Gerenciar tópicos em escala nos Tópicos do Microsoft VivaManage topics at scale in Microsoft Viva Topics

Quando você indexa seus SharePoint sites ou toda a sua organização para Tópicos do Viva, muitos tópicos podem ser gerados.When you index your SharePoint sites or your entire organization for Viva Topics, many topics might be generated. Quando isso acontece e você vê milhares de tópicos sugeridos na página Gerenciar tópicos, pode ser um desafio saber por onde começar.When this happens and you see thousands of suggested topics on the Manage topics page, it can be challenging to know where to start. Este artigo descreve como os Tópicos do Viva ajudam a otimizar quais tópicos e informações são mostrados aos usuários que estão procurando informações, mesmo em grandes organizações com um grande número de tópicos.This article describes how Viva Topics helps you optimize which topics and information are shown to users who are searching for information, even in large organizations with large numbers of topics.

Primeiro, um lembrete dos quatro estágios dos tópicos:First, a reminder of the four stages for topics:

  • Sugerido: um tópico foi identificado pela IA e tem recursos, conexões e propriedades de suporte suficientes.Suggested: A topic has been identified by AI and has enough supporting resources, connections, and properties. (Eles são marcados como um Tópico Sugerido na interface do usuário.)(These are marked as a Suggested Topic in the UI.)

  • Confirmado: um tópico que foi descoberto pela AI e foi validado.Confirmed: A topic that has been discovered by AI and has been validated. A validação de tópico ocorre quando:Topic validation occurs when either:

    • Um gerente de conhecimento confirma um tópico.A knowledge manager confirms a topic. Um gerente de conhecimento confirma um tópico na página Gerenciar tópicos.A knowledge manager confirms a topic on the Manage topics page.

    • Vários usuários confirmam um tópico.Multiple users confirm a topic. Deve haver uma rede de dois votos positivos recebidos dos usuários que votaram usando o mecanismo de comentários no cartão de tópico.There must be a net of two positive votes received from users who voted using the feedback mechanism on the topic card. Por exemplo, se um usuário votou positivo e um usuário votou negativo para um tópico específico, você ainda precisaria de mais dois votos positivos para que o tópico fosse confirmado.For example, if one user voted positive and one user voted negative for a particular topic, you would still need two more positive votes for the topic to be confirmed.

  • Publicado: um tópico que foi abordado.Published: A topic that has been curated. As edições manuais foram feitas para melhorar sua qualidade ou foram criadas por um usuário.Manual edits have been made to improve its quality, or it has been created by a user.

  • Removido: um tópico que foi rejeitado e não estará mais visível para os visualizadores.Removed: A topic that has been rejected and will no longer be visible to viewers. Um tópico pode ser removido em qualquer estado (sugerido, confirmado ou publicado).A topic can be removed in any state (suggested, confirmed, or published). A remoção de tópico ocorre quando:Topic removal occurs when either:

    • Um gerente de conhecimento remove um tópico.A knowledge manager removes a topic. Um gerente de conhecimento remove um tópico na página Gerenciar tópicos.A knowledge manager removes a topic on the Manage topics page.

    • Vários usuários lançam votos negativos usando o mecanismo de comentários no cartão de tópico.Multiple users cast negative votes using the feedback mechanism on the topic card. Para que um tópico seja removido, deve haver uma rede de dois votos negativos recebidos dos usuários.For a topic to be removed, there must be a net of two negative votes received from users. Por exemplo, se um usuário votou negativo e um usuário votou positivo para um tópico específico, você ainda precisaria de mais dois votos negativos para que o tópico fosse removido.For example, if one user voted negative and one user voted positive for a particular topic, you would still need two more negative votes for the topic to be removed.

    Quando um tópico publicado é removido, a página com os detalhes de cura precisará ser excluída manualmente por meio da Biblioteca de Páginas do centro de tópicos.When a published topic is removed, the page with the curated details will need to be deleted manually through the Pages Library of the topic center.

Função de gerente de conhecimentoKnowledge manager role

Ao configurar os Tópicos do Viva, você adicionará um grupo de usuários que recebe permissões para ver a página Gerenciar tópicos no centro de tópicos.When you configure Viva Topics, you'll add a group of users who are granted permissions to see the Manage topics page in the topic center. Ele aparecerá apenas para esses usuários que ocupam a função de curadoria principal para os tópicos.It will appear only for these users who hold the role of primary curation for the topics. Eles terão acesso aos dados sobre os tópicos e poderão ver listas de todos os tópicos que eles têm acesso para revisar e fazer a curadoria.They'll have access to data about the topics and will be able to see lists of all topics that they have access to review and curate.

Os funcionários nesta função devem ter permissões amplas para exibir uma ampla matriz de tópicos.Employees in this role should have broad permissions to view a wide array of topics. Ou se as permissões são segmentadas, talvez você queira selecionar um grupo de usuários que representam diferentes áreas da empresa e podem fazer a cura para suas próprias áreas.Or if permissions are segmented, you might want to select a group of users that represent different areas of the business and can curate for their own areas.

Quando você analisa pela primeira vez os tópicos no centro de tópicos, os tópicos sugeridos são puramente definidos por AI.When you first review topics in the topic center, suggested topics are purely AI-defined. Os gerentes de conhecimento podem querer revisar cada um deles antes de lançar Tópicos do Viva para uma ampla comunidade de usuários.Knowledge managers might want to review each one before rolling out Viva Topics to a broad user community. Ao trabalhar em escala, essa abordagem raramente é prática devido aos milhares de tópicos.When working at scale, this approach is rarely a practical because of the thousands of topics.

A abordagem recomendada é encontrar um equilíbrio dos tópicos mais pertinentes ou importantes para seu conjunto inicial de usuários e se concentrar na cura desses tópicos antes da publicação dos Tópicos do Viva.The recommended approach is to find a balance of the most pertinent or important topics for your initial set of users and focus on curation of those topics before rollout of Viva Topics. Comece a coletar comentários dos usuários e permitir que o crowdsourcing determine os padrões de uso e contribuição de seus usuários para informar as estratégias sugeridas neste artigo.Begin to collect feedback from the users and allow crowdsourcing to determine the usage and contribution patterns of your users to inform the strategies suggested in this article.

É importante reconhecer que o sistema identificará e mostrará tópicos publicados sugeridos por IA e com cura humana para todos os usuários.It's important to recognize that the system will identify and show both AI-suggested and human-curated published topics to all users. No entanto, isso não significa que todos os tópicos sugeridos serão mostrados para todos os usuários finais.However, this doesn't mean that every suggested topic will be shown to all end users. As configurações de segurança no local mostrarão apenas os tópicos que cada funcionário pode acessar com base nas permissões definidas no próprio conteúdo.The security settings in place will show only the topics that each employee can access based on the permissions that are set on the content itself.

Como gerente de conhecimento com permissões para exibir a página Gerenciar tópicos, você pode ver um número muito maior de tópicos listados devido às suas próprias permissões elevadas, dependendo da sua função na organização e no nível de acesso.As a knowledge manager with permissions to view the Manage topics page, you might see a much larger number of topics listed because of your own elevated permissions, depending on your role in the organization and level of access. Você também terá acesso a exibições que permitem ver tópicos listados em um único local em vez de acessá-los usando realçamentos ou pesquisa.You'll also have access to views that allow you see topics listed in a single location rather than accessing them by using highlights or search.

Além disso, provavelmente há uma porcentagem menor de tópicos que serão exibidos pela maioria dos usuários e um conjunto maior de mais tópicos que serão vistos com muito menos frequência devido a permissões.In addition, there is likely a smaller percentage of topics that will be viewed by most users and a larger set of more topics that will be seen much less frequently due to permissions. Como resultado, é bom primeiro focalizar as tarefas de cura nos tópicos mais importantes para sua organização e que são as mais prováveis de serem vistas de forma mais ampla.As a result, it is good to first focus any curation tasks on the topics that are the most important for your organization and that are the most likely to be seen more broadly.

Este artigo aborda algumas estratégias de cura.This article covers a few strategies for curation. Essas estratégias podem significar que os tópicos menos frequentes ou menos comuns podem não ser totalmente abordados pelos gerentes de conhecimento.These strategies might mean that the less frequent or less common topics might not be fully curated by knowledge managers. No entanto, esses tópicos sugeridos permanecem úteis e podem fornecer informações ou um ponteiro para uma pessoa, o que pode salvar o horário de um funcionário de procurar um ponto de partida.However, these suggested topics remain useful and can provide insight or a pointer to a person, which can save an employee hours of looking for a starting point. Permitir atualizações de crowdsourced para tópicos é benéfico e fornece mais conteúdo e cobertura para os tópicos menos comuns.Allowing crowdsourced updates to topics is beneficial and provides more content and coverage for the less common topics.

Este artigo fornece algumas diretrizes e práticas recomendadas para abordar o gerenciamento e a cura de tópicos.This article provides some guidance and best practices to approach topic management and curation.

Noções básicas sobre tópicos sugeridosUnderstanding suggested topics

Quando os tópicos são descobertos pela AI, eles são marcados como um Tópico Sugerido , tanto na página Gerenciar tópicos, quanto nos cartões de tópico que são apresentados aos usuários.When topics are discovered by AI, they're marked as a Suggested Topic, both on the Manage topics page, and in the topic cards that are presented to users. Qualquer tópico que não tenha sido marcado como removido será mostrado aos usuários, incluindo tópicos confirmados, publicados e sugeridos.Any topic that hasn't been marked as removed will be shown to users—this includes confirmed, published, and suggested topics. Os tópicos em todos os três estados estão disponíveis para usuários finais.Topics in all three states are available to end users.

Em um cartão de tópico ou página, usamos várias dicas para mostrar como a IA gerou as informações.Within a topic card or page, we use various cues to show how the AI has generated the information. O sistema usa uma variedade de evidências para adicionar os recursos, principalmente por meio do próprio conteúdo.The system uses a variety of evidence to add the resources, primarily through the content itself.

  • Os rótulos mostram que um tópico é sugerido e que foi descoberto por Tópicos do Viva.Labels show that a topic is suggested and that it was discovered by Viva Topics.

    Exemplo de cartão mostrando um tópico sugerido e inclui pessoas sugeridas e recursos sugeridos.

  • Informações sobre os estados de cartão de onde uma definição veio especificando sua origem.Information on the card states where a definition has come from by specifying its source.

  • As pessoas sugeridas são derivadas pela agreging pessoas que escreveram ou editaram documentos com evidências de tópicos.Suggested people are derived by aggregating people who have written or edited documents with topic evidence. Se uma pessoa grava um documento que tem um nome de tópico no título e esse documento tem muitos exibições, pode exigir apenas um documento para estabelecer a pessoa como relacionada.If a person writes a document that has a topic name in the title, and that document has many views, it might only require one document to establish the person as related. No entanto, em muitos casos, mais evidências são melhores e as pessoas listadas trabalharam em vários documentos.However, in many cases more evidence is better, and people who are listed have worked on multiple documents.

    Página mostrando um tópico sugerido e incluir pessoas, arquivos e páginas sugeridas.

  • Para os arquivos e páginas mostrados, o sistema identifica quantas vezes o tópico foi mencionado no documento, mas o tópico também deve ser mencionado em um contexto específico que identifica a referência ao tópico de tipo específico (como projeto ou equipe).For the files and pages shown, the system identifies how many times the topic has been mentioned in the document, but the topic also must be mentioned in a specific context that identifies the reference to the topic of specific type (such as project or team). Isso é o que conta como evidência para a IA.This is what counts as evidence for the AI. O sistema também considera a ocorrência de um nome de tópico nos títulos de documentos, tipos de documentos e outros recursos de análise (como exibições).The system also considers the occurrence of a topic name in the titles of documents, types of documents, and other analytics features (such as views).

    Imagem de uma faixa que diz Tópico sugerido e o Microsoft Viva descobriu este tópico.

    Imagem de uma faixa que diz Tópico sugerido e Edite esta página para descrever seu envolvimento neste tópico.

    Imagem de um banner que diz Tópico sugerido e Edite esta página se você puder adicionar pessoas conectadas ao tópico.

Esses atributos demonstram que o conteúdo foi adicionado pela AI e como a IA fez essa determinação.These attributes demonstrate that the content has been added by AI, and how the AI has made that determination.

ComunicaçãoCommunication

Ao se comunicar com seus usuários sobre Tópicos do Viva, é importante esclarecer a diferença entre os tópicos sugeridos pela IA e o conteúdo e seus equivalentes de cura.When communicating to your users about Viva Topics, it's important to clarify the difference between AI-suggested topics and content and their curated equivalents.

Como leitor, você deve exibir tópicos sugeridos com um olhar mais crítico.As a reader, you should view suggested topics with a more critical eye. Eles não devem ser percebidos como fontes autoritativas de verdade organizacional.They shouldn't be perceived as authoritative sources of organizational truth. Em vez disso, eles são uma ferramenta de descoberta de caminho para acessar o conhecimento tácito que é apresentado por meio do conteúdo ao que você tem acesso.Rather, they're a way-finding tool to access tacit knowledge that is presented through the content that you have access to. A IA descobriu o tópico e tem evidências suficientes para mostrar a você, mas seu valor não foi confirmado por uma pessoa.The AI has discovered the topic and has enough evidence to show it to you, but its value hasn't been confirmed by a person.

Controles CrowdsourcedCrowdsourced controls

Os tópicos sugeridos podem ser aprimorados pela curadoria da página e por meio de comentários de crowdsourced sobre o tópico.Suggested topics can be improved by curation of the page and through crowdsourced feedback on the topic.

Quando os usuários interagem com um tópico sugerido, eles podem fazer uma pergunta simples na interface do usuário.When users interact with a suggested topic, they might be asked a simple question in the UI. Por exemplo: este tópico foi relevante para a página?For example: Was this topic relevant to the page? Essa pessoa é relevante para o tópico?Is this person relevant for the topic? Essa definição foi precisa?Was this definition accurate? Usando os comentários para essas perguntas, a precisão dos tópicos pode aumentar sem a necessidade de um indivíduo nomeado para fazer a cura da página.By using the feedback to such questions, the accuracy of the topics can increase without the need for a named individual to curate the page.

A home page de um centro de tópicos é outro local onde os comentários sobre tópicos sugeridos são coletados.The home page of a topic center is another location where feedback on suggested topics is gathered. No centro de tópicos, um usuário pode ver os tópicos aos quais foi associado e recebe a opção de confirmar essa associação ou remoção.In the topic center, a user can see the topics that they have been associated with and are given the option to either confirm this association or have it removed.

Exemplo de centro de tópicos exibindo tópicos sugeridos para o usuário confirmar ou remover sua conexão com tópicos sugeridos.

Quando você permite uma ampla gama de tópicos, considere os seguintes fatores:When you allow broad crowdsourcing of topics, you should consider the following factors:

  • Os usuários verão a opção Editar nas páginas de tópicos e poderão editar as páginas na mesma experiência que outras páginas SharePoint modernas.Users will see the Edit option on topic pages and can edit the pages in the same experience as other modern SharePoint pages.

  • Algumas Web Parts de Tópico Sugerido não podem ser removidas.Some Suggested Topic web parts can't be removed. O nome do tópico, nomes alternativos, definição, pessoas sugeridas e recursos sugeridos não podem ser removidos.The topic name, alternate names, definition, suggested people, and suggested resources can't be removed.

  • Pode levar algum tempo para um tópico sugerido ou confirmado que foi publicado ser movido para a lista Publicado na página Gerenciar tópicos.It can take some time for a suggested or confirmed topic that has been published to be moved to the Published list on the Manage topics page.

    • O tempo estimado para um tópico aparecer na pesquisa, realçamentos, hashtags ou anotações é de 2 horas.The estimated time for a topic to appear in search, highlights, hashtags, or annotations is 2 hours.

    • O tempo estimado para que um tópico apareça na lista Publicado na página Tópicos gerenciados não é superior a 24 horas na maioria dos casos.The estimated time for a topic to appear in Published list on the Managed topics page is no more than 24 hours in most cases. Você deve vê-los dentro de 2 horas, mas como há uma sincronização completa a cada 24 horas, a espera não deve ser maior do que 24 horas.You should see them within 2 hours, but because there's a full sync every 24 hours, the wait shouldn't be longer than 24 hours.

  • É possível que um usuário possa deixar um tópico publicado em estado de check-out ou edição.It's possible that a user might leave a published topic in a checked-out or editing state. Um gerente de conhecimento pode vê-los na Biblioteca de Páginas do centro de tópicos e descartar as alterações do usuário para republicar o tópico ou entrar em contato com esse usuário para solicitar que ele verifique o tópico.A knowledge manager can see these in the Pages Library of the topic center and either can discard the user's changes to republish the topic or contact that user to request that they check in the topic.

A visibilidade e o conteúdo do tópico se baseiam nas permissões de um usuárioTopic visibility and content is based on a user's permissions

Ao revisar a lista de tópicos sugeridos como gerente de conhecimento, lembre-se de que o conteúdo de um tópico sugerido será dinamicamente baseado em permissões.When you review the list of suggested topics as a knowledge manager, keep in mind that the contents on a suggested topic will be dynamically based on permissions. O conteúdo sugerido e as pessoas que são mostradas para você podem não ser iguais àqueles que são apresentados a qualquer usuário ou outro gerente de conhecimento.The suggested content and people that are shown to you might not be the same as those who are presented to any user or another knowledge manager.

Com base nas permissões para exibir o conteúdo associado a um tópico, cada usuário pode ver um conjunto diferente de recursos sugeridos, pessoas, nomes alternativos e definição.Based on the permissions to view content that is associated with a topic, each user might see a different set of suggested resources, people, alternative names, and definition.

Priorizar os tópicos para a curaPrioritize the topics for curation

Você pode usar as estratégias a seguir para identificar tópicos que provavelmente serão proeminentes e, portanto, são bons candidatos à cura.You can use the following strategies to identify topics that are likely to be prominent, and therefore are good candidates for curation.

TaxonomiasTaxonomies

O uso de taxonomias existentes pode fornecer uma lista de tópicos que provavelmente serão proeminentes para os usuários.Using existing taxonomies can provide a list of topics that are likely to be prominent for users. Por exemplo, eles podem ser:For example, these could be:

  • Produtos e serviços que sua organização forneceProducts and services that your organization provides

  • Teams em sua organizaçãoTeams in your organization

  • Projetos de alto perfilHigh-profile projects

Essa abordagem também pode ser tomada em um nível funcional ou departamento, com especialistas de assunto que entendem essa área da sua organização.This approach could also be taken on a departmental or functional level, with subject-matter experts who understand that area of your organization. O objetivo não é fazer com que eles revisem uma seleção ou todos os tópicos.The goal isn't to have them review a selection or all of the topics. Em vez disso, eles trazem seus próprios conhecimentos de domínio para orientar a cura seletiva.Rather, they bring their own domain expertise to guide selective curation.

Os termos comuns de pesquisa geralmente são descobertos como tópicos.Common search terms are often discovered as topics. Usando os principais relatórios de consulta na Pesquisa da Microsoft,você pode identificar os termos de pesquisa mais frequentes em sua organização.By using the top query reports in Microsoft Search, you can identify the most frequent search terms in your organization. Se os tópicos foram descobertos para esses termos, eles são bons candidatos à cura.If topics have been discovered for these terms, they're good candidates for curation. Esses tópicos podem ser apresentados como cartões de resposta na Pesquisa da Microsoft.These topics can be presented as answer cards in Microsoft Search.

Se você estiver usando indicadores da Pesquisa da Microsoft no momento, considere quais deles podem ser substituídospor um tópico.If you're currently using Microsoft Search bookmarks, consider which of these can be replaced with a topic. Um cartão de resposta de indicador contém um título, uma descrição e uma URL.A bookmark answer card contains a title, description, and URL. Em algumas circunstâncias, um cartão de tópico pode ser mais útil para um usuário, e um cartão de tópico também mostra recursos e pessoas.In some circumstances, a topic card might be more useful to a user, and a topic card also shows resources and people.

Na experiência de pesquisa do usuário, quando um usuário procura um termo como viagem, os resultados da pesquisa são exibidos na seguinte ordem de prioridade na Pesquisa da Microsoft:In the user's search experience, when a user searches for a term like travel, search results are displayed in the following priority order in Microsoft Search:

  1. Tópicos publicados ou confirmadosPublished or confirmed topics

  2. IndicadoresBookmarks

  3. Tópicos sugeridosSuggested topics

Impressões e pontuação de qualidadeImpressions and quality score

A contagem de impressões e a pontuação de qualidade são métricas importantes para entender o comportamento de um tópico.The impressions count and quality score are important metrics for understanding the behavior of a topic. O valor dessas métricas será limitado quando apenas gerentes de conhecimento ou equipes de IT têm acesso a tópicos.The value of these metrics will be limited when only knowledge managers or IT teams have access to topics. Expor tópicos a um grupo piloto de usuários gerará dados mais representativos para essas medidas.Exposing topics to a pilot group of users will generate more representative data for these measures.

Os tópicos com uma contagem de impressão alta provavelmente serão interagidos com mais frequência.Topics with a high impression count are likely to be more frequently interacted with. A pontuação de qualidade para esses tópicos dará uma noção da riqueza desses tópicos.The quality score for these topics will give a sense of how rich those topics are. Tópicos com uma contagem de impressão alta e uma pontuação de baixa qualidade são bons alvos para a cura.Topics with a high impression count and a low quality score are good targets for curation.

Termos-chave da arquitetura de informações de sites organizacionais maioresKey terms from the information architecture of larger organizational sites

Sites de portal maiores em sua organização podem ter investido tempo na organização de sua arquitetura de informações e na navegação de seus sites em torno das principais áreas de tópicos para suas unidades de negócios, linhas de produtos, projetos importantes e assim por diante.Larger portal sites within your organization might have invested time in organizing their information architecture and the navigation of their site around key topic areas for their business units, product lines, major projects, and so on. A revisão desses termos e a identificação e a curadoria de tópicos para esses termos podem ajudar os usuários que estão procurando informações sobre essas áreas.Reviewing these terms and identifying and curating topics for these terms can help users who are looking for information on these areas.

Aproveitar bases de conhecimento internas ou sites wikiLeverage internal knowledge bases or wiki sites

Se sua organização investiu em bases de conhecimento ou sites wiki, eles podem fornecer uma lista de tópicos a ser usado para seus esforços iniciais de cura.If your organization has invested in knowledge bases or wiki sites, these can provide a list of topics to use for your initial curation efforts. Se eles são particularmente grandes, selecione os tópicos mais exibidos ou editados como um ponto de partida.If they're particularly large, select the most viewed or edited topics as a starting point.

Confira tambémSee also

Gerenciar tópicos no centro de tópicosManage topics in the topic center

Visão geral do centro de tópicosTopic center overview