Salve automaticamente itens enviados na caixa de correio do delegador no Exchange Online
Caixas de correio no Microsoft 365 ou Office 365 podem ser configuradas para que alguém (como um assistente executivo) possa acessar a caixa de correio de outra pessoa (como um gerente) e enviar emails como elas. Essas pessoas são frequentemente chamadas de delegada e delegadora, respectivamente. Vamos chamá-los de "assistente" e "gerente" por causa da simplicidade. Quando um assistente recebe acesso à caixa de correio de um gerente, ele é chamado de acesso delegado.
Pessoas geralmente configuram o acesso delegado e enviam permissões para permitir que um assistente gerencie o calendário de um gerente, onde eles precisam enviar e responder às solicitações de reunião. Por padrão, quando um assistente envia emails como ou em nome de um gerente, a mensagem enviada é armazenada na pasta Itens Enviados do assistente. Você pode usar este artigo para alterar esse comportamento para que a mensagem enviada seja armazenada nas pastas Itens Enviados do assistente e do gerente.
Vamos dar uma olhada em um exemplo rápido de como isso funcionaria na vida real:
Mary é vice-presidente de vendas globais. Ela tem uma agenda extremamente ocupada e tem Rob, seu assistente executivo, para ajudar a gerenciar seu calendário.
Para ajudar Mary, Rob recebeu acesso delegado à caixa de correio de Mary e para enviar mensagens em seu nome. Isso permite que ele veja o que está em seu calendário; agendar, aceitar e recusar solicitações de reunião; e responda às mensagens.
As mensagens que Rob envia em nome de Mary são armazenadas em sua pasta Itens Enviados. Mary quer uma cópia para que Rob copie manualmente as mensagens que ele enviou em seu nome de sua pasta Itens Enviados para sua pasta Item Enviado.
Rob se pergunta se há uma maneira melhor de lidar com itens enviados, então ele pergunta ao seu Escritório de Ajuda de TI. Ele descobre que a caixa de correio de Mary pode ser configurada para armazenar mensagens que ele envia em seu nome em seus itens enviados e seus itens enviados automaticamente. Isso é exatamente o que ele quer, então ele pede ao Help Desk para configurá-lo.
Enviar como... Enviar em nome... O que eles querem dizer e qual devo escolher?
Quando você configura alguém como delegado na caixa de correio de um gerente, você pode escolher se ele "Enviar como" o gerente ou "Enviar em nome" deles. A diferença é sutil, mas pode ser importante em algumas organizações:
Enviar como Quando alguém tiver permissões "Enviar como" em uma caixa de correio, as mensagens enviadas dessa caixa de correio mostrarão apenas o nome do proprietário da caixa de correio no campo De: da mensagem. No exemplo acima, se Rob tiver permissões "Enviar como" na caixa de correio de Mary, as mensagens que ele envia de sua caixa de correio mostrarão De: Mary para destinatários.
Enviar em nome Quando alguém tiver permissões "Enviar em nome" em uma caixa de correio, as mensagens enviadas da caixa de correio do proprietário mostrarão que a mensagem foi enviada por alguém em nome do proprietário da caixa de correio. No exemplo acima, se Rob tiver permissões de "Enviar em nome" na caixa de correio de Mary, as mensagens que ele envia de sua caixa de correio mostrarão De: Rob em nome de Mary para os destinatários.
As permissões de envio que alguém tem na caixa de correio de outro usuário são importantes ao pensar em como os itens enviados devem ser tratados. Isso ocorre porque você pode decidir, para cada nível de permissões, se as mensagens devem ser armazenadas apenas na pasta Itens Enviados do assistente ou nas pastas Itens Enviados do assistente e do gerente. O Microsoft 365 e Office 365 padrão para armazenar itens enviados para mensagens enviadas com permissões "Enviar como" e "Enviar em nome" somente nos Itens Enviados do assistente. Você pode alterar esse comportamento padrão usando as etapas abaixo.
Dica
Os gerentes podem ter vários assistentes com diferentes níveis de permissões. No exemplo acima, enquanto Rob pode ser capaz de enviar mensagens em nome de Mary, ela poderia ter outra assistente que pode enviar como Mary. Se esse fosse o caso, o departamento de TI da Mary poderia fazer as etapas para permissões "Enviar como" e "Enviar em nome".
Como fazer configurar uma caixa de correio para salvar mensagens "Enviadas como" de um gerente quando são enviadas por um assistente?
Quando você fizer essas etapas, todas as mensagens enviadas como o gerenciador cuja caixa de correio você está configurando serão salvas na pasta Itens Enviados do gerente. Para configurar isso, basta seguir as etapas abaixo. Você precisará usar Windows PowerShell para concluir as etapas; se não a tiver usado antes, acesse Conectar ao Exchange Online PowerShell para obter instruções sobre como se conectar. Há um ótimo vídeo também!
Obtenha o endereço de email do gerente.
Use a seguinte sintaxe na janela Exchange Online PowerShell:
Set-Mailbox <manager's email address> -MessageCopyForSentAsEnabled $true
Por exemplo, se o endereço de email de Mary for mary@contoso.com, seu departamento de TI executará o seguinte comando:
Set-Mailbox mary@contoso.com -MessageCopyForSentAsEnabled $true
Isso é tudo. Agora, o gerente receberá automaticamente uma cópia de todas as mensagens enviadas por um assistente na pasta Itens Enviados.
Dica
Você pode desativar isso passando pelas etapas acima e substituindo $true por $false no comando [Set-Mailbox] . Por exemplo, para desativá-lo para Mary, eles executariam o comando: Set-Mailbox -Identity mary@contoso.com -MessageCopyForSentAsEnabled $false.
Como fazer configurar uma caixa de correio para salvar mensagens "Enviadas em nome" de um gerente quando são enviadas por um assistente?
Quando você fizer essas etapas, todas as mensagens enviadas em nome do gerenciador cuja caixa de correio você está configurando serão salvas na pasta Itens Enviados do gerente. Para configurar isso, basta seguir as etapas abaixo. Você precisará usar Windows PowerShell para concluir as etapas; se não a tiver usado antes, acesse Conectar ao Exchange Online PowerShell para obter instruções sobre como se conectar. Há um ótimo vídeo também!
Obtenha o endereço de email do gerente.
Use a seguinte sintaxe no Exchange Online PowerShell:
Set-Mailbox <manager's email address> -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true
Por exemplo, se o endereço de email de Mary for mary@contoso.com, seu departamento de TI executará o comando a seguir
Set-Mailbox mary@contoso.com -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true
Isso é tudo. Agora, o gerente receberá automaticamente uma cópia de todas as mensagens enviadas por um assistente na pasta Itens Enviados.
Dica
Você pode desativar isso passando pelas etapas acima e substituindo $true por $false no comando [Set-Mailbox] . Por exemplo, para desativá-lo para Mary, eles executariam o comando Set-Mailbox mary@contoso.com -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $false.