Confirmar uma notificação de retenção

Ao responder a uma solicitação ou investigação regulatória, você pode ser obrigado a informar os guardiões de sua obrigação de preservar informações armazenadas eletronicamente (ESI) e qualquer material que possa ser relevante para uma questão legal ativa ou iminente. Depois de enviadas, as equipes jurídicas devem saber que cada custodiante recebeu, leu, entendeu e concordou em seguir as instruções fornecidas.

Para ajudar a reduzir o tempo, o custo e o esforço de acompanhamento com seus custodiantes, o eDiscovery (Premium) permite que você envie e acompanhe as notificações de espera legal por email. Além dos avisos de email, cada custodiante terá acesso a um Portal de Conformidade individualizado, permitindo que os custodiantes sejam mantidos informados de alterações em sua obrigação status.

Dica

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Notificações por e-mail

Depois que uma Notificação de Retenção Legal tiver sido emitida, cada custodiante receberá um email exclusivo e personalizado contendo seu aviso de retenção legal definido e instruções adicionadas.

Dica

Confira como você pode usar o Editor de Comunicação interno para permitir que seus responsáveis reconheçam a notificação ou acessem o Portal de Conformidade diretamente do email.

Com base na configuração de sua notificação de retenção legal, seus custodiantes podem receber os seguintes avisos:

• Aviso de emissão: O primeiro aviso enviado ao seu custodiante. Este aviso conterá suas instruções de emissão e o aviso de retenção acrescentado ao final de sua mensagem.
• Aviso de lembrete: Se habilitado, um aviso de lembrete será enviado aos seus guardiões com base na frequência e intervalo especificados. Os lembretes continuarão a ser enviados até que o custodiante tenha reconhecido sua notificação ou até que o número de lembretes tenha sido esgotado.
• Aviso de escalonamento: Se habilitado, um aviso de escalonamento será enviado ao seu custodiante e ao gerente depois que os avisos de lembrete tiverem sido esgotados. O sistema enviará automaticamente avisos de escalonamento até que o número especificado de escalonamentos tenha sido concluído ou até que o custodiante reconheça sua notificação de retenção.
• Aviso de reedição: Durante uma investigação, se o conteúdo do aviso de retenção for atualizado, o aviso atualizado será enviado automaticamente ao custodiante.
• Aviso de lançamento: Quando um custodiante for liberado do caso, ele será enviado o aviso de liberação.

Portal de Conformidade

Além do notificações por email, cada custodiante terá acesso a um Portal de Conformidade exclusivo. Por meio do portal, cada custodiante pode exibir, acessar e reconhecer suas notificações de retenção ativa.