Considerações de planejamento para implantar o Outlook para Windows

• Aplica-se a:

  Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook 2021, Outlook for Microsoft 365, Microsoft 365

Uma revisão detalhada dos requisitos de mensagens da organização ajudará você a planejar sua implantação do Outlook para usuários em sua empresa.

Determinar as necessidades de uma organização

O ambiente de mensagens da organização ajuda a moldar a implantação do Outlook. Os fatores a considerar incluem se você está atualizando o Microsoft Outlook, instalando o aplicativo pela primeira vez, planejando para usuários móveis ou remotos ou escolhendo uma combinação desses e outros fatores.

Importante

• Outlook 2016 e versões posteriores não dão suporte à conexão com Exchange Server 2007.
• Outlook 2016 e versões posteriores agora exigem que o AutoDiscover seja configurado ou não poderão se conectar a Exchange Server. Eles recuperam as configurações de conectividade do Exchange diretamente do AutoDiscover em vez do registro, tornando os perfis mais confiáveis, mas isso também torna o AutoDiscover um recurso necessário. Para saber mais, veja Serviço de descoberta automática.

Métodos de implantação MSI versus Clique para Executar

Há duas tecnologias de instalação primárias para o Office: MSI (Instalador do Windows) e Clique para Executar. Versões licenciadas por volume do Office, como Office Standard 2016, usam o MSI (Windows Installer). O Office que vem com os planos corporativos do Microsoft 365 usa o Click-to-Run. Por exemplo, o Outlook incluído no Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas usa o Click-to-Run.

As versões MSI e Click-to-Run do Office e Outlook 2016 têm diferentes opções de configuração e ferramentas de administração. Para implantações baseadas em MSI, use a Ferramenta de Personalização do Office (OCT) antes da instalação para definir as configurações padrão dos usuários, instalar o Outlook e, em seguida, impor essas configurações e impedir que os usuários as alterem após a instalação usando Política de Grupo. Para implantações do Click-to-Run, primeiro use a Ferramenta de Implantação do Office para definir um pequeno número de configurações, instalar o Outlook e definir todo o intervalo de configurações de personalização e impedir que os usuários os alterem após a instalação usando Política de Grupo.

Atualização ou instalação inicial do Outlook

Se você estiver atualizando de uma versão anterior do Outlook, considere se você migrará as configurações anteriores, alterará os perfis de usuário e usará novas opções de personalização. Por padrão, as configurações de usuário são migradas automaticamente, exceto as configurações de segurança. A personalização das configurações do Outlook é opcional e só é necessária se você quiser alterar as configurações padrão. Além disso, o Outlook pode criar automaticamente um novo perfil do Outlook usando o serviço Autodiscover.

Se você estiver implantando uma versão licenciada por volume do Office que usa o MSI (Windows Installer), a Ferramenta de Personalização do Office (OCT) permitirá que você migre as configurações atuais dos usuários e faça outras personalizações. Por exemplo, você pode definir novos servidores do Microsoft Exchange ou personalizar novos recursos. Se você estiver implantando Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas e precisar alterar as configurações da configuração padrão, poderá usar Política de Grupo ou o registro.

Migração de dados

Quando você atualiza do Outlook 2003, Outlook 2007, Outlook 2010 ou Outlook 2013, o Outlook migra dados para você. Não há suporte para a migração de dados de versões do Outlook anteriores ao Outlook 2003 e outros aplicativos de email.

Usuários móveis e remotos

O Modo de Troca armazenado em cache é recomendado para todas as configurações, mas beneficia especialmente usuários remotos. O Modo de Troca armazenado em cache cria uma cópia local das caixas de correio dos usuários. Isso fornece aos usuários acesso mais confiável aos seus dados do Outlook, se eles estão ou não conectados a uma rede. Para obter mais informações, consulte Planejar e configurar o Modo de Troca armazenado em cache em Outlook 2016 para Windows.

Você pode personalizar o Outlook para otimizar a experiência para usuários remotos e roaming e configurar o Outlook para vários usuários no mesmo computador. Quando vários usuários compartilham o mesmo computador, use os recursos de entrada do Windows no sistema operacional do computador para gerenciar a verificação de entrada do usuário.

Requisitos multilíngües

O Outlook dá suporte ao Unicode em todo o produto para ajudar organizações multilíngues a trocar mensagens e outras informações em um ambiente multilíngue.

O Office consiste no pacote de núcleo neutro do idioma mais um ou mais pacotes específicos do idioma. Além dos revisores de texto que estão incluídos em cada versão de idioma, você poderá baixar e implantar revisores de texto para outros idiomas para ajudar grupos multilíngues trabalhar e editar arquivos em muitos idiomas. Para obter mais informações, consulte Planejar a implantação de várias gírias do Office 2016.

Plataformas de servidor de mensagens e cliente

Embora o Outlook funcione bem com muitas versões do Exchange e outros servidores de email, alguns recursos do Outlook exigem versões específicas do Exchange. Para obter mais informações, consulte Exchange Online Descrição do Serviço.

Se você tem um Exchange Server local e planeja adicionar Exchange Online para coexistir em seu ambiente, há duas coisas a considerar:

• Não existe uma delegação de gerente entre locais. Se a conta do gerente estiver conectada a Exchange Online, a conta do delegado também deverá estar em Exchange Online.
• Uma conta que é local não pode ter permissões "Enviar como" para uma conta conectada a Exchange Online.

Lembre-se também de que o método de autenticação do usuário é diferente entre um Exchange Server local e Exchange Online. Exchange Online usuários insiram seu endereço de email (como o nome de usuário) e a senha. No entanto, os usuários podem decidir salvar a senha para que só precisem inseri-la uma vez.

Escolhendo quando e como instalar o Outlook

Você tem opções para quando e como instalar o Outlook. Por exemplo, considere qual das seguintes opções seria melhor para sua organização:

• Instale ou atualize o Outlook para diferentes grupos de usuários em estágios ou ao mesmo tempo.
• Instale o Outlook como um aplicativo autônomo.
• Instale o Outlook antes, durante ou depois de uma instalação do Office.

Cada organização tem um ambiente diferente e pode fazer uma escolha diferente sobre o momento das atualizações do Outlook. Por exemplo, você pode ter um grupo de mensagens responsável pela atualização do Outlook e outro grupo que planeja a implantação de outros aplicativos do Office. Nesse caso, talvez seja mais fácil atualizar o Outlook separadamente do restante do Office em vez de tentar coordenar a implantação entre os dois grupos.

Observe que uma versão MSI do Outlook, como Office Standard 2016, não pode coexistir com versões msi anteriores do Outlook no mesmo computador. No entanto, você pode instalar uma versão de Clique para Executar do Outlook, como com Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas, para executar lado a lado com versões MSI do Outlook antes de Outlook 2016. No entanto, você não pode ter versões click-to-run do Outlook 2013 e Outlook 2016 instaladas no mesmo computador. Se você tiver duas versões do Outlook instaladas no mesmo computador, não poderá executá-las ao mesmo tempo.

Observação

Como prática recomendada, você deve ter apenas uma versão do Office instalada em um computador. Para cenários de migração, talvez você precise de várias versões do Office no mesmo computador por um curto período de tempo. No entanto, recomendamos desinstalar a versão anterior do Office o mais rápido possível depois de migrar para a versão mais recente do Office.

Personalizando perfis e configurações do Outlook

Você pode personalizar uma instalação msi do Outlook para lidar com as configurações do usuário do Outlook especificando essas configurações no OCT.

Ao usar o OCT para personalizar o Outlook, você salva opções e outras preferências de instalação no arquivo .msp de personalização que é aplicado durante a instalação. Posteriormente, você atualiza as configurações abrindo o arquivo no OCT e salvando uma nova cópia do arquivo.

Para instalações de Clique para Executar do Outlook, como com Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas, você pode usar Política de Grupo ou chaves de registro para personalizar as configurações do Outlook.

Observação

Os arquivos PRF não funcionam e não são mais necessários em versões Outlook 2016 e posteriores, pois as contas devem ser configuradas automaticamente no assistente de conta quando você usa o AutoDiscover.

Configurando assinaturas e outros recursos de compartilhamento para o Outlook

O Outlook inclui recursos que permitem assinar facilmente novas fontes de conteúdo e compartilhar os recursos com usuários dentro e fora de sua organização. As fontes de conteúdo incluem contatos, tarefas e calendários do SharePoint, juntamente com calendários locais e baseados na Internet (iCals).

Really Simple Syndication (RSS) é outro recurso de compartilhamento que permite aos usuários se inscrever para fontes internas ou baseadas na Internet de conteúdo sindicado (arquivos XML.) Para evitar ter que verificar um site para obter novas informações, você pode implantar feeds RSS específicos ou assinaturas de calendário para os usuários, configurar as definições para gerenciar a forma como os usuários podem compartilhar essas inscrições ou conteúdo, especificar a frequência com cópias dos dados dos usuários atualizar os servidores e muito mais.

Usando o Outlook com Serviços de Área de Trabalho Remota

O RDS (Remote Desktop Services), anteriormente conhecido como Serviços de Terminal, no Windows Server permite instalar uma única cópia licenciada de volume do Outlook em um computador habilitado para RDS. Em vez de executar o Outlook em computadores locais, vários usuários se conectam ao servidor e executam o Outlook desse servidor. Para obter mais informações, consulte o Office 2016 em Implantações rdsh e VDI e lidar com a pesquisa do Outlook em ambientes não persistentes.

Arquivar automaticamente no Outlook

As caixas de correio do Outlook crescem à medida que os usuários criam e recebem itens. Para manter as caixas de correio gerenciáveis, os usuários precisam de outro lugar para armazenar ou arquivar itens mais antigos que são importantes, mas raramente usados. Geralmente é mais conveniente mover automaticamente esses itens antigos para a pasta de arquivamento e descartar os itens cujo conteúdo expirou. O AutoArchive no Outlook pode gerenciar esse processo automaticamente para usuários. No entanto, recomendamos que você use o recurso In-Place Arquivamento no Exchange Server porque elimina a necessidade de arquivos de Pasta Pessoal (.pst). Usando In-Place Arquivamento, os usuários podem exibir uma caixa de correio de arquivo e mover ou copiar mensagens entre suas caixas de correio primárias e o arquivo. Para obter mais informações, consulte Arquivamento in-Place no Exchange.

Políticas de retenção no Outlook

As configurações de política de retenção podem ajudar os usuários a seguir as diretrizes de política de retenção que sua organização estabelece para retenção de documentos. Você não pode implantar configurações de retenção baseadas em AutoArchive por meio do Outlook usando Política de Grupo. Se você precisar implantar políticas de retenção, explore os recursos de MRM (Gerenciamento de Registros de Mensagens) no Exchange Server. Para obter mais informações, consulte Gerenciamento de registros de mensagens no Exchange Server.

Considerações de segurança do Outlook

O Outlook inclui muitos recursos de segurança, alguns dos quais são realçados nas seções a seguir.

Prevenção contra vírus

Você pode configurar a prevenção de vírus e outras configurações de segurança no Outlook usando Política de Grupo. Também é possível usar o modelo de segurança do Outlook para definir configurações, como nas versões anteriores do Outlook. Usando um desses dois métodos de configuração, você pode, por exemplo, modificar a lista de tipos de arquivos que são bloqueados em mensagens de email.

A Proteção de OM (Modelo de Objeto) que ajuda a impedir que os vírus usem o OAB (Catálogo de Endereços do Outlook) para se espalhar foi atualizada. O Outlook verifica o software antivírus atualizado para ajudar a determinar quando exibir avisos de acesso do OAB e outros avisos de segurança do Outlook.

Considerações de planejamento antivírus do Outlook

Ao planejar a verificação de antivírus para arquivos do Outlook e mensagens de email, tome precauções para evitar os problemas que podem surgir.

Verificando arquivos do Outlook Arquivos de dados do Outlook (*.pst) e arquivos de pasta offline (*.ost) são os arquivos do Outlook mais acessados. Se você usar o software antivírus para executar a verificação em nível de arquivo neles, enquanto o Outlook estiver em uso, podem ocorrer problemas de corrupção de dados.

Problemas de corrupção de dados também poderão ocorrer se você examinar arquivos do catálogo de endereços do Outlook (*.oab), arquivos de configurações de envio/recebimento (*.srs ), *.xml arquivos e o arquivo Outlprnt, embora a possibilidade seja menor porque as pessoas acessam esses arquivos com menos frequência.

Verificando mensagens de email Não recomendamos que você examine *.pst, *.ost e outros arquivos do Outlook diretamente. Alternativamente, recomendamos que você verifique os anexos da mensagem de e-mail no servidor de e-mail e no computador cliente Outlook.

• Para verificar as mensagens de email que estão em um servidor de email, você deve usar o software antivírus que foi desenvolvido para verificar emails de entrada e saída.

  • Para verificar as mensagens de email que estão no Exchange Server, use um programa de software antivírus que funciona com o Exchange.
  • Se suas mensagens de e-mail estão no servidor de e-mail localizado em um provedor de serviço de Internet (ISP), verifique se o ISP está utilizando um software antivírus para verificar mensagens de e-mail de entrada e saída.

• Para verificar os anexos incluídos em mensagens de email do computador cliente, utilize o software antivírus no computador cliente. Recomendamos esse procedimento no caso de uma mensagem indesejável atingir seu cliente de e-mail, devido uma falha do software antivírus no servidor de e-mail para identificá-la.

Lixo eletrônico e proteção contra phishing

O Outlook inclui um filtro de email de lixo eletrônico que substitui as regras usadas em versões anteriores do Outlook para filtrar emails. As mensagens detectadas pelo filtro são movidas para a pasta Lixo Eletrônico, em que podem ser visualizadas ou excluídas depois.

Os remetentes de email de lixo eletrônico geralmente adicionam um web beacon em mensagens de email HTML que incluem conteúdo externo, como imagens gráficas. Quando os usuários abrem ou exibem o email, os sinalizadores da Web verificam se seus endereços de email são válidos. Isso aumenta a probabilidade de que os usuários recebem mais mensagens de lixo eletrônico. O Outlook reduz a probabilidade de que os usuários se tornem alvos para futuros emails de lixo eletrônico bloqueando downloads automáticos de imagens de servidores externos por padrão.

O Outlook ajuda a proteger contra problemas criados por mensagens de email de phishing e nomes de domínio enganosos. Por padrão, o Outlook exibe mensagens de email de phishing. Essas mensagens parecem legítimas, mas tentam enganar os usuários para fornecer informações pessoais, como o número da conta bancária e a senha de um usuário. O Outlook também ajuda a impedir o recebimento de mensagens de email de usuários enganosos, alertando sobre nomes de domínio suspeitos em endereços de email. O Outlook dá suporte a IDNs (nomes de domínio internacionalizados) em endereços de email. Os IDNs permitem que as pessoas registrem e usem nomes de domínio em seus idiomas nativos em vez de inglês. O suporte a IDN permite que os phishers enviem ataques homógrafos, uma situação em que um nome de domínio de semelhante é criado usando caracteres do alfabeto de diferentes idiomas, não apenas inglês, com a intenção de fazer os usuários pensar que estão visitando um site legítimo.

Configurando recursos criptográficos para o Outlook

O Outlook fornece recursos criptográficos para enviar e receber mensagens de email aprimoradas pela segurança pela Internet ou intranet. Você pode personalizar recursos em uma implantação do Outlook para definir opções criptográficas apropriadas para sua organização.

Você também pode implementar recursos adicionais para ajudar a melhorar a segurança em mensagens de email. Por exemplo, você pode fornecer rótulos de segurança que correspondam à política de segurança de sua organização. Um rótulo Somente Uso Interno pode ser implementado como um rótulo de segurança para aplicar a mensagens de email que não devem ser enviadas fora de sua empresa.

Restringir permissão de mensagens de email

O IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) ajuda os usuários a impedir que mensagens de email confidenciais e outros conteúdos do Office, como documentos e planilhas, sejam encaminhados, editados ou copiados por pessoas não autorizadas. No Outlook, os usuários podem usar o IRM para marcar mensagens de email com "Não encaminhar", o que restringe automaticamente a permissão para os destinatários encaminharem, imprimirem ou copiarem a mensagem. Além disso, você pode definir políticas de permissão de IRM personalizadas no Office para as necessidades da sua organização e pode implantar as novas políticas de permissão para os usuários usarem com mensagens de email ou outros documentos do Office. Para obter mais informações, consulte Proteger mensagens confidenciais e documentos usando o IRM (Information Rights Management) no Office 2016.

Protocolos e servidores do Outlook e email

Os principais servidores e serviços de email compatíveis com o Outlook incluem o seguinte:

• SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)
• Protocolo POP3
• Internet Mail Access Protocol versão 4 (IMAP4)
• MAPI para Exchange Server (versão 2007 e versões posteriores)
• Exchange Active Sync para conexão com serviços como Outlook.com (Hotmail) para acessar emails, calendário, contatos e tarefas
• Outras fontes de informações e mensagens, possibilitadas pela forma como o Outlook usa a interface de extensi mapi.

Os usuários podem usar os recursos Contatos, Tarefas e Calendário em Outlook 2016 sem serem conectados a um servidor de email.

Atualizando de uma versão anterior do Outlook

Você pode instalar Outlook 2016 ou versões posteriores em qualquer instalação anterior do Outlook. As configurações de usuário armazenadas no registro são migradas quando você atualiza do Outlook 2003 ou versões posteriores para versões Outlook 2016 ou posteriores. Se um perfil MAPI já existir no computador de um usuário, normalmente você poderá configurar uma implantação para continuar a usar o perfil.

Observe que uma versão MSI do Outlook, como Office Standard 2016, não pode coexistir com versões msi anteriores do Outlook no mesmo computador. No entanto, você pode instalar uma versão de Clique para Executar do Outlook, como com Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas, para executar lado a lado com versões MSI do Outlook antes de Outlook 2016. No entanto, você não pode ter versões click-to-run do Outlook 2013 e Outlook 2016 instaladas no mesmo computador. Se você tiver duas versões do Outlook instaladas no mesmo computador, não poderá executá-las ao mesmo tempo.

Observação

Como prática recomendada, você deve ter apenas uma versão do Office instalada em um computador. Para cenários de migração, talvez você precise de várias versões do Office no mesmo computador por um curto período de tempo. No entanto, recomendamos desinstalar a versão anterior do Office o mais rápido possível depois de migrar para a versão mais recente do Office.

Ao atualizar usuários de uma versão anterior do Outlook, você deve fazer escolhas sobre como configurar perfis de usuário, considerar problemas do Modo de Troca armazenado em cache e estar ciente das alterações de fax e formulários.

Atualização para o Office com o Modo de Troca armazenado em cache habilitado

O processo de atualização de usuários que atualmente têm o Modo exchange armazenado em cache habilitado no Outlook 2003, Outlook 2007, Outlook 2010 ou Outlook 2013 é simples. Se você não alterar as configurações do Modo de Troca armazenado em cache, as mesmas configurações serão mantidas para versões Outlook 2016 e posteriores.

Por padrão, quando Outlook 2016 ou versões posteriores são instaladas, uma nova versão compactada do arquivo de dados do Outlook (.ost) é criada. Essa versão compactada do .ost é até 40% menor que o tamanho dos arquivos .ost criados em versões anteriores do Outlook. Se você precisar impedir o Outlook de criar um novo arquivo de dados compactado do Outlook (.ost), use o modelo do Outlook Política de Grupo (Outlk16.admx) para habilitar o arquivo OST não criar um novo OST na política de atualização. Você pode encontrar essa configuração em Configuração do Usuário\Políticas\Modelos Administrativos\Microsoft Outlook 2016\Configurações da Conta\Exchange.

Para obter considerações adicionais sobre o planejamento do Modo de Troca Armazenado em Cache, consulte Planejar e configurar o Modo de Troca Armazenado em Cache em Outlook 2016 para Windows.

Instalando várias versões do Outlook no mesmo computador

Com o Outlook, se você estiver usando a versão licenciada por volume (instalação baseada em MSI), como Office Standard 2016, não poderá ter duas versões do Outlook instaladas. O processo de atualização removerá, por padrão, a versão anterior. Mas se você estiver passando do volume licenciado para uma versão de licença de assinatura, como com Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas, que usa a instalação Clique para Executar, é possível ter duas versões do Outlook instaladas no mesmo computador.

Observação

Como prática recomendada, você deve ter apenas uma versão do Office instalada em um computador. Para cenários de migração, talvez você precise de várias versões do Office no mesmo computador por um curto período de tempo. No entanto, recomendamos desinstalar a versão anterior do Office o mais rápido possível depois de migrar para a versão mais recente do Office.

Considerações adicionais ao planejar uma atualização do Outlook

Para se preparar para uma atualização, você deve responder às seguintes perguntas adicionais:

• Você deve alterar os perfis de usuário do Outlook como parte de uma atualização? Por exemplo, você pode definir um novo Exchange Server (como Exchange Online) ou habilitar novos recursos do Outlook.
• Como você deve criar e armazenar um backup de sua instalação existente? Antes de atualizar para qualquer nova versão, recomendamos que você faça backup dos dados existentes.
• Como os usuários aprenderão sobre a nova interface e os recursos do Office? Para obter mais informações, consulte Centro de ajuda do Outlook e o treinamento de vídeo do Outlook para Windows.
• Você precisará avaliar os suplementos do Outlook em seu ambiente?

Considerações sobre aplicativos Outlook de 32 bits ao atualizar para uma plataforma de 64 bits

Se você desenvolveu aplicativos MAPI (Interface de Programação de Aplicativo de Mensagens) de 32 bits, suplementos ou macros para o Outlook, são ações que você deve tomar para alterar e recompilar os aplicativos de 32 bits a serem executados em uma plataforma de 64 bits.

O Outlook está disponível como um aplicativo de 32 bits e um aplicativo de 64 bits. Qual versão do Outlook você escolhe depende da edição do sistema operacional Windows (32 bits ou 64 bits) e da edição do Office (32 bits ou 64 bits) instalada no computador, se o Office já estiver instalado nesse computador.

Os fatores que determinam a viabilidade de instalar uma versão de 32 bits ou 64 bits do Outlook incluem o seguinte:

• Você pode instalar o Office de 32 bits e o Outlook de 32 bits em uma versão com suporte de 32 bits ou 64 bits do sistema operacional Windows. Você pode instalar a versão de 64 bits do Office e do Outlook de 64 bits somente em um sistema operacional Windows com suporte de 64 bits.
• A instalação padrão do Office em uma versão do sistema operacional Windows de 64 bits é o Office de 32 bits.
• A versão instalada do Outlook é sempre a mesma da versão do Office, se o Office estiver instalado no mesmo computador. Ou seja, uma versão de 32 bits do Outlook não pode ser instalada no mesmo computador no qual versões de 64 bits de outros aplicativos do Office já estão instaladas, como Word 2016 de 64 bits ou Excel 2016 de 64 bits. Da mesma forma, uma versão de 64 bits do Outlook não pode ser instalada no mesmo computador no qual versões de 32 bits de outros aplicativos do Office já estão instaladas.