Planejar o gerenciamento de ciclo de vida no TeamsPlan for lifecycle management in Teams

O Teams fornece um conjunto avançado de ferramentas para implementar processos de gerenciamento de ciclo de vida de colaboração para sua organização. Este artigo orienta os profissionais de TI por meio das perguntas certas para determinar seus requisitos de gerenciamento de ciclo de vida e as ferramentas a serem usadas para atendê-los.Teams provides a rich set of tools to implement collaboration lifecycle management processes for your organization. This article guides IT pros through the right questions to determine their requirements for lifecycle management, and the tools to use to meet them.

É importante planejar o gerenciamento de ciclo de vida, pois isso significa que você está criando um plano para realizar o trabalho com eficiência. A maioria dos projetos consiste em início, meio e fim. Isso também se aplica às equipes, mas elas podem ser criadas e usadas de várias maneiras. Por isso, nem sempre é óbvio em qual estágio do ciclo de vida elas estão. Ter um plano para o gerenciamento do ciclo de vida ajudará você a acompanhar os projetos de sua organização enquanto eles percorrem esses estágios.Planning for lifecycle management is important, because it means you're building a plan to get your work done effectively. Most projects consist of a beginning, middle, and end. Teams do too, but they can be constructed and used in such a variety of ways that it's not always obvious which stage of their lifecycle they're in. Having a plan for lifecycle management will help you track your organization's projects as they go through these stages.

Dica

Assista à seguinte sessão para saber mais sobre o ciclo de vida no Microsoft Teams: Governança, gerenciamento e ciclo de vida no Microsoft TeamsWatch the following session to learn about more about lifecycle in Microsoft Teams: Governance, management and lifecycle in Microsoft Teams

Conceitos de ciclo de vidaLifecycle concepts

Os conceitos e as definições a seguir afetam as decisões que você toma para o gerenciamento de ciclo de vida.The following concepts and definitions all affect the decisions you make for lifecycle management.

Microsoft TeamsTeams

Uma equipe é um conjunto de pessoas, conteúdo e ferramentas que possibilitam a colaboração.A team is a collection of people, content, and tools that facilitate collaboration. Uma equipe define quem são seus membros e as permissões e as políticas que se aplicam a eles.A team defines who its members are, and the permissions and policies that apply to those members. As equipes são criadas com o Microsoft 365 Groups e as alterações feitas na assinatura de grupo do Microsoft 365 devem ser sincronizadas com a equipe.Teams are built on Microsoft 365 Groups, and changes to Microsoft 365 group membership sync to the team. Assim como outros Grupos do Microsoft 365, o Teams é provisionado automaticamente com uma caixa de correio do Exchange, um site do SharePoint, um bloco de anotações do OneNote e outros ativos do Microsoft 365 ou Office 365.Like other Microsoft 365 Groups, Teams come auto-provisioned with an Exchange mailbox, a SharePoint site, a OneNote notebook, and other assets within Microsoft 365 or Office 365. Saiba mais sobre os Grupos do Microsoft 365.Learn more about Microsoft 365 Groups.

CanaisChannels

Canais são os espaços de colaboração em uma equipe nos quais o trabalho real é feito.Channels are the collaboration spaces within a team where the actual work is done. Cada canal representa um tópico ou fluxo de trabalho diferente na equipe geral.Each channel represents a different topic or workstream within the overall team. Para cada canal, uma pasta é criada automaticamente no site do SharePoint para armazenar todos os arquivos compartilhados do canal. Assim, os usuários podem localizar e trabalhar mais facilmente com os documentos mais importantes.For each channel, a folder is automatically created on the SharePoint site to store all files shared to that channel, making it easy for users to find and work on the documents they care about. Os canais também podem ser ampliados com aplicativos que são relevantes para um fluxo de trabalho específico. Por exemplo, você pode adicionar um painel do Power BI a um canal para acompanhar o êxito de um aspecto do projeto.Channels can also be extended with apps that are relevant to the particular workstream—for example, you can add a Power BI dashboard to a channel to track the success of one aspect of your project.

Tipos de acesso de equipeTeam access types

Determinam quem pode ingressar na equipe:These determine who can join the team:

  • As equipes privadas estão restritas aos membros da equipe aprovados pelo(s) proprietário(s) dela.Private teams are restricted to team members approved by the team owner(s). Essa é uma configuração típica para equipes de projeto e equipes virtuais em uma grande organização.This is a typical setting for project teams and virtual teams in a large organization.
  • As equipes públicas são abertas para que qualquer pessoa na organização ingresse nelas diretamente.Public teams are open for anyone in the organization to join directly. Isso é útil para colaboração em tópicos de interesse geral para pessoas de vários departamentos que trabalham em diferentes projetos.This is useful for collaboration on topics of general interest to people in different departments working on different projects. Essa é uma boa configuração padrão para organizações menores.This is a good default setting for smaller organizations.

Tipos de usuários de equipes e funções administrativasTeam user types and admin roles

Os tipos de usuários da equipe determinam o grau de controle que cada membro da equipe tem:Team user types determine how much control a team member has:

  • O criador da equipe tem permissões para criar um grupo ou uma equipe no diretório.Team creator has permissions to create a group or team in the directory. O administrador pode restringir esse tipo de usuário a um subconjunto de administradores ou usuários.The admin can constrain this user type to a subset of admins or users. Para obter mais informações, confira Gerenciar quem pode criar Grupos do Microsoft 365.For more information, see Manage who can create Microsoft 365 Groups.
  • O proprietário da equipe gerencia a associação e as configurações da equipe.Team owner manages membership and settings for the team. Pode haver até 100 proprietários de equipe por equipe.There can be as many as 100 team owners per team.
  • Um membro da equipe é um membro de sua organização que participa de uma equipe.Team member is a member of your organization who participates in a team.
  • Um convidado é um usuário que é externo à sua organização.Guest is a user who's external to your organization. Qualquer pessoa com um endereço de email poderá ser convidada se a organização tiver habilitado o acesso de convidado.Anyone with an email address can be invited as a guest if your organization has enabled guest access.

Observação

Saiba mais sobre os recursos de proprietário de equipe e de membro de equipe no artigo Atribuir função e permissões no Microsoft Teams.You can learn more about team owner and team member capabilities in the article Assign role and permissions in Microsoft Teams.

As funções de administrador de equipe determinam quais recursos cada detentor da função de administrador tem.Teams admin roles determine what capabilities each admin role holder has. Isso é descrito na tabela a seguir.These are described in the following table.

Função  Role   DescriçãoDescription Pode realizar as tarefas a seguir, usando as ferramentas indicadasCan do the following tasks, using tools as noted
Administrador de Serviço do TeamsTeams Service Administrator Gerenciar o serviço do Teams; criar e gerenciar Grupos do Microsoft 365Manage the Teams service, and create and manage Microsoft 365 Groups Gerenciar reuniões, inclusive políticas de reunião, configurações e pontes de conferência1Manage meetings, including meeting policies, configurations, and conference bridges1

Gerenciar voz, inclusive políticas de chamada, inventário e atribuição de números de telefone, filas de chamadas e atendedores automáticos1Manage voice, including calling policies, phone number inventory and assignment, call queues, and auto attendants1

Gerenciar mensagens, inclusive políticas de mensagens1Manage messaging, including messaging policies1

Gerenciar todas as configurações de toda a organização, inclusive federação, atualização do Teams e configurações de cliente do Teams1Manage all org-wide settings, including federation, Teams upgrade, and Teams client settings1

Gerenciar as equipes na organização e as configurações associadas, inclusive associação2Manage the teams in the organization and their associated settings, including membership2

Exibir a página de perfil do usuário e solucionar problemas de qualidade de chamada do usuário usando o conjunto de ferramentas avançado de solução de problemas3View the user profile page and troubleshoot user call quality problems by using advanced troubleshooting toolset3
Administrador de Comunicações de EquipesTeams Communications Administrator Gerenciar recursos de chamadas e reuniões no serviço Microsoft TeamsManage calling and meetings features within the Microsoft Teams service Gerenciar reuniões, inclusive políticas de reunião, configurações e pontes de conferência1Manage meetings, including meeting policies, configurations, and conference bridges1

Gerenciar voz, inclusive políticas de chamada, inventário e atribuição de números de telefone, filas de chamadas e atendedores automáticos1Manage voice, including calling policies, phone number inventory and assignment, call queues, and auto attendants1

Exibir a página de perfil do usuário e solucionar problemas de qualidade de chamadas do usuário usando o conjunto de ferramentas avançado de solução de problemas1View user profile page and troubleshoot user call quality problems using advanced troubleshooting toolset1
Especialista em Comunicações de EquipesTeams Communications Specialist Solucionar problemas de comunicação no Teams usando ferramentas básicasTroubleshoot communications issues within Teams by using basic tools Acessar a página de perfil do usuário para solucionar problemas de chamadas na Análise de Chamada.Access to the user profile page for troubleshooting calls in Call Analytics. Só pode exibir informações do usuário específico que está sendo pesquisado.3Can only view user information for the specific user being searched for.3
Engenheiro de Suporte de Comunicações de EquipesTeams Communications Support Engineer Solucionar problemas de comunicação no Teams usando ferramentas avançadasTroubleshoot communications issues within Teams by using advanced tools Acessar a página de perfil do usuário para solucionar problemas de chamadas na Análise de Chamada.Access to the user profile page for troubleshooting calls in Call Analytics. Pode exibir as informações completas do registro de chamada.3Can view the full call record information.3
11PowerShell - módulo do Skype for Business ou Centro de administração do Microsoft TeamsPowerShell—Skype for Business module or Microsoft Teams admin center
22PowerShell - módulo do Microsoft Teams ou Centro de administração do Microsoft TeamsPowerShell—Microsoft Teams module or Microsoft Teams admin center
33Centro de administração do Microsoft Teams apenasMicrosoft Teams admin center only

Decisões de TI a serem tomadas antes de começarIT decisions to make before getting started

Antes de distribuir o Teams a sua organização, implemente as políticas de governança que a organização considerou necessárias.Before you roll Teams out to your organization, implement any governance policies that your organization has decided it requires. Elas podem incluir convenções de nomenclatura, políticas de expiração, políticas de retenção e muito mais.These can include items like naming conventions, expiration policies, retention policies, and more. De modo geral, é muito mais fácil implementar esses requisitos antes de realizar a implantação em toda a organização.Generally speaking, it's much easier to implement these requirements prior to scaling your deployment across your organization.

Para obter mais informações, confira Planejar a governança no Teams.For more information, see Plan for governance in Teams.

Etapas do ciclo de vida das equipesTeams lifecycle stages

De modo geral, uma equipe tem um propósito que está alinhado a um projeto ou a uma meta.Generally speaking, a team has a purpose that's aligned with a project or accomplishing a goal. Mesmo que uma equipe tenha sido formada com base em um interesse em comum, a associação a ela provavelmente mudará com o tempo e a discussão poderá se tornar obsoleta, mas surgir novamente de maneira um pouco diferente em outra equipe.Even if a team was formed based on a shared interest, the team membership will probably change over time and the discussion might grow stale—only to surface again in a slightly different way in a different team.

Cada equipe tem um começo, quando ela é criada e os canais são configurados; um meio, quando a equipe é usada e a colaboração ocorre para corresponder ao ritmo do fluxo de trabalho; e, às vezes, um fim, quando a equipe conclui seu propósito e chega ao fim da vida útil.Each team has a beginning, when the team is created and the channels are set up; a middle, when the team is used and collaboration occurs to match the rhythm of the workflow; and—sometimes—an end, when the team has completed its purpose and reached the end of its useful life.

Para obter mais informações, confira Gerenciar equipes no Centro de administração do Microsoft Teams.For more information, see Manage teams in the Microsoft Teams admin center.

Etapa 1: inícioStage 1: Beginning

Criar a equipeCreate the team

A primeira etapa é definir o objetivo da equipe. Ele pode consistir em processos de negócios, na estrutura organizacional de projetos ou apenas na criação de um hub de colaboração aberto e não estruturado.The first step is to define the goal of the team (which can range from business processes to org structure to projects, or simply creating an open, unstructured collaboration hub). A definição do objetivo da equipe está vinculada à identificação das pessoas certas.Defining the team goal goes hand in hand with identifying the right people. Na medida do possível, é recomendável promover a colaboração aberta, buscando uma associação ampla.As far as practicable, it's a good idea to foster open collaboration by aiming for broad membership.

Os proprietários da equipe convidam membros, definem a imagem e a descrição da equipe e podem definir permissões para membros individuais.Team owners invite team members, set the team picture and description, and can set permissions for individual members.

Dica

O ideal é selecionar pelo menos dois proprietários para a equipe. Assim, ela estará coberta em caso de ausência ou reatribuição.It's optimal to identify at least two team owners, to account for absence or reassignment.

Origens da equipeTeam origins

As equipes podem ser criadas por meio de diversos métodos:Teams can originate from a variety of methods, including:

  • Crie a equipe do zero.Create the team from scratch. Adicione membros usando aliases de email ou nomes de usuário individuais ou expanda uma lista de distribuição.Add members by using individual email aliases or usernames, or expand a distribution list.
  • Crie a equipe com base em uma equipe existente e use sua configuração de canal e qualquer configuração de aplicativo como modelo.Create the team from an existing team, and use its channel configuration and any app configuration as a template. Opcionalmente, você também pode usar sua lista de membros.You can optionally also use its membership list.
  • Adicione uma equipe a um grupo existente do Microsoft 365, que também fornece acesso à equipe à sua caixa de correio e ao site do SharePoint.Add a team to an existing Microsoft 365 group, which also gives the team access to its mailbox and SharePoint site.
  • Use as APIs do Teams do Microsoft Graph ou cmdlets do PowerShell para criar equipes.Use the Microsoft Graph Teams APIs or PowerShell cmdlets to create teams. As APIs podem criar equipes de forma programática com base nos atributos do Catálogo de Endereços Global (como região ou departamento) ou em processos empresariais (compromissos de clientes ou listas de participantes de salas de aula, por exemplo).The APIs can programmatically create teams based on Global Address Book attributes (such as region or department) or business processes (client engagements or classroom rosters, for example).

Use estes links para obter mais informações sobre como organizar as equipes:Use these links to get more information about organizing your teams:

Um ícone representando pontos de decisão
Pontos de decisãoDecision points
  • Qual é o objetivo da equipe?What's the purpose of the team?
  • Quem pertence à equipe?Who belongs on the team?
  • A equipe será privada ou pública?Will the team be private or public?
  • Os novos membros podem adicionar a si mesmos ou os proprietários da equipe devem adicioná-los?Can new members add themselves or do team owners add them?
  • Quem terá permissões para criar canais ou adicionar guias, bots e conectores?Who will have permissions to create channels or add tabs, bots, and connectors?
Um ícone representando os próximos passos
Próximas etapasNext steps
  • Crie a equipe.Create the team.
  • Planeje canais.Plan for channels.

Configure canaisSet up channels

Qualquer proprietário ou membro de equipe com permissões apropriadas pode criar canais em uma equipe.Any team owner or member with appropriate permissions can create channels in a team. É importante considerar o objetivo de cada canal. As opções incluem colaboração em torno a projetos, discussões de tópicos ou áreas de interesse comum.It's important to consider the goal of each channel—options include collaboration around projects, discussions of topics, or areas of common interest. Por padrão, todas as equipes incluem um canal Geral. A maioria das equipes precisa de mais do que isso, e os membros criarão canais adicionais.By default, every team includes a General channel; most teams need more than this, and members will create additional channels. É provável que o conjunto de canais cresça organicamente à medida que novos tópicos ou projetos surjam, e as discussões possam superar o canal em que começaram.It's likely that the set of channels will grow organically as new topics or projects arise, and discussions might outgrow the channel they began in.

Para despertar interesse, o proprietário do canal pode postar uma mensagem de boas-vindas, carregar documentos relevantes na guia Arquivos ou adicionar guias ou conectores ao canal.To spark interest, the channel owner can post a welcome message, upload relevant documents to the Files tab, or add tabs or connectors to the channel. O proprietário também define a descrição do canal e pode "adicionar a Favoritos automaticamente" os canais importantes para que eles sejam listados por padrão para todos os membros da equipe.The owner also sets the channel description, and can "auto-favorite" important channels so they're listed by default for all team members.

Um ícone representando pontos de decisão
Pontos de decisãoDecision points
  • Que canais iniciais serão adicionados à equipe?What initial channels will be added to the team?
  • Que diretrizes, se houver, serão fornecidas para a adição de novos canais?What guidance, if any, will be provided for adding new channels? (Eles serão configurados por projeto, por tópico ou...?)(Will they be set up by project, by topic, or ...?)
Um ícone representando os próximos passos
Próximas etapasNext steps
  • Crie canais iniciais.Create initial channels.
  • Poste uma mensagem de boas-vindas.Post a welcome message.
  • Comece a colaborar.Start collaborating.

Estágio 2: meioStage 2: Middle

À medida que o trabalho em equipe começa, a associação à equipe provavelmente começa a evoluir, juntamente com a hierarquia de canais.As the teamwork begins, the team membership probably begins to evolve, along with the channel hierarchy. A menos que a equipe precise ser estritamente controlada e bloqueada, é recomendável incentivar a exploração, mesmo que isso leve a impasses.Unless the team needs to be strictly controlled and locked down, it's a good idea to encourage exploration even if it leads to dead ends. À medida que os usuários se sentirem mais à vontade, poderão experimentar menções de @equipe, marcar canais como favoritos e usar o canal Geral para se familiarizarem com as postagens.As users get more comfortable, they can experiment with @team mentions, marking channels as favorite, and using the General channel to get comfortable with posting. Cada equipe é diferente. Deixe que o uso oriente a evolução do design.Each team is different; let usage guide the evolution of the design. Monitore o uso e a integridade da equipe por meio dos recursos de relatórios do Teams.Monitor the usage and health of the team via Teams reporting capabilities.

A confiança, a tolerância e o espírito de colaboração aumentarão gradativamente, à medida que as comunicações dos grupos-chave forem iniciadas e mantidas no Teams.Trust, tolerance, and a spirit of collaboration grow organically as key group communications are initiated and sustained in Teams. Os membros da equipe veem a utilidade das conversas em grupo, em comparação com os chats entre duas pessoas.Team members see the usefulness of group conversations over one-on-one chats. Equipes individuais tendem a desenvolver sua própria personalidade, auxiliadas por recursos divertidos, como Giphys e figurinhas.Individual teams tend to develop their own personality, aided by fun features like Giphys and stickers. Ao mesmo tempo, é importante que o comportamento nocivo ou rude seja desencorajado sempre que ocorrer.At the same time, it's important that rogue or rude behavior be discouraged any time it occurs.

Como as equipes são semelhantes a organismos vivos, ocasionalmente precisam ser verificadas e cuidadas.Because teams are living organisms, they occasionally need to be checked on and cared for. Estas são algumas das práticas recomendadas:These are some best practices:

  • Use defensores para manter o uso, se ele começar a diminuir, e também para descobrir e propagar novos comportamentos criativos.Use champions to sustain usage if it starts to drop, and also to discover and propagate creative new behaviors.
  • Gerencie os convidados criteriosamente, garantindo que o acesso deles seja encerrado quando a necessidade de negócios terminar.Manage guests judiciously, making sure their access ends when the business need ends.
  • Permita que os canais evoluam junto com as necessidades de negócios. Adicione novos canais conforme necessário e deixe que os antigos desapareçam (ou considere arquivá-los ou excluí-los, se eles contiverem dados confidenciais ou efêmeros, com base em seus requisitos de retenção).Let channels evolve with business needs, adding new ones as necessary and allowing old ones to fade (or consider archiving or deleting them if they contain sensitive or ephemeral data, based on your retention requirements).
  • Crie novas equipes à medida que surgirem grupos ou áreas de interesse maiores.Carve out new teams as larger groups or interest-based areas emerge.
  • Experimente diferentes colaborações de canal, como reuniões de canal ou conversas de guias referentes a documentos.Try different channel collaborations, such as channel meetings or tab conversations around documents.

Se uma equipe começar a cair na rotina, considere estas opções:If a team starts to get into a rut, consider:

  • Direcione as comunicações para as equipes, em vez de enviar emails.Driving communications into teams as opposed to email.
  • Use aplicativos móveis para aumentar o envolvimento.Using mobile apps to increase engagement.
  • Reduza o número de canais.Pruning the number of channels.
Um ícone representando pontos de decisão
Pontos de decisãoDecision points
  • Quem monitorará o uso para identificar problemas?Who will monitor usage to identify problems?
  • Que métricas serão usadas para determinar a integridade de uma equipe?What metrics will be used to determine whether a team is healthy?
  • Identifique equipes que chegaram ao fim de sua vida útil.Identify any teams that have reached the end of their useful life.
  • Identifique equipes não íntegras que ainda servem a um propósito, mas precisam ser revigoradas.Identify unhealthy teams that still serve a purpose but need revitalizing.
Um ícone representando o passo seguinte
Próxima etapaNext step
  • Implemente um processo para monitorar a integridade de equipes individuais.Implement a process to monitor individual team health.

Etapa 3: fimStage 3: End

Quando o trabalho de uma equipe chega ao fim, é importante reconhecer formalmente que terminou.When the work of a team has run its course, it's important to formally acknowledge that it's over. Assim, os membros da equipe são informados do encerramento. Além disso, é impedido o acesso a informações desatualizadas e obsoletas.This gives team members a sense of closure and also prevents anyone from accessing outdated, stale information. Você pode usar a própria equipe para realizar tarefas de encerramento, como post-mortem e resumos executivos.You can use the team itself to conduct closure rituals like postmortems and executive summaries.

Você pode excluir equipes que você sabe que não precisa (por exemplo, uma equipe criada exclusivamente para testes ou uma equipe que contenha dados confidenciais).You can delete teams that you know you don't need (for example, a team created purely for testing or a team that contains sensitive data). Na verdade, as equipes são excluídas com uma “exclusão reversível” que a TI pode reverter por até 21 dias (30 dias para Grupos do Microsoft 365).Teams are actually deleted with a "soft delete" that IT can reverse for up to 21 days (30 days for Microsoft 365 Groups). A exclusão de equipes não afeta os chats nem o conteúdo retidos de acordo com as políticas de conformidade.Deleting teams doesn't affect any chats or content that were retained in accordance with compliance policies. Os canais também têm uma "exclusão reversível" e podem ser revertidos por até 21 dias após a exclusão.Channels also have a "soft delete" and can be reversed for up to 21 days after deletion.

Você também pode usar as políticas de expiração e retenção, além de recursos de arquivamento, para reduzir a exposição de equipes que não estão mais ativas ou cujos proprietários deixaram a organização.You can also use expiration and retention policies in addition to archiving capabilities to reduce exposure from teams that aren't active any longer or whose owners have left the organization.

Para obter informações sobre como configurar políticas de expiração e retenção, confira Visão geral de segurança e conformidade no Microsoft Teams.For information about setting up expiration and retention policies, see Overview of security and compliance in Microsoft Teams.

Um ícone representando pontos de decisão
Pontos de decisãoDecision points
  • Defina como é o fim da vida útil de uma equipe.Define what the end of a team's life looks like.
  • Decida se deseja manter o conteúdo de uma equipe disponível e por quanto tempo.Decide whether to keep the content of a team available, and for how long.
Um ícone representando os próximos passos
Próximas etapasNext steps
  • Documente as práticas recomendadas e as lições aprendidas.Document best practices and lessons learned.
  • Arquive os dados, se necessário.Archive data, if necessary.

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