Eles criam ou editam dados?

Compreender as tarefas desta etapa ajudará você a responder à pergunta: a solução precisa capturar dados? Em caso afirmativo, quais dados precisam ser capturados? Aqui estão alguns aspectos a considerar para cada elemento de dados capturado pela solução.

Há um formulário existente?

Existe um formulário impresso ou eletrônico atual usado para capturar esses dados hoje? Esse formulário pode servir como um excelente ponto de partida, enquanto você pensa sobre o layout das telas e como os dados estão sendo capturados.

Além disso, pense criticamente no formulário:

• Os elementos de dados devem ser apresentados em uma ordem diferente, mais alinhada com a forma como você os captura?

• O formulário pode ser dividido em formulários menores e separados, permitindo que partes do processo ocorram em paralelo, em vez de uma de cada vez?

Que dados são capturados?

Quais são os dados que estão sendo capturados? Como é chamado? Esse é o nome real da fonte de dados ou um nome comum usado nesta parte da empresa? Pode ser necessário mapear o nome dos dados na fonte de dados para o nome "amigável" conhecido pelos usuários.

Existe uma hierarquia para os dados? Por exemplo, cada relatório de despesas pode ter várias despesas e alguns tipos de despesas exigem informações adicionais.

Quais dados são criados a partir de uma fórmula ou cálculo?

Existem cálculos feitos para criar os dados? Em caso afirmativo, o resultado calculado deve ser armazenado ou apenas mostrado durante o uso do aplicativo? Talvez não seja necessário armazenar dados que podem ser recalculados a qualquer momento (como totais ou contagens da soma do item).

Por exemplo, a ID exclusiva do nosso relatório de despesas será criada usando a data de hoje e o nome do funcionário; ela precisa ser armazenada para nunca mudar. Também calcularemos subtotais e totais de despesas, mas como eles podem ser recalculados a qualquer momento a partir de outros dados no relatório, não precisamos salvá-los separadamente.

Os dados são obrigatórios?

Para esta etapa do processo, esses dados são obrigatórios para concluir o processo? Em caso afirmativo, por que são obrigatórios? Os dados são obrigatórios apenas em certas situações?

Que tipo de dados são esses?

Que tipo de dados são capturados?

• Texto em formato livre: existe um comprimento definido permitido? A entrada desse campo depende de outro campo (por exemplo, um valor de campo associado, como uma opção do menu suspenso de Outros)? Existe uma entrada padrão que deva ser preenchida? O texto deriva de outros dados?

• Números: é uma porcentagem? É um número inteiro? É necessário um certo número de casas decimais? Existe um mínimo ou máximo definido permitido para esse número? Esse número depende de outro número (por exemplo, não pode ser maior ou menor que outra entrada)? Existe um número padrão que deve ser fornecido ou um número calculado com base em outras entradas?

• Datas: que formato você deve usar para a data? Deve incluir data e hora? Existem regras para a data (um mínimo ou máximo, não pode ser antes de hoje)? Ela é calculada (por exemplo, "daqui a sete dias")? Existe uma data padrão que deva ser preenchida?

• Opções: a resposta deve ser limitada a um conjunto específico de respostas? Quais são as respostas válidas? As respostas dependem de outro elemento de dados? Existe uma opção padrão ou um padrão com base em outro elemento de dados? Você permite que apenas uma opção seja selecionada ou várias opções podem ser selecionadas ao mesmo tempo?

• Imagens ou vídeo: uma imagem ou um vídeo deve ser capturado? A imagem ou o vídeo está sendo capturado de uma câmera no dispositivo do usuário? É uma imagem ou um vídeo enviado por email? Existe uma IA que deva ser executada nesta imagem (detectando elementos da imagem, por exemplo)?

Onde você coloca os dados hoje?

Como você resolve o problema de negócios hoje, onde os dados são capturados? Eles voltam para um sistema existente? Eles vão para uma planilha? Eles são capturados?

Se os dados ainda não forem armazenados digitalmente, você criará um repositório de dados, que é discutido em Onde estão os dados?

Outro aspecto a considerar é se esses dados podem ser valiosos para outros processos na organização. Outros processos poderiam ser automatizados se esses dados estivessem disponíveis para eles?

Alguém usa esses dados posteriormente no processo?

Existe uma etapa posterior no processo que use esses dados? Como eles usam esses dados? Se esses dados estivessem disponíveis no início do processo, um processo mais abaixo na linha poderia começar antes ou ser executado em paralelo?

Às vezes, automatizar um processo ajuda a reduzir o tempo total para resolver o problema de negócios porque os dados são disponibilizados antes e outros participantes que trabalham na solução do problema podem agir antes. Isso pode contribuir para o valor dos negócios que a automação do processo empresarial fornece.

Alguém pode se beneficiar dos dados fora deste processo?

Existe outra equipe ou processo que possa usar os dados capturados nesse processo? (Não é uma etapa posterior do processo, mas um processo em outra parte da empresa que pode capturar essas mesmas informações ou pode usá-las?)

Às vezes, os usuários corporativos ficam limitados ao que ocorre no dia a dia. Se você voltar atrás, poderá ver oportunidades de estender esses dados para outros processos que possam ser automatizados? Muitas vezes, os processos são manuais porque um processo em outra área não tem os meios para obter dados. Agora que esse processo está sendo automatizado, há uma oportunidade de outros processos se basearem nesse?

Exemplo: criação de dados do relatório de despesas

Aqui estão alguns dos elementos de dados na planilha para o processo de captura do relatório de despesas.

Nível de dados	Item de dados	Tipo de item	Editável?	Formato permitido	Validação	Padrão / Cálculo
Relatório de despesas	Número do relatório de despesas	Text	Não		Não pode ficar em branco	"EXP" + Data (AAAAMMDD) + ID do usuário
Item da despesa	Data da despesa	Data	Sim	MM-DD-AAAA	Não pode ocorrer no futuro
Item da despesa	Tipo de despesa	Opção	Sim	Selecione na lista: Viagem, Refeição, Hotel, Transporte, Estacionamento, Suprimentos	Não pode ficar em branco
Item da despesa	Valor	Número	Sim	###,###.##	Não pode ser em branco; pode ser negativo
Item da despesa	Recebimento	Imagem	Sim	JPG, PNG	Necessário se a quantidade for maior que $74,99
Item da despesa	Reembolsável	Sim/Não	Sim	Sim/Não		Padronizado como Não
Detalhe da despesa	Nome do convidado	Text	Sim	Qualquer coisa	Necessário para uma despesa do tipo Refeição em que o valor é maior que $75

Neste exemplo, há três níveis de captura de dados. (Isso se tornará muito importante na fase de design, tanto para o design da tela quanto para o armazenamento de dados.)

• Relatório de despesas: esses elementos são capturados uma vez para o relatório de despesas gerais.

• Item de despesa: esses elementos são capturados para cada despesa relatada neste relatório de despesas. Vários itens de despesa podem ser associados ao mesmo relatório de despesas.

• Detalhe da despesa: esses elementos estão associados aos itens de despesa específicos Refeição e Hotel; ele ajuda a dividir esses dois tipos de despesas. Se o item de despesa for Refeição, serão necessários Nome do convidado e Empresa do convidado. Se o item de despesa for Hotel, serão necessários Tipo de despesa e Valor — o valor de cada uma dessas entradas deve ser igual ao valor do item de despesa.

Os dados que serão exibidos no aplicativo, mas não armazenados em qualquer lugar, são estes cálculos dinâmicos:

• Somar os itens de despesa em um total de relatórios de despesas

• Somar os detalhes de despesa em um total de itens de despesas

• Contar o número de entradas no relatório de despesas

• Determinar se o total do relatório de despesas está acima do limite de aprovação do gerente do remetente

Os dados capturados durante o processo de relatório de despesas devem ser lançados no sistema financeiro. No entanto, os relatórios de despesas em si não estão atualmente armazenados online, apenas em papel. Portanto, não há um sistema existente para inserir esses dados; precisaremos que criar um.

Todos esses dados de despesas serviriam para análises futuras se estivéssemos capturando-os digitalmente. Por exemplo, se todos os funcionários permanecerem no mesmo hotel em viagem, o departamento de compras poderá extrair dados de despesas e potencialmente negociar taxas melhores. Anotaremos isso em nosso plano de projeto.

Próxima etapa: Quais são as regras de negócios?

Observação

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