Saiba mais sobre coleções na Descoberta Eletrônica (Premium)
Quando as organizações enfrentam a coleta de comunicações e conteúdo que podem ser relevantes para uma investigação ou possível litígio, elas enfrentam um desafio significativo sob as melhores circunstâncias. No local de trabalho moderno de hoje, o volume, a variedade e a velocidade do conteúdo estão habilitando a inovação e o trabalho remoto, além de expandir os requisitos e o processo de gerenciamento de coleções para investigações de Descoberta Eletrônica.
O fluxo de trabalho da coleção apresenta desafios técnicos significativos em relação à extração de conteúdo de locais e fontes nativas. Também é um ponto crítico na avaliação e na estratégia para cenários comuns de litígio ou investigações. À medida que as organizações começam a avaliar uma investigação, as primeiras perguntas são sobre quem estava envolvido? Depois de identificar quem estava envolvido, esses custodiantes podem ser colocados em espera rapidamente para preservar o conteúdo relevante. A próxima pergunta é o que aconteceu? Para responder a essa segunda pergunta fundamental de qualquer investigação, os gerentes devem recorrer aos dados. Para avaliar rapidamente o conteúdo mais relevante para a questão do que ocorreu, os gerentes começam a refinar o destino da pergunta para garantir que os resultados da coleção sejam abrangentes sem serem muito amplos.
Coleções na Descoberta Eletrônica (Premium) ajudam os gerentes de Descoberta Eletrônica a definir rapidamente o escopo de uma pesquisa por conteúdo em emails, documentos, reações do Teams e outros conteúdos no Microsoft 365. As coleções fornecem aos gerentes uma estimativa do conteúdo que pode ser relevante para o caso. Isso permite que os gerentes tomem decisões rápidas e informadas sobre o tamanho e o escopo do conteúdo relevante para um caso. Os gerentes de Descoberta Eletrônica podem criar uma coleção para pesquisar fontes de dados de custódia (como caixas de correio e sites do SharePoint) e usando critérios de pesquisa específicos (como palavras-chave e intervalos de datas) para definir rapidamente o escopo de sua coleção.
Depois que a coleção é definida, os gerentes de Descoberta Eletrônica podem salvar a coleção como um rascunho e obter estimativas, incluindo estimativas para o volume de dados, os locais de conteúdo que contêm resultados e o número de ocorrências para a condição de consulta de pesquisa. Esses insights podem ajudar a informar se a coleção deve ser revisada para restringir ou expandir o escopo da coleção antes de passar para os estágios de revisão e análise no fluxo de trabalho de Descoberta Eletrônica.
Quando o gerente estiver satisfeito com o escopo da coleção e a quantidade estimada de conteúdo que provavelmente responderá, o gerente poderá adicionar ou confirmar o conteúdo em um conjunto de revisão. Ao confirmar uma coleção para um conjunto de revisão, esse gerente também tem as opções para incluir conversas de chat, anexos de nuvem e versões de documentos. O conteúdo na coleção também passa por outro nível de processamento durante a ingestão no conjunto de revisão. e a coleção será atualizada com o resumo final da coleção. Depois que o conteúdo é adicionado ao conjunto de revisão, os gerentes de Descoberta Eletrônica podem continuar a consultar, agrupar e refinar o conteúdo para ajudar com a minimização e a revisão. Além disso, a coleção é atualizada com informações e estatísticas sobre o conteúdo confirmado no conjunto de revisão. Isso fornece uma referência histórica sobre o conteúdo na coleção.
Com o lançamento de coleções em uma Descoberta Eletrônica (Premium), a guia Pesquisas foi renomeada para Coleções em um caso de Descoberta Eletrônica (Premium) no portal de conformidade do Microsoft Purview. As etapas para definir o escopo e o tamanho da coleção seguem o mesmo processo de pesquisa para definir locais e condições. Salvar como rascunho e obter estimativas de visualização permite a validação rápida do escopo de destino de coleções antes de confirmar uma pesquisa e coleção completas no conjunto de revisão. Isso permite um gerenciamento de trabalho aprimorado e iterações direcionadas para começar a minimizar o conteúdo durante o processo de pesquisa e coleta.
Fluxo de trabalho de coleções
Para começar a usar coleções na Descoberta Eletrônica (Premium), aqui está um fluxo de trabalho básico e descrições de cada etapa no processo.
Criar e executar uma coleção de rascunhos. A primeira etapa é criar uma coleção de rascunhos e definir as fontes de dados custodiais e não custodiais a serem pesquisadas. Você também pode pesquisar outras fontes de dados que não foram adicionadas ao caso. Depois de adicionar as fontes de dados, configure a consulta de pesquisa para pesquisar nas fontes de dados o conteúdo relevante para o caso. Você pode usar palavras-chave, propriedades e condições para criar consultas de pesquisa que retornam conteúdo que provavelmente seja mais relevante para o caso. Para obter mais informações, consulte Criar uma coleção de rascunho.
Examine as estimativas e as estatísticas. Depois de criar uma coleção de rascunho e executar, a próxima etapa é exibir estatísticas de coleção para ajudá-lo a verificar se o conteúdo relevante está sendo encontrado e os locais de conteúdo com mais ocorrências. Você também pode visualizar um exemplo dos resultados da pesquisa para ajudá-lo a determinar se o conteúdo está dentro do escopo da investigação. Para obter mais informações, consulte Estatísticas e relatórios para coleções de rascunho.
Revise e execute novamente uma coleção de rascunho. Com base nas estimativas e estatísticas retornadas pela coleção, você pode editar a coleção de rascunho alterando as fontes de dados pesquisadas e a consulta de pesquisa para expandir ou restringir a coleção. Você pode atualizar e executar novamente a coleção de rascunho até ter certeza de que a coleção contém o conteúdo mais relevante para seu caso.
Confirme uma coleção de rascunhos em um conjunto de revisão. Quando estiver satisfeito de que a coleção retorna o conteúdo do tipo relevante para o caso, você pode confirmar a coleção no conjunto de revisão. Ao confirmar uma coleção, você tem a opção de adicionar threads de conversa, anexos de nuvem e versões de documento ao conjunto de revisão, que podem ser relevantes para o caso.
Quando você confirma uma coleção, itens filho, como assinaturas de email e imagens, são extraídos de um item pai (como uma mensagem de email, mensagem de chat ou documento) e processados pelo OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para extrair qualquer texto do item filho. O texto extraído de itens filho é adicionado ao item pai para que você possa exibi-lo no conjunto de revisão. Ao não adicionar itens filho ao conjunto de revisão como um arquivo separado, a Descoberta Eletrônica (Premium) ajuda a limitar o número de itens potencialmente imateriais adicionados ao conjunto de revisão. Para obter mais informações sobre como os itens filho são tratados, consulte Estatísticas e relatórios da coleção.
Para obter mais informações, consulte Confirmar uma coleção de rascunhos em um conjunto de revisão.
Examine o resumo e as estatísticas da coleção. Depois de confirmar uma coleção em um conjunto de revisão, as informações sobre a coleção são mantidas, como estatísticas sobre itens extraídos, indexação profunda, a consulta de pesquisa usada para a coleção e os locais de conteúdo dos quais os itens foram coletados. Além disso, as coleções confirmadas não podem ser editadas ou executadas novamente. Você só pode copiá-los ou excluí-los. Preservar coleções fornece um registro histórico dos itens coletados que foram adicionados a um conjunto de revisão. Para obter mais informações, consulte Estatísticas e relatórios para coleções confirmadas.