Reunião no escritório

São 10h e hora da reunião. Nesta seção, vamos mostrar como deixar suas reuniões mais produtivas. Isso envolve as práticas recomendadas para a preparação da reunião e as ferramentas do Office 365.

Ferramentas

• Outlook
• Microsoft Teams
• Skype for Business
• OneNote

Lista de verificação para a reunião

• Planejar e agendar a reunião
• Ingressar em uma reunião
• Apresentar informações em uma reunião
• Usar o OneNote em uma reunião para coautoria e anotações
• Usar o Planner em uma reunião para acompanhar itens de ação do projeto
• Finalizar uma reunião

Planejar e agendar a reunião

Há algumas coisas que você pode fazer para garantir que a reunião seja o mais produtiva possível:

1. Precisa fazer uma reunião? Primeiro, considere compartilhar um arquivo no chat com os aprovadores necessários.
2. Tenha uma pauta limpa. Inclua a pauta da reunião na seção de notas do convite online, para que os participantes possam estar preparados.
3. Registrar sua reunião Use funções de gravação de reunião no Microsoft Teams para compartilhar a reunião com pessoas que não puderam comparecer ou transcrever anotações mais tarde.

Agora você está pronto para reservar essa reunião: Reserve a reunião com o Microsoft Teams ou Skype for Business detalhes no Outlook. Isso permite incluir membros da equipe de diferentes locais, gravar a reunião e utilizar o vídeo (quando disponível) para melhorar a comunicação.

Ingressar em uma reunião

Ingressar de qualquer lugar. É possível ingressar em uma reunião do Microsoft Teams ou do Skype for Business de qualquer lugar usando um dispositivo móvel, ligando para o número de discagem nos detalhes da reunião ou usando os aplicativos móveis. Ao usar os aplicativos móveis, esteja ciente dos limites de uso de dados móveis que se aplicam a você ou ao seu país.

Dica

Use um fone de ouvido Se você estiver se conectando a partir de um computador de mesa, use um fone de ouvido em vez do microfone e alto-falantes internos do computador para garantir uma melhor qualidade de chamada.

Dica

Ligue o vídeo! Quando as câmeras estiverem disponíveis, vale a pena usá-las, pois uma comunicação presencial é mais rica em detalhes, que podem passar despercebidas somente com a voz. Não se preocupe, você parece muito bem.

Apresentar informações em uma reunião

Compartilhar conteúdo a partir do seu dispositivo é uma ótima maneira de se focar na reunião e fornecer contexto para a discussão. Em geral, compartilhar sua tela inteira pode ser uma péssima ideia. Isso significa que tudo o que aparecer na sua tela aparecerá na tela de todos que participarem da reunião. Para evitar isso, escolha o conteúdo que você deseja compartilhar no Microsoft Teams.

Usar o OneNote em uma reunião

O OneNote pode permitir colaboração e coautoria em tempo real, tornando-o uma ferramenta ideal para debates e anotações durante as reuniões. Desde que todos tenham acesso ao local em que o OneNote for compartilhado, você poderá postar um link para o bloco de anotações e iniciar um debate imediatamente.

Você pode criar uma seção específica para anotações no bloco de anotações da equipe. Você também pode usar a funcionalidade “detalhes da reunião” no OneNote para criar páginas com um resumo dos detalhes.

Usar o Planner em uma reunião

Adicionar diretamente itens de ação em um plano para o seu projeto, evita que você os transcreva depois. É uma prática recomendada que se escolha uma pessoa para acompanhar e fazer anotações em reuniões de projetos grandes. Geralmente, é uma pessoa diferente da que está executando a reunião. Os lembretes de itens de ação são enviados diretamente para a pessoa a quem são atribuídos, assim como lembretes se o item passar da data de vencimento.

Finalizar uma reunião

Encerre a reunião quando tudo da agenda for discutido, independente da hora. Atribua e envie itens de ação a todos os participantes. Se você estiver colaborando com o Microsoft Teams, é possível compartilhar facilmente itens de ação no canal apropriado. Os itens de ação também podem ser inseridos e atribuídos no Planner durante a reunião, fornecendo uma maneira rápida de controlar a conclusão, que também podem ser acessados no Microsoft Teams.