Trabalhar com comunicações em Advanced eDiscoveryWork with communications in Advanced eDiscovery

Advanced eDiscovery permite que os departamentos jurídicos simplifiquem seus processos em torno do controle e distribuição de notificações de responsabilidade legal.Advanced eDiscovery allows legal departments to simplify their processes around tracking and distributing legal hold notifications. A ferramenta de comunicações de custodiante permite que os departamentos jurídicos gerenciem e automatizem todo o processo de responsabilidade legal, desde notificações iniciais, até lembretes e escalonamentos, tudo em um único local.The custodian communications tool enables legal departments to manage and automate the entire legal hold process, from initial notifications, to reminders, and to escalations, all in one location.

Uma notificação de ressarção legal (também conhecida como ressarção de litígio) é uma notificação enviada do departamento jurídico de uma organização para funcionários, funcionários contingentes ou custodiantes de dados que podem ser relevantes para uma investigação legal.A legal hold (also known as a litigation hold) notice is a notification sent from an organization’s legal department to employees, contingent staff, or custodians of data that may be relevant to a legal investigation. Essas notificações instruim os custodiantes a preservarem informações armazenadas eletronicamente, bem como qualquer conteúdo que possa ser relevante para uma questão jurídica ativa ou iminente.These notifications instruct custodians to preserve electronically stored information as well as any content that may be relevant to an active or impending legal matter. As equipes jurídicas devem saber que cada custodiante recebeu, leu, compreendeu e aceitou cumprir as instruções fornecidas.Legal teams must know that each custodian has received, read, understood, and has agreed to comply with the given instructions.

Uma organização tem o dever de preservar informações relevantes quando aprende sobre um litígio ou investigação regulatória pendente.An organization has a duty to preserve relevant information when it learns about an impending litigation or regulatory investigation. Para atender aos requisitos de preservação de uma investigação, a organização deve informar imediatamente os possíveis custodiantes sobre seu dever de preservar informações relevantes.To comply with the preservation requirements of an investigation, the organization should immediately inform potential custodians about their duty to preserve relevant information.

Com Advanced eDiscovery, as equipes legais podem criar e personalizar seu fluxo de trabalho de notificação de responsabilidade legal.With Advanced eDiscovery, legal teams can create and customize their legal hold notification workflow. A ferramenta de comunicações custodiada permite que as equipes legais configurem os seguintes avisos e fluxos de trabalho:The custodian communications tool lets legal teams to configure the following notices and workflows:

  1. Aviso de emissão: Um aviso de missão legal é emitido (ou iniciado) por uma notificação do departamento jurídico aos custodiantes que podem ter informações relevantes sobre o caso.Issuance notice: A legal hold notice is issued (or initiated) by a notification from the legal department to custodians who may have relevant information about the case matter. Este aviso instrui os guardiões a preservarem todas as informações que possam ser necessárias para descoberta.This notice instructs the custodians to preserve any information that may be needed for discovery.

  2. Aviso de reemissão: Durante um caso, os custodiantes podem ser necessários para preservar conteúdo adicional (ou menos conteúdo) do que foi solicitado anteriormente.Re-Issuance notice: During a case, custodians may be required to preserve additional content (or less content) than was previously requested. Para esse cenário, você pode atualizar o aviso de espera existente e reemissão para os custodiantes.For this scenario, you can update the existing hold notice and re-issue it to custodians.

  3. Aviso de lançamento: Quando um assunto é resolvido e o custodiante não está mais sujeito a um requisito de preservação, o custodiante pode ser liberado do caso.Release notice: Once a matter is resolved and the custodian is no longer subject to a preservation requirement, the custodian can be released from the case. Além disso, você pode notificar o custodiante de que eles não são mais necessários para preservar o conteúdo e fornecer instruções sobre como retomar suas atividades de trabalho normais em relação aos dados.Additionally, you can notify the custodian that they are no longer required to preserve content, and provide instructions about how to resume their normal work activity with regard to their data.

  4. Lembretes e escalonamentos: Em alguns casos, apenas a emissão de um aviso não é suficiente para atender aos requisitos de descoberta legal.Reminders and escalations: In some instances, just issuing a notice isn't enough to satisfy legal discovery requirements. A cada notificação, as equipes jurídicas podem agendar um conjunto de fluxos de trabalho de lembretes e escalonamento para acompanhar automaticamente com guardiões não responsivas.With each notification, legal teams can schedule a set of reminder and escalation workflows to automatically follow up with unresponsive custodians.

    • Lembretes: Depois que um aviso de espera legal for emitido ou re-emitido para um conjunto de custodiantes, uma organização pode configurar lembretes para alertar os custodiantes não responsivos.Reminders: After a legal hold notice has been issued or re-issued to a set of custodians, an organization can set up reminders to alert unresponsive custodians.

    • Escalações: Em alguns casos, se um custodiante permanecer sem resposta mesmo após um conjunto de lembretes por um período de tempo, a equipe jurídica pode configurar um fluxo de trabalho de escalonamento para notificar os custodiantes não responsivos e seu gerente.Escalations: In some cases, if a custodian remains unresponsive even after a set of reminders over a period of time, the legal team can set up an escalation workflow to notify unresponsive custodians and their manager.

Para obter mais informações sobre como gerenciar o processo de comunicação do custodiante, consulte o seguinte:For more information about managing the custodian communication process, see the following: