Sua organização está preparada para o Microsoft Teams?

• Aplica-se a:

  Microsoft Teams

Agora que sua equipe de projeto se reuniu e você está começando a ver o que o Teams pode fazer por sua organização, é importante avaliar a preparação da sua organização para a transição do Teams. Para avaliar sua preparação, você precisará:

1. Avalie seus stakeholders.
2. Identifique os primeiros adotantes.
3. Avalie a preparação da organização para a alteração.

Avaliar seus stakeholders

Liste os principais stakeholders e líderes empresariais em sua organização. Para cada indivíduo, faça as seguintes perguntas:

1. Este líder é amigável com novas tecnologias?
2. Avalie a satisfação desse líder com sua tecnologia atual.
3. Esse líder está disposto a usar tecnologia não sancionada para acelerar os resultados ou criar uma experiência melhor para seus membros da equipe?
4. Esse líder está sob um alto grau de pressão para entregar resultados importantes para os negócios?
5. Este líder estará disposto a evangelizar sua experiência com o Teams para ajudar na transição?
6. Esse líder tem uma relação positiva com os principais membros da equipe de projeto existente?
7. Esse líder gosta de ser visto como um "agente de mudança" dentro da organização?

Você pode adicionar perguntas adicionais relevantes à sua organização. Para suas duas fases iniciais (inicialização e experimento), você verá líderes que são amigáveis à mudança, um pouco insatisfeitos com a tecnologia atual e com os quais você tem uma boa relação. Esses líderes devem ser trazidos para a equipe principal do projeto como consultores de negócios e podem ter projetos que serão essenciais para sua fase de experimentação. É importante selecionar situações impactantes do mundo real para experimentar e evitar projetos de alto risco para seus experimentos iniciais.

Nota

Embora seja possível atribuir uma pontuação a esse tipo de questionário que minimizaria o impacto do elemento humano das relações dentro de sua organização, a condução da mudança depende da química da equipe tanto quanto sua habilidade técnica ou perspicácia comercial. Examine esta lista com seus membros da equipe para discutir o "ajuste" de seus vários líderes com este projeto, à medida que você seleciona projetos e equipe para fases subsequentes.

Identificar os primeiros adotantes

Os primeiros adotantes compartilham determinadas características, não importa o tamanho ou a indústria que sua organização possa ser. Normalmente, os primeiros adotantes compartilham essas características:

• Interessado em tecnologia
• Disposto a fazer parte da mudança
• Buscando fazer melhorias
• Colaborativo por natureza
• Dispostos a compartilhar suas observações e aprendizados com o grupo
• São tomadores de risco; ou seja, eles estão dispostos a tentar algo para ver se funciona

Use um formulário simples no Microsoft 365 ou Office 365 para permitir que esses indivíduos optem pelo seu programa de adotante inicial para o Teams. Dependendo do tamanho e da complexidade da sua organização, você pode optar por habilitar alguns ou todos esses indivíduos para sua fase de experimentação. Neste programa, eles estão concordando em participar ativamente da fase de experimentação e fornecer comentários regulares à equipe do projeto. Evite ter indivíduos que simplesmente desejam testar a nova tecnologia. Informe-os que, ao dar esse feedback ativo, eles estão ajudando a criar o resultado do seu projeto. Você usará esta lista de pessoas na Fase 2 – experimento.

Nosso Guia de Programa do Adotador Inicial é um recurso útil para iniciar esse programa em seu ambiente.

Avaliar a preparação da sua organização para a alteração

A mudança é um processo humano que não tem nada a ver com tecnologia. Há psicologia comportamental e neurociência que nos educa sobre a resistência natural às mudanças. Para tornar a alteração aceitável, é fundamental antecipar as necessidades de seus usuários, expressar sua compreensão da situação deles e criar soluções que melhorem essa situação. Mesmo fazendo isso, você encontrará resistência natural à alteração.

Cada abordagem de organização muda de forma diferente, dependendo da região, do estilo de trabalho, do perfil profissional e de outros elementos da organização. Para avaliar a preparação da sua organização, consulte Avaliar a preparação para alterações organizacionais. Use as diretrizes para responder às seguintes perguntas:

1. Qual percentual de usuários se enquadram em cada bucket? (Alterar resistência)

   • Adotantes iniciais: solicite a solução antes que ela esteja disponível.
   • Usuários informados: use a solução depois que seu valor for comprovado.
   • Dissidentes: push para trás em qualquer alteração.

   Ponta

   Os primeiros adotantes fazem grandes testadores piloto e campeões par. Os usuários que demoram a adotar novas ferramentas exigem incentivo adicional e mais tempo para se ajustar.

2. Qual é a competência dos usuários para a alteração? (Treinamento)

   • Os auto-iniciantes exigem apenas um link para um vídeo.
   • Construtores de equipes se dão bem com o treinamento em grupo.
   • Alunos um para um exigem suporte pessoal.

   Ponta

   Adapte o tipo e a quantidade de treinamento para competências e personas. Mantenha o treinamento atualizado à medida que novos recursos entram em linha.

3. Além dessa implantação de serviço, quantas outras alterações estão acontecendo? (Adaptabilidade)
   As alterações podem incluir atualizações do Office/Windows, movimentações de escritório, fusões, reorgs e assim por diante.

   • Nenhum
   • 1 a 3 alterações
   • Mais de 3 alterações

   Ponta

   Muita mudança pode impedir a aceitação e a produtividade. Se mais de três alterações estiverem em andamento, considere espaçar ou criar um tema para agrupar as alterações.

Combine esses dados com os perfis de stakeholder e os funcionários que desejam optar pelo programa de adotante inicial. Isso permitirá identificar grupos que estão prontos para e podem absorver as alterações junto com suas tarefas existentes. Esse método permitirá que você crie parceiros em alteração.

Você pode usar campeões internos para resolver o problema de ter diferentes tipos de alteração. Aqui, os comentários são a chave para o sucesso: incentivar as pessoas a compartilhar seus desafios e necessidades. Abrace disruptores e dissidentes dando a esses indivíduos ou grupos um assento na mesa durante a experimentação. Essa melhor prática abrirá caminho para uma implantação mais suave e ampla de suas melhorias de colaboração.

Próximo: Fase 2 de adoção do Microsoft Teams: Experimento