impacto posterior

Para agir de maneira eficaz e eficiente, você normalmente começa se concentrando em alterações de baixo impacto. Essas alterações não têm impacto posterior conhecido, de acordo com o plano atual.

O bloco Alterações de baixo impacto na parte superior do espaço de trabalho oferece um resumo em linguagem natural gerado por IA das alterações que apresentam baixo risco de impacto. Selecione o link Mostrar para abrir a exibição filtrada correspondente.

O comprador revisa as alterações e pode aceitá-las selecionando ordens de compra individuais ou múltiplas e selecionando Confirmar ordens de compra na barra de ferramentas acima da lista. O procedimento para confirmar as alterações é igual ao procedimento para confirmar uma ordem de compra pela primeira vez e dá suporte ao processamento em lote. Qualquer extensão registrada para a confirmação da ordem de compra também será executada.

Depois que forem reconfirmadas, as ordens de compra selecionadas retornarão ao estado Confirmado.

Etapa 3: Revisar alterações que tenham um alto risco de impacto posterior

O comprador vai passar mais tempo em alterações que apresentarem alto risco de impacto posterior. Essas alterações têm ordens posteriores alocadas, e o impacto posterior foi identificado.

O bloco Alterações de alto impacto oferece um resumo em linguagem natural gerado por IA das alterações que apresentam alto risco de impacto. Selecione o link Mostrar para abrir uma exibição filtrada na qual você pode se concentrar nesses impactos e realizar uma ação.

Anotação

Somente impactos posteriores diretos são levados em consideração. Os impactos posteriores indiretos, como o trabalho do produto que depende de outro trabalho de produção, ainda não são levados em consideração.

Nessa visualização, você pode entrar em contato com um fornecedor usando o email ou o Microsoft Teams. Usando os detalhes de contato da pessoa de contato do fornecedor, o sistema gera um SMS proposto e o adiciona a uma nova mensagem de email ou a um chat do Microsoft Teams. Você pode acabar revisando, atualizando e enviando a mensagem.

Depois de se comunicar com o fornecedor, você poderá atualizar ainda mais a ordem e reenviá-la ao fornecedor para confirmação. Você também pode cancelar a ordem e se planejar para um fornecimento alternativo.

Etapa 4: Revisar o impacto restante sobre ordens de demanda posteriores

Depois que a maioria das alterações feitas na ordem tiver sido resolvida, o comprador poderá revisar o impacto posterior geral das alterações restantes feitas na ordem aberta.

O bloco Ordens posteriores afetadas oferece um resumo do impacto posterior. Selecione o link Mostrar para abrir uma exibição filtrada na qual você pode se concentrar nesses impactos e realizar uma ação.

Nessa exibição, você pode analisar as alterações da perspectiva do impacto posterior e identificar as alterações feitas na ordem de compra que estão causando o impacto. Você pode acabar realizando uma ação nessas ordens de compra.

Uma boa maneira de se concentrar no impacto de mais pressão posterior é classificar e filtrar a lista pela data do impacto (a data solicitada na ordem posterior). Você pode acabar realizando uma ação ao se comunicar com os participantes posteriores. Por sua vez, esses participantes podem entrar em contato com clientes afetados e replanejar as ordens posteriores.

Consulte também

• Perguntas frequentes sobre IA responsável para o espaço de trabalho Ordens de compra confirmadas com alterações
• Para administradores: Habilitar o suporte do Copilot para gerenciar alterações feitas em ordens de compra confirmadas