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Este artigo fornece uma comparação entre pastas públicas e Grupos do Microsoft 365 e como uma ou outra pode ser a melhor solução para a sua organização. As pastas públicas existem há tanto tempo como o Exchange, enquanto os Grupos foram introduzidos mais recentemente. Se quiser migrar algumas ou todas as suas pastas públicas para Grupos, este artigo descreve como o processo funciona e fornece ligações para os artigos que o orientam ao longo do processo, passo a passo.
As pastas públicas contêm diferentes tipos de dados e estão organizadas numa estrutura hierárquica.
As pastas públicas não são recomendadas para as seguintes situações:
Arquivar dados: por vezes, os utilizadores com limites de caixa de correio utilizam pastas públicas em vez de caixas de correio para arquivar dados. Essa prática não é recomendada, pois afeta o armazenamento em pastas públicas e prejudica a meta de limites de caixa de correio.
Partilha e colaboração de documentos: as pastas públicas não fornecem funcionalidades de gestão de documentos, tais como controlo de versões, funcionalidades controladas de marcar de entrada e marcar de saída e notificações automáticas de alterações de conteúdo.
Os grupos do Microsoft 365 permitem-lhe escolher um conjunto de pessoas com quem pretende colaborar e, em seguida, configurar facilmente uma coleção de recursos para essas pessoas partilharem. Não tem de se preocupar com a atribuição manual de permissões a esses recursos, porque adicionar membros ao seu grupo dá automaticamente aos membros as permissões de que precisam para aceder às ferramentas e recursos fornecidos pelo seu grupo. Os grupos são também a experiência nova e melhorada para as tarefas que foram anteriormente processadas por listas de distribuição e caixas de correio partilhadas.
Para obter a história completa dos Grupos, consulte Saiba mais sobre Grupos do Microsoft 365.
Grupos do Microsoft 365 é a mais recente oferta de colaboração da Microsoft, o que significa que existem muitas razões pelas quais seriam uma solução preferível em vez de pastas públicas, uma tecnologia muito mais antiga. No Outlook, por exemplo, os Grupos podem substituir completamente as pastas públicas habilitadas para email. Compilar uma lista de todos os cenários em que Grupos do Microsoft 365 funciona melhor do que as pastas públicas é impossível, mas eis os destaques:
Colaboração por e-mail: os Grupos no Outlook têm um espaço dedicado de Conversações que armazena todos os e-mails e permite que os utilizadores colaborem sobre os mesmos. O grupo pode até ser configurado para receber mensagens de pessoas fora do grupo ou organização. Se estiver a utilizar pastas públicas com capacidade de correio para armazenar debates relacionados com projetos, por exemplo, ou notas de encomenda que precisam de ser vistas por uma equipa de pessoas, utilizar grupos seria uma melhoria. Os grupos também são melhores para situações em que você simplesmente quer transmitir informações para um conjunto de usuários.
Colaboração em documentos: no Outlook, os Grupos têm um separador Ficheiros dedicado que apresenta todos os ficheiros do site de equipa do SharePoint do grupo e a partir de anexos de correio. Você obtém uma exibição de todos os arquivos, assim você não precisa ir procurá-los como faria em pastas públicas. A coautoria também se torna mais fácil. Se estiver a utilizar pastas públicas para armazenar ficheiros destinados a serem consumidos por várias pessoas, considere migrar para Grupos.
Calendário partilhado: após a criação, cada grupo obtém um calendário partilhado (consulte Partilha de calendários no Microsoft 365. Qualquer membro do grupo pode criar eventos nesse calendário. Quando adicionar um grupo aos favoritos, o calendário desse grupo pode ser apresentado juntamente com o seu calendário pessoal. Você também pode inscrever-se nos eventos de um grupo, caso em que os eventos criados nesse grupo aparecem em seu calendário pessoal. Se você estiver usando pastas públicas para hospedar calendários para sua equipe, como uma agenda ou um cronograma, os Grupos seriam uma experiência aprimorada.
Permissões simplificadas: quando atribui utilizadores a um grupo, estes obtêm imediatamente as permissões de que precisam, enquanto que com pastas públicas tem de atribuir manualmente as permissões adequadas. Os membros podem ser adicionados como "proprietários" ou "membros". Os proprietários têm todos os direitos no grupo, incluindo a capacidade de realizar tarefas de gestão de grupos. Os membros também podem criar conteúdos e editar ficheiros como proprietários, mas não podem eliminar conteúdos que não tenham criado. Se o modelo de permissões das pastas públicas for demasiado avassalador para si e quiser algo simples e rápido, Grupos do Microsoft 365 é o caminho a seguir.
Presença móvel e Web: as pastas públicas não podem ser acedidas através de dispositivos móveis e têm um conjunto limitado de funcionalidades na Web. Grupos do Microsoft 365, por outro lado, é acessível através das aplicações móveis do Outlook e tem um conjunto mais avançado de funcionalidades na Web. Se sua equipe está em movimento e requer acesso móvel, então você deve estar usando os Grupos do Microsoft 365.
Acesso a uma vasta gama de aplicações do Microsoft 365 ou Office 365: quando cria um grupo, desbloqueia o acesso a uma vasta gama de aplicações do Microsoft 365 ou do conjunto de Office 365. Você obtém um site de equipe do SharePoint para armazenar arquivos e um plano no Planner para acompanhar suas tarefas. Grupos do Microsoft 365 é o serviço de associação que combina elementos de todo o conjunto de aplicações do Microsoft 365 ou Office 365.
Embora Grupos do Microsoft 365 ofereça muitas vantagens, deve estar ciente de uma grande diferença que irá notar depois de sair da experiência de pastas públicas. Esta diferença é principalmente:
- Funções de permissão granulares: embora as pastas públicas tenham várias funções de permissão, Grupos do Microsoft 365 apenas fornece duas: proprietário e membro.
Antes de mudar para Grupos, também é boa ideia tomar nota dos vários limites incluídos na criação e manutenção de grupos. Para obter mais informações, consulte Como fazer gerir os meus grupos? em Saiba mais sobre Grupos do Microsoft 365.
Se decidir mudar para Grupos do Microsoft 365, pode utilizar um processo conhecido como migração em lote para mover o seu e-mail e conteúdo de calendário das suas pastas públicas existentes para Grupos. As etapas específicas para executar uma migração em lote dependem de qual versão do Exchange hospeda atualmente sua hierarquia de pastas públicas. No final deste artigo, encontrará ligações para instruções que o orientam ao longo do processo de migração de lotes.
Como pré-requisito para migrar pastas públicas do Exchange para grupos do Microsoft 365, tem de garantir que a opção Pasta Pública do Exchange Mail na ferramenta Microsoft Entra Connect não está selecionada. Se esta opção estiver selecionada, por acaso, desmarque-a antes de iniciar a migração das pastas públicas. Por predefinição, esta opção está desmarcada.
Observação
Quando terminar de migrar uma pasta pública com capacidade de correio para um grupo específico no Microsoft 365 ou Office 365, todos os e-mails endereçados à pasta pública serão recebidos pelo grupo nesse momento.
Os principais benefícios das migrações em lote são:
Migração baseada no Serviço de Replicação de Caixa de Correio (MRS): o processo de migração utiliza cmdlets de lote de migração. A migração para vários grupos pode ser acionada em conjunto num único lote de migração. Também existem scripts disponíveis para ajudar no processo de migração.
Suporta pastas públicas de calendário e correio: os e-mails e mensagens copiados serão apresentados como em Grupos como conversações de grupo e os itens de calendário copiados serão visíveis nos calendários de grupo. Outros tipos de pastas públicas, como tarefas e contactos, não são atualmente suportados para esta migração.
As pastas públicas no local podem ser migradas diretamente para Grupos do Microsoft 365: esta migração não requer que primeiro mova as suas pastas públicas para o Microsoft 365 ou Office 365 e, em seguida, mude para Grupos. Os cmdlets de cópia de dados MRS leem os dados da pasta pública diretamente a partir do seu ambiente no local e, em seguida, copiam os dados para Grupos do Microsoft 365. As pastas públicas do Exchange precisarão de um ponto final baseado em MRS Proxy.
Não é uma migração "tudo ou nada": pode escolher pastas públicas específicas para migrar para Grupos e apenas as pastas públicas escolhidas são migradas.
Cópia de dados única: as migrações do Batch foram concebidas para serem uma cópia única de dados de pastas públicas de origem para grupos de destino, sem as complexidades da sincronização incremental e da finalização.
Intercala dados de pastas públicas com dados existentes num grupo: a cópia de dados irá intercalar o conteúdo da pasta pública com o conteúdo do grupo existente, se existir. Se for necessário copiar dados incrementais, pode executar a cópia de dados quantas vezes precisar para copiar dados incrementais para o grupo.
Os passos seguintes descrevem o processo geral de migração do conteúdo da pasta pública para Grupos do Microsoft 365 numa migração em lote.
Selecionar origem: selecione as pastas públicas que pretende migrar. Você pode escolher qualquer pasta que contenha conteúdo de email ou calendário.
Criar destino: crie grupos correspondentes para as suas pastas, com as configurações pretendidas, como membros, definições de privacidade e classificação de dados.
Copiar dados: utilize os cmdlets do lote de migração para copiar dados de pastas públicas para Grupos.
Origem de bloqueio: bloqueie as pastas públicas depois de verificar os dados em Grupos.
Transferência: copie quaisquer novos dados que tenham sido criados entre os Passos 3 e 4.
As suas pastas públicas e os grupos correspondentes permanecerão online para os seus utilizadores durante os passos Selecionar origem e Copiar dados . Após o passo Copiar dados , pode avaliar se deve ou não prosseguir com o resto da migração, com base na experiência grupos e se se adequa ou não aos seus utilizadores e à sua organização. Pode reverter a migração e retomar a utilização de pastas públicas nessa altura. Se continuar com a migração, após a conclusão do passo Transferência, pode eliminar as pastas públicas originais. Mesmo após a migração, é possível reverter para pastas públicas, desde que tenha guardado os ficheiros de cópia de segurança do processo de migração e não tenha eliminado as pastas públicas originais.
Os seguintes pré-requisitos são necessários no seu ambiente do Exchange antes de poder executar uma migração em lote. Os pré-requisitos específicos dependem da versão do Exchange que está atualmente a executar.
Se as suas pastas públicas estiverem no local, os servidores têm de estar a executar uma das seguintes versões:
Exchange 2010 SP3 RU8 ou versão posterior
Exchange 2013 CU15 ou posterior
Exchange 2016 CU4 ou posterior
Exchange 2019
Se as suas pastas públicas estiverem no local, tem de ter um ambiente Híbrido do Exchange configurado. Para obter mais informações, veja Exchange Server Implementações Híbridas.
Clique numa das seguintes ligações para obter instruções passo a passo sobre a execução de uma migração em lote.