Política de expiração de grupo do Microsoft 365
Com o aumento do uso de grupos do Microsoft 365 e do Microsoft Teams, os administradores e usuários precisam de uma maneira de limpar grupos e equipes não utilizados. Uma política de expiração de grupos do Microsoft 365 pode ajudar a remover grupos inativos do sistema e tornar as coisas mais limpas.
Quando um grupo expira, todos os seus serviços associados (caixa de correio, Planner, site do SharePoint, equipe, etc.) também são excluídos.
Quando um grupo expira, ele é "excluído temporariamente", o que significa que ele ainda pode ser recuperado por até 30 dias.
Os administradores podem especificar um período de expiração e qualquer grupo inativo que atingir o final desse período e não for renovado será excluído. (Isso inclui equipes arquivadas.) O período de expiração começa quando o grupo é criado ou na data em que foi renovado pela última vez. Os proprietários do grupo receberão automaticamente um email antes da expiração, permitindo que eles renovem o grupo por outro intervalo de expiração. Os usuários do Teams verão notificações persistentes no Teams.
Os grupos que estão em uso ativamente são renovados automaticamente. Qualquer uma das seguintes ações irá renovar automaticamente um grupo:
- SharePoint – Exibir, editar, baixar, mover, compartilhar ou carregar arquivos. (Exibir uma página do SharePoint não conta como uma ação para renovação automática.)
- Outlook – Ingressar ou editar grupo, ler ou gravar mensagem de grupo do grupo e como uma mensagem (Outlook na Web).
- Teams – Visite um canal do Teams.
- Yammer – exibir uma postagem em uma comunidade do Yammer ou um email interativo no Outlook.
- Forms – Exibir, criar ou editar formulários ou enviar uma resposta a um deles.
Importante
Quando você altera a política de expiração, o serviço recalcula a data de validade de cada grupo. Ele sempre começa a contar a partir da data em que o grupo foi criado e aplica a nova política de expiração.
É importante saber que a expiração está desativada por padrão. Os administradores precisam habilita-lo para sua organização se quiserem usá-lo.
Observação
Configurar e usar a política de expiração para grupos do Microsoft 365 exige que você possua, mas não necessariamente atribua licenças do Azure AD Premium para os membros de todos os grupos aos quais a política de expiração é aplicada. Para obter mais informações, consulte Introdução ao Azure Active Directory Premium.
Quem pode configurar e usar a política de expiração de grupos do Microsoft 365?
| Função | O que eles podem fazer |
|---|---|
| Office 365 administrador global (no Azure, o administrador da empresa), administrador do usuário | Criar, ler, atualizar ou excluir as configurações de política de expiração de grupos do Microsoft 365. |
| User | Renovar ou restaurar um grupo do Microsoft 365 que ele possui |
Como definir a política de expiração
Conforme mencionado acima, a expiração é desativada por padrão. Um administrador precisará habilitar a política de expiração e definir as propriedades para que ela entre em vigor. Para habilita-lo, acesse a Expiração de Grupos do Azure Active Directory > > . Aqui, você pode definir o tempo de vida do grupo padrão e especificar com que antecedência deseja que as notificações de primeira e segunda expiração acessem o proprietário do grupo.
O tempo de vida do grupo é especificado em dias e pode ser definido como 180, 365 ou como um valor personalizado que você especificar. O valor personalizado deve ser pelo menos 30 dias.
Se o grupo não tiver um proprietário, os emails de expiração serão enviados para o administrador especificado.
Você pode definir a política para todos os seus grupos, somente grupos selecionados (até 500) ou desativá-la completamente selecionando Nenhum. Quando Você selecionar Nenhum, todos os grupos que estão ativos e pendentes para verificação não terão nenhuma data de validade. No entanto, os grupos que já expiraram não são afetados.
Observe que, no momento, não é possível ter políticas diferentes para grupos diferentes.
Como a expiração funciona com a política de retenção
Se você tiver configurado uma política de retenção para grupos no portal de conformidade do Microsoft Purview, a política de expiração funcionará perfeitamente com a política de retenção. Quando um grupo expira, as conversas e arquivos de caixa de correio do grupo no site do grupo são mantidos no contêiner de retenção pelo número específico de dias definido na política de retenção. No entanto, os usuários não verão o grupo ou seu conteúdo após a expiração.
Como e quando um proprietário de grupo descobre se seus grupos vão expirar
Se o grupo foi criado por meio do Planner, SharePoint ou qualquer outro aplicativo, as notificações de expiração sempre virão por email. Se o grupo foi criado por meio do Teams, o proprietário do grupo receberá um email e uma notificação para renovar por meio da seção de atividade. Não é recomendável que você habilite a expiração em um grupo se o proprietário do grupo não tiver um endereço de email válido.
30 dias antes que o grupo expire, os proprietários do grupo (ou os endereços de email que você especificou para grupos que não têm um proprietário) receberão um email permitindo que eles renovem facilmente o grupo. Se eles não o renovarem, receberão outro email de renovação 15 dias antes da expiração. Se ainda não o renovarem, receberão mais uma notificação de email no dia anterior à expiração.
Se, por algum motivo, nenhum dos proprietários ou administradores renovar o grupo antes de expirar, o administrador ainda poderá restaurar o grupo por até 30 dias após a expiração. Para obter detalhes, consulte: Restaurar um grupo excluído do Microsoft 365.
Arquivamento do conteúdo do grupo
Se você tiver um grupo que não planeja mais usar, mas quiser manter seu conteúdo, consulte Grupos de arquivos, equipes e Yammer para obter informações sobre como exportar informações dos diferentes serviços de grupos.
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