Começar a usar o gerenciamento de registros

  • Artigo

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

Pronto para começar a gerenciar o conteúdo de alto valor da sua organização para obrigações legais, comerciais ou normativas usando uma solução de gerenciamento de registros no Microsoft 365? Use as seguintes diretrizes para começar:

  1. Entenda como a retenção e a exclusão funcionam no Microsoft 365 e identifique se você precisa usar políticas de retenção para complementar os rótulos de retenção que gerenciam documentos e e-mails no nível do item: Saiba mais sobre políticas de retenção e rótulos de retenção

    Se necessário, crie políticas de retenção para a governança da linha de base de dados entre o Microsoft 365 e as cargas de trabalho.

  2. Entenda a solução de gerenciamento de registros e como os rótulos de retenção podem ser usados para permitir ou bloquear ações quando documentos e e-mails são declarados registros: Saiba mais sobre o gerenciamento de registros

  3. Crie seu plano de arquivo das configurações e ações de retenção e exclusão e quando os itens devem ser marcados como registros importando um plano existente, se você tiver um, ou crie novos rótulos de retenção: Use o plano de arquivo para criar e gerenciar rótulos de retenção

  4. Publique e aplique seus rótulos de retenção. Os rótulos de retenção são blocos de construção reutilizáveis que podem ser usados em várias políticas e podem ser inseridos em fluxos de trabalho do usuário:

Dica

Se você estiver migrando registros para o Microsoft 365 e precisar validar se eles não foram alterados, confira Validando registros migrados.

Dica

Se você não for um cliente E5, use a avaliação de soluções do Microsoft Purview de 90 dias para explorar como recursos adicionais do Purview podem ajudar sua organização a gerenciar as necessidades de segurança e conformidade de dados. Comece agora no hub de avaliações portal de conformidade do Microsoft Purview. Saiba mais sobre os termos de inscrição e avaliação.

Requisitos de assinatura e licenciamento

Várias assinaturas diferentes assinaturas suportam o gerenciamento de registros, mas os requisitos de licenciamento para os usuários dependem dos recursos que você utiliza.

Para ver as opções para licenciar seus usuários para se beneficiarem dos recursos do Microsoft Purview, consulte as diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade. Para gerenciamento de registros, consulte a seção Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados do Microsoft Purview e Gerenciamento de Registros do Microsoft Purview para obter os requisitos de licenciamento em nível de recurso.

Permissões

Membros da sua equipe de conformidade responsáveis pelo gerenciamento de registros precisam de permissões para o portal do Microsoft Purview ou o portal de conformidade do Microsoft Purview. Por padrão, o administrador de locatários (administrador global) tem acesso a esse local e pode conceder aos gerentes de conformidade e a outras pessoas acesso sem conceder a eles todas as permissões de um administrador de locatários. Para conceder permissões para essa administração limitada, recomendamos que você adicione usuários ao grupo Gerenciamento de Registros das funções de administrador. Esse grupo de funções concede permissões para todos os recursos relacionados ao gerenciamento de registros, que incluem as permissões para criar e gerenciar escopos de política adaptáveis e revisão e verificação de disposição.

Como alternativa para usar essa função padrão, você pode criar um novo grupo de função e adicionar a função Gerenciamento de Registro Somente Exibição a esse grupo.

Para obter instruções para adicionar usuários às funções padrão ou criar seus próprios grupos de funções, use as seguintes diretrizes, dependendo do portal que você está usando:

Essas permissões são necessárias somente para criar, configurar e aplicar rótulos de retenção que declarem registros, e gerenciar disposição. A pessoa que configura esses rótulos não exige acesso ao conteúdo.

Suporte para unidades administrativas

O gerenciamento de registros dá suporte a unidades administrativas configuradas em Microsoft Entra ID:

  • Você pode atribuir unidades administrativas a membros de grupos de funções que são usados com Gerenciamento de Registros do Microsoft Purview. Edite o grupo de funções gerenciamento de registros ou outros grupos de funções que dão suporte a unidades administrativas. Nesses grupos de funções, selecione membros individuais e, em seguida, a opção Atribuir unidades de administrador para selecionar unidades administrativas de Microsoft Entra ID. Esses administradores agora estão restritos ao gerenciamento apenas dos usuários nessas unidades administrativas.

  • Você pode definir o escopo inicial de políticas de retenção e políticas de rótulo de retenção ao criar ou editar essas políticas. Quando você selecionar unidades administrativas, somente os usuários dessas unidades administrativas serão qualificados para a política.

    Importante

    Não selecione unidades administrativas para uma política de rótulo de retenção que você deseja aplicar aos sites do SharePoint. Como as unidades administrativas dão suporte apenas a usuários e grupos, se você configurar uma política de rótulo de retenção para usar unidades administrativas, não poderá selecionar os locais para sites do SharePoint.

  • Escopos adaptáveis e escopos estáticos dão suporte a unidades administrativas.

  • Impacto adicional para administradores restritos

    • Pesquisa de política: os administradores restritos verão políticas somente de usuários em suas unidades administrativas atribuídas
    • Revisão e verificação de disposição: os administradores restritos poderão adicionar revisores somente de dentro de suas unidades administrativas atribuídas e ver revisões de disposição e itens descartados apenas dos usuários em suas unidades administrativas atribuídas

  • Atualmente, rótulos e eventos de retenção não dão suporte a unidades administrativas.

  • Atualmente, um administrador restrito pode criar e exibir escopos adaptáveis para todas as unidades administrativas ao usar cmdlets do PowerShell.

  • Atualmente, caixas de correio inativas não têm suporte em uma política quando você seleciona uma ou mais unidades administrativas. Para incluir caixas de correio inativas na política, você deve ser um administrador irrestrito e selecionar Diretório completo.

Para obter mais informações sobre como o Microsoft Purview dá suporte a unidades administrativas, consulte Unidades administrativas.

Cenários comuns

Use a tabela a seguir para ajudá-lo a mapear seus requisitos de negócios para os cenários com suporte para o gerenciamento de registros.

Dica

Precisa estar em conformidade com uma regulamentação específica do setor? Verifique os Requisitos regulamentares para gerenciamento do ciclo de vida de dados e gerenciamento de registros para obter orientações específicas de regulamentação.

Eu quero... Documentação
Declarar um registro Declarar registros usando rótulos de retenção
Atualizar um registro Usar a versão de registro para atualizar registros armazenados no SharePoint ou no OneDrive
Permitir que os administradores e usuários apliquem manualmente as ações reter e excluir para documentos e emails:
- SharePoint
- OneDrive
- Outlook e Outlook na Web		 Publicar os rótulos de retenção e aplicá-los nos aplicativos
Permitir que os administradores de site configuram ações reter e excluir padrão para todo o conteúdo em uma biblioteca do Microsoft Office SharePoint Online, pasta ou conjunto de documentos Publicar os rótulos de retenção e aplicá-los nos aplicativos
Permitir que os usuários apliquem automaticamente manter e excluam ações para emails usando as regras do Outlook Publicar os rótulos de retenção e aplicá-los nos aplicativos
Permitir que os administradores apliquem ações de retenção e exclusão a um modelo Microsoft Syntex, para que essas configurações sejam aplicadas automaticamente a arquivos identificados em uma biblioteca do SharePoint Publicar os rótulos de retenção e aplicá-los nos aplicativos
Aplicar automaticamente ações reter e excluir a documentos e emails Aplicar um rótulo de retenção automaticamente ao conteúdo
Reter e excluir automaticamente as gravações de reunião do Teams e suas transcrições que acompanham Aplicar um rótulo de retenção automaticamente ao conteúdo
Inicie o período de retenção quando um evento ocorrer, por exemplo:
- Funcionários saindo da organização
- Expiração dos contratos
- Fim da vida útil do produto		 Iniciar a retenção quando um evento ocorrer
Fazer ações personalizadas ou integrar-se a outras soluções no final do período de retenção Personalizar o que acontece no final do período de retenção
Restringir alterações em políticas para ajudar a atender aos requisitos normativos ou proteger contra administradores não autorizados Use o Bloqueio de Preservação para restringir as alterações para políticas de retenção e políticas de rótulo de retenção
Gerenciar o ciclo de vida de diferentes tipos de documentos no Microsoft Office SharePoint Online Use os rótulos de retenção para gerenciar o ciclo de vida dos documentos armazenados no SharePoint
Aplicar um rótulo de retenção a um arquivo quando receber um alerta de que o conteúdo que contém dados pessoais está sendo armazenado ou permanece inalterado por muito tempo Investigar e corrigir alertas no Gerenciamento de Riscos de Privacidade
Certifique-se de que alguém examine e aprove antes que o conteúdo seja excluído ao fim do período de retenção Revisões de disposição
Ter uma prova de eliminação para o conteúdo que é excluído permanentemente no final do período de retenção Disposição de conteúdo
Monitorar como e onde as configurações reter e excluir são aplicadas aos itens Monitorar rótulos de retenção
Criar rótulos de retenção programamticamente e gerenciar eventos e gatilhos de retenção de tipo de evento Microsoft API do Graph para gerenciamento de registros
Aplicar e gerenciar rótulos de retenção programaticamente no SharePoint e no OneDrive Microsoft API do Graph para rótulos de retenção no SharePoint e no OneDrive:
- bloquear e desbloquear registros
- definir rótulos de retenção
- remover rótulos de retenção
- obter metadados para rótulos de retenção

Documentação do usuário final

Se você estiver usando as políticas de retenção na governança de dados de linha de base, elas normalmente funcionam discretamente em segundo plano sem a interação do usuário. Como resultado, elas precisam de pouca documentação para os usuários. As políticas de retenção para equipes informam os usuários quando suas mensagens foram excluídas com um link para Mensagens do Teams sobre políticas de retenção.

Em comparação, os rótulos de retenção têm uma presença da interface do usuário nos aplicativos do Microsoft 365, portanto, certifique-se de fornecer orientações aos usuários finais e seu suporte técnico antes que esses rótulos sejam implantados na sua rede de produção. Para ajudar os usuários a aplicarem rótulos de retenção no SharePoint e no OneDrive, que inclui informações sobre como desbloquear registros de edição, consulte Aplicar rótulos de retenção aos arquivos no SharePoint ou no OneDrive.

No entanto, a documentação mais eficaz do usuário final será orientação e instruções personalizadas que você fornecerá para os nomes dos rótulos de retenção e às configurações que você escolher. Confira a seção seguinte página e downloads que você pode usar para ajudar a treinar seus usuários: Treinamento do usuário final para Rótulos de Retenção.