Criar uma estimativa de coleção no eDiscovery (Premium)

Artigo
09/07/2023

Depois de identificar custodiantes e quaisquer fontes de dados não custodiantes para o caso, você estará pronto para identificar e localizar um conjunto de documentos relevantes usando a ferramenta Coleções para pesquisar fontes de dados para obter conteúdo relevante. Você pode criar uma coleção que pesquisa fontes de dados especificadas para conteúdo que corresponda aos critérios de pesquisa. Você deve criar uma estimativa de coleção, que é uma estimativa dos itens encontrados.

Ao criar uma estimativa de coleção, você pode exibir informações sobre os resultados estimados que corresponderam à consulta de pesquisa, como o número total e o tamanho dos itens encontrados, as diferentes fontes de dados para os itens encontrados e estatísticas sobre a consulta de pesquisa. Você também pode examinar um exemplo de itens que foram retornados pela coleção. Usando essas estatísticas, você pode alterar a consulta de pesquisa e executar novamente a estimativa de coleção para reduzir seus resultados. Depois de estar satisfeito com os resultados da coleção, você pode confirmar a coleção em um conjunto de revisão. Quando você confirma uma estimativa de coleção, os itens retornados pela coleção são adicionados a um conjunto de revisão para revisão, análise e exportação.

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Recomendações ao criar estimativas de coleção

Considere adicionar custodiantes e fontes de dados não custodiais ao caso antes de criar uma estimativa de coleção. A adição dessas fontes permite que você selecione rapidamente as fontes de dados ao criar uma estimativa de coleção no assistente. Se você optar por ignorar a adição de custodiantes ou fontes de dados não custodiais, você poderá pesquisar essas fontes e quaisquer fontes de dados adicionais (que não foram adicionadas ao caso como locais de custódia ou não custodiais) em uma estimativa de coleção para conteúdo que possa ser relevante para o caso. Essas fontes de dados podem incluir caixas de correio, sites do SharePoint e Teams. Se essa situação for aplicável ao seu caso, use locais adicionais para adicionar essas fontes à sua coleção.
Verifique se você tem permissões para criar uma estimativa de coleção para um caso.
Ao configurar uma nova coleção, você pode salvar seu progresso no assistente como uma coleção de rascunho e conclua-a posteriormente, se necessário. Basta selecionar Salvar e fechar em qualquer página no assistente de coleção para salvar seu progresso como um rascunho. A coleção é adicionada à lista de coleções com um status de Rascunho. Para retomar o trabalho na coleção, selecione a coleção de rascunhos, selecione Ações e selecione Editar coleção.

Criar uma estimativa de coleção

No portal de conformidade do Microsoft Purview, navegue até eDiscovery>Premium.
Selecione a guia Casos e abra um caso de descoberta eletrônica (Premium) e selecione a guia Coleções .
Na página Coleções , selecione Nova coleção.
Na página Nome e descrição , insira um nome (obrigatório) e uma descrição (opcional) para a coleção. Depois que a coleção for criada, você não poderá alterar o nome, mas pode modificar a descrição.
Na página Fontes de dados de custódia , selecione uma das seguintes opções para identificar as fontes de dados de custódia para coletar conteúdo de:
- Selecione Selecionar custodiantes para pesquisar custodiantes específicos que foram adicionados ao caso. Se você usar essa opção, uma lista dos custodiantes do caso será exibida. Selecione um ou mais custodiantes. Depois de selecionar e adicionar os custodiantes, você também pode selecionar as fontes de dados específicas para pesquisar cada custodiante. As fontes de dados exibidas são especificadas quando o custodiante é adicionado ao caso.
- Selecione a opção Selecionar todos os alternâncias para pesquisar todos os custodiantes adicionados ao caso. Quando você seleciona essa opção, todas as fontes de dados para todos os custodiantes são pesquisadas.
Na página Fontes de dados não custodiais , selecione uma das seguintes opções para identificar as fontes de dados não custodiais para coletar conteúdo de:
- Selecione Selecionar fontes de dados não custodiais para selecionar fontes de dados não custodiais específicas que foram adicionadas ao caso. Se você usar essa opção, será exibida uma lista de fontes de dados. Selecione uma ou mais dessas fontes de dados.
- Selecione a opção Selecionar todos os alternâncias para selecionar todas as fontes de dados não custodiais que foram adicionadas ao caso.
Na página Locais adicionais, você pode selecionar outras caixas de correio e sites para pesquisar como parte da coleção. Você também pode escolher opções de pesquisa adicionais para locais de pesquisa adicionais (definidos em configurações de descoberta eletrônica) para incluir na coleção.

Use as opções de locais adicionais para escolher os tipos de fontes de dados que não foram adicionados como locais de dados de custódia ou não custodiais no caso. Você também tem duas opções ao pesquisar fontes de dados adicionais:
- Para pesquisar todos os locais de conteúdo para um serviço específico (caixas de correio do Exchange, sites do SharePoint e OneDrive ou pastas públicas do Exchange), selecione o alternância Selecionar todos os alternâncias correspondentes na coluna Status . Essa opção pesquisará todos os locais de conteúdo no serviço selecionado.
Na página Pesquisar consulta , você pode criar a consulta de pesquisa usada para coletar itens das fontes de dados que você identificou nas páginas anteriores do assistente. Você pode pesquisar palavras-chave, pares property:value ou usar uma lista de palavra-chave. Você também pode adicionar várias condições de pesquisa para restringir o escopo da coleção ou usar o construtor de consultas para definir operadores de consulta, filtros e condições. Para saber mais, veja:
Use as opções de pesquisa adicionais para incluir outros locais de pesquisa. As opções disponíveis aqui são definidas pelo administrador em configurações globais de descoberta eletrônica. As opções de pesquisa que não são definidas pelo administrador de descoberta eletrônica não são selecionáveis ou disponíveis. As opções de pesquisa habilitadas pelo administrador de descoberta eletrônica podem ser selecionadas e incluídas na coleção conforme aplicável. Você tem duas opções para opções de pesquisa adicionais:
- Caixas de correio de convidado: selecione para incluir caixas de correio de convidado durante pesquisas em todo o locatário.
- Canais compartilhados do Teams: selecione para incluir canais compartilhados durante pesquisas em todo o locatário.
Na página Condições , você pode criar a consulta de pesquisa usada para coletar itens das fontes de dados que você identificou nas páginas anteriores do assistente. Você pode pesquisar palavras-chave, pares de valor de propriedade ou usar uma lista de palavra-chave. Você também pode adicionar várias condições de pesquisa para restringir o escopo da coleção. Para obter mais informações, consulte Criar consultas de pesquisa para coleções.
Na página Revisar sua coleção e obter estimativas , você verá um resumo do processo de estimativa de coleção. A estimativa de coleção é salva para revisão e refinamento adicionais, mas os resultados não serão confirmados automaticamente em um conjunto de revisão. Você precisará decidir se comprometer com um conjunto de revisão posteriormente.
Na página Revisar sua coleção , você pode examinar e atualizar a seleção de coleção, as fontes de dados e as condições que você configurou nas páginas anteriores. Selecione Editar para qualquer uma das seleções e atualizar, se necessário.
Selecione Enviar para criar a estimativa de coleção. Uma página é exibida confirmando que a coleção foi criada.

O que acontece depois de criar uma estimativa de coleção

Depois de criar uma estimativa de coleção, ela é listada na página Coleções no caso e a status mostra que ela está em andamento. Um trabalho chamado Preparando visualização de pesquisa e estimativas também é criado e exibido na página Trabalhos no caso. Durante o processo de estimativa de coleção, o eDiscovery (Premium) executa uma estimativa de pesquisa usando os critérios de pesquisa e as fontes de dados especificadas na coleção. A descoberta eletrônica (Premium) também prepara uma amostra de itens que você pode visualizar.

Além disso, agora você pode monitorar o progresso da estimativa que mostra quantas fontes e itens foram concluídos ao criar a estimativa. Como parte do progresso da estimativa, você pode ver estatísticas para as seguintes áreas:

Status: o status da estimativa. Os valores estão em andamento, valor bem-sucedido ou MAL SUCEDIDO?
Fontes pesquisadas: o número de fontes pesquisadas na estimativa.
- Fontes com Hits: fontes na estimativa que atendem às condições configuradas para a coleção.
- Fontes sem acertos: fontes na estimativa que não têm itens que atendam às condições configuradas para a coleção.
- Fontes indisponíveis: fontes que não estavam disponíveis durante o período em que a estimativa estava em andamento.
Itens e tamanho da estimativa de coleção: o número de itens e o tamanho da estimativa de coleção.

Informações em andamento para uma estimativa de coleção.

Quando a coleção for concluída, as seguintes colunas e valores correspondentes na página Coleção serão atualizados:

Estados de status para uma estimativa de coleção.

Status: indica o status e o tipo de coleção. Um valor de Estimado indica que uma estimativa de coleção está concluída. Esse mesmo valor também indica que a coleção é uma estimativa de coleção e que ela não foi adicionada a um conjunto de revisão. Um valor de Committed na coluna Status indica que a coleção foi adicionada a um conjunto de revisão.
Estimar status: indica o status dos resultados estimados da pesquisa e se as estimativas e estatísticas de pesquisa estão prontas ou não para revisão. Um valor de Bem-sucedido indica que os resultados da estimativa de coleção estão prontos para revisão. Depois de enviar uma estimativa de coleção pela primeira vez, um valor de Em andamento é exibido para indicar que a coleção ainda está em execução
Versão prévia status: indica o status dos itens de exemplo que você pode visualizar. Um valor de Bem-sucedido indica que os itens estão prontos para visualização. Depois de enviar uma estimativa de coleção pela primeira vez, um valor de Em andamento é exibido para indicar que a estimativa de coleção ainda está em execução.

Próximas etapas após a conclusão de uma estimativa de coleção

Depois que a estimativa de coleção for concluída com êxito, você poderá executar várias tarefas. Para executar a maioria dessas tarefas, acesse a guia Coleções e selecione o nome da estimativa de coleção para exibir a página de sobrevoo.

Página de flyout para uma estimativa de coleção.

Observação

Você pode ver diferenças entre o número de locais com hits e o número total de caixas de correio do Exchange, sites do SharePoint e OneDrive ou pastas públicas do Exchange pesquisadas. Caixas de correio arquivadas vazias são pesquisadas, mas não estão incluídas no local com o total de acessos .

Aqui está uma lista de coisas que você pode fazer na página de flyout da coleção:

Selecione a guia Resumo para exibir informações de resumo sobre a coleção e os resultados estimados da pesquisa retornados pela coleção. Isso inclui:
- Seção Visão geral da coleção : esta seção inclui os Locais com subseção hits que fornece dados sobre o número total de locais pesquisados e o número de locais que continham itens que resultam em acertos. Por exemplo, uma coleção com escopo para Exchange Online caixas de correio e sites do SharePoint pode resumir os resultados pelo número de caixas de correio e sites pesquisados e pelo número combinado de caixas de correio e sites que tiveram acessos. Esta seção também inclui a subseção de estimativa de pré-coleção que exibe o número total de itens e o tamanho dos resultados estimados da pesquisa. Você tem a opção de adicionar esses itens ao conjunto de revisão para inspeção.
- Seção Parâmetros de coleção : esta seção inclui informações sobre locais adicionais, quando a coleção foi criada e modificada, e um resumo dos itens de estimativa, tamanho e quaisquer itens e tamanho não desdescritos.
Selecione a guia Fontes de dados para exibir uma lista de custodiantes e fontes de dados não custodiadas) que foram pesquisadas na coleção. Quaisquer locais de conteúdo adicionais que foram pesquisados estão listados em Locais na guia Resumo .
Selecione a guia Estatísticas de pesquisa para exibir estatísticas sobre a coleção. Isso inclui o número total e o tamanho dos itens encontrados em cada serviço (por exemplo, caixas de correio do Exchange ou sites do SharePoint) e um relatório de condição que exibe estatísticas sobre o número de itens retornados por diferentes componentes da consulta de pesquisa usada pela coleção. Para obter mais informações, consulte Estatísticas e relatórios de coleção.
Selecione a guia Opções de coleção para exibir informações sobre as opções de coleção incluídas. Isso inclui um resumo dos locais adicionais e as opções de recuperação escolhidas no assistente de coleção.
Selecione Examinar exemplo (localizado na parte inferior da página de flyout) para visualizar um exemplo dos itens retornados pela coleção.
Execute ações na estimativa de coleção selecionando opções no menu Ações . Para obter mais informações, confira a seção a seguir sobre as opções de gerenciamento disponíveis.

Gerenciar uma estimativa de coleção

Você pode usar as opções no menu Ações na página de sobrevoo de uma estimativa de coleção para executar várias tarefas de gerenciamento.

Aqui estão as descrições das opções de gerenciamento de estimativas de pré-coleção.

Coleção de edição: altere as configurações da estimativa de coleção. Depois de fazer alterações, você pode executar novamente a coleção e atualizar as estimativas e estatísticas da pesquisa. Como explicado anteriormente, você usa essa opção para confirmar uma estimativa de coleção em um conjunto de revisão.
Coleção Commit: confirmar uma coleção em um conjunto de revisão. Isso significa que você executa novamente a coleção (usando as configurações atuais) e adiciona os itens retornados pela coleção a um conjunto de revisão. Como explicado anteriormente, você também pode configurar configurações adicionais (como threading de conversa e anexos baseados em nuvem) ao adicionar a coleção a um conjunto de revisão. Para obter mais informações e instruções passo a passo, consulte Confirmar uma estimativa de coleção em um conjunto de revisão.
Relatório de item de exportação: semelhante aos itens de exportação na pesquisa de conteúdo, você pode escolher essa opção para exportar os resultados do relatório com base nos itens reais que podem ser recuperados da origem. Depois de selecionar, você tem as seguintes opções de exportação para itens coletados:
- Tipos de itens coletados a serem incluídos na exportação: escolha exportar itens coletados com hits de pesquisa, itens com acertos de pesquisa e itens parcialmente indexados sem acertos ou apenas itens parcialmente indexados sem acertos de pesquisa. Você também pode optar por uma ou mais das seguintes opções para itens coletados:
  - Incluir conversas do Microsoft Teams e Viva Engage
  - Incluir anexos de nuvem
  - Incluir todas as versões existentes de documentos do Microsoft 365 no SharePoint
  - Incluir conteúdo de subpasta (subpastas internas de uma pasta correspondente)
  - Incluir arquivos em listas do SharePoint (e seus itens filho)
Exportar itens coletados: exporte os itens coletados sem adicionar os itens ao conjunto de revisão. Essa opção é útil em cenários em que os requisitos de residência de dados associados ao armazenamento de dados podem ser proibitivos e você precisa de dados coletados como download. Depois de selecionar, você tem as seguintes opções de exportação para itens coletados:
- Tipos de itens coletados a serem incluídos na exportação: escolha exportar itens coletados com hits de pesquisa, itens com acertos de pesquisa e itens parcialmente indexados sem acertos ou apenas itens parcialmente indexados sem acertos de pesquisa. Você também pode optar por uma ou mais das seguintes opções para itens coletados:
  - Incluir conversas do Microsoft Teams e Viva Engage
  - Incluir anexos de nuvem
  - Incluir todas as versões existentes de documentos do Microsoft 365 no SharePoint
  - Incluir conteúdo de subpasta (dentro de subpastas de uma pasta correspondente)
  - Incluir arquivos em listas do SharePoint (e seus itens filho)
  Para exportar mensagens do Teams como mensagens individuais ao exportar itens coletados, desmarque as conversas do Teams e do Yammer. Isso exporta conversas como mensagens individuais e não como threads de conversa.
  
  Observação
  
  A configuração de conversas do Teams e do Yammer é selecionada por padrão. Se selecionado, os itens exportados contêm threads de conversa do Teams relacionados à pesquisa correspondente.
- Como formatar emails: escolha uma opção de como os emails coletados devem ser formatados:
  - Arquivos .pst individuais para cada caixa de correio
  - Arquivos .msg individuais para cada mensagem
  - Arquivos de .eml individuais para cada mensagem
Coleção Excluir: exclua uma estimativa de coleção. Depois de confirmar uma estimativa de coleção em um conjunto de revisão, ela não poderá ser excluída.
Estimativas de atualização: execute novamente a consulta (em relação às fontes de dados) especificadas na estimativa de coleta para atualizar as estimativas e estatísticas da pesquisa.
Exportar como relatório: exporta informações sobre a estimativa de coleção para um arquivo CSV que você pode baixar no computador local. O relatório de exportação contém as seguintes informações:
- A identidade de cada local de conteúdo que contém itens que correspondem à consulta de pesquisa na estimativa de coleção. Esses locais normalmente são caixas de correio ou sites.
- O número total de itens em cada local de conteúdo.
- O tamanho total (em bytes) dos itens em cada local de conteúdo.
- O serviço (como Exchange ou SharePoint) no qual o local de conteúdo está localizado.
Para obter mais informações sobre os limites para Exportar como relatório, consulte Limites de coleta.
Coleção de cópias: crie uma nova estimativa de coleção copiando as configurações de uma coleção existente. Você precisa usar um nome diferente para a nova coleção. Você também tem a opção de modificar as configurações antes de enviar a nova coleção. Depois de enviá-la, a consulta de pesquisa é executada e novas estimativas e estatísticas são geradas. Essa é uma boa maneira de criar rapidamente uma estimativa de coleção adicional e modificar as configurações selecionadas conforme necessário, preservando as informações na coleção original. Isso também permite comparar facilmente os resultados de duas coleções semelhantes.