Explicando Grupos do Microsoft 365 para seus usuários

Grupos do Microsoft 365 permitir que você configure uma coleção de recursos para compartilhar, incluindo uma caixa de correio e calendário compartilhados, um site do SharePoint com um notebook do OneNote e um Microsoft Planner entre outros. O Microsoft Teams também pode ser incluído quando você cria um grupo ou ele pode ser adicionado posteriormente. Os recursos de grupos de permissões são gerenciados por meio do grupo.

Os grupos podem ser criados criando qualquer um dos recursos compartilhados. A criação de um grupo no Outlook gera o mesmo resultado que a criação de um site de equipe do SharePoint conectado ao grupo ou um plano no Planner. Se os usuários forem novos para Grupos do Microsoft 365, talvez não percebam isso. Isso pode gerar confusão para seus usuários e a possibilidade de criar recursos duplicados. (Por exemplos, alguém pode criar um site do SharePoint para colaboração de documentos e, posteriormente, criar uma instância separada do Planner, sem perceber que o Planner já estava disponível como parte do grupo.)

Como os grupos podem ser criados de várias maneiras, recomendamos treinar seus usuários para usar o método que se encaixa melhor em sua organização:

• Se sua organização fizer a maior parte de sua comunicação usando email, instrua seus usuários a criar grupos no Outlook.
• Se sua organização usa fortemente o SharePoint ou está migrando do SharePoint local, instrua seus usuários a criar sites de equipe do SharePoint para colaboração.
• Se sua organização implantou o Teams, instrua seus usuários a criar uma equipe quando precisarem de um espaço de colaboração.

Se você treinar seus usuários para sempre usar o método de criação de grupo que mais se alinha à maneira de trabalhar quando eles precisam de um espaço para colaborar com outras pessoas, você pode ajudar a evitar confusão e duplicação de recursos. À medida que os usuários se tornam mais experientes, eles entenderão melhor a coleção de serviços que vêm com um grupo e que diferentes métodos de criação levam ao mesmo resultado.

Você pode usar o modelo Grupos do Microsoft 365 for Business User – PowerPoint como ponto de partida para apresentações de treinamento para seus usuários.

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